56
отдела по техническому обеспечению и организационно-правового отдела;
отсутствие программ введения в должность и адаптации персонала, системы
закрепления молодых специалистов; недочёты в проведении аттестации,
которые заключаются в формальном проведении аттестации, и отсутствии
продвижения сотрудников по результатам успешной аттестации. Отсутствие
внутренней горизонтальной и вертикальной ротации, то есть возможности
карьерного продвижения сотрудников внутри учреждения. Кадровое
обеспечение сотрудниками на всех уровнях организации происходит из
внешних источников, в основном, с помощью объявлений в местной газете и на
сайте учреждения, а также из числа выпускников ВУЗов.
Из чего можно сделать вывод о том, что деятельность Департамента
городского хозяйства Администрации г. Белгорода по кадровому обеспечению
находится на недостаточно высоком уровне и нуждается в ряде
преобразований, которые помогут персоналу работать более эффективно на
благо всей организации.
На основании анализа кадровой политики Департамента городского
хозяйства Администрации г. Белгорода разработаны следующие мероприятия
по её совершенствованию:
1. Разработать программу адаптации персонала и введения в должность,
что будет способствовать закреплению молодых специалистов в исследуемом
учреждении;
2. Разработать систему карьерного роста;
3. Направление на обучение специалистов, не имеющих высшего
образования.
Для быстрой адаптации и введения в должность персонала необходимо
разработать соответствующую программу, которая включала бы в себя
несколько этапов (таблица 7).
57
Таблица 7
Программа адаптации персонала
Наименование
этапа
Описание этапа
Длительность
этапа
Первый этап
с новым сотрудником проводится
ознакомительная беседа, в которой нужно
затрагиваются такие темы, как: принципы и
методы работы; распределении основных
полномочий и внутренних связей
организации; проводится знакомство с
порядками и традициями организации
1 - 3 дня
Второй этап
после оформления документов сотрудника
нужно представить коллективу
Третий этап
работника знакомят с его новым рабочим
местом, а также местом хранения
нормативных документов и других актов и
материалов, которые могут понадобиться в
процессе работы; проводится
ориентационное собеседование с
руководителем, сотруднику предоставляют
необходимую информацию и отвечают на
его вопросы
Четвёртый этап
ознакомление с должностными
обязанностями и требованиями к работе,
требованиями к охране труда и технике
безопасности; включение в рабочий
процесс. в конце недели наставник должен
дать оценку соответствия заявленных
знаний и навыков реальным; личностно-
профессиональных качеств сотрудника с
целью определения его сильных сторон и
областей для дальнейшего развития. дать
необходимые рекомендации сотруднику,
проходящему процедуру введения в
должность
1-2 недели
На данный момент новому сотруднику предоставляют документы,
необходимые для ознакомления (должностная инструкция, положение об
охране труда и др.). Системных организованных мероприятий, направленных
на введение сотрудника в должность, не проводятся. В качестве мероприятий
предлагаем то, чего сейчас на практике не происходит.
Цель этой программы дать сотруднику возможность составить
первоначальное мнение о Департаменте городского хозяйства Администрации
г. Белгорода, для этого его нужно ознакомить с его деятельностью,
индивидуальными особенностями, принятыми в данной организации и
58
взаимоотношениями в коллективе.
Разработанная информационная брошюра - это руководство к действию
для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают, и
по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет
ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной
должности; представляет возможность работнику влиять на
условия, организацию, критерии оценки его труда.
Содержание информационной брошюры для новых работников
Департамента городского хозяйства Администрации г. Белгорода: Общая
информация:
1. Миссия Департамента городского хозяйства Администрации
г. Белгорода;
2. Организационная структура;
3. Распорядок рабочего дня, дресс-код;
4. Деловая этика.
Информация для определённой должности ведущего специалиста
хозяйственного отдела представлена в Приложении 1 Информационная
брошюра для ведущего специалиста хозяйственного отдела Департамента
городского хозяйства Администрации г. Белгорода.
С данной программой должны ознакомиться и использовать в своей
работе: руководитель организации, руководители структурных подразделений,
работники отдела кадров.
Руководство Департамента городского хозяйства Администрации
г. Белгорода отдает предпочтение нематериальному стимулированию, однако
такому значимому мотиватору, как карьерный рост не уделяется должного
внимания, в Департаменте городского хозяйства Администрации г. Белгорода
нет системы карьерного роста.
Но любые работники, в том числе и муниципальные, нуждаются в
перспективе карьерного продвижения, так как в сознании людей чётко
59
закреплено убеждение, что каждая следующая ступень карьерной лестницы
приносит достигшему ее человеку новые материальные и нематериальные
блага, которые необходимы для удовлетворения основных социальных
потребностей.
Именно осознание перспективы роста и получения новых благ
мотивирует сотрудника вкладывать свои усилия в развитие организации. Для
того, чтобы создать систему карьерного роста необходимо обозначить срок, за
который сотрудник сможет освоить опыт своей должности, обозначить
регулярность повышения сотрудников в должности. Ведь в случае
необоснованного и несистемного повышения должностей смысл и значимость
карьеры, как мотиватора, теряется.
Существуют различные варианты карьерного продвижения. В таблице 8
представлена модель карьерного роста специалиста в Департаменте городского
хозяйства Администрации г. Белгорода.
Таблица 8
Модель карьерного роста специалиста в Департаменте городского
хозяйства Администрации г. Белгорода
Траектория
карьерного
роста по
должностям
гражданской
службы
Группа
должно
сти
Категория
должности
Квалификацио
нные
требования
для занятия
должности
Необходимое
профессионально
е развитие для
занятия
должности
Выпускник
учебного
заведения
(стажер)
Специалист
(1, 2 разряд)
младшая
обеспечиваю
щие
специалисты
среднее
образование
повышение
квалификации по
истечении
испытательного
срока или 6 месяцев
со дня поступления
на гражданскую
службу
Старший
специалист
(1,2,3
разряда)
старшая
обеспечиваю
щие
специалисты
среднее
образование
повышение
квалификации
60
Продолжение таблицы 8
Траектория
карьерного
роста по
должностям
гражданско
й службы
Группа
должно
сти
Категория
должности
Квалификацио
нные
требования
для занятия
должности
Необходимое
профессионально
е развитие для
занятия
должности
Ведущий
специалист
старшая
специалисты
высшее
образование
саморазвитие,
повышение
квалификации
Главный
специалист
старшая
специалисты
высшее
образование,
стаж работы не
менее 2 (4) лет
саморазвитие,
повышение
квалификации
Начальник
отдела
главная
руководители
высшее
образование,
стаж работы не
менее 4 (5) лет
повышение
квалификации
Директор
высшая
руководители
высшее
образование,
стаж работы не
менее 6 (7) лет
профессиональная
переподготовка
В итоге представим выявленные проблемы и их решения в таблице 9.
Таблица 9
Проблемы кадрового обеспечения Департамента городского
хозяйства Администрации г. Белгорода и мероприятия по их
решению
№
п.
п
Проблема
Мероприятие по
решению проблемы
Срок
реализа
ции
1
Старение кадров,
отсутствие программ введения в
должность и адаптации
персонала, системы закрепления
молодых специалистов
Разработать программу
адаптации персонала и
введения в должность, что
будет способствовать
закреплению молодых
специалистов в
исследуемом учреждении.
Июнь-
июль
2019 г.
2
Отсутствие внутренней
горизонтальной и вертикальной
ротации, то есть возможности
карьерного продвижения
сотрудников внутри учреждения
Разработать систему
карьерного роста.
Август
2019 г.
3
Отсутствие высшего образования
у ведущих специалистов отдела
управления финансами, отдела по
техническому обеспечению и
организационно-правового отдела
Направление на обучение
специалистов, не имеющих
высшего образование.
Сентябрь
2019 г.
61
В 2019 году, в целях повышения результативности и эффективности
деятельности, в департаменте городского хозяйства в соответствии с
постановлением Правительства Белгородской области от 28 мая 2018 года
№ 161-пп «Об утверждении Положения о бережливом управлении в органах
исполнительной власти и государственных органах Белгородской области»,
распоряжением администрации города от 13 декабря 2018 года № 1247
«Об утверждении Положения о бережливом управлении в администрации
города Белгорода», внедрены и реализуются:
- методические рекомендации по внедрению инструмента организации
рабочего пространства (5С), разработанные в целях повышения
результативности и эффективности, организованной в соответствии с
принципами бережливого управления в администрации города Белгорода.
Организация рабочего пространства (5С) – это инструмент бережливого
управления, представляющий собой методику организации и поддержания
эффективного, комфортного и производительного рабочего места сотрудника,
рекомендуемыми элементами организации которого являются:
- оптимизация организации предметного пространства (расстановка
мебели, расстановка техники);
- систематизация рабочих документов;
- систематизация электронных материалов;
- оптимизация рабочего места сотрудника;
- осуществление контроля.
Внедрение инструмента организации рабочего пространства (5С)
осуществляется в несколько последовательных этапов:
- подготовка к внедрению инструмента организации рабочего
пространства;
- сортировка (Приложение 2 Стандартная операционная процедура
проведения сортировки);
- соблюдение порядка;
62
- содержание в чистоте;
- стандартизация;
- совершенствование.
Оптимизация рабочего места сотрудника проводится с целью правильной
и целесообразной организации рабочего пространства, обеспечения удобного
расположения сотрудника при работе, сокращения потери времени на
перемещение и обеспечения высокой производительности труда при
наименьшем физическом и психическом напряжении (Приложение 3 Пример
плана текущего размещения оргтехники и мебели).
Систематизация рабочих документов проводится каждым сотрудником в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел подразделения.
Рекомендовано располагать папки группами по категориям.
Для простоты поиска необходимо разработать и применять цветовую
гамму, которая является индикатором ее содержания.
Составляется полный перечень документов с учетом соответствующей
категории и цвета.
Определяются номера и наименование полок, зоны размещения,
последовательность размещения предметов в зонах.
Для визуального определения наличия всех папок на полке необходимо
нанести на торцы стоящих папок по диагонали цветную линию, а также
последовательно пронумеровать папки и указать соответствующий номер на
месте расположения папки (Приложение 4 Пример цветовой ленты).
Шкаф для хранения документов должен иметь номер и содержать
фамилию, имя и отчество сотрудника, ответственного за поддержание порядка
в шкафу (Приложение 5 Форма идентификационной бирки ответственности).
Требующие хранения и архивации, но не являющихся необходимыми для
ежедневной работы, документы подлежат архивированию в установленном
порядке.
63
Электронные материалы, выстроенные по датам, начиная с текущей,
просматриваются, определяется их нужность и актуальность.
Создаются тематические папки, которым присваивается соответствующее
название (при необходимости номенклатурный номер).
Названия папок должны максимально четко и однозначно отражать суть
содержащейся в них информации.
При систематизации электронных документов рекомендуется создание
структуры, позволяющей отсортировать документы не только по общим темам,
но и по разделам и подразделам (Приложение 6 Пример зонального
размещения документов на экране монитора).
Рекомендовано систематизировать электронные материалы
в соответствии с одним из следующих способов:
- по номеру номенклатуры дел подразделения;
- в соответствии с типом документа (правовые акты, акты проверки,
входящие и исходящие письма, методические материалы, книги и брошюры и
т.д.);
- согласно дате создания документа.
Новые документы создаются и помещаются в соответствующие папки
согласно выбранному способу систематизации.
При необходимости хранения электронных материалов на «рабочем
столе» персонального компьютера, экран монитора условно разделяется
на зоны в соответствии с выбранным способом систематизации.
После окончания работы с материалами их необходимо переместить
в соответствующую папку на внутреннем или сетевом диске.
- методические рекомендации по проведению картирования процессов в
администрации города Белгорода.
Критерии оценки поэтапного внедрения инструмента организации
рабочего пространства (5С) отражены в Приложении 7. Критерии оценки
поэтапного внедрения инструмента организации рабочего пространства (5С).
64
Картирование процесса – схема (алгоритм), отображающая каждый этап
движения материальных и информационных потоков с целью выявления
возможностей усовершенствования текущего процесса и его приближения
к оптимальному состоянию.
Картирование процесса является одним из инструментов бережливого
управления (Приложение 8 Методические рекомендации по проведению
картирования процессов в администрации города Белгорода).
Карта целевого состояния процесса – это графическое представление
последовательности операций, позволяющее увидеть, каким будет процесс
после внедрения разработанных улучшений, которые могут быть применены в
сроки реализации проекта при наличии необходимых ресурсов. Построение
карты целевого состояния процесса включает в себя следующие этапы:
- определение границ процесса, начала и окончания процесса;
- выработка решений о соединении всех операций процесса между собой
с отражением потерь, которые в данный момент невозможно исключить;
- указание времени каждой операции;
- подсчет времени протекания процесса.
При составлении плана мероприятий по достижению целей учитываются
проблемы и предложения сотрудников, выявленные в процессе картирования.
При составлении плана рекомендуется задавать ключевые вопросы:
- какое обучение необходимо провести?
- какие процедуры должны быть изменены?
- какие операции можно делать параллельно?
- какие операции могут быть объединены?
- какие согласования возможно исключить?
- какие движения и перемещения сократить?
- какие организационные мероприятия провести?
65
Одно мероприятие может быть направлено на решение нескольких
проблем. На решение одной проблемы могут быть направлены несколько
мероприятий.
Определяются ответственные за каждое мероприятие и срок реализации
мероприятия, указав дату его начала и окончания.
- методические рекомендации по проведению диагностики
корпоративной культуры.
Диагностика корпоративной культуры – анализ организационных и
коммуникационных барьеров между руководителем и сотрудниками
подразделения с целью определения общих направлений для изменений,
расстановки приоритетов, оптимизации организационной структуры и
формирования ключевых направлений развития.
В следующем разделе представим социально-экономическое обоснование
предлагаемых мероприятий.
3.2 Оценка эффективности предложенных рекомендаций
Социально-экономическое значение разработанных мероприятий
заключается в упорядочении работы специалистов Департамента городского
хозяйства Администрации г. Белгорода.
Разработанная информационная брошюра - это руководство к действию
для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают, и
по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет
ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной
должности; представляет возможность работнику влиять на
условия, организацию, критерии оценки его труда.
Разработанная информационная брошюра - основа для проведения
оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его
дальнейшем внутреннем движении и переподготовке