61
У любой линейно-функциональной структуры т имеются и недо-
статки. У организационной структуры в МКУ «УТО» они также суще-
ствуют. Достоинства организационной структуры МКУ «УТО»:
• Нанимаются сотрудники в соответствии с квалификационными тре-
бованиями;
• Наличие стандартов, норм и правил в учреждении
Недостатки организационной структуры МКУ «УТО»:
• Отсутствие четкого разделения обязанностей.
• Ответственность за финансовые результаты учреждения в основ-
ном несёт руководитель.
• Руководители отделов ориентированы на рутинную работу.
Исходя из описаний должностей, в подразделениях бухгалтерии и от-
дела кадров идет пересечение обязанностей. По словам отдела бухгалтерии
на начисление заработной платы уходит от 16 до 24 часов, а начальник от-
дела кадров тратит около 8 — 9 часов.
Начальник отдела кадров ведет работу с кадрами и документооборо-
том в МКУ «Управление технического обеспечения» и МКУ «Управление
гражданской защиты» штат которого 17,5 человек.
В среднем за месяц начальник отдела кадров примерно обрабатывает
• Входящие документы – 140 единиц;
• Служебные документы – 150 единиц;
• Распоряжения руководства – 40 единиц;
• Обращение контрагентов – 50 единиц;
• Телефонных звонков – 40 единиц.
Рассчитаем сколько тратит начальник отдела кадров времени на веде-
ние документооборота с помощью Постановления Министерства труда №23
[10]. Занесем данные в таблицу 2.8.
Таблица 2.8
62
Затрачиваемое время на работу с документами
Функция
Число обрабатывае-
мых единиц за месяц
Нормы часов
Всего затрачивается
Входящие доку-
менты
110
0,065
7,15
Служебные доку-
менты
120
0,065
7,8
Распоряжения руко-
водства
40
0,08
3,2
Обращение контр-
агентов
50
0,08
4
Звонки
70
0,2
14
Итог
390
36,15
Из таблицы мы видим, что только из указанных выше функций у
начальник отдела кадров уходит в месяц 36 часов. Из чего делаем вывод,
что начальник отдела кадров тратит около 44 часов на работу не входящую
в должностные обязанности отдела кадров.
2.4 Исследование системы подбора и найма в Муниципальном
казенном учреждении «Управление технического обеспечения»
В любой организации, в том числе и Муниципальном казенном учре-
ждении «Управление технического обеспечения» зависит от качественного
подбора персонала и действующей системы управления персоналом.
Основным структурным подразделением, выполняющий работу с пер-
соналом в учреждении, является отдел кадров.
Отдел кадров возглавляет начальник отдела, которого назначает и
увольняет руководитель учреждения.
Отдел кадров руководствуется Трудовым кодексом РФ, положением
об отделе кадров, нормативными методическими документами по ведению
кадрового делопроизводства, уставом МКУ «УТО» и имеет бланки удосто-
верений, свидетельств, сертификатов, заявлений, договоров, справок.
63
В Муниципальном казенном учреждении «Управление технического
обеспечения» проектирование потребности в персонала осуществляется на
основании штатного расписания, которое утверждается руководителем.
За найм сотрудников и окончательное решение о приеме будущего
сотрудника ответственность несет руководитель. Самим же процессом за-
нимается начальник отдела кадров.
Для исследования найма персонала начальнику отдела кадров были
заданы следующие вопросы:
• Как составляется и куда подается объявление о приеме на работу?
• Какая в объявлении информация?
• Какие этапы отбора персонала?
• Как быстро находится сотрудник?
• Как проводится собеседование?
• Кто проводит собеседование?
• Каковы причины отказа при приеме на работу?
• Какие документы при поступлении на работу?
Первым делом для поиска работников составляется примерный про-
филь будущего сотрудника. В него включены: образование, опыт, профес-
сиональные навыки.
Начальник отдела кадров чаще использует внешние источники по-
иска персонала, такие как:
Привлечение кандидатов на вакантную должность по рекомендациям
знакомых и родственников, работающих в учреждении.
Преимущество этого метода в том, что имеет низкие издержки и вы-
сокую совместимость с организацией за счет близких контактов с сотрудни-
ками организации. Недостаток заключается в том, что рядовые работники
не являются профессионалами в области подбора персонала, не знают до-
статочную информацию о рабочем месте, заработной плате и т.п. и оцени-
вают кандидата не объективно.
64
Реклама в СМИ. Объявления выкладываются в Интернет, на такие
сайты как avito.ru и rabota.yandex.ru. Редко отправляют объявление в газету.
Плюс данного метода — большой охват населения при относительно
низких издержках. Минус метода в том, что может привести к большому
притоку кандидатов, большая часть которых не будут обладать нужными
свойствами.
Департамент центра занятости населения Ханты-Мансийского авто-
номного округа - Югры. Благодаря государственным центрам занятости, су-
ществует возможность провести сфокусированный поиск будущий сотруд-
ников, при низких издержках. Но, не всегда существует широкий охват по-
тенциальных кандидатов.
Проведя анкетирование, мы поинтересовались, какими воспользова-
лись методами поиска работы сотрудники (Приложение 6) (рис.2).
Рис.2. Источники информации о вакантный местах в МКУ "УТО"
Из рисунка видно, что большую часть сотрудников узнали о вакантном месте
с помощью Интернета и знакомых.
Объявление о наличии вакантной должности состоит из следующих блоков:
1. Данные по вакансии:
a) График работы;
28
49
15
1
7
Интернет
По рекомендациям знакомых
Объявление в газете
Биржа труда
Другое
65
b) Тип занятости;
c) Количество рабочих мест;
d) Карьерный рост;
2. Премии и бонусы.
3. Контактная информация.
4. Должностные обязанности.
5. Требования к кандидату:
a) Опыт работы;
b) Требования;
c) Образование.
При поиске и отборе персонала в учреждении является преимуществен-
ным опыт работы (зависит от должности) и образование.
Отбор персонала является естественным завершением процесса под-
бора работников в соответствии с потребностями организации в человече-
ских ресурсах.
Отбор проходит следующим образом:
1. Заполняется анкета – резюме (Приложение 7);
2. Отбор подходящих кандидатов;
3. Собеседование с начальником структурного подразделения
4. Собеседование с руководителем учреждения;
5. Принятие решения.
Сначала собеседование проходит с начальником структурного под-
разделения для изучения навыков, которыми владеет кандидат. Также кан-
дидат уточняет нюансы своих должностных обязанностей. Следующим ша-
гом является собеседование с руководителем учреждения. В котором об-
суждается график, заработная плата, надбавки и т.п.
Далее происходит стандартное описание процедур оформления работ-
ника:
Кандидат на должность заполняет заявление о приеме на работу;
66
При приеме на работу (до подписания трудового договора) начальник
отдела кадров ознакамливает работника под подпись: с правилами внутрен-
него трудового распорядка, правилами хранения и использования персо-
нальных данных работников, правилами и инструкциями об охране труда,
положением оплаты труда, в том числе и с должностной инструкцией. Для
ознакомления работников используется специальный журнал ознакомле-
ния, в котором оформляют подписи об ознакомлении со всеми локальными
актами работодателя. Потому что каждый работник непосредственно несет
ответственность за неисполнение должностной инструкции, желательно по-
сле ознакомления с инструкцией вручить ему заверенную копию этого до-
кумента. Это не предусмотрено нормативными положениями, но нарабо-
тано практикой. Работник в этом случае не сможет сослаться на то, что не
запомнил должностную инструкцию. Проверяющие инстанции или суд (в
случаях возникновения трудовых споров) не смогут предъявить работода-
телю обвинение в том, что содержание инструкции не доведено до сведения
работника.
Заключается трудовой договор. Статья 56 ТК РФ определяет трудовой
договор как соглашение между работодателем и работником, устанавлива-
ющее их взаимные права и обязанности [9].
Заключение трудового договора через посредников не допускается и
при его заключении работник не обязан его оплачивать [31, с. 11].
Оформляется в отделе кадров трудовой договор на основе следующих
документов по ТК РФ ст. 65:
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой дого-
вор заключается впервые или работник поступает на работу на усло-
виях совместительства;
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
67
• документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежа-
щих призыву на военную службу;
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии спе-
циальных знаний при поступлении на работу, требующую специаль-
ных знаний или специальной подготовки;
• справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголов-
ного преследования либо о прекращении уголовного преследования
по реабилитирующим основаниям.
• справку о том, является или не является лицо подвергнутым адми-
нистративному наказанию за потребление наркотических средств или
психотропных веществ без назначения врача либо новых потенци-
ально опасных психоактивных веществ.
В договоре указываются оклад, все надбавки, время работы и отдыха,
отпуск.
Статья 58 ТК РФ в зависимости от срока действия предусматривает
два вида трудовых договоров: заключенный на неопределённый срок и
срочный трудовой договор. В договоре заключенном на неопределённый
срок не оговариваются сроки его действия. В данном договоре оговорены
только даты вступления в силу и начала работы. Срочный трудовой дого-
вор заключается на определенный срок и не превышает 5 лет.
При заключении срочного трудового договора трудовые отношения
должны быть установлены на определённый срок с учетом характера пред-
стоящей работы или условий ее выполнения и в ч.2 ст. 59 ТК РФ закрепля-
ются случаи, в которых срок может быть установлен без учета характера и
условий выполнения работ по соглашению сторон трудового договора.
Работник имеет право помимо основной работы заключать трудовые
договоры у того же работодателя (внутреннее совместительство) или у
другого работодателя (внешнее совместительство).
68
В соответствии со ст. 61 ТК договор вступает в силу со дня его под-
писания работником и работодателем. Указывается точная дата, т.е. число,
месяц, год. Один экземпляр хранится в отделе кадров, а другой у работ-
ника.
После принятия документов и их проверки, делается следующий
шаг.
Следующим шагом является оформление приказа о приеме работ-
ника на работу по унифицированной форме №Т – 1 или №Т – 1а (Прило-
жение 8). Работник должен с ним ознакомиться в трехдневный срок и под-
писать.
На основании приказа о приеме на работу в трудовую книжку вно-
сится запись о приеме на работу. При заключении трудового договора впер-
вые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного
страхования оформляются работодателем [8].
Кадровое делопроизводство осуществляется с помощью программ
MS Excel, MS Word и 1C: Предприятие.
Сотрудников находят быстро (примерно 1-2 недели), не считая руко-
водителей и юрисконсульта. В поисках юрисконсульта примерно тратится
месяц. По причине нехватки опыта работы кандидатов на данную долж-
ность, так как без опыта работы сотрудник просто не справится с долж-
ностной обязанностями.
Для полного анализа системы найма персонала в МКУ «УТО» было
проведено анкетирование персонала (Приложение 6). В анкетировании при-
нимали участие 43 человека.
69
Рис.3. Продолжительность собеседования по мнению сотрудников
Для 59% работников посчитало продолжительность собеседования
нормальным (Рис 3.). Это говорит о том, что для представителей и кандида-
тов это оптимальная продолжительность собеседования.
Для 17% сотрудников собеседование оказалось очень коротким. Воз-
можно, кандидаты не полностью были осведомлены содержанием работы,
более подробными данными о заработной плате, отпусках и т.п. Но если
смотреть со стороны работодателя, то представители смогли быстро проана-
лизировать кандидата и понять, что он нужен им.
С помощью анкетирования узнали насколько были информированы
сотрудники о содержании работы [Приложение 6].
17
59
15
9
Слишком короткое Нормальное Продолжительное Слишком продолжителное
70
Рис.4. Информирование сотрудника о содержании работы
Из рис.4 мы видим, что сотрудники были информированы подробно
54% и очень подробно 32%, следовательно представители в большей части
стараются качественно информировать сотрудников. При этом 14% пред-
ставители информируют сотрудников о содержании работы бегло. Это мо-
жет быть связано с недостаточным уделением времени будущим сотрудни-
кам.
В соответствии со ст. 64 ТК РФ в МКУ «УТО» запрещается необосно-
ванный отказ в заключении трудового договора [9].
Законными причинами отказа могут быть: отсутствие у кандидата
определенного уровня образования или других профессионально – квали-
фикационных качеств; отсутствие или недостаток опыта работы; ограниче-
ний по возрасту, установленные законодательство для отдельных категории
работников; отсутствие специальных знаний и навыков; состояние здоро-
вья; отсутствие определенных личностных качеств, необходимые для вы-
полнения должностных обязанностей.
32
54
14
0
Очень подробно Подробно Только бегло Совсем нет