15
необходимо понять, какая требуется
информация и определить
периодичность ее предоставления.
Все три компонента взаимосвязаны, так как без обеспечения требуемой
детализации вносимых в первичные документы данных не будет возможности
применить корректный алгоритм расчета затрат, а без указания формы
определенного отчета содержащиеся в системе данные не попадут к
пользователю. Поэтому, при постановке управленческого учета очень важно
обеспечивать взаимосвязь между формами первичных документов, методикой
расчета затрат, а также системой управленческих отчетов.
2 этап. Внедрение управленческого учета. На этом этапе происходит
разграничение ответственности за ввод учетной информации, как правило,
между сотрудниками финансового отдела, бухгалтерии и склада, а также их
инструктаж. Внедрение программного продукта – важный процесс в
технологической цепочке автоматизации управленческого учета.
Отсутствие на предприятиях четкой организационной структуры
затрудняет разработку системы управленческого учета. Правильное
выделение внутри предприятия центров ответственности и центров затрат –
основа создания системы управленческого учета. Поэтому необходимо
предварительное рассмотрение и совершенствование организационной
структуры предприятия. Следует обратить особое внимание на методы учета
затрат и требования к управленческой отчетности. На выбор метода учета
затрат влияют факторы: организационная структура предприятия,
разнообразие и характер видов продукции, услуг, проектов, производственная
структура, тип производства, и другие индивидуальные особенности
предприятия. От этого зависит выбор базы распределения конкретных видов
издержек. Определяем, какой метод учета больше всего соответствует
специфике предприятия, проведя исследование величины влияния различных
факторов на поведение затрат. С внедрением управленческого учета
появляются новые требования к системе документооборота. Методы
управления, базирующиеся на анализе бумажных отчетов, техника сбора и
16
представления информации для менеджеров, сам процесс принятия решений,
основанный на том, что все необходимые сведения получаются из нескольких
десятков отчетных форм, вошли в противоречие с быстро меняющимся
рынком, резко усилившейся конкуренцией и возросшей требовательностью
клиентов. Использование управленческого учета позволяет анализировать
данные наиболее подробно при условии, что они правильно организованы.
Возможно, понадобится интеграция или дезинтеграция отдельных форм
отчетности, введение дополнительных регистров учета, повышение степени
систематизации и концентрации информации. То есть должна быть проведена
работа по повышению информативности документов и регистров учета.
3 этап. Автоматизация управленческого учета. Этап заключается в
создании системы управления базами данных, которая позволяет
систематизировать введенную информацию и на основании ее создавать
необходимые финансовые отчеты.
Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной,
достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.
Значительная часть информации, используемой в управленческой
деятельности, существует в форме документов. Документационное
обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в
современных процессах управления, так как подавляющее число
управленческих решений фиксируются на бумаге.
Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой
основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно
влияют на принятие управленческих решений. Постоянно возрастающий
объем информации и относительно низкая производительность труда людей,
занятых ее обработкой, потребовали перехода на новые информационные
технологии (НИТ).
Это целостные технологические системы по принятию управленческих
решений, для которых характерны:
17
• новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе
локальных и распределительных);
• новые технологии обработки информации на базе персональных
компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);
•безбумажная технология;
• технология использования искусственного интеллекта в процессе
принятия решений на базе моделируемых систем с различными формами
представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п.
Практика показывает, что чаще всего решения по сложным проблемам
принимаются в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств
НИТ состоит в возможности коллективного действия (за счет участия в
обсуждении разных специалистов) на базе локальных и распределительных
сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ.
Первые два этапа, как правило, не вызывают трудностей у управленцев.
На третьем этапе – автоматизации управленческого учета – начинаются
проблемы с выбором программного продукта, на основе которого будет
строиться деятельность всего управленческого механизма предприятия.
Программы, которая вела бы учет всех сфер деятельности, нет, поэтому
необходимо учитывать исторические особенности предприятия: его
организационно — правовую форму, размер, характер деятельности, форму
собственности, отраслевую принадлежность, правовой статус (таблица 3).
Таблица 3
Классификация программных продуктов по сферам применения
Сфера
применения
Программы
Особенности
Бухгалтерские
программы
Инфо-Предприятие:
Бухгалтерия+Торговый
Склад
Комплексная конфигурация.
Главное преимущество —
автоматизация всех видов
учета на предприятии:
складского,
производственного
налогового и бухгалтерского
в рамках единой системы.
Турбо Бухгалтер.
Автоматизация учета
Турбо Бухгалтер —
программа комплексной
18
автоматизации учета.
1С
Конфигурация
предназначена для ведения
базы данных по
компьютерам и оргтехнике
на предприятии. Программа
построена интуитивно
понятно и начать вести учет
в ней очень просто.
Предназначена для
использования в небольших
и средних предприятиях.
Клиентские базы
Клиенты 3.0.3
Программа предназначена
для
ведения клиентской базы
предприятия.
База Клиентов 2.0
Компания «СТК» выпустила
бесплатную программу для
учета клиентов организации.
Программа «База Клиентов
2.0» позволяет организовать
работу нескольких
менеджеров с
единой клиентской базой
предприятия по локальной
сети.
Логистика.
Складской учет
«DOORS 2.18.2»
Бесплатная локальная
торгово-складская
программа с продвинутым
блоком графического
анализа продаж и расчета
закупок. Генерирует все
формы первичных
документов.
Программы серии
«Аналитик»
Программы серии
«Аналитик» предназначены
для анализа финансового
состояния,
финансово-экономической
деятельности, мониторинга и
сравнения, планирования и
план — фактного контроля
предприятий и организаций
различных видов
деятельности.
Управленческий
учет
Система
автоматизации
управленческого учета
«Капитал»
«Капитал» это целый
комплекс программных и
методических решений по
быстрому внедрению
19
управленческого учета на
малых и средних
предприятиях.
1C:Экономист
Программа для ведения
управленческого учета и
бюджетирования.
Управление
финансами
АuditExpert — анализ
финансового состояния
AuditExpert — система
анализа финансового
состояния, предназначенная
для диагностики, оценки и
мониторинга финансового
состояния предприятия /
группы предприятий на
основе данных финансовой и
управленческой отчетности.
FABO FREE & PRO —
Финансовый анализ
бухгалтерской
отчетности
Программа позволяет
определить финансовое
состояние предприятие в
динамике, провести анализ
форм бухгалтерской
отчетности: Баланса
предприятия (форма № 1),
Отчета о прибылях и
убытках (Форма № 2),
Отчета об изменениях
капитал (Форма № 3), Отчета
о движении денежных
средств (Форма № 4),
Приложения к
бухгалтерскому балансу
(Форма № 5).
Управление
персоналом
Сотрудники
предприятия 2.7.6
Программа для отделов
кадров.
OutlookNewTaskAddin
Плагин для
многофункционального
органайзера
MicrosoftOutlook,
предназначен для
обеспечения совместной
работы пользователей над
задачами без необходимости
использования
специализированных
Groupware-серверов.
Учет в торговле
GESTORI
Программный комплекс
управления
товародвижением в
магазинах, на складах и в
ресторанах. GESTORI
20
занимает одно из первых
мест по соотношению
функциональности,
надежности и стоимости, и
лидирует в рейтинге систем
автоматизации для
продовольственных сетей.
«Лайт-учет»
Мощная и простая программа
складского учета
«Лайт-учёт» — складской,
финансовый, бухгалтерский
учет товаров в оптовой и
розничной торговле. Может
быть использована на всех
предприятиях торговли, от
простого продуктового
магазина до оптовой базы.
Налоговый и
бухгалтерский
учет
KeepCalc
Программа для подготовки,
автоматической проверки по
методике ИФНС и сдачи
отчетности в налоговые
органы на дискете.
Баланс-2W
Калькулятор для тех, кто
много и часто вынужден
считать — для бухгалтеров,
кассиров и прочих граждан,
сидящих за компьютером, но
не отвыкших от настольного
калькулятора. Запоминает
абсолютно всё, что было
введено.
Домашная
бухгалтерия
«Матрица: Старт»
Простая и удобная
программа для
автоматизации складского и
бухгалтерского учета.
«Матрица: Старт» включает
в себя модули
автоматизации складского
учета, закупок, продаж и
бухгалтерского и налогового
учета. С программой очень
легко и приятно работать.
ФОЛИО-Купец —
Автоматизация
розничной и оптовой
торговли.
Программный комплекс
ФОЛИО-Купец. Полная
автоматизация розничной и
оптовой торговли. Описание
функциональных
возможностей.
21
Управленческий аппарат, учитывая особенности конкретного
предприятия, может выбрать информационную базу для целей автоматизации
управленческого учета по данной классификации. Необходимо объединить
особенности предприятия и соответствующие программные продукты.
Предложенная методика является универсальной при принятии
управленческих решений по выбору программного продукта.
Таким образом, вопрос автоматизации управленческого учета может
быть решен комплексно на конкретном предприятии с учетом особенностей
целей и задач управления, анализа широкого выбора имеющихся
узкоспециализированных программных продуктов и решения вопросов их
совместимости. Предложенная методика организации управленческого
процесса и выбора автоматизированного программного продукта для
управленческого учета основана на выявлении потребностей управления
разных предприятий, учитывает классификацию программных продуктов по
сферам применения. Универсальность данной методики заключается в
возможности поэтапного решения задач организации управленческого учета
на предприятии любой отрасли, характера и масштаба деятельности,
правового статуса и организационной формы. Заинтересованное лицо,
соотнеся сферу деятельности и особенности конкретного предприятия может
выбрать из предложенного перечня программу для автоматизации
управленческого учета без лишних материальных (консультация специалиста
программиста) и временных затрат (самостоятельный поиск подходящей
программной поддержки). Еще не разработано такое программное
обеспечение, которое может быть адаптировано для ведения бухгалтерского,
налогового и управленческого учета одновременно. Это вынуждает
предприятия пользоваться целым набором программ, что не всегда удобно
ввиду несовместимости баз данных, повышает затраты не ведение учета и
снижает эффективность деятельности предприятия.
22
1.2 История становления и совершенствование информационного
обеспечения государственного(муниципального)управления
История возникновения специальных информационных систем для
высших органов государственного управления насчитывает несколько
десятилетий. В 70-е годы прошлого столетия начали разрабатывать АСПР
Госплана СССР, АСУ Госснаба СССР, отраслевые АСУ по иерархическому
принципу: предприятие - объединение - министерство. В стране действуют
сотни вычислительных центров, отраслевых институтов и КБ, которые
разрабатывают, внедряют и эксплуатируют АСУ. В 1972 году в целях совер-
шенствования управления народным хозяйством страны в ЦК КПСС и совета
министров СССР принято решение - создать первую отечественную ав-
томатизированную межведомственную систему, получившую условное
название комплекс «Контур».
С помощью программно-технических средств комплекса «Контур»
осуществляли сбор и предоставление пользователям данных,
характеризующих ход выполнения государственных планов развития в
отраслевом и региональном разрезах, а также обеспечивали подготовку
информационных материалов для управления народным хозяйством страны.
Сбором ведомственной отчетной информации для комплекса «Контур» и
ведение информационных перечней у абонентов системы занимались
специально созданные в министерствах и ведомствах структурные под-
разделения - отделы экономических исследований. Суммарное число
показателей, по которым в комплексе «Контур» вели оперативный
мониторинг, составляло более 50000.
При этом контролировали выполнение планов годовой, квартальной,
месячной, декадной, недельной и суточной периодичности, что позволило
разрабатывать и представлять руководству страны на регулярной
регламентной основе комплексные информационно-аналитические
материалы по топливно-энергетическому, строительному, металлургиче-
23
скому, машиностроительному, химико-лесному, транспортному и другим
народно-хозяйственным комплексам.
Функциональные задачи комплекса были сгруппированы в следующие
комплексы задач:
К3_1 - Система сбора и оценки показателей работы отраслей
народного хозяйства страны, а также особо важных предприятий.
К3_2 - Автоматизированное доведение указаний руководства страны
министерствам, ведомствам, регионам и особо важным предприятиям, конт-
роль исполнения.
К3_3 - Подготовка вариантов возможных решений по управлению
народным хозяйством.
Комплекс «Контур» в 1986 году впервые применили в кризисной
ситуации для ликвидации последствий аварии Чернобыльской атомной
электростанции, а в 1988-1989 годах его использовали в штатном режиме для
управления ходом аварийно-спасательных и восстановительных работ после
землетрясения в Армянской ССР. Накопленный опыт использовали для
создания общегосударственной системы управления ходом ликвидации
кризисных ситуаций.
В 1990 году программно-технические средства комплекса «Контур»
были задействованы для формирования информационных ресурсов по пробле-
мам чрезвычайных ситуаций (ЧС), оценки и прогнозирования последствий
аварий и катастроф техногенного и природного характера на территории
страны, а также с целью выработки вариантов решений, касающихся
предупреждения и действий в подобных ситуациях. Естественным развитием
этого направления деятельности стала разработка ситуационного центра (СЦ)
Государственной комиссии совета министров СССР по чрезвычайным
ситуациям.
В составе комплекса «Контур» был разработан информационный центр
совета министров СССР, обеспечивающий выдачу информации:
24
- о результатах автоматизированного контроля за заданиями и
поручениями в документах любого вида, в том числе постановлениях,
распоряжениях, протоколах, долговременных государственных программах,
планах по контролю (задача «Контроль»);
- о полученных советом министров СССР письмах граждан и о
результатах их рассмотрения, а также о приеме посетителей в приемной
группы писем управления делами совета министров СССР (задача «Письма» )
и ряд других систем. Весь состав задач получил название «Маяк», который
стал основой для разработки современной системы электронного
документооборота.
В 1991 году в связи с переходом от планово-распределительной системы
управления к рыночной экономике потребовались новые, более сложные
формы и методы информационной поддержки государственного управления.
Были приняты решения о создании специальной информационно-ана-
литической системы, главная роль в которой отводилась комплексу «Контур».
В эти годы началась полномасштабная модернизация про-
граммно-технических средств комплекса «Контур». Переоснащение
позволило в несколько раз увеличить мощность коммуникационного
оборудования, расширить структуру, организовав новые абонентские пункты
комплекса «Контур». Началось внедрение новых технологий обработки
мультимедийной информации в ситуационных центрах, где были развернуты
базы данных наиболее востребованных информационных задач, работающих
в сетевом режиме: «Фонд информационно-аналитических документов»,
«Экономика России», «Барометр», «Фонд показателей», «Ситуация»,
«Мониторинг-П», «Календарь событий», «Органы управления» и др.
Информационные ресурсы системы представлены территориально
распределенным информационным фондом, который включает как данные
государственной, ведомственной, региональной статистической отчетности
(более 50 000 показателей статистики с ретроспективой до 1991 года), так и
материалы СМИ (публикации более 500 центральных, 2300 региональных