43
угрозой для безопасности жителей, но все равно, когда их много и они
шумят, в этом мало приятного».
Местные говорят, что хостелов для мигрантов в районе немало, однако
большинство жителей вполне устраивает такое соседство.
Большими торгово-развлекательными центрами Беговой район
обделен, однако неподалеку, на Ходынке, функционирует один из
крупнейших в Европе ТРЦ — «Авиапарк». До него можно дойти за 20 минут.
На территории района функционирует большое количество «Пятерочек» -
магазины находятся практически на каждой улице.
Несмотря на то, что район имеет определенные недостатки,
большинство людей, которые здесь проживают, остаются довольными
имеющимися здесь условиями. При этом многие жители Бегового
переживают, что с течением времени здешняя ситуация может ухудшиться.
44
Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЫ
РАЙОНА БЕГОВОЙ ГОРОДА МОСКВЫ
3.1. Основные направления оптимизации деятельности управы
района Беговой города Москвы
В задачу управ районов входит организация постоянной коммуникации
с жителями. Проблемы, связанные с недостаточностью такой коммуникации,
решаются определенными методами, при которых можно:
организовывать на регулярной основе открытые встречи с
жителями, на которых последние смогут задавать интересующие их вопросы
и высказывать собственную позицию по поводу тех или иных событий.
создавать для жителей районов определенную единую
информационную систему для возможности их обращений к управам и
получения от них ответов на свои вопросы.
проводить среди жителей опросы, которые позволят выявлять их
потребности и предпочтения.
Следует отметить, что усиление взаимодействия с муниципалитетом,
полицией, медицинскими учреждениями позволяет управам районов более
эффективно выполнять свои рабочие обязанности. Для этого можно:
организовывать на регулярной основе проведение различных
совещаний и координационных советов с лицами, представляющими другие
органы власти.
создавать единую электронную платформу для возможности
обмена информацией и координации собственных действий всеми органами
власти.
проводить совместные мероприятия с другими органами власти,
позволяющими решать определенные проблемы, и, соответственно,
реализовывать различные проекты.
45
Для того, чтобы сделать более эффективным функционирование
управы района, можно предложить внедрить современные технологические
разработки и управленческие механизмы. К примеру, при этом можно:
автоматизировать управленческие процессы через специальные
программы и системы.
внедрить систему документооборота электронного типа, что
позволит определенным образом ускорить обработку и передачу данных.
применять управленческие механизмы по различным проектам,
что даст возможность более эффективно планировать и контролировать
выполнение различных задач.
Следовательно, можно фиксировать тот факт, что создание
предложений по совершенствованию функционирования управы района
определяется положениями, при которых улучшается уровень
взаимодействие с жителями, усиливается коммуникация с другими органами
власти и практически внедряются современные технологические разработки
и управленческие механизмы.
Улучшение взаимодействия с жителями и увеличения уровня их
участия в районном управлении предусматривает практическое внедрение
таких мер:
Существует необходимость в разработке и запуске информационного
интернет-ресурса, на страницах которого жители будут иметь возможность
получения актуальных данных о функционировании управы, ожидаемых
мероприятиях, законодательных корректировок и других значимых
событиях. Указанный сайт должен характеризоваться доступностью для всех
жителей, иметь возможность подписки на него для пользователей.
На постоянной основе проводить различные слушания общественного
характера, где жители смогут высказывать собственные позиции, задавать
интересующие вопросы и предлагать собственные идеи, связанные с
улучшением условий на территории соответствующего района.
Общественные слушания должны характеризоваться открытостью и
46
прозрачностью, в них должны принимать участие представители различных
органов власти.
Зафиксировать наличие постоянных приемных дней, когда жители
имеют возможность личного обращения к представителям управы для
решения своих проблем. Объявление приемных дней осуществляется в
предварительном режиме и проводится во время и в месте, которое будут
удобными для жителей.
Следует отметить, что имеется также необходимость в активном
применении различных социальных сетей, которые позволяют
информировать жителей относительно происходящих событий в текущий
период времени и иных значимых вопросов. Кроме того, следует
предоставить жителям возможность оформления вопросов и оставления
комментариев в различных соцсетях.
Также следует отметить, что практическое внедрение вышеуказанных
мер будет способствовать улучшению взаимодействия с жителями района,
повышению их участия в управленческой системе и созданию
управленческого механизма, характеризующегося большей открытостью и
прозрачностью.
Повысить эффективность функционирования управы района можно,
автоматизировав различные процессы. Благодаря практическому внедрению
специализированного программного обеспечения можно сделать более
простыми и скоростными ежедневно решаемые задачи рутинного характера,
в рамках которых ведется необходимая документация, производится учет
операций финансовой деятельности и составляются требуемые отчеты.
Для достижения вышеуказанных целей можно также создать
электронную систему приема и обработки заявлений жителей по решению
различных вопросов. Такая система будет способствовать сокращению
времени на обработку создаваемых обращений, улучшению их контроля и
обеспечению оперативности реагирования на поступающие запросы и
проблемы жителей.
47
Обучение и повышение квалификационного уровня работников
сделает более эффективным функционирование соответствующей управы.
Также этому будет способствовать организация различных тренинговых и
семинарных мероприятий по повышению управленческих навыков,
взаимодействия с общественностью и решению спорных вопросов.
Кроме всего прочего, нужно оценивать профессиональные навыки и
компетенции сотрудников через обеспечение на регулярной основе их
аттестации. Это даст возможность выявления слабых мест и предоставления
помощи работникам, требующим соответствующую поддержку.
Улучшение контрольного механизма и отчетности также сделает более
эффективным функционирование управы. Следует разработать меры по
практическому внедрению мониторинговой системы и контроля исполнения
задач. Ведь реализация указанных мер приведет не только к появлению
возможности выявления проблемных аспектов и мешающих факторов. Это
позволит принимать решения, способствующие устранения вышеуказанных
проблем и препятствий.
Отдельно следует отметить необходимость в разработке единого
стандарта отчетности для применения всеми сотрудниками районной управы.
Создание данного единого стандарта отчетности будет способствовать
упрощению процессов оформления отчетных документов, обеспечению
общего подхода к оцениванию рабочих результатов. Также такой документ
придаст оформляемым отчетам большей понятливости и информативности.
Более успешная координация действий и достижение лучших
результатов в рамках решения различных проблем и выполнения задач
становится возможной при улучшении взаимодействия с иными органами
власти. Поэтому специалисты управы района должны обратить внимание и
на этот вопрос.
Межведомственная комиссия представляет собой отличный способ
улучшить взаимодействие с другими органами власти. Поэтому создание
таких комиссий будет иметь конкретную цель – разрешения тех или иных
48
вопросов. Благодаря этому можно интегрировать имеющиеся усилия и
улучшить указанный процесс принятия решений.
Для того, чтобы обеспечить вышеуказанное взаимодействие на
регулярной основе, существует необходимость в проведении ранее
отмеченных совещаний и координационных советов, на которых будут
обсуждаться различные вопросы текущего периода времени. Так можно
будет обеспечить оперативное реагирование на происходящие изменения.
Также это даст возможность всем участникам данного процесса
определенным образом согласовывать производимые ими действия.
Процесс обеспечения обмена данными и имеющимся опытом можно
осуществлять посредством организации различных семинаров, тренингов и
конференций. Благодаря такому обмену информацией и опытом будет
улучшено взаимопонимание и взаимное сотрудничество между лицами,
которые принимают участие в процессе.
Качество оказываемых услуг районной управой может быть повышено
посредством проведения анализа состояния, фиксирующегося на текущий
момент времени. При этом следует произвести изучение мнения людей,
проживающих на соответствующей территории, относительно того, какого
качества предоставляются услуги, выполнить задачу по проведению опросов
и обеспечить возможность использования жителями обратной связи.
Сотрудники управы района должны быть обеспечены возможностью
совершенствования своих профессиональных умений, способностей и
навыков – только так они будут предоставлять услуги высокого качества и с
течением времени еще более усовершенствовать их. Развитие навыков,
связанных с коммуникацией и организацией, становится возможным в
рамках тренингов, семинаров и курсов, поэтому их проведение должно стать
обязательным элементом функционирования управы района. Кроме того,
нужно принять меры относительно обучения сотрудников пользоваться
новейшими технологическими разработками и программными
49
приложениями, которые позволят улучшить эффективность выполняемой
ими работы.
Контрольный механизм является обязательной системой,
функционирование которой будет способствовать повышению на постоянной
основе качества оказываемых услуг. В рамках этой системы можно
обеспечить коммуникацию с жителями района, к примеру, при обеспечении
им возможности оставления своих отзывов (положительных или
отрицательных) по тем или иным событиям и различных предложений, что и
как делать в будущем. Кроме того, можно воспользоваться методом
проведения регулярных аудитов и проверок, насколько качественной
является деятельность самой управы и ее сотрудников, с осуществлением
анализа результатов соответствующих проверок и применением их в целях
улучшения непосредственно самой такой деятельности.
Таблица 3.1
Сравнительная таблица по теме “Анализ и совершенствование
деятельности управы района”
Аспект Текущая деятельность
управы района
Предложения по совершенствованию
Коммуникация с
жителями
Ограниченное
использование
электронных средств
связи
Внедрение онлайн-платформы для
обратной связи и предложений
жителей
Эффективность
работы
Долгий срок
рассмотрения обращений
жителей
Оптимизация процессов обработки
обращений и установление сроков
ответа
Взаимодействие с
другими органами
власти
Недостаточная
координация и обмен
информацией
Установление регулярных встреч и
общих планов действий с другими
органами власти
Качество
предоставляемых
услуг
Отсутствие системы
контроля качества
Внедрение механизмов оценки и
обратной связи от жителей
Как уже было выше сказано, успешность взаимодействия с жителями
района является чрезвычайно важным фактором обеспечения высокого
качества оказываемых услуг. При этом нужно создать различные каналы
связи (электронная почта, горячая линия по телефону, специально созданная
50
онлайн-платформа и так далее), используя которые жители будут иметь
определенную возможность получения ответов на задаваемые ими вопросы и
разрешения появляющихся перед ними проблем. Важным аспектом также
является обеспечение оперативного реагирования представителями управы
на каждое обращение жителей района, на территории которого он
функционирует. Ну и, конечно же, на обращения необходимо не только
адекватно реагировать, но и успешно разрешать все вопросы по ним.
Однозначно повысить качество предоставляемых услуг можно,
воспользовавшись способом вовлечения жителей района непосредственно в
сам процесс, связанный с принятием конкретных решений. Для этого можно
организовать общественные слушания, на которых собравшиеся жители
будут иметь возможность высказать собственное мнение и предложить свои
идеи по поводу решения тех или иных вопросов. Дополнительно можно
создать совет жителей, участвующий в рамках принятия решений и
контролирующих то, насколько они (данные решения) выполняются. Такой
шаг позволит узнать, что хотят и чего требуют жители в процессе
предоставления услуг.
Было произведено рассмотрение основных управленческих аспектов на
уровне муниципалитета. Необходимо также отметить, что был выполнен
анализ текущей деятельности районной управы, выявлены положительные и
отрицательные особенности, а также осуществлена разработка различных
предложений, которые помогут их устранить. Особый акцент сделан на то,
чтобы улучшить взаимодействие со всеми, проживающими на территории
района, повысить уровень эффективности функционирования управы. Кроме
того, повышенное внимание сделано на то, чтобы улучшить коммуникацию с
полицией, медицинскими учреждениями и другими органами власти. Также
была осуществлена разработка различных мер, которые были направлены на
увеличение качества оказываемых услуг. При этом следует отметить, что
общая цель реализации всех вышеуказанных мер заключается в улучшении
функционирования районной управы и повышении уровня
51
удовлетворенности всех, кто проживает на территории соответствующего
района.
3.2. Прогнозная эффективность разработанных рекомендаций
Решать проблемные аспекты, связанные с низкой информационной
обработкой в многоэтажках и оперативным обеспечением данных, можно
при использовании различных мер. Для этого, в частности, можно ввести в
состав администрации штата определенных специалистов, в обязанность
которых было бы возложено консультирование жильцов относительно
вопросов содержания жилого фонда, стоимости коммунальных услуг и
ключевых принципов их ценообразования. Также задача указанных
специалистов будет заключаться в том, чтобы принимать имеющиеся жалобы
от жителей и предлагать собственные варианты обеспечения качества
оказываемых услуг.
Данные предложения могут быть направлены различным
управляющим организациям. Рассмотрение жалоб осуществлялось
департаментов инспекционного контроля и ЖКХ. Кроме всего прочего,
такие специалисты имеют возможность предоставления председателям ТСЖ
различных методов управления многоэтажкой, которые характеризовались
бы высокой эффективностью.
Для того чтобы с высокой скоростью и эффективностью принимать
различные решения внутри ТСЖ, уведомлять жильцов о платежах за
коммунальные услуги и имеющихся у них задолженностях, нужно применять
программное приложение, в котором бы указывались такие данные:
1) сумма коммунальных платежей, задолженностей, пени;
2) расшифровка платежей;
3) справочные телефоны ТСЖ, управляющей компании,
администрации, а также аварийных служб;
4) система принятия решений в управлении многоэтажкой, путем
размещения электронного голосования по вопросам управления дома. В
52
таблице 3.2 представлено, как рассчитывается смета расходов для разработки
соответствующего программного приложения.
Таблица 3.2
Смета расходов для создания и внедрения ПО
Статьи расходов Расходы, руб.
Разработка приложения 50 000
Техническая поддержка приложения 15 000
Маркетинговая компания по внедрению
приложения среди Жителей района
1) Почтовая рассылка*;
2) Баннеры (10 ед.);
1) 15 000
2) 80 000
Итого 160 000
Рассчитаем ежемесячные расходы на почтовые оповещения «Управа
района Беговой» г. Москвы, которая обслуживает 65 780 человек. Из расчета,
что 54 средняя семья состоит из трех человек, делаем вывод, что компании
необходимо разослать 21 926 почтовых сообщений.
Таблица 3.3
Расчет затрат «Управа района Беговой» г. Москвы на почтовые
сообщения
Статья расходов Цена за единицу,
руб.
Количество, шт. Расход, руб.
Лист бумаги А4 0,4 21 961 8 784, 4
Стоимость
картриджа**
300 220 66 000
Конверт 0,7 21 961 15 372,7
Итого: 90 157, 1
** - один картридж струйного принтера рассчитан на 150 листов.
Итак, на основании произведенного расчета можно прийти к выводу, что
проект внедрения ПО может реализовываться в течение минимум
двухмесячного периода. Следовательно, производится внедрение большего
количество программных приложений по сравнению с рассылками.
Для того, чтобы сделать более качественным процесс проектирования, с
2018 г. был осуществлен ввод механизма отбора подрядчиков на всю систему
работ. Кроме всего прочего, был создан столичный Фонд капитальных
ремонтных работ, состоящий из работ по проекту и ремонту, ответственность