62
Единственный определенный важный симптом структурного недостатка в
пределах текущего раздела – нет адекватной процедуры оценки качества ранее
принятых решений для работников, которые не заняты в отделе продаж. Этим
подтверждается выдвинутая ранее гипотеза об отсутствии процедуры оценки
результативности и действенности работы этих сотрудников.
По другим симптомам получили малое количество утвердительных
ответов, в этой связи влияние их невелико.
Соответственно, осуществленное исследование по методу Дж. Чайлда
определило наличие следующих наиболее важных недостатков в оргструктуре:
1. Недостаточный уровень координации деятельности работников ООО
«Автомир», как в отделе продаж, так и между работниками отдела продаж и
остальными работниками предприятия.
2. Острая конкуренция работников отдела продаж, регулярные
противоречия между работой сотрудников отдела продаж и остальными
работниками ООО «Автомир», которую обусловливает недостаточное
информирование и непонимание работниками взаимосвязей и целей их работы.
3. Чрезмерное внимание к «бумажной работе», состоящее в непрерывном
ведении отчетов по каждому клиенту (как потенциальному, так и реальному),
что можно решить введением электронной CRM-системы.
Следующая стадия исследования - это анализ структуры предприятия с
помощью структурных дилемм управления. Работникам отдела продаж,
начальнику отдела продаж, остальным работникам, а также директору
предлагали указать на 5 осях текущее положение предприятия.
Соответственно, выявленные главные недостатки состоят в недостатке
координации деятельности работников, негативных факторах влияния
конкуренции в отделе продаж (хоть и такая конкуренция оказывает в том числе
и позитивное влияние, мобилизуя работников), излишнем внимании к
«бумажной работе».
63
Выводы по главе 2
1. Дана общая характеристика ООО «Автомир».
2. Анализ результатов деятельности ООО «Автомир» продемонстрировал
эффективную работу организации.
3. Опрос сотрудников ООО «Автомир» выявил перспективные
направления по совершенствованию организационного менеджмента на данном
предприятии.
64
3 Предложения по совершенствованию организационной
структуры управления на ООО «Автомир»
3.1 Рекомендации по совершенствованию организационной
структуры предприятия
В ходе выполненного анализа, представленного в главе 2, было
установлено, что для ООО «Автомир» характерно медленное и некачественное
принятие решений и неспособность организации новаторски отвечать на
изменения внешней среды, что отражено на рис. 34.
Для устранения указанных недостатков необходимы организационные
мероприятия, направленные на совершенствование системы управления в ООО
«Автомир».
Предлагаю создать в ООО «Автомир» службу управления персоналом.
Данное мероприятие необходимо потому, что численность сотрудников уже
является достаточно большой (130 чел.), чтобы ею мог управлять один
менеджер по кадрам, именно поэтому для целей управления необходимо
создать целый отдел.
В ООО «Автомир» нужно сформировать такую структуру управления,
при которой руководитель службы управления персоналом будет
непосредственно подчиняться руководителю предприятия. Данная служба
функционирует как самостоятельное функциональное подразделение.
В качестве главных целей деятельности начальника службы управления
персоналом необходимо выделить обеспечение конкурентных преимуществ
предприятия за счет создания эффективной кадровой политики, позволяющей
сформировать из высококвалифицированных специалистов слаженную
команду, развивать и мотивировать работников к рациональной и эффективной
деятельности, а также:
разрабатывать и внедрять кадровую политику предприятия;
заниматься подбором, адаптацией, расстановкой и закреплением
работников;
65
осуществлять повышение профессионального уровня работников;
мотивировать работников;
обеспечивать эффективное использование персонала;
осуществлять постановку и контроль системы учета движения кадров;
обеспечивать здоровые и безопасные условия труда;
обеспечивать соблюдение норм трудового законодательства.
Генеральный директор приказом назначает на должность начальника
службы управления персоналом.
Основными функциями службы управления персоналом являются:
маркетинговые исследования рынка труда;
стратегическое развитие;
планирование персонала;
кадровое обеспечение деятельности предприятия;
организация труда и планирование рабочего времени;
адаптация персонала;
обеспечение повышения уровня квалификации персонала;
управление трудовой дисциплиной;
мотивация персонала и оплата труда;
формирование корпоративная культура;
правовое обеспечение кадровой работы;
высвобождение персонала;
управление деятельностью отдела;
обеспечение сохранности имущества;
охрана труда и техника безопасности.
Начальник службы управления персоналом проводит мониторинг рынка
труда, а также мониторинг:
уровня заработных плат по аналогичным предприятиям и профессиям,
должностям, специальностям (1 раза в полугодие);
специфики предложений на рынке труда (1 раз в год);
66
уровня квалификации торгового персонала предприятий -
конкурентов (1 раз в квартал).
Начальник службы управления персоналом каждый год до 15 декабря
предлагает мероприятия по результатам анализа эффективности кадровой
политики предприятия, в том числе по:
снижению текучести кадрам;
повышению социально-психологического климата;
повышению удовлетворенности трудом и заработной платой.
Начальник службы управления персоналом также:
вносит корректировки по кадровой политике, и передает данные
изменения на утверждение директору предприятия;
проводит анализ по необходимости в дополнительных работниках при
развитии предприятия;
своевременно вносит изменения в документ «Структура и штатная
численность», и готовит приказ о внесении изменений;
контролирует соблюдение штатной дисциплины;
проводит анализ обеспеченности предприятия работниками;
формулирует необходимые требования на вакансии предприятия;
осуществляет необходимый поиск и подбор кадров;
взаимодействует с центрами занятости, кадровыми агентствами;
размещает в СМИ информацию об имеющихся вакансиях;
изучает на соответствие требованиям резюме и анкеты соискателей на
вакансии;
проводит первичное собеседование с кандидатами лично, а затем
проводит дополнительное собеседование с руководителем подразделения;
проверяет наличие и достоверность всех необходимых документов
для оформления трудового договора;
при необходимости организует конкурсный отбор или тестирование;
участвует в разработке должностных инструкций;
67
контролирует выполнение функциональных обязанностей;
контролирует своевременность и правильность составления плана –
графика работы сотрудников подразделений;
контролирует завершение испытательного срока, либо досрочному
завершению испытательного срока или расторжению в случае несоответствия
должности;
контролирует своевременность и правильность оформления
документации по завершению испытательного срока;
организует работу по аттестации персонала;
контролирует и организует при необходимости процесс обучения;
руководит работами по учету рабочего времени;
предлагает и внедряет программы нематериального стимулирования
сотрудников, конкурсов на определение лучших по профессии и прочее;
осуществляет контроль за соблюдением положений корпоративной
политики.
Менеджер по персоналу:
1. Организует работу с персоналом, которая соответствует целям
развития предприятия и конкретным направлениям политики для достижения
эффективного использования и профессионального совершенствования
работников.
2. Обеспечивает укомплектование предприятия работниками
необходимых профессий, специальностей и квалификации, изучает рынок
труда для определения возможных источников обеспечения необходимыми
кадрами.
3. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с
нанимающимися на работу с целью комплектования штата работников.
4. Организует своевременное оформление приема, перевода,
перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с
трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами
Генерального директора организации; учет личного состава.
68
5. Выдача справок о текущей и предшествующей трудовой деятельности
сотрудников, расчет трудового стажа, а также хранение и заполнение ТК
согласно инструкции о порядке ведения ТК. Своевременное внесение в
трудовые книжки записей о перемещениях, переводах, поощрениях и т.д.
6. Ведение установленной документации по кадрам, а также подготовка
материала для представления сотрудников к награждениям и поощрениям.
7. Оформление больничных листов на всех рабочих.
8. Формирование и ведение личных дел сотрудников, своевременное
внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью.
9. Организация табельного учета, оформление и выполнение графиков
отпусков, контроль над состоянием трудовой дисциплины в отделениях
предприятиях, а также соблюдением сотрудниками Правил трудового
внутреннего распорядка, изучение причин текучести кадров, разработка
мероприятий, связанных с укреплением трудовой дисциплины, снижением
текучести кадров, потери рабочего времени.
10. Обеспечение составления установленной отчетности по учету личного
состава, а также работе с кадрами.
11. Проводит систематический анализ кадровой работы в организации,
разрабатывает предложения по ее улучшению.
Затраты на создание службы управления персоналом представлены в
таблице 26.
Таблица 26
Единовременные затраты на оборудование рабочего места сотрудника
службы управления персоналом
№
Статья расходов
Кол-во (штук)
Стоимость, руб.
Сумма, руб.
1
Компьютер
1
21857
21857
2
Принтер
1
6710
6710
3
Сетевая плата
1
330
330
4
Оперативная система
Windows ХР
1
2200
2200
5
Программные продукты
1
5500
5500
ИТОГО:
36597
69
Таким образом, единовременные затраты на приобретение оборудования
для рабочего места сотрудника службы управления персоналом составляют
36597 рублей.
Кроме единовременных затрат, необходимых для покупки оборудования,
рассчитаем текущие (ежемесячные) затраты.
Заработная плата менеджера по кадрам будет состоять из должностного
оклада (24000 руб.) и мотивационной надбавки, равной 20% от оклада:
24000 * 1,20 = 28800 рублей.
Страховые взносы составят: 28800 * 0,3 = 8640 рублей
Сумма затрат на оплату труда: 28800 + 8640 = 37440 рублей
Годовой фонд оплаты труда: 37440 * 12 = 449280 рублей.
Рассчитаем сумму прочих текущих затрат:
1. На вычислительную технику норма амортизационных отчислений
составляет 10% в год от стоимости оборудования.
10% / 12 месяцев = 0,83 % в месяц
При стоимости основных фондов ежемесячные отчисления составят:
36597 руб. * 0,83% = 303,75 рублей.
2. К расходным материалам относятся: картриджи для принтера; бумага
для принтера. Ежемесячные затраты на расходные материалы представлены в
таблице 27.
Таблица 27
Расходные материалы
№№
Статья расходов
Кол-во
Цена, руб.
Сумма, руб.
1
Бумага для принтера
3
180
540
2
Картриджи для принтера
1
600
600
Итого
1140
Общая сумма затрат приведена в таблице 28.
70
Таблица 28
Текущие затраты на штатную должность сотрудников службы управления
персоналом, руб. в месяц
№
Статья расходов
Сумма, руб.
1
Заработная плата
34440
2
Страховые взносы
8640
3
Амортизационные отчисления
303,75
4
Расходные материалы
1140
Итого
44523,75
Таким образом, годовые затраты на организацию службы управления
персоналом составляют 534285 рубля.
В ООО «Автомир» работают два специалиста по маркетингу, которые
знают специфику ведения бизнеса предприятия. Однако в связи с расширением
рассматриваемого рынка, отсутствием проведения его постоянного
мониторинга, функции данных специалистов расширяются и усложняются.
В связи с этим предлагаю создать в ООО «Автомир» службу маркетинга.
Решение этой задачи актуально, т.к. для того, чтобы не только не потерять
позиции на рынке, но еще и приумножить их, необходимо постоянно
реагировать на изменения, возникающие во внешней среде.
В качестве основных задач службы маркетинга можно выделить
следующие:
оценка конъюнктуры рынка, постоянный анализ результатов
коммерческой деятельности предприятия и факторов, на них влияющих;
разработка прогнозов продаж и рыночной доли предприятия, проведение
ситуационного рыночного анализа;
разработка для предприятия долгосрочных и текущих планов
маркетинга и координация в данной области деятельности подразделений
предприятия;
оперативное информационное обеспечение маркетинговой
деятельности всего предприятия и его подразделений;
71
совершенствование системы продвижения на основе сегментирования
потребителей, изучения и анализа наиболее эффективных методов воздействия
на целевую аудиторию;
разработка системы проведения рекламных и PR-мероприятий;
мониторинг конкурентов и конкурентный анализ.
Организационная структура управления службой маркетинга, которая
подчиняется генеральному директору, в основу которой положен
функциональный принцип разделения труда, представлена на рис. 40.
В структуру службы маркетинга входят:
руководитель службы маркетинга;
маркетолог;
PR-менеджер;
аналитик.
Рис. 40. Предлагаемая структура службы маркетинга
Организационную модель формируемой службы маркетинга удобно
представить в виде матрицы распределения функций между сотрудниками
службы маркетинга (таблица 29).
Таблица 29
Матрица распределения функций в службе маркетинга
Функции
Сотрудники
Руководитель
службы
маркетинга
PR-менеджер
Маркетолог
Аналитик
Разработка
стратегических и
оперативных планов
маркетинга
*
PR-менеджер
Маркетолог
Аналитик
Руководитель
службы маркетинга