43
поощрения, налагать на них взыскания.
Генеральный директор осуществляет планирование и руководство
деятельностью ООО СК «Гарант-Строй», координирует взаимодействия
структурных подразделений, распределяет обязанности и определяет степень
ответственности работников, ведет контроль за соблюдением стандартов
качества работы, выявляет и анализирует проблемы в работе строительной
организации и принимает меры к их разрешению, представляет интересы
строительной организации в суде, арбитраже, органах государственной власти
и управления и др.
Генеральный директор строительной организации ООО СК «Гарант-
Строй» исполняет следующие обязанности:
- руководит в соответствии с действующим законодательством
хозяйственной и финансово-экономической деятельностью строительной
организации;
- определяет меры и способы решения задач подчиненной ему
строительной организации;
- обеспечивает своевременное и качественное выполнение строительной
организацией договоров, подрядов, обязательств;
- принимает меры по обеспечению строительной организации
квалифицированными кадрами, рациональному использованию их
профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных
для жизни и здоровья условий труда;
- принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения или
налагает взыскания, создаёт условия для их профессионального роста;
- утверждает внутренние нормативные организационно-правовые
документы;
- определяет ценовую политику в области строительных работ;
- контролирует и обеспечивает соблюдение законности в деятельности
строительной организации, своевременную уплату установленных налогов и
сборов, правильное сочетание экономических и административных методов
44
руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении
вопросов, моральных и материальных стимулов повышения качества
строительных работ, применение принципа материальной заинтересованности
и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты
работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки;
-принимает меры по соблюдению требований законодательства по
охране окружающей среды при выполнении строительных работ.
В непосредственном подчинении директора находятся коммерческий
директор, главный инженер, главный бухгалтер, юрист.
Коммерческий директор ООО СК «Гарант-Строй» руководит
деятельностью подразделения организации - складом. Основные обязанности
коммерческого директора: руководство финансово-хозяйственной
деятельностью в области материально-технического обеспечения, закупки и
хранения стройматериалов, принимает меры по своевременному заключению
хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками материалов,
расширению прямых и длительных связей, обеспечивает выполнение
договорных обязательств.
В подчинении главного инженера находятся отделы сметно-договорной
и производственно-технический. Сметно-договорной выполняет работу по
составлению смет на заказы, в его составе два инженера – сметчика.
Производственно-технический отдел выполняет основную работу по
выполнению заказов на строительство. В составе отдела – прорабы и
работники различных строительных специальностей.
Главный бухгалтер выполняет функции по регистрации и обобщению
информации об имуществе, обязательствах организаций и движении
имущества путем документального учета всех хозяйственных операций..
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации,
соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет
руководитель организаций.
Все хозяйственные операции, проводимые в ООО СК «Гарант-Строй»
45
оформляются соответствующими документами. Эти документы служат
первичными учетными документами, на основании которых ведется
бухгалтерский учет. Документы, которыми оформляются хозяйственные
операции с денежными средствами, подписываются генеральным директором
и главным бухгалтером.
Как уже говорилось выше, кроме своей непосредственной работы
бухгалтер предприятия ООО СК «Гарант-Строй» ведёт делопроизводство
организации (т.е. исполняет функции секретаря) и исполняет обязанности
кадрового работника. Бухгалтер перегружен работой, особенно в период
бухгалтерской и налоговой отчётности.
Юрист подчиняется непосредственно генеральному директору, он ведёт
юридическое консультирование и сопровождение всех хозяйственных и
коммерческих сделок организации, при необходимости представляет интересы
компании в суде, государственных органах и пр.
Организационные воздействия на сотрудников предприятия должны
быть основаны на подготовке и утверждении внутренних нормативных
документов, регламентирующих деятельность персонала. В ООО СК «Гарант-
Строй» к ним относятся коллективный договор между администрацией и
трудовым коллективом, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное
расписание организации, должностные инструкции сотрудников и
организация рабочих мест. Соблюдение этих документов обязательно для всех
сотрудников, и их несоблюдение влечёт за собой применение
дисциплинарных взысканий.
Выявлено, что в ООО СК «Гарант-Строй» отсутствуют некоторые
регламентирующие систему менеджмента организации документы -
философия организации, положения о структурных подразделения (об
отделах). Необходимо разработать данные документы.
Проводя анализ организационной структуры управления структуры
ООО СК «Гарант-Строй» был принят во внимание тот факт, что эффективные
структуры управления должны удовлетворять следующим критериям:
46
1. В подразделении или у сотрудника может быть только один
непосредственный начальник.
2. В прямом подчинении должно находиться не больше 7+/-2 человек –
сохранение принципа нормы управляемости.
3. Каждый сотрудник должен иметь определенные функциональные
обязанности.
4. Делегируя обязанности необходимо делегировать ответственность за
их выполнение, контроль не делегируется.
5. Объединение работников в подразделения должно осуществляться
на основе какого-либо принципа группировки (единство выполняемой
функции, единство бизнес-процесса, единство клиента и др.).
6. Каждая функция должна выполняться полностью в рамках одного
подразделения.
Соответственно, представленная организационная структура ООО СК
«Гарант-Строй» имеет ряд преимуществ, таких как: разделение труда, которое
приводит к появлению высококвалифицированных специалистов; иерархия
уровней управления; наличие взаимоувязанной системы обобщенных
формальных правил и стандартов, обеспечивающей однородность выполнения
персоналом своих обязанностей и скоординированность различных задач;
найм на работу производится в строгом соответствии с техническими
квалификационными требованиями. Наряду с перечисленными
преимуществами, ей присуще и недостатки, свойственные всем линейно-
функциональным структурам:
- отсутствие тесных взаимосвязей на горизонтальном уровне между
отдельными звеньями, что приводит к необходимости согласования действий
разных функциональных звеньев и резко увеличивает объем работы
руководителей;
- преувеличение значимости стандартизированных правил, процедур и
норм приводит к утрате гибкости поведения в определённых ситуациях,
поскольку все вопросы и проблемы решаются исходя из прецедентов;
47
- допускается несоответствие между ответственностью и полномочиями
у руководителей разных уровней;
- не учитывается специфика работы различных звеньев.
Определено, что в целом организационная структура соответствует
общей цели организации, но требует небольшой доработки, так как некоторые
функции распределены нерационально, существует проблема
перегруженность главного бухгалтера, который выполняет много функции –
помимо ведения бухгалтерской отчетности на него возложена кадровое
делопроизводство. Такая излишняя перегруженность и ответственность
заместителя могут отрицательно сказаться на результатах работы, привести к
ошибкам и недочетам в работе. Отсутствует согласованная система приема
персонала, данная работа не планируется и проводится только при
непосредственно возникшей вакансии. Возможно, отсюда и идет проблема
роста коэффициента текучести. Также часть кадровой работы (собеседование,
решение о приеме на работу), выполнят генеральный директор, что также
вызывает его перегруженность. На нем должна лежать обязанность по
определению общей стратегии кадровой политики, расстановка персонала,
оплата труда, а прием на работу, и другие вопросы, возникающие в системе
подбора, оценки, увольнения персонала должен выполнять специалист –
менеджер по персоналу.
48
Глава 3. Пути повышения и оценка эффективности организации
на основе совершенствования структуры управления
Анализ структуры управления показал, что в ООО СК «Гарант-Строй»
существует перегрузка генерального директора и главного бухгалтера
кадровой работой, и как следствие, кадровая работа ведется неэффективно,
нет слаженной системы приема персонала, за последний год наблюдается рост
коэффициента текучести.
Рассмотрим предлагаемую новую штатную единицу - менеджер по
персоналу (Приложение 2). Менеджер по персоналу будет подчиняться
непосредственно генеральному директору. После предлагаемых
преобразований в структуре организации (введение должности менеджера по
персоналу), бухгалтер будет выполнять только свои основные обязанности по
учету финансовых средств фирмы.
Деятельность менеджера по персоналу должна быть направлена на:
1. Разработку системы управления персоналом: подбор, оценка,
расстановка, адаптация, обучение кадров.
2. Организацию работы с персоналом: определение и составление
философии организации, отслеживание и анализ структуры персонала,
регламентацию управления, научную организацию труда и др.
3. Мотивацию, оплату и эффективность работы персонала: разработку
системы мотивации, оптимальной системы оплаты труда, методы управления
персоналом, анализ эффективности работы персонала.
Обязанности менеджера по персоналу в области делопроизводства:
- Получать и просматривать входящие документы, регистрировать их,
направлять исполнителям; выбирать документы, требующие немедленного
рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, предоставлять
проекты резолюций.
- Вести оперативный учёт прохождения документов и ежедневно
контролировать сроки исполнения документов и устных поручений
49
генерального директора руководителями структурных подразделений.
- Готовить по поручению генерального директора проекты документов,
обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений,
готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
- Осуществлять и контролировать документооборот внутри организации,
по поручению генерального директора осуществлять документооборот между
предприятием и другими организациями, органами, учреждениями.
- Вести делопроизводство, обеспечивать сохранность документации,
формировать дела.
- Вести учёт, выписывать доверенности, принимать отчёты доверенных
лиц.
- Ежедневно вести табель учёта рабочего времени сотрудников
предприятия.
- Оформлять командировочные документы.
- Вести кадровый учёт, оформлять приём и увольнение, отпуска,
больничные листы работников.
- Обеспечивать ознакомление, учёт и хранение приказов и
распоряжений.
Чтобы определить насколько эффективно распределения функций
между менеджерами ООО СК «Гарант-Строй» на основе организационной
структуры управления составим матрицу распределения функций управления.
Матрица распределения функций управления позволяет четко разделить
их, определить технологическую последовательность операций управления и
четко закрепить операции за конкретными руководителями или
специалистами. В основе представленной матрицы - классификатор функций
управления строительной организацией.
8
Таким мы видим рациональное распределение функций между
руководящими работниками строительной организации ООО СК «Гарант-
8
Виханский О.А., Наумов А.И. Менеджмент: учебник. М.: Экономистъ, 2017. 288 с.
50
Строй». У генерального директора становится меньше функций, что позволяет
ему больше времени уделять решению стратегических вопросов организации,
заниматься стратегией развития и развитием деятельности. Каждый менеджер
организации выполняет функции по своему профилю работы и в рамках своей
компетенции. Таким образом, работа управленческого персонала, будет
наиболее эффективна и качественна. Для того, что бы документально отразить
распределение функций необходимо разработать должностные инструкции
работников ООО СК «Гарант-Строй», внести изменения в должностные
инструкции сотрудников.
В ООО СК «Гарант-Строй» на данном этапе необходимо разработать
регламенты в соответствии с новой структурой и распределением
функциональных обязанностей организации, поэтому менеджеру по персоналу
нужно будет начать свою работу с разработки или корректировки некоторых
документов. Следует обратить внимание, что составление не всех исходных
данных находятся в компетенции менеджера по персоналу. Так разработка
философии организации, положения об оплате труда и др. находится в
компетенции генерального директора ООО СК «Гарант-Строй». Но
составлением модели рабочих мест, правила внутреннего распорядка,
должностных инструкций, положений о структурных подразделениях
менеджер по персоналу может заняться совместно с руководителями
структурных подразделений.
Моделям рабочих мест в ООО СК «Гарант-Строй» не уделяют должного
внимания при оценке кандидатов на вакантные должности, при оценке работы
сотрудников организации. Эффективное решение проблемы подбора
персонала требует разработки научно обоснованных моделей рабочих мест
рабочих и служащих, которые обеспечивают подбор, оценку и расстановку
кадров на единой методологической основе. Модель рабочих мест рабочих и
служащих включает 15 элементов, представляющих собой качественные и
количественные характеристики рабочего места.
1. Кадровые данные: листок по учету кадров, трудовая книжка,
51
характеристика, автобиография, копия документов об образовании.
2. Опыт работника: жизненный, производственный, государственный,
общественный. Определяется путем интервью и анкетирования.
3. Профессиональные знания по конкретным учебным дисциплинам.
Выявляются в результате деловых игр.
4. Профессиональные умения: совокупность управленческих работ,
которые может выполнять работник. Выявляются путем собеседования, в
процессе деловых игр и практических занятий.
5. Личностные качества: совокупность деловых качеств и недостатков
работника, определяемых путем социологического опроса.
6. Психология личности: тип личности, темперамент, интеллект,
мотивация - определяются путем психологического тестирования работника.
7. Здоровье и работоспособность с медицинской диагностикой
состояния: здоров, практически здоров, болен.
8. Уровень квалификации: определяется приобретенной
специальностью, образованием и повышением квалификации.
9. Служебная карьера формируется на основе оценки потенциала
работника и его заинтересованности в служебном росте.
10. Хобби: выявляются методом интервью, наблюдений и
анкетирования.
11. Вредные привычки и недостатки: пристрастие к алкоголю и курению
и пр. Выявляются путем анкетирования, наблюдений и социологического
опроса.
12. Организация труда: помещения, технические средства, транспорт.
Устанавливаются по нормативам организации рабочего места и путем опроса
сотрудника.
13. Оплата труда: зарплата, вознаграждения определяются по штатному
расписанию и среднему доходу работающих в данном регионе.
14. Социальные блага: обеспечение фирменной одеждой, средствами
индивидуальной защиты, обеспечение бытовыми условиями, тепловым
52
режимом и пр. устанавливается в компании на основе принятого соглашения
между работодателем и работниками в коллективном договоре.
15. Социальные гарантии: пособие по временной нетрудоспособности,
пенсия, пособие в случае увольнения. Определяются на основе
государственных стандартов.
Основные этапы решения проблемы подбора персонала исходя из
моделей рабочих мест.
1. Разработка концепции модели рабочего места персонала, её
элементов, характеристик и весовых коэффициентов.
2. Разработка типовых моделей рабочих мест по должностям персонала.
3. Методика комплексной оценки персонала на основе модели рабочего
места в оценочных центрах с привлечением специалистов (экспертов).
4. Технология работы с неработающим или высвобожденным
персоналом в центрах занятости населения на основе результатов
комплексной оценки кадров на вакантные должности.
5. Технология работы с персоналом в организации (аттестация кадров,
планирование карьеры, повышение квалификации и переподготовка кадров).
Для составления модели рабочего места менеджера по персоналу в
качестве экспертов (специалистов) можно привлечь – генерального директора,
коммерческого директора, начальников других структурных подразделений.
По элементам, входящим в модель рабочего места необходимо собрать
экспертные оценки. Составим модели рабочего места специалиста по
маркетингу. В качестве экспертов (специалистов) можно привлечь –
генерального директора, заместителя директора, других специалистов. Также
для разработки модели рабочего места, необходимо изучить рынок труда,
требования к специалистам данной сферы, уровень заработной платы и те
факторы, которые влияют на ее размер. Были изучены данные кадровых
(рекрутских) агентств Хабаровска, таких как «Ритейл Сервис», «Шанс» и
консалтингового центра «Максима». Также рассматривались требования,
предъявляемые к специалистам по персоналу на интернет сайтах – Superjob,