между персоналом управления, соотношении структурных подразделений и
работников аппарата. Структуру управления по горизонтали разделяют на
отдельные звенья, а по вертикали - на ступени управления. Звенья
взаимосвязаны прямыми и обратными связями по вертикали и горизонтали.
Что рациональная структура управления, тем эффективнее функционирует
вся система.
Процессный механизм рассматривает систему в динамике, содержит в
себе функции управления, которые отражают сущность и содержание
управленческой деятельности на всех уровнях. Основными функциями
управления являются: планирование, мотивация, организация, контроль,
назначения кадров и их стимулирования. С точки зрения отношений
собственности, еще одной функцией является реализация собственниками
средств производства своих прав на различные объекты собственности, своих
целей. Функции тесно связаны между собой в едином процессе.
Механизм целевого управления включает в себя цели и основные
результаты деятельности предприятия, а также критерии выбора и оценки
достижения определенных целей и результатов деятельности предприятия.
Формирование целей является функцией самого управления, а их реализация
осуществляется как в рамках функционирования управления, так и
управляемого объекта.
В процессе развития общества, совершенствования технических
возможностей и системы производственных отношений, количество рычагов
и методов, влияющих на эффективность организационно-экономического
механизма, возрастает. Рычаг является средством, с помощью которого
обеспечивается сочетание составляющих механизма в единую систему и
целостность его функционирования. Функционирование рычагов
организационно - экономического механизма осуществляется на основе
системы правовых норм, соответствуют действующему законодательству. До
рычагов организационно-экономического механизма относятся:
организационно-административные и экономические. Организационно-
экономические содержат: кадровое обеспечение, информационное
обеспечение и защиту информации, организационно-правовую форму и
структуру управления. К экономическим рычагам относят амортизационную
политику и политику ценообразования, налогообложения, кредитования и
страхования. Организационные и экономические рычаги отличаются от
административных тем, что непосредственно не заставляют экономических
агентов действовать определенным образом, но делают другое поведение для
них невыгодной; допускают лишь возможность выбора решения для
оптимизации расходов и улучшения своей деятельности. Применение
организационных и экономических рычагов механизма заключается в
сочетании объективных и субъективных аспектов человеческой деятельности
в контексте постоянного развития на основе внедрения технологических
инноваций и повышения эффективности использования производственного
потенциала.
Эффективность функционирования предприятия зависит от
правильности применения методов организационно-хозяйственного
механизма, к которым относят законодательную и нормативную базу, а также
методическое обеспечение деятельности предприятия. Привести в действие
организованную систему и осуществлять регулирование ею возможно только
с помощью имеющихся элементов. Использование методов организационно-
экономического механизма обеспечивает соблюдение правовых норм и
полномочий, а также применение мер принуждения и дисциплинарной
ответственности в решенные вопросы эффективности хозяйственной
деятельности. Для эффективного функционирования предприятие должно
организовать многочисленные взаимосвязанные виды деятельности, ведь
предприятие может достичь ожидаемых результатов при условии
эффективного использования ресурсов и взаимодействия функциональных
систем в процессе производственно - хозяйственной деятельности, которая
связана с использованием основных средств, оборотных средств, финансовых
ресурсов, обеспечения реализации продукции и получения прибыли, что
является определяющим в повышении уровня экономической эффективности
предприятия.
Управление, как и любой другой вид деятельности, требует конкретной
оценки - определение эффективности. Эффективность управления
заключается в достижении наиболее выгодного соотношения между
результатами деятельности аппарата управления и использованными для
получения этих результатов финансовыми и материальными ресурсами.
Эффективная система управления предприятием создает благоприятные
условия, которые обеспечивают достижение производственным коллективом
поставленных целей и содержат социальные, экономические и
психологические элементы.
Экономическая эффективность может определяться по критерию
совокупного общественного продукта, в частности по следующим формулам:
1) Е=РОВ/ПМО, качество управления (Е) отражает совокупность
процессов и ресурсов, структуры и процедур, необходимых для реализации
всего процесса;
2) Ру=РОВ/ЭТ, результативность управления (Ру) является степенью
точности управления, которая характеризуется достижением ожидаемого
состояния объекта управления, возможностей и фактических результатов их
реализации.
3) Ey=Tn/Tp, экономическая эффективность управления(Эу)
характеризует динамику роста производительности труда и ресурсов, именно
они обеспечивают этот рост;
где POB - реализованный объем производства; ПМВ - потенциальные
возможности предприятия; ЭТ - нужный объем производства; Tn - темп
прироста производительности труда; Tp - темп прироста
фондовооруженности.
Поскольку задачей управления является непосредственное воздействие
на управляемый объект для достижения поставленных целей, эффективность
управления в таком случае может быть оценена по степени достижения этих
целей, качеству планирования, по эффективности вложений и конечным
результатом производственной деятельности. Чаще всего при рассмотрении
оценки эффективности управления используют показатели уровня прибыли,
по тенденции увеличения или уменьшения этого показателя. Критерии
эффективности управления находятся в тесной связи с информацией и
целями предприятия. Поскольку информация также является результатом
действия, то она является “выходом” системы управления предприятием.
Следовательно, эффективность системы управления предприятием зависит от
функционирования и использования каждого элемента системы управления -
применение научно обоснованных и передовых методов управления,
полнотой информационного обслуживания, рациональностью
организационной структуры, квалификации управленческих кадров и их
умением по решению конкретных проблем управления.
Итак, успешная производственно-хозяйственная деятельность в
значительной мере зависит от производственной, организационно -
хозяйственной и управленческой структур. Незначительные изменения в
производственной структуре, если они не нашли отражение в
организационно-хозяйственной, вносят диспозиции в системе управления
аграрным предприятием и приводят к определенным проблемам. Поэтому
для согласованности всех составляющих производственно - хозяйственной
деятельности требуется разработка действенного организационно-
экономического механизма управления предприятием. Учитывая отсутствие
однозначности в толковании понятия “организационно - экономический
механизм” как в зарубежной, так и отечественной профессиональной
литературе, установлено его понимание как совокупности рычагов,
эффективность функционирования которых зависит от методов управления,
что в конечном итоге определяет состояние предприятия и достижения им
поставленных целей.
1.3 Система управления проектами на предприятии
В современном высокотехнологичном мире технология управления
проектами является мощным средством управления изменениями во всех
сферах социально - экономического развития. Применение методов
управления проектами позволяет успешно реализовывать проекты любой
сложности в соответствии с высокими стандартами качества, достигать в
определенные сроки поставленных целей, сэкономить время и уменьшить
риски. Одним из возможных объектов изменений являются организационные
системы, поэтому актуальным является рассмотрение механизмов
управления (процедур принятия решений) организационными проектами.
В современном обществе определение показателей деятельности
предприятий стало одним из важнейших инструментов управления
экономическими процессами. Их значения придают информацию,
характеризующую развитие экономики, культуры и жизненного уровня
общества. С помощью анализа и статистики вся полученная информация
обобщается, анализируется, что в результате дает возможность увидеть
стройную систему взаимосвязей структурных частей предприятий, а также
динамику его развития. В условиях рыночной экономики появляется все
больше и больше торговых предприятий. Каждое предприятие стремится
получить как можно большую прибыль при минимальных затратах. Для
обеспечения прибыльности нужно проводить оперативный детальный анализ
ситуации, сложившейся как во внешней сфере, так и внутри конкретного
предприятия. Достижение главной цели деятельности предприятия -
максимизации прибыли, возможно только в случае правильного и
продуманного планирования и эффективного управления деятельностью
предприятия.
Для эффективного управления проектами предприятия система должна
быть хорошо структурированной. Суть структуризации (декомпозиции)
сводится к распределению проекта и системы его управления на подсистемы
и компоненты, над которыми осуществляется управление. Специфика
деятельности конкретного предприятия может влиять на перечень подсистем
и компонент проекта.
Все более широко в управлении проектами используются результаты
теории управления, менеджмента, математической экономики, психологии,
социологии и т. п. [44: 45]. Ведущую роль в организационном управлении
играют механизмы управления проектами - совокупность законов, правил и
процедур, регламентирующих взаимодействие участников проекта, в том
числе - процедуры принятия решений руководителем проекта. В зависимости
от сферы деятельности, в которой реализуется проект, различают следующие
типы: технический проект; организационный проект; экономический проект;
социальный проект, а также все их возможные комбинации (смешанные
проекты). Реформирование предприятия, реализация концепции новой
системы управления, создание новой организации – организационные
проекты характеризуются следующим: цели проекта заранее
сформулированы, однако результаты проекта количественно и качественно
определить значительно сложнее, чем в других типах проектов; сроки
задаются предварительно и могут уточняться в процессе реализации проекта;
ресурсы на реализацию проекта предоставляются по мере возможности;
расходы на проект фиксируются и контролируются на предмет
экономичности, но в то же время могут корректироваться по мере развития
проекта.
В большинстве работ подчеркивается, что организационные проекты
имеют нестандартный жизненный цикл, в котором пропорции между
основными фазами (концепции, разработки, реализации и завершения)
отличаются от типичных прежде всего продолжительности начальных фаз
[43]. Близкие к приведенным характеристики имеют, так называемые,
активные проекты. Под активным проектированием понимается
"совокупность действий субъекта экономики в условиях нестабильной среды
с целью создания и управления функционирующими социально -
экономическими объектами на основе многокритериального анализа и
синтеза условий функционирования элементов системы. Каждый активный
проект является прежде всего инновационным, так как его главная цель
заключается в разработке и применении новых технологий, обеспечивающих
развитие экономических систем. В результате активного проектирования
формируется новая информационно-управляющая система. При этом цели
проекта хотя и определяются на предыдущем этапе, но требуют постоянной
корректировки по мере поступления промежуточных результатов и общего
развития проекта. Также отмечается, что организационные проекты,
особенно для новых и структурно сложных предприятий разрабатываются в
две стадии: эскизный проект, рассматривающий альтернативные варианты
реорганизации и рабочий проект, разрабатываемый в три этапа. На первом
этапе формируется общая структурная схема организации, на втором -
разрабатывается состав основных подразделений и связей между ними, на
третьем этапе осуществляется регламентация организационной структуры.
Специфика деятельности предприятий требует четкого понимания
процессов, реализуемые в рамках этой деятельности, а также взаимосвязей
между субъектами предприятия, которые определяются информационными и
товарными потоками. Спроектировать достаточно эффективную структуру
управления - значит определить такое соотношение ее организационных
элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно выполняются
требования объекта управления, а также обеспечивается продуктивное
взаимодействие с внешним окружением. Система управления проектами
состоит из следующих частей:
методического обеспечения (представляет набор известных
методик и практических реализаций систем управления проектами);
организационного обеспечения (определяет
организационные отношения, положения и должностные инструкции, роли
персонала организации);
функциональное обеспечение (набор процедур, рабочих
процессов, шаблонов документов);
информационных технологий управления проектом (набор
программных и технических средств).
Главным назначением внедрения системы управления проектами в
деятельность предприятия является повышение эффективности его
функционирования путем внесения целенаправленных организационных и
структурных изменений. Выбор путей и способов достижения принятых в
рамках проекта показателей деятельности предприятия является главной
задачей управления проекта.
Реализация механизмов управления проектом имеет несколько этапов:
1. Бизнес-диагностика существующей системы управления. В
рамках бизнес-диагностики осуществляется детальное обследование,
включающее сбор нормативной, регламентирующей, рабочей и отчетной
документации, изучение инструментариев и технологий, применяемых на
предприятии;
2. Разработка концепции системы управления проектом, ролевое
позиционирование и согласование ответственности элементов системы.
Разработка целевой модели системы управления, соответствующей типу
организационной структуры, организационным целям предприятия и
особенностям ведения бизнеса в торговой сфере;
3. Инжиниринг и регламентация процессов управления.
Инжиниринг функциональной структуры организационных элементов
основывается на организации процессов элементов управления, разработке
(оптимизации) функционального состава процессов, а также моделировании
окружения процессов и функций, обеспечивающих их работу.
4. Адаптация и внедрение информационной технологии управления
проектами, разработка технической инфраструктуры системы управления.
Выработка стратегии внедрения системы управления проектами
осуществляется после этапов бизнес-диагностики и разработки концепции
системы управления проектами. Рассмотрим более подробно суть частей
системы управления проектами. Базовая методология проекта - в качестве
методологической основы для разработки системы управления проектами
торгового предприятия предлагается использовать авторитетные руководства
в области управления проектами, которые получили широкое признание и
является стандартом в современном проектном менеджменте [43].
В рамках системы управления проектом фигурируют такие основные
методические понятия. Проект-временная мера, предназначенная для
создания продукции, услуг или достижения конкретных результатов.
Участники проекта - это лица или организации, активно участвующие в
проекте, либо на чьи интересы могут повлиять результаты исполнения или
завершения проекта. Участники также могут влиять на цели и результаты
проекта. Команда управления проектом определяет участников проекта, их
требования и ожидания, а также насколько возможно, управлять их влиянием
в отношении требований для обеспечения успешного завершения проекта.
Управление проектами - применение знаний, навыков, инструментария и
методов к операциям проекта для удовлетворения проектных требований.
Управление проектами выполняется с помощью применения и
интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования,
выполнения, мониторинга, управления и завершения. Офис управления
проектом - подразделение, осуществляющее координацию управления
связанных с ним проектов. К ключевым функциям офиса управления
проектом предприятия относятся: общие и координированные ресурсы всех
проектов, управляемые офисом управления; определение и разработка
методологии, наилучших практик и стандартов управления проектами;
клиринговые услуги и управление принципами, процедурами, шаблонами
проекта и другой общей документацией; централизованный
конфигурационный менеджмент для всех проектов офиса управления;
централизованный репозиторий и управление как общими, так и
уникальными рисками проекта; центральный офис для руководства и
управления инструментами проекта, централизованная координация
управления коммуникациями проекта; обучающая платформа для
менеджеров проекта; централизованный мониторинг всех бюджетов и
графиков проекта на уровне предприятия; координация общих стандартов
качества проектов между менеджером проекта и любым внешним или
внутренним сотрудником, отвечающим за качество, или организацией,
которая отслеживает соблюдение стандартов.
Ролевое позиционирование необходимо для определения типа
организационной структуры предприятия и роли каждой из единиц
структуры организации. Под ролью понимается совокупность
управленческих задач, решаемых организационной единицей предприятия.
Ролевое позиционирование, в нашем случае, направлено на четкое
определение границ применения системы управления, структуры ее
внутренних элементов и существующих между ними взаимодействий, а
также для определения принадлежности предприятия к одному из трех
классических типов структуры организации: функциональная; матричная;
проектная. Типы структуры организации определяет типичный
распределение задач между элементами, входящими в эту структуру.
В организации функции офисы управления проектом могут
варьироваться в соответствии с рекомендациями по поводу конкретных
практик и процедур отдельных проектов от высшего руководства
предприятия. Необходимым условием для формирования эффективно
функционирующей системы управления проектом является определение
требований к профессиональным знаниям и опыту персонала,
задействованного в управлении, основанные на перечне профессиональных
компетенций сотрудников. Такой подход обеспечит выработку политики
найма персонала, тарифных ставок должностей, программу курсов
повышения квалификации и т. п.
Функциональная структура системы управления проектом предприятия
строится на основе типового жизненного цикла управления проектом состоит
из следующих этапов:
1. Инициализация - непосредственно связана с определением