55
документов, а также повысить экономичность документооборота, что
приведет к эффективной работе всей системы документооборота внутри
организации. Устав проекта представлен в таблице 10.
Таблица 10
Устав проекта
Название проекта
Повышение эффективности
государственной работы Управления
Обоснование инициации проекта
Недовольство сотрудников системой
документооборота.
Стратегические цели проекта
Данный проект позволит повысить
эффективность системы
документооборота всех рабочих
процессов Управления
Результаты проекта
1.Сокращенное количество бумажных
документов
2. Электронный архив документов.
Окружение проекта
Сотрудники Управления.
Ограничения проекта
Нет
Временные рамки проекта
С 15.05.2018 по 16.06.2018 г.
Продолжительность проекта – 1 месяц.
Целевые показатели и критерии
успешности проекта
Реализация проекта в рамках бюджета;
соответствие требованиям сотрудников
Управления; четкая постановка целей
проекта; наличие квалифицированных
исполнителей.
Суммарный бюджет
66 000 рублей.
Генеральная цель проекта – повышение эффективности
государственной службы в Управления Федеральной службы по надзору в
сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по
Новосибирской области.
Задачи проекта:
1. Сокращение количества бумажных документов.
1.1. Выявление лишней информации.
1.1.1. Аудит всех бумажных документов.
1.1.2. Определение документов для дальнейшей работы.
1.1.3. Отправка ненужных документов на списание.
1.2. Списание лишней информации.
56
1.2.1. Составление актов о списании.
1.2.2. Утилизация бумаг.
2. Создание электронного архива документов.
2.1. Перенос документов в электронную форму.
2.1.1. Подготовка документов к сканированию.
2.1.2. Сканирование документов.
2.2. Настройка системы.
2.2.1. Ввод отсканированной документации в систему.
2.2.2. Распределение документов по разделам.
2.2.3. Налаживание процесса работы.
Дерево целей проекта представлено на рисунке 9 ниже.
Реализация данного проекта требует наличия определенных ресурсов.
В таблице 11 ниже представлены типы необходимых ресурсов.
Таблица 11
Характеристика типов ресурсов
Тип ресурсов
Комментарии
1.Интелектуальные
Команда проекта (образование,
необходимый уровень знаний, опыт).
2.Материальные
Помещение; Мебель: столы, стулья;
Техника: компьютер, сканер, принтер;
Канцелярские принадлежности.
3.Финансовые
Бюджет проекта (средства организации).
4.Профессиональные
Профессионально – квалификационный
уровень проектной команды.
5.Управленческие
Менеджер проекта (планирование,
организация, мотивация, координация, и
контроль деятельности проектной
команды).
6.Информационные
Доступ к сети Интернет; Доступ в базы
данных организации.
7.Правовые
Нормативно – правовая база.
57
ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
СЛУЖБЫ
Рисунок 9 -. Дерево целей
Для того чтобы приступить к реализации проекта, необходимо
провести анализ ресурсов с точки зрения их наличия и способов перевода
потенциальных ресурсов в актуальны. Их анализ предоставлен в таблице 12
ниже.
58
Таблица 12
Анализ ресурсов с точки зрения их наличия в организации
Тип ресурсов
Актуальные
Потенциальные
Способы перевода
1
2
3
4
1. Интеллектуальные
+
2. Материальные:
- Компьютер
- Сканер
- Принтер
- Столы
- Стулья
- Помещение
-Канцелярские
принадлежности
+
+
+
+
+
+
+
Провести
переговоры с
главой
Администрации о
выделении
материальных
ресурсов.
3. Финансовые
(бюджет проекта).
- Средства
организации.
+
Провести
переговоры с
главой
Администрации о
выделении
средств и
согласовать
финансовый план.
4.Профессиональные.
- Профессионально –
квалификационный
уровень проектной
команды.
+
5. Управленческие.
- Менеджер проекта.
+
6. Информационные.
- Доступ к сети
Интернет; -
Доступ в базы
данных организации.
+
+
7. Правовые.
- Нормативно –
правовая база.
+
Исходя их данных таблицы 12, можно сделать выводы о том, что почти
все необходимые ресурсы имеются. Канцелярские принадлежности (их
необходимо закупить). Получение финансовых и материальных ресурсов
(техника помещение, бюджет проекта) зависит от решения главы
Управления.
59
Соотнесение ресурсов с основными субъектами – кооперантами.
Данная позиция представляет собой анализ человеческих ресурсов.
Соотношение ресурсов с субъектами-кооперантами представлено в таблице
13 ниже.
Таблица 13
Соотнесение ресурсов с субъектами – кооперантами
Ресурсы
Субъекты
Сильные
стороны
Слабые
стороны
Интересы
1.Интелектуальн
ые
Проектная
команда
Высокий
уровень
знаний
Получение
финансового
поощрения
(премия) после
успешной
реализации
проекта.
2.Материальные
Глава
Администрации
Ответственны
й работник
Экономен
Успешная
реализация
проекта
3.Финансовые
Глава
Администрации
Ответственны
й работник
Экономен
Успешная
реализация
проекта
4.Профессиональ
ные
Проектная
команда
Профессионал
ьно–
квалификаци
онный
уровень
проектной
команды.
Получение
финансового
поощрения
(премия) после
успешной
реализации
проекта.
5.Управленческие
Менеджер
проекта
Способный
двигать
проект
(планировани
е,
организация,
координация
и контроль
деятельности
команды).
Получение
финансового
поощрения
(премия) после
успешной
реализации
проекта.
Коммуникационные структуры позволяют видеть, каким образом
происходит обмен информацией между участниками проектной команды
(внутренняя коммуникационная система), и между проектной командой и
60
внешней средой (внешняя коммуникационная система). Внутренняя
коммуникационная схема проекта представлена на рисунке 10 ниже.
От
Рисунок 10 - Внутренняя коммуникационная схема
На рисунке 10. видно, что менеджер проекта контролирует все
коммуникации проекта без исключения. Менеджер проекта также
контактирует с главой Администрации по организационным вопросам.
В состав внутренней коммуникационной системы входят:
- менеджер проекта;
- заместитель начальника Управления;
- главный специалист Управления;
- главный специалист Управления;
Главный
специалист
информационно –
аналитического
отдела
Главный
специалист
информационно –
аналитического
отдела
Главный
специалист
(канцелярия)
Менеджер
проекта
(РУКОВОДИТЕЛЬ
УПРАВЛЕНИЯ)
Инициатор
проекта
Главный
специалист отдела
Глава
Администрации
Главный
специалист
(канцелярия)
Главный
специалист отдела
61
- главный специалист (канцелярия) Управления;
- главный специалист информационно – аналитического отдела (IT –
обеспечение);
- ведущий специалист информационно – аналитического отдела (IT –
обеспечение);
- глава Администрации.
В состав внешней коммуникационной системы входят:
Проектная команда – группа сотрудников, работающих над проектом.
Проектной командой руководит менеджер проекта. Данный проект
реализуется в рамках одной организации, т.е. команда формируется только из
сотрудников Управления.
Проектная команда состоит из сотрудников двух отделов, их знания и
навыки необходимы для реализации данного проекта. Специалисты
Управления. выбраны потому, что именно данный отдел не устраивает
настоящая организация документооборота в организации. Специалисты
информационно – аналитического отдела (IT – обеспечение) выбраны для
создания электронного архива документов. Для успешной реализации
проекта очень важно правильно распределить функции между участниками
проектной команды. Рациональное распределение задач предоставлено ниже
в матрице ответственности (таблица 14).
Таблица 14
Матрица ответственности
Задачи
проектной
команды
Мене
джер
проек
та
Зам.
началь
ника
отдела
Управ
ления
Гл.
специ
алист
отдела
Управ
ления
Гл.
специ
алист
отдела
Управ
ления
Гл.
специа
лист
отдела
Управл
ения
Гл.
специал
ист
отдела
Управле
ния
Гл.
специалис
т
информац
ионно –
аналитиче
ского
отдела
Ведущий
специалист
информацио
нно –
аналитическ
ого отдела
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1.1.1.
Монитори
нг всех
бумажных
документо
в
+
+
62
63
Продолжение таблицы 14
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1.1.2.
Определе
ние не
нужных
документо
в для
дальнейш
ей работы
+
+
1.1.3.
Отправка
ненужных
документо
в на
списание
+
+
1.2.1.
Составлен
ие актов о
списании
+
+
+
1.2.2.
Утилизаци
я бумаг
+
+
2.1.1.
Подготовк
а
документо
в к
сканирова
нию.
+
+
2.1.2.
Сканирова
ние
документо
в
+
+
2.2.1.
Ввод
отсканиро
ванной
документа
ции в
систему
+
+
2.2.2.
Распредел
ение
документо
в по
разделам
+
+
2.2.3.
Налажива
ние
процесса
работы.
+
+
64
Должности, занимаемые членами проектной команды и сумма
планированного вознаграждения (премия), которое получат сотрудники при
успешной реализации данного проекта, отражены в штатно-должностном
расписании, которое представлено в таблице 15 ниже.
Таблица 15
Штатно – должностное расписание
Должность
Форма вознаграждения
Менеджер проекта: Начальник
Управления
Премия – 10000 тыс. рублей
Заместитель начальника Управления
Премия – 8000 тыс. рублей
Главный специалист Управления
Премия – 6000 тыс. рублей
Ведущий специалист отдела Управления
Премия – 6000 тыс. рублей
Главный специалист (канцелярия)
Премия – 5000 тыс. рублей
Ведущий специалист (канцелярия)
Премия – 5000 тыс. рублей
Главный специалист информационно –
аналитического отдела (IT –
обеспечение)
Премия – 7000 тыс. рублей
Ведущий специалист информационно –
аналитического отдела (IT –
обеспечение)
Премия – 6000 тыс. рублей
В должностном расписании видно, что всем участникам проектной
команды, предусмотрена денежная премия.
Организационная структура – совокупность элементов организации
(должностных позиций, структурных подразделений) и связи между ними.
Организационная структура проекта показана на рисунке 11 ниже.