14
Существенной частью закупочной деятельности являются экономические
расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы
и решения. При этом определяют следующие виды затрат:
- затраты на выполнение заказа по основным видам материальных
ресурсов;
- затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;
- затраты на грузопереработку;
- затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;
- затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;
- затраты на поиск информации о потенциальных поставщиках.
7. Координация и системная взаимосвязь закупок с производством,
сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками.
Это специфическая задача закупочной логистики, решаемая посредством
организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а так
же тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники
и технологии [8].
Согласно вышеизложенному, можно сделать вывод, что для ежедневного
выполнения задач закупочной деятельности требуется наличие широкого круга
стандартных оперативных процедур. Выявление задач, целей и функций
закупочной деятельности позволяет более точно и правильно организовать и
спланировать снабжение на предприятии.
1.2 Содержание существующих методик управления закупками в
закупочной логистике
Свою деятельность логистика снабжения предприятий регулирует
согласно выбранному методу. В закупочной логистике широко применяются
[11]:
1. Система поставок «точно в срок»;
2. Метод быстрого реагирования;
3. Метод увеличения объемов закупок;
15
4. Метод уменьшения объемов закупок;
5. Закупка товара с консигнационного склада и пр..
Рассмотрим их более подробно.
1) Система поставок «точно в срок» (just in time - ТВС), используемая в
промышленной сфере и торговле; метод быстрого реагирования,
разработанный на основе системы поставок «точно в срок».
Система «точно в срок» - это современная система производства и
поставки деталей, комплектующих изделий к месту производственного
потребления или в торговую организацию в необходимых количествах и в
нужное время с минимальными затратами.
Принципиальное отличие системы «ТВС» от традиционной формы
закупок показано на рисунке 1.2 и 1.3.
Рис. 1.2. Традиционный подход при осуществлении закупок
Рис. 1.3. Современный подход при осуществлении закупок
(система ТВС)
Система «ТВС» предполагает работу потребителей с гораздо более
низким запасом, чем в условиях традиционных закупок.
При этом повышаются требования к надежности всех участников
логистического процесса, в том числе и к транспортникам. Поэтому если в
условиях традиционных закупок при выборе перевозчика в первую очередь
обращают внимание на перевозочные тарифы, то в системах ТВС предпочтение
отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения
сроков доставки товара.
16
Система «Точно в срок» может реализовываться способами,
приведенными в таблице 1.3 [18].
Таблица 1.3
Способы реализации системы «Точно в срок»
Способ
Характеристика
Открытые заказы
Поставка определенного количества товара без права его отгрузки поставщиком до
получения соответствующего требования от заказчика. При этом заказ может
уточняться и корректироваться (по времени и объемам текущих поставок)
Электронные заказы
Оплата заказов с помощью электронного фонда перечислений за полученное
количество единиц товара; использование стандартной процедуры электронных
расчетов. Упрощение связи поставщика и потребителя
Закупки без запасов
Поддержание поставщиком запасов для потребителей. Осуществление поставщиком
поставок для конкретного заказчика на основе имеющихся запасов требуемого
продукта в нужном количестве
Закупки по стандарту
Определение содержания и порядка закупок соответствующими стандартами,
общими как для поставщика, так и для потребителя
В таблице 1.4 представлены преимущества и проблемы использования
системы «Точно в срок».
Таблица 1.4
Преимущества и проблемы системы «Точно в срок»
Преимущества
Проблемы
Эффективность от использования
- исключение некоторых операций
из цепи поставок;
- увеличение затрат
поставщика
- сокращаются текущие запасы, так
как товары поступают в торговый
зал;
- высокое качество готовой
продукции и логистического
сервиса;
- рост коммерческого риска,
возможно несовпадение
ожиданий поставщика и
фактических нужд
потребителя
-· сокращаются запасы в пути, так
как уменьшается время доставки за
счет использования складов,
расположенных вблизи, либо
складов поставщиков;
- улучшается качество товара, так
как используются поставщики,
качество продукции которых
сертифицировано;
- невыгодность частых мелких
поставок
- сокращаются страховые запасы,
так как увеличивается надежность
поставок за счет перехода на
долгосрочные отношения с
проверенными поставщиками и
перевозчиками;
- увеличивается надежность
поставок, так как возникает
совместная заинтересованность в
функционировании ТВС;
- неудобный для поставщика
график поставок
- эффективная информационная
поддержка синхронизации всех
этапов закупки, производства и
сбыта готовой продукции.
Система «точно в срок» возможна только при наличии долгих
доверительных отношений между заказчиком и поставщиком, который берет на
себя еще и контроль качества продукции. Так же и с перевозками —
предпочтение в системе «точно в срок» отдается самому надежному
перевозчику, соблюдающему сроки, возможно с не самыми выгодными
тарифами.
17
2) Метод быстрого реагирования - это метод планирования и
регулирования поставок товаров в производственной организации или
организации торговли, в основе которого лежит логистическое взаимодействие
между организацией - потребителем продукции, его поставщиками и
транспортом. Этот метод разработан в результате развития философии «точно в
срок».
Суть метода раскрыта в его названии: быстрая реакция логистической
системы (рисунок 1.4) на возникший спрос [16].
Рис. 1.4. Логистическая система, реагирующая на возникший рыночный спрос
Если поставщиком является производственная организация, то она
должна иметь возможность оперативно перестраивать производство на выпуск
нужной потребителю продукции. Поставщик должен иметь возможность
быстрого доступа к информации о реальном спросе, который предъявляет
потребителю рынок. Решение о поставке товара в организацию торговли
организацией-поставщиком принимается тогда, когда достаточно высока
вероятность возникновения реальной потребности в товаре данного вида.
Пересдача заказа и поставка товаров должны осуществляться без каких-либо
задержек.
3) Метод увеличения объемов закупок:
- Учитывается спрос на определенные виды товара;
- Спрос анализируется на протяжении года (чтобы обозначить сезонные
колебания);
- Определяется оптимальное количество запасов на протяжении года;
- Решение о накоплении запасов принимается на основании числа заказов.
4) Метод уменьшения объемов закупок.
18
- Ежемесячно проводится анализ сбыта непопулярных товаров;
- Выделяются виды продукции, чей объем запасов следует сократить;
- Определяются критерии, по которым принимается решение о
сокращении некоторых видов запасов;
- Доля нереализуемого товара стремится к минимуму.
5) Закупка товара с консигнационного склада.
Поставщик может быть способен к управлению запасом готовой
конечной продукции (которая являться запасом сырья покупателя) более
эффективно, чем покупатель, из-за высокого уровня процедуры контроля запаса
конкретной продукции. Покупатель несет ответственность за учет выдачи
товара с консигнационного склада, оплату за выданный товар и уведомление
поставщика по необходимости пополнить запасы товара. Проверка объема
товара, оставшегося на складе должна регулярно проводиться совместно. Такая
стратегия имеет преимущество как для поставщика (гарантированный объем
закупки), так и для покупателя (снижение инвестиций в запас).
Выбор способа закупок зависит от сложности конечного продукта,
состава комплектующих изделий и материалов. Основными способами закупок
являются:
1. оптовые закупки;
2. регулярные закупки мелкими партиями;
3. закупки по мере необходимости
4. различные комбинации перечисленных методов.
У каждого способа есть свои преимущества и недостатки, которые
необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. В таблице
1.3 представлены наиболее часто используемые способы.
В процессе планирования закупок, необходимо определить: какие
материалы требуются; количество материалов, которые понадобятся для
производства продукта; время, когда они понадобятся; возможности
поставщиков, у которых могут быть куплены товары; требуемые площади
19
складских помещений; издержки на закупки; возможности организации
производства некоторых деталей на своем предприятии.
Таблица 1.5
Преимущества и недостатки способов управления закупками
Способ
Содержание способа
Преимущества
Недостатки
Закупка товара
одной партией
предполагает поставку
товаров большой партией за
один раз (оптовые закупки)
- простота оформления
документов,
- гарантия поставки всей партии,
- повышенные торговые скидки
- большая потребность
в складских
помещениях,
- замедление
оборачиваемости
капитала
Регулярные
закупки
мелкими
партиями
покупатель заказывает
необходимое количество
товаров, которое
поставляется ему партиями в
течение определенного
периода
- ускоряется оборачиваемость
капитала, так как товары
оплачиваются по мере
поступления отдельных партий;
- достигается экономия площади
складских помещений;
- сокращаются затраты на
документирование поставки,
поскольку оформляется только
заказ на всю поставку.
- вероятность заказа
избыточного
количества товаров;
- необходимость
оплаты всего
количества товаров,
определенного в
заказе.
Ежедневные
(ежемесячные)
закупки по
котировочным
ведомостям
широко используется там,
где закупаются дешевые и
быстро потребляемые
товары. Котировочные
ведомости составляются
ежедневно (ежемесячно) и
включают: полный перечень
и количество товаров,
имеющихся на складе.
- ускорение оборачиваемости
капитала,
- снижение затрат на
складирование и хранение,
- своевременность поставок
- вероятность заказа
избыточного
количества товаров;
- необходимость
оплаты всего
количества товаров,
определенного в
заказе.
Получение
товара по мере
необходимости
Количество поставляемых
товаров не устанавливается,
а определяется
приблизительно; поставщики
перед выполнением каждого
заказа связываются с
покупателем;
- отсутствие твердых
обязательств по покупке
определенного количества
товаров,
- оплачивается только
поставленное количество товара;
- по истечении срока контракта
заказчик не обязан принимать и
оплачивать товары, которые еще
только должны быть поставлены.
- ускорение оборота капитала,
минимум работы по
оформлению документов.
- нет постоянного
поставщика, что ведет
к невыгодным
условиям при заказе и
поставке товаров
- поставщики могут
отказать в поставке
Закупка товара с
немедленной
сдачей.
покупка нечасто
используемых товаров, когда
невозможно получать их по
мере необходимости.
Товар заказывается, когда он
требуется, и вывозится со
складов поставщиков.
- увеличение
издержек, связанных с
необходимостью
детального
оформления
документации при
каждом заказе,
- мелкие размеры
заказов и множеством
поставщиков.
1) Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом
сглаживания колебаний.
20
Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно
повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт.
Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в
предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для
этого же периода:
Прогноз на новый период = прогноз на предшествующий период +
+ а х (фактическое потребление в предшествующем периоде –
- прогноз на предшествующий период). (1.1)
Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так
называемого фактора а, значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем
больше значение а, тем весомее влияние ближайших прошедших периодов, и
метод более подходит для оценки фактического потребления.
2) Детерминированный метод определения потребности в материалах
используется, когда известны определенный период выполнения заказа и
потребность в материалах по количеству и срокам.
3) Стохастический метод означает, что основой для расчета являются
математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность.
4) С помощью эвристического метода потребность определяется на
основе опыта работников.
Выбор метода определения потребности в материалах зависит от профиля
фирмы, возможностей заказчика, типа изделий, наличия и вида складов,
системы контроля над состоянием запасов.
1.3 Показатели, характеризующие экономическую эффективность
процесса управления закупками
Эффективность организации материально-технического снабжения
начинают с оценки конъюнктуры рынка, т.е. изучение основных поставщиков и
цен на поставку материальных ресурсов с учетом транспортно-заготовительных
расходов. [4, с.364-365]
21
В ходе своей деятельности управление системой закупок на любом
предприятии стремится:
1) Расширить ассортимента продукции;
2) Снизить затраты ресурсов;
3) Избавиться от нереализуемых запасов;
4) Контролировать специальные заказы;
5) Контролировать упущенные продажи;
6) Увеличивать сектор стандартных закупок.
Эффективность логистики снабжения на предприятии зависит от
соблюдения следующих принципов работы:
- выполнять четкие сроки закупок, соблюдая обозначенные временные
рамки между возникновением потребности и получением необходимых
ресурсов;
- выполнять количественный объем закупок. Желая сэкономить, можно
ошибиться и закупить слишком мало, что приведет к дефициту и связанным с
ним издержкам (производство остановится без необходимых материалов, а
спрос в торговле останется неудовлетворенным, будет упущена потенциальная
прибыль). Слишком большие закупки вызовут проблемы с реализацией всего
товара и расходы на его хранение;
- приобретать товары исключительно требуемого качества;
- закупать ресурсы по минимальным ценам, с доставкой в самые короткие
сроки, с наименьшими расходами на транспорт и складирование.
Эффективность логистики на этапе материально-технического
обеспечения характеризуется рядом взаимосвязанных показателей, которые
численно выражают результаты деятельности всех подразделений
заготовительной системы по отношению к затратам или ресурсам их
производственного потенциала (Приложение 2). [19]
При определении эффективности закупочных операций необходимо
комплексно оценить работу службы закупок фирмы, приняв во внимание:
- выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям,
22
- выполнение бюджета фирмы и объем сэкономленных средств,
- дополнительные меры по контролю качества входящей продукции,
- объем и стоимость упущенных продаж,
- общий объем операций,
- производительность труда,
- транспортные издержки и т.д.
Исходя из этих данных, можно примерно определить стоимость той или
иной логистической операции в процессе осуществления закупочных функций
— например, среднюю стоимость разработки и оформления заказа или долю
стоимости материальных ресурсов в объеме продаж готовой продукции.
Можно оценить и долю административных затрат по закупке на каждый
рубль, израсходованный на закупки в целом. Проследив, таким образом,
деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности его
функционирования, а также определить имеющиеся проблемные моменты.
Существуют три основных показателя, по которым осуществляется
контроль деятельности закупочного отдела:
- время,
- цены
- надежность поставщиков.
1) Контроль фактора времени подразумевает контроль задержанных
поставок, а также последствий опозданий.
При этом должны анализироваться такие, например, показатели, как:
1. доля задержанных заказов,
2. доля случаев, когда просрочки доставки вызвали ощутимое отсутствие
материальных ресурсов / готовой продукции на складе;
3. число случаев остановки производства в результате просрочки и т.п.
2) Фактор «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках
продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также
попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок.
23
3) Надежность поставщика подразумевает соответствие качества и
объема его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие
параметры позволяют принимать обоснованные решения при выборе продавца:
1. доля просроченных доставок и отказов поставки;
2. доля поставок, не соответствующих договорам по качеству продукции;
3. доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией
4. качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и
числом поврежденных грузов и т.п.
Эффективность работы службы снабжения/закупок фирмы часто
оценивается следующими показателями:
1. сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических
издержек;
2. допустимые уровни брака закупаемой продукции;
3. доля закупок, совершенных вовремя;
4. число ситуаций, когда нужного материального ресурса / готовой
продукции не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства
или выполнения заказа клиента;
5. число изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок (учет по
каждой причине внесения изменений);
6. число полученных и обслуженных заявок;
7. доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и
т.п.
Контроль и анализ логистической функции (процесса) закупок компании
должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по
управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы.
Объем материальных ресурсов оценивается в натуральных единицах
измерения. Впоследствии, когда окончательно определен объем закупок
материально-сырьевых ресурсов со стороны (внешних), оценивают
правильность выбора поставщиков. Такая оценка производится, как правило, в
два этапа.