54
- конкурс резюме проводит специалист по персоналу, основываясь на
должностной инструкции и заявке на подбор специалиста. Таким образом, он
располагает минимальной информацией. Эффективность и качество работы
специалиста по персоналу с собранной базой резюме зависит от того, насколько
он осведомлен о специфики предлагаемой работы. На предприятии сложился
очень субъективный процесс подбора персонала: не имея разработанного
портрета идеального работника, специалист по кадрам ориентируется на свое
представление о будущем работнике;
- отсутствует четкая схема подбора персонала.
Выявленные недостатки указывают на то, что в данном отделе
сложилась достаточно построенная система подбора персонала, однако не без
изъянов, при устранении которых можно будет говорить об идеальной системе
персонала.
В целях устранения недостатков сложившейся системы подбора
персонала необходим комплекс мероприятий для повышения эффективности
подбора кадров.
55
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА ПОДБОРА
ПЕРСОНАЛА В ООО «МЕТРОПОЛИС»
3.1. Пути совершенствования процесса подбора работников индустрии
гостеприимства
Повышение качества управления персоналом на современном этапе
является одним из главных составляющих элементов экономической политики
любого предприятия. Одним из важнейших путей решения этой проблемы
является автоматизация деятельности по управлению персоналом, что
позволяет предоставить руководству и службам предприятия оперативный
доступ к данным по кадровым ресурсам предприятия, повысить уровень и
скорость принятия решений, обеспечить оперативность внутреннего
документооборота, административного контроля и многое другое.
В системе управления персоналом активно используются те
программные комплексы оперативного кадрового учета и управления, которые
можно отнести к лидерам: «БОСС-Кадровик» (компания «БОСС. Кадровые
системы»), «1С: Зарплата и управление персоналом 8» (фирма 1С),
«АиТ:/Управление персоналом» (фирма АиТ Софт»). Данные системы
позволяют автоматизировать процесс выполнения типового перечня задач,
относящихся к области кадрового учета: персональный учет сотрудников,
статистический и оперативный учет и отчетность, анализ движения кадров,
анализ качественного состава кадров и формирование кадровой отчетности.
Кроме того, в системе управления широко применяются интернет-
технологий в управлении персоналом. Облачные технологии – это очень
современный подход к эффективной автоматизации процессов предприятия с
сокращением сроков внедрения в бизнес нового программного обеспечения,
освобождения площадей от ИТ-инфраструктуры, минимизацией набора
лицензионного программного обеспечения и др.
Реализуемый функционал online-решений с точки зрения управления
персоналом колеблется от автоматизации утилитарных действий (ввод и
56
хранение основной информации о сотруднике) до полноценных систем,
реализующих практически весь спектр задач управления персоналом па
современном этапе. В качестве рекомендаций будут предложены такие системы
на основе использования модели CRM. Подход к бизнесу, основанный на CRM,
подразумевает непрерывное, направленное на клиентское поле, использование
управленческих и информационных инструментов, которые обеспечивают
компании возможность сохранять и анализировать свои отношения с
клиентами для того, чтобы извлекать из выводов информацию способную
помочь в обеспечении интересов бизнеса.
Преимущества модели CRM в управлении персоналом:
Найм сотрудников. Первая задача менеджера по персоналу — это поиск
сотрудников. Прежде всего, руководитель проекта создает в системе задачу,
описывает компетенции соискателей на нужную вакансию и устанавливает
сроки исполнения. HR-специалист проводит предварительные собеседования
с соискателями и добавляет их резюме в задачу. Таким образом, ему не нужно
рыскать по своей почте в поисках разных резюме, все под рукой. Информация
при этом доступна всем, кому она необходима. Не нужно пересылать анкеты
по почте от подчиненного руководителю и наоборот.
Более того, CRM предполагает наличие календаря, который позволяет
HR-специалисту увидеть свободные «окна» в расписании руководителя и
назначить на это время собеседование. Руководитель получит уведомление,
а перед встречей — напоминание. И все это без лишних писем и звонков.
База для HR. Все присланные резюме аккумулируются в системе, при
этом анкеты претендентов на конкретную вакансию остаются в специально
созданной для нее задаче. Постепенно у HR-компании или HR-департамента
формируется собственная база кандидатов. При этом информацию на любого
соискателя можно найти буквально в два клика.
CRM-система позволяет не только хранить данные, но и вести поиск
кандидатов по базе, используя разные фильтры. Можно найти нужных
кандидатов по размеру зарплаты, компетенциям, работе удаленно или в офисе.
57
Процесс приема на работу. Чем крупнее компания, тем, как правило,
дольше происходит процесс приема соискателя на работу: сотрудник должен
принести документы, кадровая служба — все это оформить, а затем
проследить, чтобы с «новеньким» провели инструктаж, чтобы он подписал
необходимые документы и получил готовое рабочее место. Кроме того,
неплохо, чтобы кто-то ввел нового сотрудника в курс дела. И снова в системе
CRM создается задача. Например, IT-служба за день до выхода нового
сотрудника на работу получает задачу проверить готовность компьютера,
служба безопасности — провести инструктаж, руководитель отдела — открыть
доступ к текущим рабочим задачам в той же CRM-системе. Все задания
раздаются парой кликов, и кадровая служба видит, как они выполняются. Если
задача не выполняется в срок, система показывает тревожный красный значок
«срыв дедлайна». При этом сразу видно, кто нарушил сроки.
Контроль эффективности сотрудников. Задачник, встроенный в CRM,
помогает выявлять бездельников. HR-специалисту и руководителям
соответствующих подразделений компании больше не стоит заботиться о том,
кто в коллективе задерживает работу, срывает сроки и тем самым тормозит весь
отдел. В задаче руководитель не только дает поручения сотрудникам, но
и устанавливает дедлайн. Система наглядно демонстрирует, кто успел
выполнить работу в срок, а кто нет (задача в системе окрашивается в красный
цвет, а рядом появляется значок огня, то есть горящего дедлайна). Конечно,
выполнению задания в срок могли помешать какие-то не зависящие от
сотрудника обстоятельства, но, если его задачи «горят» регулярно, есть повод
задуматься, а не бездельник ли он.
Контроль удаленных сотрудников. Даже те сотрудники, которые
работают вне офиса, благодаря CRM остаются под контролем. Ведь CRM —
это облачная программа, работающая через интернет. Это значит, что она легко
устанавливается на любой компьютер с выходом в интернет. Более того, даже
на телефон или планшет можно установить мобильную версию. И удаленный
сотрудник наравне с офисными получит задачи с дедлайнами, почтовый ящик и
58
доступ в корпоративный чат. Его работу и эффективность также легко
отследить.
Нематериальная мотивация сотрудников. Мотивация персонала,
пожалуй, самая актуальная задача для HR-специалиста. В модели CRM при
создании задачи можно задать опцию «мораль». Это условные баллы для
сотрудников, которые они получают за хорошую работу, качественно
и вовремя выполненные задания. И сотрудники, и руководители видят, у кого
сколько баллов. При желании отличившихся «высокоморальных» сотрудников
можно как-то поощрить, к примеру, особо выделить на корпоративных
мероприятиях.
Таким образом, внедрение модели CRM позволит повысить
эффективность кадровой работы, оптимизировать процессы найма, обучения
контроля и мотивации сотрудников ООО «Метрополис». Далее оценим
эффективность данной интернет-технологии в системе управления персоналом
исследуемого предприятия.
3.2. Разработка мероприятий по внедрению инновационного метода
подбора персонала в практику ООО «Метрополис»
При анализе организации подбора персонала в ООО «Метрополис»
были выявлены как достоинства, так и недостатки данной системы.
Проанализировав их, мы пришли к выводу о несовершенстве системы подбора.
В целях повышения эффективности системы подбора персонала ООО
«Меторополис» нами предлагаются следующие рекомендации по ее
совершенствованию. Этапы разработки мероприятий сведены в таблице 10.
Таблица 10
Мероприятия по совершенствованию организации подбора
персонала в ООО «Метрополис» и повышению эффективности его
использования
Проблема
Мероприятия
Ответстве
нные
Сроки
провед
ения
Затраты
1. Не разработана
система
предварительного
- проанализировать
процесс подбора
персонала;
Менеджер
по
персоналу,
Январь
–
феврал
Входит в
должностн
ую
59
подбора персонала
- проанализировать
выполнение плана по
численности;
- определение
отклонений
численности
сотрудников;
- проанализировать
использование
рабочего времени;
- разработать
программу поиска
персонала, в которой
указываются этапы
подбора,
ответственные
исполнители и сроки
выполнения
начальник
ь
инструкци
ю
менеджера
по
персоналу
2. Не ведется
статистика по
увольняющимся
работникам (в т.ч.
причины ухода)
- разработать анкету
увольняющегося для
выявления причин
текучести кадров
Менеджер
по
персоналу
Январь
–
феврал
ь
Входит в
должностн
ую
инструкци
ю
менеджера
по
персоналу
3. Не применяется
анкета для
претендентов на
вакантные
должности, вместо
анализа
биографических
данных используются
собеседования;
4. Конкурс резюме
проводит специалист
по персоналу,
основываясь только
на должностной
инструкции и заявке
на подбор
специалиста;
5.Не разработаны
описания должностей
- разработать форму
анкеты для
поступающих вновь
работников на
свободные вакансии
при оформлении на
работу;
- разработать тесты
на проф.
пригодность; -
разработать бланки
описания профессий
для ознакомления
претендентов с
требованиями,
предъявляемыми к
кандидату на
вакантные должности
Менеджер
по
персоналу,
начальник
отдела
кадров
Март –
апрель
Затраты,
связанные
с
разработко
й тестов на
проф.
пригодност
ь – 38 000
руб.
6. Незначительно
используется подача
объявлений о
вакансиях в
специализированных
газетах общего
пользования
- подготовить базу
данных о имеющихся
вакансиях и создать
оптимальную форму
подачи объявления о
вакансиях
Менеджер
по
персоналу
Март –
апрель
Затраты на
размещени
е
объявлени
й – 15 000
руб./год.
60
Цель мероприятий: путем формирования и четкого контроля подбора
кадров повысить привлечение высококвалифицированных работников в отдел.
Задача мероприятий:
1. Рассмотреть схему подбора кадров в ООО «Метрополис»;
2. Разработать оптимальный процесс подбора персонала в ООО
«Метрополис»;
3. Спрогнозировать социально-экономическую эффективность подбора
персонала.
Продолжительность мероприятий: январь-апрель текущего года.
Этапы мероприятий:
1. Исследование. Процесс предварительного исследования состоит из:
а) анализа кадровой политики службы: анализ движения рабочих сил в
подразделении; выполнение плана по численности; измерение и использование
рабочего времени;
б) рассмотрения проблемы и пожеланий начальника службы, рядовых
сотрудников для создания внутреннего имиджа, так как одними из самых
важных источников информации о предприятии являются отзывы работников.
Методы исследования: наблюдения, анонимное анкетирование,
собеседования и др.
Результат: определение степени преданности сотрудников предприятию.
2. Планирование. Подготовить перечень планов для программы подбора
кадров: совершенствование подбора персонала; формирование внешних
источников подбора персонала; формирование внутренних источников подбора
персонала; формирование критериев подбора персонала.
3. Реализация: комплексной программы по формированию подбора
персонала; составление оперативных планов мероприятий по формированию
основных критериев и программ по подбору персонала, бюджетирование и
непосредственное их выполнение; поддержание обратной связи со
специалистом по кадрам для проведения необходимой корректировки.
4.Оценка результатов. Оценка достигнутых результатов проводится на
61
основе определения: реализации мероприятий плана; динамики посещаемости
корпоративного сайта; мониторинга прессы, публикаций в СМИ.
Затраты на данные мероприятия заложены в бюджет и составляют 53
000 руб.:
- подача объявлений в СМИ, включая корпоративное телевидение 15 000
руб.;
- затраты, связанные с разработкой тестов на проф. пригодность (оплата
работы в выходные дни + премия по КТУ = 38 000 руб.).
Для разработки данных тестов планируется создать комиссию,
состоящую из менеджера по персоналу, начальников подразделений ООО
«Метрополис», а также начальника ООО «Метрополис» (6 человек). Члены
комиссии выводятся в течение двух выходных дней для полной проработки и
оформления тестов. Разработанная схема процесса подбора персонала
представлена в Приложении 1.
Подбор кадров, его качество, эффективность и обоснованность,
ключевой элемент кадровой политики, залог стабильной жизнедеятельности,
экономического развития организации, показатель стабильности, один из
ключей, формирующих имидж компании.
До настоящего времени подбор персонала на предприятии считался
довольно официальным и будничным делом. Линейные руководители и
профессионалы непосредственно общались с кандидатами и принимали часто
индивидуальное решение, следуя своей интуиции (или рекомендации
вышестоящего начальства). Применяемые при подборе претендентов тесты
предназначены для того, чтобы получить психологический портрет кандидата,
оценить его способности, а также профессиональные знания и навыки. Они
позволяют сравнивать кандидатов между собой. Тесты используются для
измерения качеств человека, необходимых для результативного выполнения
работы. Как правило, при тестировании выполнение заданий и ответы на
вопросы осуществляются письменно самими кандидатами, после чего
оцениваются и интерпретируются результаты.
62
3.3. Экономическое обоснование целесообразности внедрения проекта
совершенствования процесса подбора персонала
Любой проект требует своих издержек, в результате которых
предприятие получает определенную выгоду и доход.
При оценке эффективности главными являются следующие факторы:
рентабельность вложения средств;
сроки окупаемости;
степень риска.
Количественная оценка заключается в расчете экономического эффекта,
который равен разнице между доходами и затратами на реализацию проекта».
Совокупные затраты на реализацию мероприятий представлены в
таблице 11.
Таблица 11
Совокупные затраты на реализацию мероприятий
Показатель
Сумма, руб.
Затраты на размещение объявлений в СМИ
15 000
Затраты на разработку тестов на проф. пригодность
38 000
Итого:
53 000
Таким образом, совокупные затраты составят 53 000 руб.
В таблице 12 приведена социально-экономическая эффективность
предложенных мероприятий по совершенствованию организации подбора
персонала в ООО «Метрополис».
Таблица 12
Социально-экономическая эффективность предложенных
рекомендаций
Организационная
эффективность
Социальная
эффективность
Экономическая
эффективность
1. Повышение уровня
производительности труда и
сокращение потерь рабочего
времени; 2.
Целенаправленное обучение
работников;
3. Эффективная организация
работы с новичками и
кадровым резервом
1. Улучшатся результаты
работы всей службы;
2. Улучшается микроклимат
и взаимоотношение в
коллективе;
3. Повышается
заинтересованность
работника в результатах
своего труда
1. Снижение
текучести кадров;
2. Сокращение
затрат на
привлечение новых
работников;
3. Увеличение
производительности
труда
63
По данным исследований отдела кадров ООО «Метрополис», от
внедрения предложенных нами мероприятий предполагается получить
следующий результат:
уменьшение текучести кадров на 1%, что составит примерно 2
чел./год:
2 × 18489 × 12 = 443 736 руб./год,
где 18489 руб. - расходы, связанные с заменой 1-го работника.
уменьшатся затраты на обучение вновь принятого персонала: при
обучении новых работников возьмем в расчет обучение 5-х человек в ООО
«Метрополис» со стоимостью 20500 руб.:
5 × 20500 = 102 500 руб.
увеличение производительности труда на 5%, что составит 138 248
руб./год для ООО «Метрополис»;
Далее сложим полученные результаты от внедрения мероприятий:
443736 + 102500 + 138248 = 684 484 руб.
Экономическая эффективность от внедрения мероприятий составляет:
684 484 – 53 000 = 631 484 руб./год
Таким образом, проект является социально и экономически
эффективным, а результатами внедрения современных подходов в организацию
подбора персонала являются: фундамент для построения системного подхода к
эффективному управлению персоналом; инструмент воздействия на
эффективность работы каждого работника службы; персонал, для которого
трудовая деятельность является не только средством получения заработка, но и
средой для раскрытия своего потенциала; повышенный профессиональный
уровень труда работников отдела; положительный имидж работодателя.
Итак, рассмотрев процесс подбора персонала в ООО «Метрополис»,
были разработаны рекомендации по совершенствованию данной процедуры,
как основополагающей составляющей системы управления персоналом.
Предложено ввести в существующую систему ряд мероприятий для