55
Провести совершенствование организационной структуры ООО
Строительные технологии» до 01.10.2020.
3) Сроков реализации проекта.
Дата начала проекта: 02.07.2020
Планируемая дата завершения проекта: 01.10.2020
4) Концепция.
Для совершенствования организационной структуры компании ООО
«Ремстройком», необходимо внедрить проектное управление. В первую
очередь необходимо внести изменения в организационную структуру, и
рассказать коллективу о предстоящих изменениях. Следующим шагом будет
проведение обучения текущего персонала и найм новых сотрудников. Так же
следует обратить особое внимание на обратную связь от сотрудников.
6) Заинтересованные стороны.
1. Директор ООО «Ремстройком».
2. Персонал.
3. Команда проекта:
- руководитель проекта - Гаврилов Н.И.;
- директор - Гаврилов И.В.;
- главный бухгалтер - Баскова Л. А.
7) Основные ресурсы проекта,
Трудовые ресурсы: Гаврилов Н.И., директор ООО «Ремстройком»
Гаврилов И.В., главный бухгалтер Баскова Л.А.
Материальные ресурсы:
- выплаты сотрудникам по окончанию организационного проекта;
- проведение курсов по управлению проектами для сотрудников.
8) Ожидаемые результаты после реализации проекта.
1. Снижение загруженности директора.
2. Рост производительности труда.
3. Рост количества реализуемых строительных проектов.
56
4. Соответствие новой организационной структуры стратегии
компании.
9) Бюджет проекта.
Сводный бюджет проекта составляет 163 000 руб.
10) Команда проекта.
1.Руководитель проекта - Гаврилов Н.И., ответственный за результат
проекта. Основные задачи: координация участников команды, контроль
выполнения задач, корректировка плана, подотчетность директору.
2. Директор ООО «Ремстройком», Гаврилов И.В. - заказчик проекта.
Участие в проекте необходимо для помощи с изменением должностных
инструкций, а также для сплочения коллектива, чтобы внедрение изменений
прошло максимально легко и быстро.
3. Главный бухгалтер, Баскова Л. А. Основная задача - это помощь в
определении рамок бюджета проекта, а также расчет заработной платы
новым сотрудникам.
Следующим шагом проекта, будет декомпозиция. В ходе обсуждения
проекта с заказчиком, были выделены три основных направления, которые
необходимо реализовать в ходе проекта, представлены в таблице 3.2.
Таблица 3.2
Декомпозиция проекта
1. Документальное
обеспечение проекта
2. Изменения в
должностных
инструкциях
3. Адаптация сотрудников
1.1 Сформировать
нормативную базу,
регламенты проектного
управления
2.1 Внести корректировки
в должностные инструкции
функциональных
руководителей
3.1 Подготовить к изменениям
персонал
1.2 Создать и утвердить
новую
организационную
структуру
2.2 Составить
должностные инструкции
для нового персонала
3.2 Повышение
квалификации сотрудников
1.3 Составить и
утвердить новое
штатное расписание
-
3.3 Познакомить новый
персонал с организационной
культурой компании
57
-
-
3.4 Обратная связь с
персоналом
На основе декомпозиции проекта была сформирована диаграмма Ганта,
которую можно увидеть в Приложении 3.
Следующий шаг - это составление организационного плана. В нем
отражены ответственные, а также сроки и результаты каждого этапа проекта,
представлен в таблице 3.3.
Таблица 3.3
Организационный план
Название этапа
Ответственный
Сроки
исполнения
Результат
Сформировать
нормативную базу,
регламенты
проектного
управления
Гаврилов Н.И.
02.07.20 - 13.07.20
Подготовлена
нормативная база и
регламенты по
управлению
проектами
Создать и утвердить
новую
организационную
структуру
Гаврилов Н.И.
16.07.20 - 27.07.20
Утверждена новая
организационная
структура
Составить и утвердить
новое штатное
расписание
Главный
бухгалтер
Баскова Л.А.
30.07.20 - 08.08.20
Утверждено новое
штатное
расписание
Внести корректировки
в должностные
инструкции
функциональных
руководителей
Директор
Гаврилов И.В.
09.08.20 - 17.08.20
Подготовлены и
внесены изменения
в
должностные
инструкции
функциональных
руководителей
Составить
должностные
инструкции для
нового персонала
Директор
Гаврилов И.В.
20.08.20 - 31.08.20
Составлены
должностные
инструкции для
нового персонала
58
Подготовить к
изменениям персонал
Директор
Гаврилов И.В.,
Гаврилов Н.И.
03.09.18 - 07.09.18
Сотрудники
компании
принимают и
готовы к
изменениям
Продолжение таблицы 3.3
Повышение
квалификации
сотрудников
Гаврилов Н.И.
10.09.18 -
21.09.18
Персонал прошел курс
по управлению
проектами
Познакомить новый
персонал с
организационной
культурой компании
Гаврилов Н.И.
24.09.18 -
27.09.18
Новый персонал
ознакомлен с
организационной
культурой компании
Обратная связь с
персоналом
Гаврилов Н.И.
28.09.18 -
01.10.20
Проведены
еженедельные
планерки, беседы с
сотрудниками, внесены
корректировки в
рабочий процесс
Исходя из рекомендаций, предложим новую организационную
структуру (рисунок 3.1)
59
Рисунок 3.1 - Организационная структура ООО
«Ремстройком» после реализации проекта
Основные изменения:
1. Расширение должностных обязанностей за счет возможности
участия в процессе реализации строительных проектов таких сотрудников,
как главный бухгалтер, главный инженер, начальник ПТО, начальник РСУ,
менеджер по работе с клиентами.
2. Проведение курсов повышения квалификации для директора
компании и расширение его должностных полномочий. К прежним
обязанностям будут добавлены следующие задачи:
- разработка политики предприятия в области маркетинга;
- руководство маркетинговыми исследованиями, проводимыми
отделом;
- организация сбора и анализа всей коммерческой информации,
касающейся деятельности фирмы, а также руководство поиском новых
рынков;
60
- организация изучения мнения клиентов с последующим
информированием руководства компании и ее структурных подразделений о
полученных результатах.
3. Открытие вакансии менеджера по работе с клиентами, в
должностные инструкции которого будут входить следующие задачи:
- осуществление анализа целевой аудитории и выявление
потребностей;
- разработка методов поиска потенциальных клиентов и составление
схем общения с ними;
- осуществление поиска клиентов различными методами;
- организация и проведение подготовительных переговоров, уточнение
их потребностей и подготовка оферты;
- работа с возражениями клиентов;
- заключение договоров от имени фирмы;
- поддержание контактов со всеми наличествующими клиентами;
- разработка индивидуальных предложений для перспективных
заказчиков;
- налаживание обратной связи с покупателями (учёт жалоб и
предложений);
- формирование клиентской базы.
4. Появление должности менеджера по управлению проектами в
структуре организации. К его должностным обязанностям будут относиться
следующие задачи:
- реализация строительных проектов и участие в их разработке;
- контроль соблюдения календарного графика;
- прогноз последствий реализации проекта (возможной прибыли,
возмещения расходов на реализацию и т. д.);
- согласование с руководством структурных подразделений фирмы
мер, необходимых для осуществления проекта;
61
- подготовка финансовых планов по проекту;
- ведение текущей документации по проекту;
- управление расходами, необходимыми для реализации проекта;
- корректировка проектов в соответствии с текущей ситуацией и
обоснование корректировки перед руководством фирмы и заказчиком;
- координация работы отдельных групп сотрудников, работающих над
проектом;
- контроль качества выполняемых работ по реализации проекта.
5. Делегирование следующих задач с должности директора на
должность менеджера по управлению проектами: управление портфелем
проектов, составление сметы строительства.
На должность менеджера по работе с клиентами возложены следующие
обязанности, которые раньше выполнял директор компании: работа с
клиентами.
Работу с поставщиками закрепить за главным инженером.
Таким образом, будет устранена перезагруженность директора
компании.
В новой организационной структуре появится возможность, под
каждого нового клиента формировать проектную команду, которая бы
соответствовала всем требованиям заказчика, содержала бы тех
специалистов, которые необходимы для реализации строительного проекта.
Также немало важным этапом при разработке проекта, является
выявление возможных событий, которые могут привести к негативным
последствиям.
Риски необходимо оценить и выработать стратегию и план действий по
их устранению. Основные риски приведены в таблице 3.4.
62
Таблица 3.4
Основные риски проекта
Риск
Возможное последствие
Сопротивление изменениям со стороны
сотрудников
Увольнение сотрудников по
собственному желанию
Превышение бюджета проекта
Увеличение общих издержек компании
Длительное согласование документов
Увеличение срока реализации работ
Уход ключевых сотрудников проекта
Срыв сроков проекта
Для того, чтобы избежать возникновения данных рисков были
разработаны стратегии реагирования (таблица 3.5), которые позволят
реализовать разработанный проект по совершенствованию организационной
структуры ООО «Ремстройком» в установленные сроки.
Таблица 3.5
Стратегия реагирования
Риск
Стратегия
реагирования
Описание стратегии
Сопротивление
изменениям со
стороны сотрудников
Снижение
Проведение еженедельных
планёрок, а так ежедневное
консультирование руководителем
проекта персонала, с целью
выявления недостатков, или
непонимания сотрудниками
нововведений
Превышение бюджета
проекта
Принятие
Создание резервного фонда в
бюджете проекта
Длительное
согласование
документов
Снижение
Составление графиков
согласования документов,
согласование документов по
частям
63
Уход ключевых
сотрудников
проекта
Уклонение
Формирование команды с учетом
запасных игроков,
дополнительная мотивация
участников рабочей группы
Проведем анализ рисков при реализации проекта. Оценка рисков
производится руководителями предприятия. В процессе оценки
используются следующие показатели:
1. Вероятность возникновения риска (шкала: 0-1).
2. Степень влияния риска (шкала: 1-10).
3. Ранг риска - значимость данного риска для деятельности компании
(шкала: 1-5).
Интегральная оценка рассчитывается путем перемножения всех
показателей. Показатели были расставлены директором компании, который
опирался на свой большой опыт работы в сфере строительства. Результаты
оценки приведены в таблице 3.6.
Из таблицы видно, что самым значимым для организации является
риск превышения бюджета проекта. С целью недопущения возникновения
данного риска необходимо заложить в бюджет проекта резервный фонд,
который сможет обеспечить бесперебойную реализацию проекта и его
завершение в указанные сроки без дополнительных затрат компании.
64
Таблица 3.6
Оценка вероятности и влияния рисков
Риск
Вероятность
Степень
влияния
Ранг
Воздейств
ие
Сопротивление
изменениям со стороны
сотрудников
0,6
9
1
5,4
Превышение бюджета
проекта
0,8
7
2
11,2
Длительное
согласование
документов
0,2
4
4
3,2
Уход ключевых
сотрудников проекта
0,1
6
3
1,8
На основе составленных данных о проекте, составлен бюджет. Из
таблицы 3.7 можно увидеть, что на начальном этапе стоимость проекта
составить 163000 рублей.
Таблица 3.7
Бюджет проекта
Статья расходов
Кол-во ед.
Сумма, руб.
Оплата труда (Гаврилов
Н.И.)
328 часов
26 400 (80,5 руб./час)
Оплата труда (директор)
176 часов
44 000 (250 руб./час)
Оплата труда (главный
бухгалтер)
64 часа
9 600 (150 руб./час)
Курсы по управлению
проектами
-
55 000 (5500 руб./чел. * 10
чел.)
Курсы по маркетингу
-
13 000
Резервный фонд
-
15 000
ИТОГО
163 000
Оплата команды проекта, была составлена исходя из расчета средней
стоимости рабочего часа. Для обучения персонала были найдены курсы по
управлению проектами в компании «Центр развития профессионализма», где
будет проведен краткий курс по управлению проектами для фирмы, время