56
и отдел планово-
экономический отделы
стратегией организации;
повышение скорости
реализации инноваций.
6.
Отсутствие методики
диагностики
эффективности
организационной
структуры
Разработка методики
оценки эффективности и
рациональности
организационной
структуры, обоснование
системы показателей и
критериев оценки
постоянный мониторинг
эффективности
действующей
организационной
структуры;
возможность использовать
результаты оценки для
необходимых
преобразований
оргструктуры
7.
Неэффективная
система
информационного
взаимодействия
между структурными
подразделениями и
между их
сотрудниками
Создание эффективной
системы
внутриорганизационных
коммуникаци
повышение скорости
передачи информационных
потоков и принятия
решений;
снижение затрат на
выполнение заданий.
Следует отметить, что сам процесс формирования организационной
структуры универсален и включает в себя ряд общих для всех организаций
стадий:
- формулировка целей и задач организационной структуры;
- выбор общей стратегии организации, обеспечение согласованности с
проектируемой или преобразовываемой организационной структурой;
- формирование общей структуры управленческого аппарата;
- разработка состава основных подразделений и связей между ними;
- подготовка регламентирующей документации для организационной
структуры;
- оценка будущей эффективности преобразований организационной
структуры.
В процессе совершенствования организационной структуры МУП
«Лифт», целесообразно решить следующие задачи:
- определить цели производственно-хозяйственной системы и проблемы,
подлежащие решению;
57
- проанализировать общую спецификацию функциональных и
программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение;
- определить число уровней в системе управления организацией;
- выявить степень централизации и децентрализации полномочий и
ответственности на разных уровнях управления;
- изучить основные формы взаимоотношений данной организации с
внешней средой;
- рассмотреть требования к экономическому механизму, формам
обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.
Также в качестве одной из рекомендаций по совершенствованию
организационной структуры и системы управления персоналом можно
предложить создание отдела управления развитием персонала либо возложить
соответствующие обязанности на отдел стратегического планирования и
развития.
Соответственно, на отдел стратегического планирования и развития
будут возлагаться следующие функции:
- Организация и реализация процессов стратегического планирования;
- Разработка и утверждение основных стратегических документов
организации;
- Контроль за эффективностью достижения стратегических целей;
- Формирование системы мероприятий по достижению стратегических
целей и задач, их последующая организация;
- Мониторинг выполнения планов стратегических мероприятий;
- Поиск, анализ и внедрение в практику деятельности организации
инновационных производственных практик, методов управления и т.д.;
- Диагностика внутреннего и внешнего окружения деятельности
организации, определение текущего конкурентного положения на рынке,
выявление проблемных моментов;
- Формирование вариантов предложений совершенствования системы
управления и организационной структуры;
58
- Разработка и вынесение проектов решения проблем, выявленных в
ходе диагностики.
Все вышеперечисленные функциональные направления деятельности
отдела должны быть зафиксированы в специальном положении об отделе,
которое подлежит незамедлительной разработке.
В связи с тем, что в МУП «Лифт» наблюдается низкий уровень
квалификации большей части работающего персонала, в обязанности
сотрудников отдела стратегического планирования и развития также будет
входить разработка эффективной и адаптивной системы управления
персоналом, системы управления развитием и обучением персонала, а также
планирование потребности в персонале на перспективу в разрезе
количественных и качественных характеристик требуемых кадров.
Структуру затрат на рекомендуемые мероприятия можно рассмотреть
схематично (рисунок 4).
Рисунок 4. - Структура затрат на рекомендуемые мероприятия по
совершенствованию организационной структуры
59
Для реализации предлагаемых мероприятий по совершенствованию
организационной структуры МУП «Лифт» целесообразно заранее оценить
затраты (табл. 12).
Таблица 12.
Затраты на внедрение предложенных мероприятий по
совершенствованию организационной структуры МУП «Лифт»
№
п/п
Наименование мероприятия
Затраты ( руб./год)
1.
Разработка и утверждение положений о
структурных подразделениях
27000
2.
Разработка и утверждение должностных
инструкций
26000
3.
Разработка и утверждение документа «Стратегия
развития МУП «Лифт» на период с 2019 по 2024
год»
27000
4.
Разработка и утверждение положения об
организационной структуре
27000
5.
Автоматизация всех стадий процесса управления
205000
6.
Расходы на обслуживание программ
автоматизации
80000
7.
Реорганизация финансово-экономического отдела
(расходы на создание нового рабочего места и
оплату труда специалиста)
370000
8.
Разработка методики оценки эффективности и
рациональности организационной структуры
29000
9.
Внедрение эффективной системы
внутриорганизационных коммуникаций
(использование внутрикорпоративных СМИ,
обеспечение необходимой технической базой)
136000
10.
ИТОГО:
927000
Структура затрат на рекомендуемые мероприятия по
совершенствованию организационной структуры в рамках рекомендуемого
мероприятия реорганизации финансово - экономического отдела
предполагается введение новой должностной единицы - специалиста по
стратегическому планированию и развитию, что также в свою очередь несет за
собой необходимость создания нового рабочего места, соответствующие
расходы представлены в следующей таблице 13:
60
Таблица 13.
Смета расходов на оборудование нового рабочего места
№
п/п
Статьи расходов
Кол-
во
Цена за
ед., РУб.
Сумма
тыс. руб.
1.
Компьютеры и программное
обеспечение
1
21000
21
2.
Многофункциональное устройство
(принтер, ксерокс, сканер, факс)
1
9000
9
3.
Телефонный аппарат
1
1500
1,5
4.
Компьютерный стол
1
3000
3,0
5.
Вспомогательный стол для оргтехники
1
2500
2,5
6.
Стул для работы за компьютером
2
800
1,6
7.
Стул для посетителей
2
600
1,2
8.
Шкаф для документов
1
3900
3,9
9.
Итого:
10
42300
43,7
Как видно из таблицы 13 смета расходов на оборудование нового
рабочего места планируется в размере 43,7 тыс. рублей.
Далее представлен план-график рекомендуемых мероприятий по
совершенствованию организационной структуры МУП «Лифт» (таблица 14.):
Таблица 14.
Календарный план-график работ по совершенствованию
организационной структуры МУП «Лифт»
№
п/п
Название мероприятия
Дата
начала
Дата
окончания
Состав участников
(должности
ответственных
лиц)
1.
Разработка и утверждение
положений о структурных
подразделениях
14.05
28.05
Директор,
заместители
директора
2.
Разработка и утверждение
должностных инструкций
29.05
11.06
Директор,
заместители
директора
61
3.
Разработка и утверждение
документа «Стратегия развития
МУП «Лифт»
на период с 2019 по 2024 год»
13.06
25.06
Директор,
заместители
директора,
специалист отдела
стратегического
планирования и
развития
4.
Разработка и утверждение
положения об организационной
структуре
27.06
09.07
Директор,
заместитель
директора
5.
Автоматизация всех стадий
процесса управления
09.07
09.08
Заместители
директора
6.
Реорганизация финансово-
экономического отдела (расходы
на создание нового рабочего
места и оплату труда
специалиста)
10.08
11.09
Директор,
заместители
директора
7.
Разработка методики оценки
эффективности и
рациональности
организационной структуры
12.09
26.09
Заместители
директора, планово-
экономический отдел
8.
Внедрение эффективной
системы
внутриорганизационных
коммуникаций (использование
внутрикорпоративных СМИ,
обеспечение необходимой
технической базой)
27.09
26.10
Заместители
директора
9.
Общая длительность реализации
мероприятий, дней
154
Данный график отражает основные этапы внедрения мероприятий по
совершенствованию организационной структуры МУП «Лифт» с
представлением конкретных дат начала и окончания реализации каждого
отдельного направления.
Матрица ответственности.
Далее рассмотрим, как будут определяться взаимосвязи ответственных
исполнителей в ходе реализации предложенных мероприятий, что можно
увидеть в матрице распределения ответственности в таблице 15.
62
Таблица 15.
Матрица распределения ответственности
№
п/
п
Работа
Куратор
проекта
—
директор
Заместит
ель
директор
а
Юриди
ческий
отдел
Отдел
стратегичес
кого
планирован
ия и
развития
Планово-
экономичес
кий
отдел
1.
Разработка и
утверждение
положений о
структурных
подразделениях
У
О,И
С,К
З,С
З, С
2.
Разработка и
утверждение
должностных
инструкций
У
О,И
С,К
З,С
З,С
3.
Разработка и
утверждение
документа
«Стратегия развития
МУП «Лифт» на
период с 2019 по
2024 год»
У
О,И
З, И,К
З,С
З, С,К
4.
Разработка и
утверждение
положения об
организационной
структуре
У
О,И
З, И,К
З,С
З,С
5.
Автоматизация всех
стадий процесса
управления
З
О,И
З
З
О, И
6.
Реорганизация
финансово-
экономического
отдела (расходы на
создание нового
рабочего места и
оплату труда
специалиста)
У,З
О,И
З
С
С
7.
Разработка методики
оценки
эффективности и
рациональности
организационной
структуры
У,З
О
З
К,З
И
8.
Внедрение
эффективной
системы
внутриорганизацион
У,З
О,И
З
З
З
63
ных
коммуникаций
(использование
внутрикорпоративны
х СМИ,
обеспечение
необходимой
технической базой)
Примечания: О - ответственный исполнитель, И - исполнитель, С -
согласование (консультации), У - утверждение (приемка), З - знакомится
(информируется)
Таким образом, куратором всех рекомендуемых мероприятий будет
выступать директор МУП «Лифт», ответственными исполнителями в
зависимости от специфики мероприятий выступают планово-экономический
отдел, юридический отдел, заместитель директора.
Таким образом, основными целями реализации системы предлагаемых
мероприятий по совершенствованию и преобразованию организационной
структуры МУП «Лифт» выступают:
- Обеспечение четкого понимания стратегической направленности
организации, целей и задач в рамках принятой стратегии;
- Повышение эффективности и производительности труда персонала;
- Обеспечение четкого разделения труда между сотрудниками и
подразделениями организации;
- Обеспечение четкости и рациональности в определении прав и
ответственности между работниками организации;
- Возможность наглядного и подробного представления исчерпывающей
информации о принятой организационной структуре;
- Снижение загруженности среднего и высшего уровня управления за
счет сокращения затрат на подготовку, обработку и принятие управленческих
решений;
- Внедрение эффективной системы контроля над исполнением
распоряжений руководства;
64
- Обеспечение прозрачности всех процессов внутри организации;
- Оптимизация затрат на управление организацией;
- Упорядочение документооборота;
- Оперативное отслеживание изменений в среде функционирования
организации, быстрая реакция на них;
- Обеспечение взаимосвязанности организационной структуры со
стратегией организации;
- Мониторинг эффективности действующей организационной
структуры;
- Повышение скорости передачи информационных потоков и принятия
решений;
- Обеспечение оптимального уровня централизации руководства;
- Закрепление индивидуальной ответственности каждого работника за
результаты своей работы.
Оценка социально-экономической эффективности предложенных
мероприятий.
Оценку эффективности рекомендуемых мероприятий проведем путем
расчета показателя чистого дисконтированного дохода. Данный показатель дает
возможность провести предварительную оценку эффективности будущих
финансовых затрат на реализацию системы рекомендуемых мероприятий и
рассчитать срок окупаемости необходимых инвестиций. Таким образом,
известно, что согласно смете расходов на реализацию всех предложенных
мероприятий необходимо 927000 рублей. Прогнозируемые доходы на
следующие 5 лет должны составить: в 2019 году - 570000 рублей, в 2020 году -
610000 рублей, в 2021 году - 650000 рублей, в 2022 году - 690000 рублей, в 2023
году - 730000 рублей. Принимая значение ставки дисконтирования 20%,
рассчитаем чистые денежные потоки и чистый дисконтированный доход в
следующей таблице 16.
65
Таблица 16.
Данные расчета чистого дисконтированного дохода
Годы
Сумма
инвестиций,
рублей
Денежные
потоки
(СТ),
рублей
Чистые
денежные
потоки, рублей
Чистый
дисконтиро-
ванный доход
(ЫРУ), рублей
2019
927000
540000
450000
- 477000
2020
-
580000
402777
-74223
2021
-
600000
347222
272999
2022
-
620000
299500
572499
2023
-
640000
258000
830499
Итого:
927000
2980000
1757499
830499
Расчет чистых денежных потоков был выполнен по следующей
формуле:
CFi/(1+r)t
где:
CFi - денежные потоки по годам; r - ставка дисконтирования; t - номер
года по счету.
В 2019 году чистый денежный поток составит CFi/(1+r)t =
=540000/(1+0,2)1 =450000 рублей;
В 2020 году чистый денежный поток составит CFi/(1+r)t =
=580000/(1+0,2)2 = 402777 рублей;
В 2021 году чистый денежный поток составит CFi/(1+r)t =
=600000/(1+0,2)3 =347222 рублей;
В 2022 году чистый денежный поток составит CFi/(1+r)t =
=620000/(1+0,2)4 =299500 рублей;
В 2023 году чистый денежный поток составит CFi/(1+r)t =
=640000/(1+0,2)5 =258000 рублей.
Тогда сумма чистых денежных потоков (CF1/(1+r)t) будет равна 1757499
рублей за весь период с 2019 по 2023 год. Чистый дисконтированный доход
будет равен разнице между суммой чистых денежных потоков и суммой
инвестиций (затрат на мероприятия):