61
Рис.18. Задачи оптимизации системы учета товаров на базе 1С:
Предприятие
Модуль: «Настройка распределения товаров по складам и
организациям» предназначен для автоматизированного распределения
номенклатурных групп товаров во время поступления и отгрузке товаров.
Пример использования данного функционала.
При регистрации поступления товаров в магазины или на основной
склад осуществляется автоматизированное распределение поступающих
товаров согласно заданным номенклатурным группам, и автоматически
создаются документы «Приходный ордер на товары» на каждое отдельное
место хранения товаров (склад № 1, склад № 2, склады магазинов).
Регистрирование продаж так же выполняется согласно с заданной схемой
распределения по номенклатурным группам.
Обработка представляет собой таблицу, в строках которой
отображаются номенклатурные группы товаров, а в столбцах склады ИП
Мусатов А.А.
В соответствующих графах галочками в графе «Приход» выбирается
на какой место хранения должен поступить товар номенклатурной группы, а
в графе «Расход», с какого склада обязан реализовываться товар этой
номенклатурной группы. При активации графы «Расход» появляется
дополнительное окно диалога, в котором надо определить кассу, по которой
оптимизация складских остатков
оптимальное распределение остатков между розничными складами
автозаказ и пополнение основного склада
электронный документооборот с поставщиками
оптимизация маршрутов логистической доставки
учет сезонности спроса товаров
62
будет реализовываться товар (основная касса, касса магазина №1 и т.д.)
Редактирования в структуре распределения автоматически добавляются в
справочник «Склады» и в справочник «Кассы». Алгоритм процедуры
распределения товаров по складам будет следующим (рис.19):
Рис. 19. Алгоритм процедуры распределения товаров по складам
Внедрение данного алгоритма особенно актуально при доставке
товаров по нескольким магазинам розничной сети ИП Мусатов А.А. Кроме
того, данный алгоритм позволит своевременно реагировать на возникновение
пересортицы товара.
Внедрение модуля «Автозаказ» в систему «1С: Предприятие» позволит
автоматически формировать номенклатуру товарных позиций для
формирования заявки поставщику.
Так, данный модуль позволяет консолидировать данные о продажах во
всей сети розничных магазинов и производить анализ:
Информация о распределении товаров во время поступления в карточке
склада добавляется на закладку
Информация о расходе товаров автоматом добавляется в карточке склада
на закладку Реализация в розницу
В табличной части (Реализация) карточки кассы автоматом заносится
информация о том, какие товары и с какого склада имеют возможность
реализовываться в этой кассе.
63
- о выбытии номенклатуры товара за период;
- среднедневное выбытие товара;
- текущий остаток;
- остаток в днях торговли;
- количество уже заказанного товара.
На основании анализа приведенных данных, выводится отчет, данные
которого позволяют автоматически заполнить документ «Заказ поставщику».
Внедрение данного функционала для сети ИП Мусатов А.А.
предоставит следующие преимущества (Рис.20):
Рис. 20. Преимущества использования модуля «Автозаказ»
Кроме того, данный функционал также учитывает и сезонность спроса
на товар на основании анализа продаж за несколько лет. В частности для ИП
Мусатов А.А. наименьший спрос на товары приходится на первый квартал
года (январь, февраль, март).
Разберем работу данного модуля более подробно. В карточке товара
указываются значения точки заказа (минимальный остаток) и номинальный
остаток. Алгоритм срабатывает по расписанию (например раз в сутки) и
опрашивает значения регистров сравнивая указанные значения. При
достижении текущего значения складского остатка до значения точки заказа,
появляется событие «потребность», при котором необходимо дополнить до
номинального текущий остаток, для чего формируется документ – «заказ
Возрастает эффективность поддержания ассортимента на нужном уровне для
каждого магазина сети
Возрастает оборачиваемость товаров
Сокращаются упущенные продажи и возрастает доступность ассортимента
товаров
Сокращается просрочка поступления товаров в продажу
64
товаров поставщику». Этот документ рассылается закупщику для
перепроверки (проверки кратности отгрузки, проверки наличия на других
складах) и в дальнейшем поставщику. Работа данного алгоритма
представлена на рис 21.
Рабочие окна и результат работы алгоритма представлен в
Приложении2.
Рис21.Алгоритм работы модуля «Автозаказ».
Внедрение в управляющую систему данных модулей (Автозаказ и
Распределение товаров по складам) позволит отказаться от практики
затаривания склада, так как пополнение складов и витрин будет
Запуск алгоритма.
Данные:
ОСтек -Текущий остаток
ОСмин –минимальный остаток
ОСном-номинальный остаток
Сравнение:
ОСтек>=ОСмин
ДА НЕТ
Завершение:
Текущий остаток
товара достаточен
Необходимо восполнить потребность
на:
«(ОСном-ОСтек)»
Формируем заявку поставщику
Завершение:
Если потребность не будет восполнена,
алгоритм повторится при следующем запуске
65
производится только по реальным потребностям зашитым в алгоритм. Это
позволит реализовать политику полного ассортимента и исключит
отсутствие товара на прилавках, что в свою очередь увеличит конверсию
магазина за счет более полного удовлетворения потребности клиента.
Подсчитать финансовый результат от этих внедрений достаточно сложно, но
его можно оценить статистически уже после внедрения.
На следующем этапе, необходимо внедрить в систему «1С:
Предприятие» функционал «Электронный документооборот с
поставщиками» (ЭДО), которая предполагает следующие действия:
- обновление программы «1С: Предприятие» до последнего релиза;
- заключение договора с оператором связи для передачи
электронных данных;
- получение логина и пароля интернет-поддержки от
обслуживающей программу 1С компании;
- установка крипто-про на компьютер или получение электронно-
цифровой подписи на внешнем носителе.
При установке наименований контрагентов ИП Мусатов А.А..
необходимо использовать данные ИФНС для корректного заполнения
документов.
Использование данного модуля позволит решить следующие проблемы
(Рис. 22):
сокращение затрат времени на обмен документами до 75 %
доставка электронного документа адресату в соответствии с требованиями
нормативных актов
автоматическое формирование входящих документов в информационной базе
1С: Предприятие на основе электронных документов
автоматическое сопоставление номенклатур товаров у продавца и покупателя
сокращает количество ошибок при вводе документов.
66
Рис. 22. Преимущества использования модуля «ЭДО»
Отдельным компонентом в программном обеспечении ИП Мусатов
А.А. необходимо внедрить модуль 1C:TMS «Планирование
транспортировки». Данная программа учитывает следующие параметры
доставки товара:
- доступность транспорта;
- технические характеристики транспорта;
- весогабаритные характеристики грузов;
- адреса доставки и временные пункты доставки и т.д.;
Алгоритм работы данного модуля заключается в поэтапном задании
параметров.
1. В форме заявки добавляются точки доставки товаров (из
справочника или на карте).
2. Автоматическое формирование маршрута с учетом заданным
параметров (сроков доставки, наличия необходимых автомобилей и т.д.);
3. Формирование карточки маршрута (километраж, количество
точек и и т.д.).
При необходимости модуль позволяет редактировать карточки
маршрутов и, впоследствии оптимизирует маршруты с учетом изменений.
Преимущества использования данного модуля для сети ИП Мусатов
А.А. состоят в следующем (Рис. 23):
Оценка потребности в перевозке грузов
Формирование задания на перевозку, планирование рейсов и составление
маршрутов
Выписка путевых листов
Выгрузка задания в АРМ водителя.
67
Рис. 23. Преимущества использования модуля 1C:TMS «Планиро-
вание транспортировки»
Таким образом, поэтапное построение оптимальной
автоматизированной системы товаров и складских остатков заключается в
дополнительном использовании программы «1С: Розница» для учета в сети
розничных магазинов ИП Мусатов А.А. и внедрение отдельных модулей в
систему «1С: Предприятие» для совершенствования учета и контроля
складских остатков.
3.2. Оценка эффективности оптимизации системы учета
товаров и складских остатков.
Для определения насколько эффективны предложенные мероприятия
по оптимизации автоматизированной системы учета товаров и складских
остатков в ИП Мусатов А.А., необходимо произвести их оценку.
Внедрение в систему учета программы «1С: Розница 8» составит
затраты:
- 13800 руб. (стоимость программного обеспечения (единоразовые
затраты);
- 1100 руб. (абонентское обслуживание в месяц или 13800 руб. в
год).
Учитывая, что аппараты ККМ в магазинах розничной торговли будут
напрямую передавать информацию в систему «1С:Розница», необходимость
ручного ввода продаж сокращает рабочий день продавца, ответственного за
ввод данных на 2 часа.
Заработная плата продавца при 8 часовом рабочем дне составляет
28000 руб. Соответственно при 6 часовом рабочем дне, заработная плата
составит:
28000:8×6 = 21000 руб.
7000×12 = 84000 руб. в год
Снижение показателя страховых взносов составит:
(28000×30%) - (21000×30%) = 8400 – 6300 = 2100 руб. в месяц
68
2100 × 12 = 25200 руб. в год.
Всего экономия за год составит 109200 руб. (84000+25200).
Внедрение модуля: «Настройка распределения товаров по складам и
организациям» позволит предприятию оперативно единоразово распределить
в учетной системе товар отправленный по магазинам торговой сети, что
позволит исключить «пробелы» в информации о наличии того или иного
товара в определенном месте хранения.
Внедрение в систему учета модуля: «Настройка распределения товаров
по складам и организациям» составит затраты:
- 1500 руб. (стоимость подключения модуля (единоразовые
затраты)).
Аналогично предыдущему мероприятию, имеет место экономия
времени работы бухгалтера на 1 час в день.
Заработная плата бухгалтера при 8 часовом рабочем дне составляет
32000 руб. Соответственно при 6 часовом рабочем дне, заработная плата
составит:
32000:8×6 = 24000 руб.
8000×12 = 96000 руб. в год
Снижение показателя страховых взносов составит:
(32000×30%) - (24000×30%) = 9600 – 7200 = 2400 руб. в месяц
2400 × 12 = 28800 руб. в год.
Всего экономия за год составит 124800 руб. (96000+28800).
Кроме того, по оценке внедрения данного модуля в учетные системы
аналогичных компаний, товарооборот таких компаний в среднем увеличился
на 18 процентов, что на основании данных о товарообороте за 2017 год
составляет показатель:
57 867 050+18% =68 283 119 руб.
То есть, увеличение товарооборота на 10 416 069 руб.
Внедрение в систему учета модуля «Автозаказ» позволяет максимально
точно и оперативно создавать данные для заказов поставщикам, что
69
позволить увеличить товарооборот а счет отсутствия пробелов в товарной
матрице.
Так, затраты на внедрение данного модуля составят:
- 1800 руб. (стоимость подключения модуля);
- 5000 руб. (абонентское обслуживание за 4 магазина и основной
склад (1000 × 5 в месяц, или 60000 руб. в год (5000×12)).
Эффективность внедрения данного модуля базируется на опыте
прошлых периодов. Так, по оценке упущенной возможности реализовать
товар по причине его отсутствия, в 2017 году, компания не реализовала
товара на сумму 1 875 000 руб.
Внедрение в систему учета модуля «Электронный документооборот с
поставщиками» (ЭДО) составит затраты:
- 250 руб. в месяц (3000 руб. в год).
Доставка документов контрагентам составляет затраты на
эксплуатацию автомобилей. На основании опыта прошлых периодов,
излишне потраченные ГСМ на доставку документов в среднем составили
240000 руб. в год. Соответственно на данную сумму уменьшатся издержки
ИП Мусатов А.А.
Одним из глобальных мероприятий является внедрение модуля
1C:TMS «Планирование транспортировки». Данное мероприятие
значительно сокращает трудозатраты, что позволить ИП Мусатов исключить
из штата службу доставки в количестве двух работников и переложить
данную обязанность на аутсорсинговую компанию, работники которой могут
удаленно управлять маршрутами доставки товаров в магазины.
Так, заработная плата работников отдела логистики составляет 25000
руб. в месяц, а отчисления страховых взносов 7500 руб. в месяц. Затраты на
канцелярские принадлежности для работников данного отдела в среднем
составляют около 500 руб. в месяц, прочие затраты (уборка помещения,
услуги связи, интернет, коммунальные услуги), в среднем составляют около
2000 руб. в месяц.
70
Итого экономия в месяц составляет:
(25000×2)+(7500 ×2)+500+2000 = 67500 руб.
Экономия в год составляет:
67500 × 12 = 810000 руб.
Для определения, насколько можно оптимизировать затраты,
необходимо сравнить расходы предприятия на содержание собственного
отдела логистики и расходы на оплату услуг аутсорсинговой компании.
Стоимость услуг аутсорсинговых компаний в расчете является средней
стоимостью аналогичных услуг среди аутсорсинговых компаний в 2018 году
(табл. 10).
Таблица 11
Определение уровня оптимизации затрат при использовании
услуг аутсорсинговой компании
Расходы на
содержание
отдела ло-
гистики в
год, руб.
Вид услуг, предо-
ставляемых аутсор-
синговой компанией
Стоимость услуг,
предоставляемых
аутсорсинговой
компанией в ме-
сяц, руб.
Стоимость услуг,
предоставляемых
аутсорсинговой
компанией в год,
руб.
810000
Обслуживание пред-
приятий в части со-
ставления оптимальных
маршрутов доставки
товара (4 магазина
розничной торговли)
35000
420000
Экономия
390000
Таким образом, оптимизация затрат при использовании услуг
аутсорсинговой компании наглядно продемонстрирована в таблице 10. Для
ИП Мусатов А.А. использование аутсорсинга является наименее затратным,
чем содержание собственной службы логистики.
В таблице 12 приведен расчет совокупного экономического эффекта от
внедренных мероприятий.