67
III блок «Внутренние коммуникации».
В ходе изучения организационной структуры и анализа уровня
внутрикорпоративных коммуникаций организации был сделан вывод, что МБУ
Городская централизованная библиотечная система нуждается в выработке
стратегии по увеличению эффективности внутренних коммуникаций.
Для этого были определены следующие средства внутренних
коммуникаций, согласованные сотрудниками и директором учреждения:
1) Корпоративные издания. Ключевой составляющей
внутриорганизационных связей с общественностью является свободное
обращение необходимой информации в пределах организации, учреждения.
Существует много способов информирования сотрудников организации
обо всем, что в ней происходит. Наиболее эффективным средством считаются
внутрикорпоративные издания.
Ввиду относительной малочисленности сотрудников учреждения, газету
в электронном виде можно выпускать два раза в квартал, по мере накопления
материала. Помимо внутрикорпоративной газеты учреждению следует печатать
небольшие буклеты, брошюры, памятки или листовки, связанные с
деятельностью библиотечного комплекса и ее новостями, что поможет
постоянно держать в курсе событий сотрудников учреждения;
2) Доска объявлений. Система внутренних коммуникаций в
муниципальном учреждении, независимо от рода его деятельности, должна
отвечать принципам открытости, простоты и ясности, регулярности,
достаточности, достоверности и своевременности. Частыми ошибками при
построении системы внутренних коммуникаций в организации являются
отсутствие единого информационного пространства в учреждении,
перспективах его развития, позиционирования или, например,
несвоевременность распространения внутри организации внешней информации.
Зачастую в организации МБУ Городская централизованная библиотечная
система сотрудникам приходилось сталкиваться с тем, что они узнавали о
внедрении новых продуктов или назначении ключевых руководителей своей
68
организации позже клиентов организации. Данный факт серьезно подрывает
доверие персонала к руководству муниципального учреждения, и, как следствие,
снижается лояльность, мотивация на работу. Поэтому было решено оформить
доску объявлений. Также был назначен ответственный за обновление
информации.
Доска объявлений представляет собой новости для персонала – доведение
политики, планов, намерений администрации, аналитические материалы,
оперативная информация, касающаяся достижений, повышения квалификации
работников, взаимодействия руководителей и подчиненных, экспертиза
управленческих решений и т.п.;
3) Ящик для жалоб и предложений. В МБУ Городская централизованная
библиотечная система необходимо установить ящик для жалоб и предложений,
поскольку этот канал внутренней коммуникации является наиболее
эффективным способом обратной связи. Сотрудники учреждения смогут
анонимно высказывать свое мнение, тревоги и волнения, предлагать какие-либо
идеи без страха, что его не поймут или осудят;
4) Программы Viber и WhatsApp. Для повышения эффективности
вертикальных, а в большей степени горизонтальных коммуникаций учреждению
необходимо установить популярные программы для обмена мгновенными
сообщениями. Помимо этого, программы позволяют обмениваться файлами и
проводить видеоконференции, что создает эффект присутствия, например,
начальства, если оно в отъезде;
5) Корпоративные мероприятия. Частью социальной политики
организации являются общеорганизационные мероприятия. Кроме полезного
для учреждения и приятного для работников отдыха, в разнообразных
корпоративных праздниках, как и в прочих корпоративных мероприятиях,
возможно сплочение работников организации, развитие командного духа,
формирование позитивной корпоративной культуры. Это могут быть выход в
ресторан, организация разнообразных конкурсов или участие в групповых
состязаниях в играх, например, боулинге.
69
Коллективу МБУ Городская централизованная библиотечная система
просто необходимы неформальные коллективные встречи: вечера, праздники,
совместный выезд на природу и спортивные мероприятия (волейбол, боулинг,
каток, пейнтбол), в том числе с приглашением членов семей и друзей, что
помогает объединить сотрудников.
Предлагаем организовать именно те виды корпоративных встреч,
которые смогут разделить коллектив по интересам, что поможет реорганизовать
самих сотрудников, и в дальнейшем не потребуются объемные материальные
затраты. Необходимо сплотить коллектив на начальном этапе.
Деятельность культурно-спортивных комплексов направлена на
организацию важнейшей составляющей здорового образа жизни - активного
отдыха и досуга, культурного развития сотрудников предприятия, молодежи,
детей.
Предлагаем к внедрению традиции учреждения в области культуры и
спорта:
1) конкурсы и фестивали искусств для взрослых и детей (например,
фестиваль-конкурс команд КВН);
2) поддержка самодеятельного творчества сотрудников и их детей
(конкурс детских рисунков, издание сборников стихов и прозы, конкурсы
бардовской песни);
3) военно-патриотическое воспитание (военно-патриотические клубы);
4) развитие физической культуры и спорта (спартакиады для взрослых и
детей, соревнования «Мама, папа, я - спортивная семья»);
5) туристические слеты, соревнования по экстремальному туризму.
Важно правильно выстраивать работу по управлению системой
внутренних коммуникаций в организации МБУ Городская централизованная
библиотечная система.
Необходимо создавать единое информационное поле, устранять
коммуникативные разрывы с целью вовлечения сотрудников в процессы
управления организацией, повышения мотивации к достижению задач
70
муниципального учреждения, улучшения качества процедур принятия
управленческих решений.
Стабильность трудового коллектива, благоприятная морально-
психологическая атмосфера, внутренняя информационная среда и эффективная
модель внутрикорпоративных коммуникаций между отдельными
подразделениями и сотрудниками муниципального учреждения, устойчивая
мотивация персонала выступают важнейшими составляющими в продуктивной
деятельности данного учреждения.
IV блок «Спортивные и здоровьесберегающие программы».
Организация проведения спортивного отдыха и досуга, предоставление
условий для такого отдыха, рассматривается как часть общего пакета
вознаграждений, получаемого сотрудниками.
Предлагаем организации МБУ Городская централизованная
библиотечная система использовать средства корпоративной культуры для
проведения здоровьесберегающих программ в организации.
Для того, чтобы средства организации приносили в будущем
экономическую выгоду, необходимо разрабатывать программы
здоровьесбережения с учетом конкретных факторов риска, действующих на
работников.
В арсенале корпоративной культуры имеется множество средств. Для
борьбы с курением необходимо использовать эти средства по максимуму. Так,
прежде всего не должен курить руководитель организации (по меньшей мере не
курить на глазах у подчиненных). Наиболее уважаемые работники большим
стажем работы в данной организации делятся опытом прекращения курения,
рассказывают о том, как легко им стало дышать, как повысилась их
работоспособность и улучшилось самочувствие.
Далее, необходимо использовать средства морального и материального
стимулирования. Премия злостному курильщику, бросившему курить.
Интервью с ним в местной газете. Его фото на «Доске здоровья» (по аналогии с
доской почета).
71
Циркуляция в организации мифов и легенд об улучшении здоровья у тех,
кто бросил курить (мифы и легенды запускаются и контролируются
специалистом по персоналу). Предусмотреть курение в строго отведенных
местах. Распространить доступную информацию о том, что потребление табака
является одним из основных факторов риска развития рака легкого и
хронических болезней легких, сердечно-сосудистых заболеваний через газету
организации или специальные листовки. Информацию также необходимо
доводить в виде стендов, буклетов, статей в местной газете.
Для коррекции нарушений в организме, вызванных излишним весом,
необходимо соблюдение целого ряда мероприятий. Для реализации их
сотрудниками организации, в данном случае библиотекарям, необходимо
использовать арсенал средств корпоративной культуры. Прежде всего, каждый
работник должен иметь информацию о полезных для него продуктах питания,
список рекомендованных продуктов и нежелательных для питания. Информация
может поступать из газеты организации, размещаться на сайте, могут быть
разработаны специальные брошюры и буклеты.
Регулярно должны проводиться встречи сотрудников в удобное для них
время с диетологами, кардиологами, неврологами. Эти встречи целесообразнее
организовывать не в виде лекции на большую аудиторию, а в виде круглых
столов на 15-17 участников с возможностью обсуждения актуальных вопросов.
Каждый сотрудник должен знать свой рост, вес, артериальной давление и индекс
массы тела. Для их контроля организация может закупить электронные весы,
электронные тонометры.
V блок «Поощрения, благодарности и звания».
Муниципальное учреждение МБУ Городская централизованная
библиотечная система должна гордится и дорожить своими сотрудниками и с
готовностью поощрять наиболее достойных.
В рамках этого предлагаем к внедрению следующие мероприятия:
- Положение «О порядке поощрения работников в связи с
профессиональными праздниками»;
72
- выплаты к мероприятиям согласно ежегодно утверждённому плану
корпоративных мероприятий и приказов к соответствующим мероприятиям,
регламентирующим их порядок и размер;
- «Посвящение в работника библиотеки» для принятых в учреждение
работников, не имевших ранее трудового стажа, проводится с целью повышения
престижа профессии работника библиотечной системы среди молодежи,
формирования традиций, направленных на заботу муниципального учреждения
о своих работниках;
- звание «Отличник качества», присваиваемое работникам – передовикам
учреждения, проработавшим на предприятии не менее 10 лет, из них не менее
пяти последних лет с личным клеймом, за высокое качество выполняемой ими
работы;
- звание «Лучший наставник молодежи» по результатам конкурса, где
принимают участие работники предприятия, имеющие стаж работы не менее 3-
х лет, опыт наставничества, достигшие высоких результатов в своей
профессиональной деятельности, в деле обучения и воспитания молодежи;
- стипендии наиболее успешным студентам, совмещающим работу на
предприятии МБУ Городская централизованная библиотечная система с учёбой
по профилю на основании Положения «О материальном поощрении студентам,
обучающимся в ВУЗах по целевому направлению предприятия»;
- выдвижение кандидатов на участие в окружных, всероссийских
конкурсах по библиотечному делу, награждения и звания.
- Положение «О проведении конкурса профессионального мастерства
библиотечного работника», в рамках которого определяется лучший работник по
профессии;
- Положение о проведении конкурса «Лучший молодой специалист МБУ
Городская централизованная библиотечная система, в рамках которого по
итогам прошедшего года выявляются лучшие молодые специалисты в четырёх
номинациях, которые поощряются денежной премией и дипломами лауреатов и
победителей;
73
- занесение на Доску почёта;
- вручение собственной медали от учреждения МБУ Городская
централизованная библиотечная система «За заслуги перед муниципальным
учреждением»;
- «Заслуженный ветеран труда МБУ Городская централизованная
библиотечная система»;
- Книга Почёта – наивысшая форма вознаграждения сотрудника МБУ
Городская централизованная библиотечная система.
VI блок «Мониторинг корпоративной культуры».
Мониторинг корпоративной культуры в рамках исследования предлагаем
проводить посредством анонимного анкетирования персонала, интервью с
ключевыми людьми организации, наблюдений за тем, как проходят совещания,
публичные мероприятия.
Для решения данной проблемы предлагаем раз в полгода проводить
исследование следующих вопросов, направленных на мониторинг
корпоративной культуры:
- как создать нужную корпоративную культуру, как изменить
существующую корпоративную культуру;
- элементы корпоративной культуры;
- миссия и принципы муниципального учреждения;
- внедрение системы внутрикорпоративных коммуникаций;
- поддержание деловой репутации муниципального учреждения;
- фирменный стиль МБУ Городская централизованная библиотечная
система;
- ценности и нормы культуры как база поведения сотрудников;
- кодекс корпоративной культуры;
- мотивация персонала как элемент корпоративной культуры;
- диагностика степени приверженности работников корпоративной
культуре.
74
3.2. Прогноз показателей корпоративной культуры в системе
муниципального менеджмента
Для прогноза показателей корпоративной культуры в системе
муниципального менеджмента в случае внедрения всех мероприятий в МБУ
Городская централизованная библиотечная система нами был выбран один из
классических методов определения корпоративной культуры в организации –
метод Сишора.
Этот метод был выбран не случайно, поскольку остальные классические
методы анализа корпоративной культуры, к примеру, такие как
социометрический тест (по Дж. Морено), методика оценки психологической
атмосферы в коллективе (по А.Ф.Фидлеру) и другие, не предполагают оценку
прогнозируемых показателей. Ведь требуемые мероприятия по
усовершенствованию корпоративной культуры нами были разработаны, но не
введены в действие.
А также специалисты утверждают, что метод Сишора целесообразен для
исследования социально-психологического коллектива, если его численность не
большая, как в случае с исследуемым нами муниципальным учреждением. Если
организация крупная, и в ее состав включается несколько отделов, то
рекомендуется применять метод Сишора для определения индекса групповой
сплоченности для отдела или подразделения и анализировать социально-
психологический климат именно в этой группе.
Данный метод был интерпретирован применительно к нашему
исследованию и мероприятиям, которые предполагаются к введению в
муниципальном учреждении для совершенствования корпоративной культуры.
Пример анкеты для повторного опроса представлен в Приложении 3.
Групповая сплоченность – это один из наиболее важных параметров,
демонстрирующих степень интегрированности коллектива. Он показывает,
насколько сплоченной или разобщенной является группа. «Классический» метод
Сишора включает в себя 5 вопросов, и респонденту предлагается выбрать один
75
наиболее подходящий, по его мнению, вариант ответа. Каждому варианту ответа
присваивается балл от 1 до 5 (в самой анкете эти баллы не указываются,
респондент их не видит), далее подсчитывается общая сумма баллов и на
основании полученной цифры делается вывод о степени сплоченности
коллектива.
Суммарное значение, полученное в результате сложения, принято
интерпретировать следующим образом:
- от 15.1 баллов – высокая групповая сплоченность;
- от 11.6 до 15 баллов – групповая сплоченность выше средней;
- от 7 до 11.5 баллов – средняя групповая сплоченность;
- от 4 до 6.9 баллов – групповая сплоченность ниже средней;
- до 4 баллов – низкая групповая сплоченность.
Если значение индекса групповой сплоченности составляет 4 и ниже
балла, это может служить сигналом для руководства о необходимости внедрения
мер по сближению членов коллектива.
Данный метод успел зарекомендовать себя как эффективное средство для
исследования социально-психологического климата в коллективе.
В результате исследования было опрошено 39 сотрудников МБУ
Городская централизованная библиотечная система, которые непосредственно
взаимодействуют с посетителями учреждения.
Вопросы, которые были заданы работникам МБУ Городская
централизованная библиотечная система, непосредственно касались отношения
респондентов к возможности введения в действие мероприятий по
совершенствованию корпоративной культуры в их муниципальном учреждении.
А именно следующих разработанных в данной выпускной
квалификационной работе блоков по совершенствованию корпоративной
культуры:
- I блок «Документация корпоративной культуры»;
- II блок «Социально-психологический климат в коллективе»;
- III блок «Внутренние коммуникации»;
76
- IV блок «Спортивные и здоровьесберегающие программы»;
- V блок «Поощрения, благодарности и звания».
- VI блок «Мониторинг корпоративной культуры».
Каждому респонденту было задано 6 вопросов на каждый из которых
работник учреждения мог выбрать 5 ответов. Перед раздачей анкет, с каждым
респондентом была проведена разъяснительная работа по каждому пункту
опросника.
Таблица 3.1 - Результаты обобщенных ответов на анкету №2 диагностики
групповой сплоченности по классическому методу Сишора
№
п/п
Вопрос
Общее
количество
баллов
Среднее
количество
баллов
1
Как бы вы оценили свою принадлежность к
учреждению?
157
4,03
2
Перешли бы вы в другое учреждение, если бы
представилась такая возможность (без изменения
прочих условий)?
140
3,59
3
Каковы взаимоотношения между членами вашего
учреждения?
110
2,82
4
Каковы у вас взаимоотношения с руководством?
81
2,08
5
Каково отношение к делу в вашем коллективе?
98
2,51
Всего
15,03
На основании проведенного анкетирования, мы можем увидеть, что
уровень сплоченности коллектива Муниципального бюджетного учреждения
«Городская централизованная библиотечная система» прогнозируется в
количестве 15,03 балла. Что свидетельствует, что учреждение после внедрения
всех предложенных мероприятий будет находится высоком уровне
сплоченности коллектива.
Выводы по третьей главе.
Учитывая определенные существующие проблемы в развитии
корпоративной культуры в системе МБУ Городская централизованная
библиотечная система, которые были описаны во второй главе, были
разработаны мероприятия по совершенствованию корпоративной культуры