54
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ
ЗАКУПКАМИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕТИ МАГАЗИНОВ
ООО «ТД «ЭКОНОМ СТРОЙ»
3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию процесса
управления закупками в сети магазинов «Эконом Строй»
Проведенный анализ позволил выявить ряд проблем влияющих на
эффективность закупочной деятельности:
1) отсутствие категорийных менеджеров;
2) несмотря на то, что складская логистика развита достаточно неплохо,
не все заключенные договора выполняются в полном объеме;
3) время обращения товарных запасов имеет тенденцию к снижению, но
остается достаточно высоким для организации.
Таблица 3.1
Пути совершенствования закупочной логистики в ТД «ЭкономСтрой»
Проблема
Предлагаемое решение
Результаты решения проблемы
Отсутствие специалистов по
товарным группам (категорийных
менеджеров)
Создание отдела закупок с
введением должности
категорийного менеджера по
основным товарным категориям
Более тесная и мобильная связь с
поставщиками
Оптимизация товарных запасов
Высокая продолжительность
процесс закупки и оформления
документов (от недели до месяца)
Установка программного
обеспечения, позволяющего
реализовать современный подход к
закупочной логистике
Снижение процесса закупки от
нескольких часов до 3 дней
Длительное время обращения
товарных запасов
Сокращение время оборота
товарных запасов
Таким образом, для повышения эффективности закупочной
деятельности в ТД «ЭкономСтрой» и решения выявленных проблем
необходимо реализовать следующие мероприятия:
1) реорганизовать отдел закупок с введением должности категорийного
менеджера;
2) установить программное обеспечение, позволяющее реализовать
современный подход к закупочной логистике.
Предложенные мероприятия взаимосвязаны. Рассмотрим, что
необходимо для их реализации.
55
Реорганизация отдела по закупкам включает в себя следующие
мероприятия:
1) разработка положения «об отделе по закупкам»;
2) определение функций и задач, которые будут реализовывать
категорийные менеджеры отдела;
3) реорганизация структуры отдела, определение горизонтальных и
вертикальных связей с другими подразделениями;
4) подбор и обучение персонала;
5) подготовка и оснащение рабочих мест.
Цель внедрения категорийного менеджмента - достижение
эффективности в процессе взаимодействия всех бизнес-функций компании
применительно к конкретному товару, оптимизация взаимодействия между
поставщиком и розничным продавцом.
Ключевым показателем категорийного менеджмента служит
рентабельность продаж определенной товарной категории. Каждая товарная
категория при этом рассматривается как отдельное бизнес-направление,
включающее в себя товары и услуги, которые удовлетворяют потребности
покупателя, и которая предполагает наличие одного ответственного за
происходящее в рамках категории.
Суть категорийного менеджмента - управление категориями товаров,
наблюдение, анализ, распределение товаров на группы так, как их определяет
для себя покупатель, а не так как, как удобно специалисту по закупкам или
товароведу. Категорийный менеджмент предполагает разделение ассортимента
на группы и категории, часто вопреки общепринятой логике товароведения.
Цели категорийного менеджмента заключаются в максимальном
удовлетворении потребностей покупателей и одновременно в повышении
эффективности взаимодействия между поставщиком и продавцом.
Задачи категорийного менеджмента: оптимизировать товарные запасы,
увеличить объем продаж, снизить количество мало оборачиваемых и
неликвидных позиций, повысить рентабельность продаж.
56
В настоящее время структура отдела закупок имеет следующую
структуру (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Существующая организационная структура отдела закупок
После реорганизации структура отдела закупок будет иметь следующий
вид (рис. 3.2.).
Рис. 3.2. Организационная структура отдела закупок после реорганизации
Функции и задачи отдела закупок после реорганизации представлены в
таблице 3.2.
Таблица 3.2
Функции и задачи отдела закупок в ТД «ЭкономСтрой»
Должность
Функции и задачи
Руководитель
отдела закупок
- Введение текущей и отчетной документации по закупкам
- Оценка оборачиваемости товарных запасов.
- Выявление пробелов в ассортименте.
- Оценка избыточности/недостатка товарных запасов
- Оптимизация складских запасов и товарных потоков на основе выявления и реализации
продукции повышенного спроса;
- Оптимизация управления финансами в каждой категории товаров;
- Разработка четкой ассортиментной политики;
- Разработка системы оценки эффективности.
Категорийный
менеджер
- четкое разбиение товарных групп на категории;
- определение правильного позиционирования товара в категории;
- разработка и проведение промопрограммы в рамках категории;
- анализ влияния различных групп товаров как в категориях, так и между ними;
- учет интересов производителей, поставщиков, покупателей
Специалист по
поставкам
- анализ рынка товаров и услуг с определением продукции, максимально
удовлетворяющей возможный спрос покупателя
- изучение рынка поставщиков, привлечение к сотрудничеству наиболее выгодных
поставщиков,
- построение процесса эффективной взаимосвязи поставщика и покупателя
- подготовка документов на заявку, согласование всех проблемных вопросов
Руководитель отдела закупок (1 ед.)
Специалист по поставкам (2 ед.)
Руководитель отдела закупок (1 ед.)
Категорийный менеджер (3 ед.)
Специалист по поставкам (2 ед.)
57
На начальном этапе категорийные менеджеры будет отвечать за
наиболее значимые категории товара «строительные материалы», «сантехника»
и «изоляционные материалы» и «мебель» и «интерьер». В последующем
планируется введение категорийных менеджеров и на остальные товарные
категории.
Также рассмотрим взаимоотношения и связи отдела закупок с другими
подразделениями компании (рис. 3.3)
Рис. 3.3. Сотрудничество отдела закупок с подразделениями
ТД «ЭкономСтрой»
Таким образом, процесс нового и существующего подхода к закупкам
отличается по следующим критериям (табл. 3.3).
Таблица 3.3
Отличия нового и старого подхода к закупочной деятельности
в ТД «ЭкономСтрой»
Критерий
Старый подход
Новый подход
Определение
потребности в
закупках
Только по заявке от розничного
магазина
Определение предварительной потребности
магазина в конкретных категориях товара
Оплата
На каждую закупку составляется
бюджет, который утверждается
руководством
У каждого категорийного менеджера существует
выделенный бюджет, который он распределяет в
течение года на закупку товарных групп в
зависимости от ряда факторов (спроса, сезонности
и пр.)
Скорость поставки
Длительный процесс от поступления
заявки до поставки в магазины
Поставка основных видов товарной продукции по
предварительной закупке
Взаимодействие с
поставщиками
Отсутствие логистического подхода
к поставке товара, т.к. каждая
закупка носит событийный характер
Развитие логистического подхода, осуществление
поставок на опережение по предварительно
составленному графику, без срывов.
Новинки
продукции
Эпизодичная работа. Специалистам
по закупкам некогда было
отслеживать новинки.
Категорийный менеджер обязан отслеживать
новинки продукции, оценивать их спрос, вводить
в существующий ассортимент, оценивать
эффективность
Отдел закупок
Поставщики
Бухгалтерия
Склады
Директор
Розничные
магазины
58
1. Отдел закупок определяет объем закупаемой продукции исходя из
потребностей розничных магазинов. Основой системы снабжения в ТД
«ЭкономСтрой» должен стать шаблон. Он по определению должен отражать
минимальный товарный запас на полке к моменту следующей поставки. Все
остальное должно закупаться с опережением согласно предыдущих продаж
(или фактора сезонности). Шаблоны корректируются специалистом или
категорийным менеджером.
2. Отдел закупок также взаимодействует с бухгалтерией по таким
вопросам, как предоставление необходимой информации и документации для
ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, проведения
инвентаризаций, получения информации, необходимой для решения задач и
выполнения функций отдела.
3. Сотрудничество отдела закупок со складами играет большую роль,
так как, происходит взаимодействие по вопросам контроля над рациональной
организацией складского хозяйства, обеспечения сохранности доставки
продукции, входного контроля поставляемой продукции – специалист обязан
отследить транспортировку товара от склада поставщика до склада ТД
«ЭкономСтрой». Также в работе специалист должен учитывать и проверять
наличие той или иной продукции на складе для оптимизации товарных запасов.
Существующая система закупочной логистики представлена на рис. 2.3.
Новая современная система закупочной логистики должна иметь более
короткий путь (рис. 3.4). С постоянными клиентами нужно работать на
опережение, и предварительно подготовить все документы на оплату и
поставку товара. Отгрузка товара потребителю должна осуществляться по
возможности на прямую, минуя склады. На складах должны находиться запасы,
поставки которых носят плановый характер, согласно условиям договора.
Для эффективного функционирования необходимо установить
программное обеспечение «1С – управление закупками».
59
Рис. 3.4. Новая современная система закупочной логистики
ТД «ЭкономСтрой»
Система управления закупками и запасами в «1C ERP Управление
предприятием» обеспечивает менеджеров, отвечающих за снабжение,
информацией, необходимой для своевременного принятия решений о
пополнении запасов ТМЦ, для снижения затрат на закупки и четкой
организации взаимодействия с поставщиками.
Функционал подсистемы управления закупками включает:
- Оперативное планирование закупок на основании планов продаж,
планов производства и неисполненных заказов покупателей.
- Расширенный анализ и выбор поставщиков по ценам и условиям.
- Оформление заказов поставщикам по потребностям в товарах,
материалах и контроль их исполнения.
- Регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по
договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и
сроками поставок.
- Поддержка различных схем приема товаров от поставщиков, в том
числе прием на реализацию и получение давальческого сырья и материалов.
Формирование заявки категорийного менеджера с
определением объема и предварительных сроков
Определение предварительной потребности розничного магазина
по конкретным категориям товарной продукции, объем и сроки
Проверка наличия / отсутствия товарных запасов на складе
Отсутствие товарных запасов
Наличие товарных запасов
Формирование заявки категорийного
менеджера
Доставка товарных ресурсов в магазин
Доставка товарных ресурсов на склад
Осуществление закупки (оплата)
60
- Оформление неотфактурованных поставок с использованием
складских ордеров.
- Регистрация расхождений между сопроводительными документами и
фактически принятым товаром.
- Анализ потребностей склада и производства в товарах, готовой
продукции и материалах.
- Сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и
заказами поставщикам.
- Анализ последствий, к которым может привести невыполнение заказов
поставщиками (к срыву какого клиентского заказа может привести
недопоставка товаров или материалов).
- Планирование закупок с учетом прогнозируемого уровня складских
запасов и зарезервированных ТМЦ на складах.
- Подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории
поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям
доставки, территориальному или прочим произвольным признакам и
автоматическое формирование заказов для них.
- Составление графиков поставок и графиков платежей.
- Оформление заданий на доставку товара.
Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках
поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты
в подсистеме 1С управление закупками предусмотрено использование заказов
поставщикам. Заказ поставщикам – инструмент, позволяющий организовать
процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств
поставщика, так и собственных финансовых обязательств.
Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках
поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты
в подсистеме 1С управление закупками предусмотрено использование заказов
поставщикам. Заказ поставщикам – инструмент, позволяющий организовать
61
процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств
поставщика, так и собственных финансовых обязательств.
Таким образом, 1С:ERP позволяет комплексно усовершенствовать
управление закупками: выстроить эффективную систему управления закупками
и запасами и провести автоматизацию закупочной деятельности.
Рассчитаем затраты на осуществление предложенных мероприятий и их
эффективность.
3.2 Оценка экономической эффективности мероприятий по
совершенствованию процесса управления закупками в сети магазинов
«Эконом Строй»
Определим единовременные затраты, связанные с реорганизацией
отдела закупок и установкой «1C ERP Управление предприятием» (табл. 3.4).
Для категорийных менеджеров будет оборудован дополнительный офис
площадью 12 кв.м.
Таблица 3.4
Единовременные затраты на реализацию предложенных мероприятий
№
п/п
Наименование статьи затрат
Количество
Общая стоимость, руб.
1
Косметический ремонт
150 000,0
2
Оснащение рабочих мест
430 000
Мебель для сотрудников (рабочий стол, кресло,
тумбы)
3 комплекта
160 000,0
Офисная техника (компьютеры, телефоны, принтер,
факс, ксерокс и пр.)
3 комплекта
180 000,0
Мебель кабинета (сейфы, стеллажи, стулья и пр.)
40 000,0
Элементы интерьера (жалюзи, часы)
50 000,0
3
Лицензия на ПО «1С – управление закупками»
3 лицензии
60 000
4
Подбор и обучение сотрудников
50 000,0
5
Прочее (канцтовары и т.п.)
10 000,0
Итого:
700 000,0
Единовременные затраты, связанные с реализацией предложенных
мероприятий составляют 700 000 рублей, и финансирование будет
осуществляться за счет ТД «ЭкономСтрой».
Определим увеличение текущих затрат на месяц и на полгода (второе
полугодие 2019 года) в таблице 3.5.
62
Таблица 3.5
Текущие затраты на реализацию предложенных мероприятий
Наименование статьи затрат
В месяц, руб.
2 полугодие 2019 год
(за 6 мес.), руб.
1.
Аренда офиса
12000
72000
2.
Заработная плата (3 сотрудника)
75000
450000
3.
Социальные отчисления
22500
135000
4.
Расходы на связь и обслуживание ПО
2000
12000
5.
Расходы на развитие персонала (обучение)
3000
18000
6.
Прочие (связь, канцтовары и пр.)
2000
12000
Итого:
116500
699000
Как показали расчеты в таблице 3.5 величина издержек вырастет на
116 500 рублей ежемесячно, и за полгода составят 699 тыс. рублей.
Рассчитаем эффект от реализации предложенных мероприятий по
оптимистическому, пессимистическому и реалистичному прогнозу (таблица
3.5).
За счет сокращения сроков на обработку и поставку товаров, компания
сможет привлечь больше клиентов. Что в свою очередь повлияет на рост
товарооборота. Расчет произведен на основании данных 2 полугодия 2018 года
(табл. 2.1). Прирост себестоимости определен ростом объема закупок товарно-
материальных ресурсов.
Таблица 3.6
Данные для расчёта эффективности предложенных мероприятий
за второе полугодие 2019 года
Показатель
Прогноз на 2 полугодие 2019 года
Оптимистический
Реалистический
Пессимистический
Прирост товарооборота, %
15
10
5
Прирост товарооборота, тыс. руб.
53265,000
35510,000
17755,000
Себестоимость, тыс. руб.
34622,250
23081,500
11540,750
Текущие затраты, тыс. руб.
699,000
699,000
699,000
Прибыль до налогообложения, тыс.
руб.
17943,750
11729,500
5515,250
Налог на прибыль, тыс. руб.
3588,750
2345,900
1103,050
Чистая прибыль, тыс. руб.
14355,000
9383,600
4412,200
Коэффициент эффективности (Кэ)
20,51
13,41
6,30
Срок окупаемости, лет
0,02
0,04
0,08
Коэффициент эффективности рассчитаем по следующей формуле [11]:
К
Э
= ЧП : EЗ (3.1)
где К
Э
– коэффициент эффективности предлагаемого мероприятия (проекта);
63
ЧП – чистая прибыль;
EЗ – единовременные затраты на реализацию мероприятия (проекта).
Коэффициент эффективности предложенных мероприятий по
реалистичному сценарию за 6 месяцев составит 13,41. Срок окупаемости
вложенных единовременных затрат 0,04 года (или менее месяца).
Своевременность поставок товарных ресурсов повлияет на показатели
оборачиваемости товарных запасов. В таблице 3.7 представлен расчет
прогнозных показателей оборачиваемости по реалистичному сценарию.
Таблица 3.7
Прогнозные показатели оборачиваемости товарных запасов
в ТД «ЭкономСтрой» после реализации предложенных мероприятий
Наименование показателя
До мероприятия
После мероприятия
изменения
2018 год
2 полугодие
2019 год
2 полугодие
Абс. откл.
Тпр, %
Средний товарооборот,
тыс. руб.
29591,67
390610,00
361018,335
1220,00
Средние запасы, тыс. руб.
26568,75
33245,45
6676,700
25,13
Однодневный
товарооборот, тыс. руб.
1972,78
2122,88
150,10
7,61
Время обращения, дни
26
16
-10
-39,77
Размер средних запасов станет меньше за счет поставки ряда товарной
продукции напрямую от поставщика потребителю. Увеличится однодневный
товарооборот на 7,61%, а время обращения товарных запасов снизится на 10
дней (со 26 до 16 дней).
Таким образом, внедрение предложенных мероприятий позволит
повысить эффективность процесса управления закупками, за счет:
1) реорганизации отдела закупок и введения категорийных менеджеров,
что позволит распределить процесс закупок по отдельным товарным
категориям, и повысит его эффективность.
2) оптимизации процесса работы с поставщиками;
3) сокращения время обращения товарных запасов.
Следует отметить дополнительные положительные моменты от
внедрения предложенных мероприятий по совершенствованию процесса
управления закупками: