71
Выводы к главе 2
В данной главе дали характеристику Муниципального казенного
учреждения «Управление технического обеспечения», рассмотрели тех-
нико-экономические показатели, организационную структуру и систему
управления персоналом.
Охарактеризовав Муниципальное казенное учреждение «Управление
технического обеспечения» мы выяснили, что функциями учреждения явля-
ются транспортное обеспечение органов местного самоуправления; содер-
жание и охрана зданий, находящихся в оперативном управлении; обеспече-
ние безопасных условий труда, профилактика производственного травма-
тизма работников администрации Ханты-Мансийского района; обеспечение
полноценного технического обслуживания и бесперебойной работы систем
противопожарной защиты; организационное обеспечение деятельности
учреждения.
Анализ финансово-хозяйственной деятельности показал, что функции
деятельности органов местного самоуправления Ханты-Мансийского рай-
она за 2016 и 2017 гг. достигнуты, мероприятия муниципальной программы
выполняются в полном объеме.
Проведя анализ кадрового состава отобразил, что мужчин работает
81,4%, большая часть сотрудников имеющая возраст от 30 до 40 лет состав-
ляет 46,5%, а их категорий большую часть занимают рабочие 53,5%.
МКУ «УТО» имеет линейно-функциональную структуру и возглав-
ляет его руководитель. Из данного исследования выяснили, что нет четкого
распределения обязанностей между отделом кадров и его подчиненных,
бухгалтерии.
Кадровое делопроизводство по найму персонала в МКУ «УТО» рабо-
тает ограничивается нормативно-правовыми актами, но отсутствует не си-
стематизирован найм и подбор персонала.
72
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ НАЙМА
ПЕРСОНАЛА В УЧРЕЖДЕНИИ
3.1 Разработка рекомендации по совершенствованию структуры
организации
Изучив структуру учреждения и систему найма персонала в учрежде-
нии мы выяснили, что существует совмещение должностных обязанностей.
Начальник отдела кадров занимается работой других подразделений. Общее
количество часов выполнения работы не входящей в трудовые обязанности
начальника отдела кадров — 45 часов (из которых 36 часов – работа с доку-
ментооборотом). При этом на начальника отдела кадров приходится 60 со-
трудников. Для данной проблемы приведем варианты ее решения: введение
штатной единицы, совершенствование и упрощение найма сотрудников.
Найм дополнительной штатной единицы даст возможность начальнику от-
дела кадров: заниматься более тщательным подбором персонала, повышать
квалификацию в области подбора и приема персонала и в других направле-
ниях.
В помощь начальнику отдела кадров ввести штатную единицу, такую
как специалист отдела кадров или делопроизводитель или делать запрос в
Администрацию района на то, чтобы штатные единицы числившиеся вы-
полняли свои должностные обязанности в МКУ «УТО». Во всяком случае
рассмотрим вариант с введением штатной единицы.
Найм делопроизводителя возьмет на себя обязанности работы с доку-
ментооборотом, что позволит начальнику отдела кадров больше уделять
времени персоналу, разработкой предварительной подготовки при наборе и
отборе персонала, помимо кадровой документации.
На 40 часов рабочего времени ввести штатную единицу в должности
– делопроизводителя на 0,25 ставки. В функции делопроизводителя будут
входить: ведение и оформление документации, методическое руководство и
73
контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях
Учреждения, информационно – справочное обслуживание по документам.
Нужно рассчитать во сколько обойдется найм делопроизводителя.
Оклад делопроизводителя по положению об оплате труда составляет 2175
руб. (Приложение 9)]. Должностной оклад умножаем на 0,25 и прибавляем
надбавки: за сложность (60%), за выслугу лет (30%), ежемесячное премиро-
вание (110%), северную надбавку (60%) и районный коэффициент (70%).
2175 * 0,25 = 544 руб.
(544 * 0,6%) + (544 * 0,3) + (544 * 1,1) + (544 * 0,6) + (544 * 0,7) +
544=3591 руб.
Следовательно, заработная плата делопроизводителя за месяц будет
составлять 3591 руб., а в год 43092 руб. Делопроизводитель будет работать
по 2 часа в день, 5 дней в неделю согласно трудовому договору. Делопроиз-
водитель может быть нанят по совмещению или совместительству.
Специалист отдела кадров будет заниматься кадровой документацией
и документооборотом организации. Должностной оклад на полной ставке
специалиста по кадрам первой квалификации составляет 2610 рублей (При-
ложение 9). Рассчитаем заработную плату за месяц:
(2610 * 0,6%) + (2610 * 0,3) + (2610 * 1,1) + (2610 * 0,6) + (2610 * 0,7)
+ 2610 =17226 руб.
Следовательно, заработная плата специалиста по кадрам в месяц бу-
дет составлять 17 226 руб., а в год 206712 руб. Введённая должность позво-
лит полноценно работать с кадрами, кадровой документацией и документо-
оборотом.
Для того, чтобы выдали дополнительные денежные средства, нужно
делать запрос в бюджет района, так как учреждение не может экономить на
расходах в связи с выделением бюджета на реализацию программы и на
определённый штат сотрудников.
74
Существует вероятность сэкономить на надбавках за выслугу лет, за
оплачиваемые больничные и отпуска, но это не гарантированные средства
для оплаты заработной платы.
Если бюджет выделен на введение штатной единицы оформляется
должная инструкция на ту или иную должность, создается приказ, ввод
должности в штатное расписание и на основе штатного расписания изме-
няют структуру учреждения.
При отказе выдачи бюджета на дополнительную штатную единицу
МКУ «УТО» рекомендую отрегулировать систему найма персонала.
Для того, чтобы понять какие квалификационные требования и ком-
петенции нужны для отбора кандидатов лучше разработать квалификацион-
ную карту с блоком компетенций (профессиональный портрет) для каждой
должности. Для этого необходимо, чтобы участвовал начальник отдела кад-
ров и начальник структурного подразделения, так же можно обращаться к
должностной инструкции. Это значительно упростит процесс отбора канди-
датов на вакантную должность для начальника отдела кадров.
В карте нужно требования разделить по группам: профессионализм
(образование, профессиональные навыки, опыт работы), личные качества.
Рассмотрим на примере специалиста отдела кадров (Таблица 3.1).
Таблица 3.1
Квалификационная карта
Специалист по персоналу, инспектор по персоналу
Показатели
Уровень образования
Среднее – профессиональное, высшее
Стаж
Без требований к стажу
Квалификация по диплому
Управление человеческими ресурсами, менеджер организа-
ции
Форма обучения
Дневная
Дополнительное образование
Уверенный пользователь ПК, MC Office
Личные качества
Аккуратность, исполнительность, быстрая обучаемость,
внимательность
75
Продолжение табл. 3.1
Должен знать
Порядок оформления, ведения и хранения трудовых кни-
жек и личных дел работников предприятия; порядок учета
движения кадров и составления установленной отчетности;
порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
основы делопроизводства; средства вычислительной тех-
ники, коммуникаций и связи; основы трудового законода-
тельства; правила и нормы охраны труда.
С помощью квалификационной карты можно осуществлять поиск
персонала, а так же проводить отбор.
После проведения отбора, приведем несколько рекомендаций по со-
беседованию.
В начале собеседования нужно избегать напряжения в общении с кан-
дидатом. Для устранения напряжения между работодателем и кандидатом,
нужно задать вопросы, которые снизят стресс у респондента. Например:
«Быстро ли Вы нашли нас? Было ли легко добираться?» Также можно рас-
сказать занимательную историю.
Для собеседования нужно приготовить заранее вопросы для кандида-
тов имеющие опыт, например, как:
Расскажите о себе.
Почему вы ушли с прошлого места работы?
Что заинтересовало вас в этой работе?
Какие были трудовые обязанности на последнем месте работе?
Бывали ли у вас конфликты на работе?
Расскажите о своих достижениях?
Как вы повышаете свою профессиональную квалификацию?
Как долго планируете у нас работать?
На какую заработную плату вы рассчитываете?
Вопросы для кандидатов не имеющие опыта работы:
1. Расскажите о себе.
2. Расскажите о своих достижениях.
76
3. Что заинтересовало вас в этой работе?
4. Как долго вы планируете работать у нас в организации?
5. Какие ваши планы?
6. У вас есть увлечения?
7. Чем бы вам хотелось заниматься в будущем?
8. На какую заработную плату вы рассчитываете?
Во время собеседования могут задаваться и другие вопросы исходя-
щие от ответов, а также нужно не только выслушивать ответы но и следить
за невербальным общением кандидата. К невербальному общению отно-
сится: выражение лица, поза, жесты, интонация. Невербальное общение
происходит неосознанно, следовательно кандидат может выражать то, что
не связано с тем что он говорит.
Данные выше вопросы являются достаточно популярными и многие
люди заранее готовятся к ним, а также может помешать первое впечатление,
которое может оказаться ошибочным. По этим причинам нужно проводить
профессиональное тестирование.
Тестирование не обязательно должно быть объемным, но оно должно
содержать «каверзные» вопросы, которые касаются определенной должно-
сти. Пример профессионального тестирования специалиста по кадрам (При-
ложение 10). В данном тестировании заданы вопросы на знание ТК РФ и
кадрового делопроизводства, что позволит узнать насколько кандидат ком-
петентен в данной должности. Подобное тестирование можно создать и для
других профессий, что поможет в будущем сэкономить время на принятие
решения.
Данные рекомендации нацелены на упрощение работы начальника от-
дела кадров, а также на совершенствование уже имеющуюся систему найма
в МКУ «УТО».
77
3.2 Разработка рекомендации по использованию источников набора
персонала
После проведения исследования системы найма персонала и движе-
ние рабочей силы в МКУ «Управление технического обеспечения», можно
сказать, что в целом персонал подобран надлежаще. Но, как и в любой дру-
гой организации система найма имеет свои недостатки и недочеты.
Исходя из исследования, начальник отдела кадров используют только
три источника поиска персонала: привлечение кандидатов на вакантную
должность по рекомендациям знакомых и родственников, реклама в СМИ,
Департамент центра занятости населения Ханты-Мансийского автономного
округа — Югры. Можно дать несколько рекомендаций по каждому из них.
Реклама в СМИ. Объявление выкладывают только на 2 сайта, один из
который не специализируется на работе. Помимо используемых сайтов ре-
комендую использовать самые популярные сайты по работе в Ханты-Ман-
сийске: www.hh.ru, www.zarplata.ru. Данные сайты посещают люди заинте-
ресованные в работе и отклик можно получить в день размещения объявле-
ния. Резюме придет на почтовый ящик и будет удобно в любое время его
просмотреть.
Главное требование в поиске — ежедневно просматривать резюме и
регулярно размещать объявления. Для того, чтобы объявление заметили,
нужно чтобы оно находилось на первый страницах сайта, а для этого необ-
ходимо регулярно его размещать. Также можно воспользоваться платной
услугой, которая способствует поднятия объявление в пятерку первых на
странице, что повысит количество просмотров в разы.
Присутствует вариант как размещение объявления в социальных се-
тях. Например, ВКонтакте или Одноклассники. Размещается объявление о
вакансии в специализируемую группу или сообщество по поиску работы. В
среднем, 200 человек в час просматривают объявление размещенное в
78
группе или сообществе. При обращении к социальным сетям для поиска бу-
дущих сотрудников, помимо ознакомления с резюме, можно посмотреть его
профиль. Это даст представление о соискателе и поспособствует в опреде-
лении выбора сотрудника.
В Департаменте центра занятости населения Ханты-Мансийского ав-
тономного округа- Югры для самостоятельного поиска работников можно
обратиться в банк соискателей. Для сокращения времени для получения
услуг центра занятости, можно подать заявку в электронной форме с ис-
пользованием федеральной государственной информационной системы
«Единого портала государственных и муниципальных услуг».
Рассмотрим методы, которые будут оптимальны для Учреждения.
Самопроявившиеся кандидаты — кандидаты, которые сами обраща-
ются в организацию при поиске работы. Если организация не нуждается в
настоящий момент в их труде, то не нужно им отказывать, так как можно
создать базу данных и сохранить их контакты.
Базу данных лучше вести в электроном виде, так как упростит поиск
нужного кандидата. В базе данных нужно указать: Дата, ФИО, год рожде-
ния, должность, контактный телефон; название организации, ФИО и кон-
тактный номер для проверки рекомендаций; в дополнительную информа-
цию вносить все комментарии и впечатления, чтобы вспомнить человека че-
рез год — два (Приложение 11). Обязательно нужно согласие кандидата на
обработку персональных данных. Можно использовать такие программы
как: Excel, 1С, E-Staff. «E-Staff Рекрутер» специализируется на подборе пер-
сонала. Она удобна тем, что в ней большинство операций автоматизиро-
ваны.
База данных кандидатов поможет спрогнозировать, спланировать дви-
жение персонала, при сокращении сохранить ценных сотрудников, а так же
сократит время поиска сотрудников в будущем, когда появятся свободные
вакантные места.
79
Поиск внутри организации — размещение объявления о вакантной
должности на стендах, обращение к руководителей с просьбой выдвинуть
кандидатуру, изучение личных дел с целью подбора сотрудников. Есть ве-
роятность, что найдется сотрудник по совмещению или переводу с другой
должности Сильная сторона данного метода в том, что работник полностью
информирован об организации и не нужно привыкать к новому месту ра-
боты. В данном методе присутствуют риски, например: при переводе с од-
ной должности на вышестоящую, работник вероятно не будет справляться
с новыми обязанностями и вернуться на прошлую должность будет мо-
рально сложно, так как будет расцениваться «карьерной неудачей». При
совмещении должностей, работник при высокой загруженности может не
справится физически со всеми обязанностями и уволиться с дополнитель-
ной работы.
Сотрудничество с учебными заведениями дает возможность прибег-
нуть к выпускникам университета и колледжей. Особенно нужно обратить
внимание на такие учебные заведения как Югорский государственный уни-
верситет (ЮГУ) и Технолого-педагогический колледж, так как они нахо-
дятся в городе Ханты-Мансийске. Из ЮГУ выпускаются такие специалисты
как: менеджеры, юристы, экономисты, программисты. В Технолого-педаго-
гическом колледже выпускаются: судоводители, электрики, документовед,
бухгалтера. Эти специальности могут понадобиться при открытие вакант-
ного места. Преимущества выпускников — способность быстро адаптиро-
ваться к условиям профессиональной деятельности. Так же во время отсут-
ствующего работника не все согласны работать в этот период. Можно при-
нять на работу студента последних курсов или выпускника, которому нужно
получить опыт.
Можно предложить метод с помощью частных кадровых агентств, но
в городе Ханты-Мансийке таковых нет. Можно договориться с агентствами
80
из соседних городов, в которых есть кадровые агентства, но это будет доро-
гостоящая процедура.
У каждого метода есть свои недостатки и достоинства, и нет одного
идеального метода для поиска персонала. Поэтому, отдел кадров должен
владеть всеми методами поиска персонала и использовать в зависимости от
ситуации и задач поставленных перед учреждением.
Вывод к главе 3.
Проведя анализ Муниципального казенного учреждения «Управления
технического обеспечения» во второй главе работы были выявлены следу-
ющие недостатки: высокая загруженность начальника отдела кадров по при-
чине неправильного распределения обязанностей, которая не позволяет ос-
новательно подходить к системе найма персонала, а так же использование
ограниченного количества источников по поиску персонала.
По определенным недостаткам разработаны рекомендации по совер-
шенствованию структуры МКУ «УТО» в качестве добавления штатной еди-
ницы для распределения должностных обязанностей между начальником
отдела кадров и документоведа или специалиста по кадрам, а также предло-
жены некоторые рекомендации для процедур найма, что сократит время на
процесс и сделает его более эффективным.
Предложены следующие рекомендации для процедуры найма, такие
как: создание базы кандидатов, совершенствование используемых источни-
ков и добавление дополнительных источников поиска персонала (поиск
внутри организации, сотрудничество с учебными заведениями).