14
Важно отметить, что запасы динамичны – они постоянно меняются и
оборачиваются, то есть их циркуляцию можно сравнить с денежным
обращением.
Обобщенно и достаточно точно сформулировал понятие «запасы»
Гаджинский А. М. в своей работе «Логистика». Он определил материальные
запасы как находящуюся на разных стадиях производства и обращения
продукцию производственно-технического назначения, изделия народного
потребления и прочие товары, которые ожидают вступления в процесс
производственного или личного потребления.
На запасы возложены три важнейшие функции:
— накопление;
— защита от изменения цен и инфляции;
— управление затратами.
Первой и главной функцией запасов является накопление ресурсов, а
также их распределение для повышения надежности, а также синхронизации
движения материальных потоков в организации. Ключевым моментом здесь
является обеспечение их непрерывности. Тем не менее, на практике крайне
сложно создать гарантированно непрерывный производственный цикл и
синхронизировать внешние поставки с внутренним производственным
процессом. По этой причине запасы появляются на различных участках и
являются следствием нарушений непрерывности материальных потоков
7
.
За счет функции накопления обеспечивается:
— повышение устойчивости работы предприятия, поскольку полностью
или частично ликвидируется отрицательное воздействие неблагоприятных
внешних, а также внутренних факторов: колеблющегося спроса,
недобросовестного отношения к обеспечению сырьем поставщиков, задержек
транспорта в пути и др.;
7
Косьянчикова Г.Ю. Материально-производственные запасы: бухгалтерский и налоговый учет (4-е изд.,
перераб. и доп.) – М:АБАК, 2011–288 с.
15
— повышение уровня потребительского сервиса, поскольку создается
запас готовой продукции. В реальных условиях сложно удовлетворить
требования клиентов, если отсутствует необходимый запас продукции. К
примеру, если повышенный спрос на продукты производства наблюдается в
летние месяцы, в зимний период, при пониженном спросе, компания может
создать запас, которого будет достаточно для удовлетворения высокого летнего
спроса. В случае, когда спрос подвержен существенным колебаниям, сгладить
негативное влияние этих колебаний на поставки продукции клиентам также
можно путем создания запаса.
— избегание простоев, поскольку на предприятии создается запас сырья
и материалов. Это минимизирует риск неэффективной эксплуатации
оборудования и рабочей силы, а также потерь, которые вызваны последующим
недопроизводством товара. В ситуации, когда поставщики компании
выполняют поставки нерегулярно, разумно накапливать запасы материалов,
тока отношения с поставщиком не будут урегулированы. Это оградит
компанию от неритмичности в работе поставщиков, транспорта и пр.
Второй функцией запасов является сохранение денежных ресурсов
компании. При размещении свободных наличных средств в банке у
предприятия появляется возможность сохранить их и даже получить
определенный доход. Однако ценность запасов в некоторых случаях растет
быстрее, нежели денежные средства, размещенные в банке. В этом случае
запасы можно рассматривать как инвестиции для дальнейшего использования
или последующей продажи (так называемые спекулятивные запасы). Однако
при принятии решения о создании таких запасов, нужно тщательно оценить
затраты на хранение и возможные риски.
Третьей функцией запасов осуществляется прямое воздействие на
уровень затрат предприятия. Она связана с размером партий, которые
заказываются для пополнения запасов. Осуществляя управление запасами,
компания должна решать два основных вопроса: о размере партии поставки и о
сроках размещения заказа. У большинства поставщиков предусмотрены
16
скидки при заказе крупных партий, периодически они устраивают распродажи.
У транспортных компаний также можно получить скидку на перевозку
больших объемов грузов. Учитывая сказанное выше, при большой разовой
закупке сырья и материалов компания может несколько снизить
производственные издержки.
Выбытие производственных запасов с баланса происходит по следующим
причинам:
– отпуск в производство;
– продажа;
– безвозмездная передача;
– взнос в качестве вклада в уставный капитал;
– списание со счетов учета в результате выявленных недостач, хищения
или порчи, включая последствия аварий или стихийных бедствий;
– приход в негодность вследствие истечения срока хранения;
– моральное устаревание.
Отпуском сырья, материалов, полуфабрикатов, конструкций, деталей,
топлива на строительных объектах понимают отпуск данных материалов для
производства строительных и монтажных работ
8
. Сюда же относят отпуск
материалов на ремонтные либо хозяйственные нужды. Важно заметить, что
здесь отпуск перечисленных выше ценностей на строительный участок
необходимо учитывать не как отпуск в производство – это является
перемещением материальных ценностей. Стоимость материалов, которые
отпущены для управленческих нужд, относят на счета учета данных расходов.
Отпуск производственных запасов в производство должен
осуществляться по весу, объему, либо счету, строго в соответствии с
нормативами расхода и производственной программой.
По мере того, как происходит отпуск материала со склада на участок,
происходит списание стоимости этих материалов со счетов учета материала.
8
Вирабов С.А. Складское и тарное хозяйство. – К.: Высшая школа, 2013. – 232с.
17
Соответственно, она зачисляется на соответствующий счет затрат на
производство.
В качестве первичных учетных документов на отпуск материалов со
складов в подразделения предприятия могут использовать лимитно-заборную
карту по форме № М-8, требование-накладную по форме №М-11, накладную
по форме № М-15.
Отпуском производственных запасов в производство называют выдачу
материалов со складов на выполнение строительно-монтажных работ. Сюда же
относят отпуск материалов для удовлетворения управленческих нужд
компании.
В соответствии с правилами бухгалтерского учета, производственные
запасы выбывают:
– на основании средней себестоимости;
– на основании себестоимости первых по времени приобретения
материально-производственных запасов (метод ФИФО);
– на основании себестоимости каждой единицы.
Среднюю себестоимость материалов, которые подлежат отпуску в
производство, определяют делением стоимости материалов, которые поступили
в течение месяца, на количество этих материалов (необходимо учитывать их
остаток на начало месяца в как в стоимостном, так и в количественном
измерении).
В практической деятельности предприятия такой метод применяется
чаще других, поскольку он отличается простотой расчетов и высокой
достоверностью отчетных данных.
Первичные документы, которые позволяют отразить покупку и выбытие
материалов в регистрах бухучета, являются:
– приходный ордер форма № М-4 о поступлении материала на склады;
– счет и счет-фактура от поставщика;
– требование-накладная форма № М-11 о передаче материала со склада к
месту работ;
18
– документ, подтверждающий расход материала на строительство (отчет
форма № М-29, акт на списание материалов на производство и пр.).
С методом списания материалов на основании среднемесячных цен
связаны определенные неудобства в условиях реального применения, так как
цену, как правило, определяют лишь в конце месяца, когда произведен подсчет
месячных оборотов.
Оценка материалов по методике ФИФО подразумевает определение
стоимости остатка материалов на конец месяца, ориентируясь на стоимость
последней приобретавшейся по времени партии материалов
9
.
Определение стоимости материалов, которые были израсходованы в
течение месяца, происходит вычитанием стоимости материалов, материалов,
оставшихся на конец месяца, из стоимости материалов, приобретенных в
течение месяца. Обязательно учитывается остаток на начало месяца и его
стоимость.
Если выбран расчет стоимости материалов по методике ФИФО, то
стоимость материалов, которые находятся в запасе (то есть на складе) на конец
месяца, определяют, ориентируясь на фактическую себестоимость последних
по времени приобретений, при этом в себестоимости произведенной продукции
оказывается учтена и себестоимость приобретений, ранних по времени.
Расчет по себестоимости отдельной единицы материалов можно назвать
наиболее простым, так как каждый приобретаемый (как в единичном
экземпляре, так и партией) материал приходуют по отдельной позиции. В
момент отпуска в производство он оценивается по своей фактической
стоимости.
В случае, когда на протяжении отчетного периода было приобретено
несколько партий одного и того же материала, но по разным ценам,
применение данного метода может привести к значительным затруднениям.
9
Воронина Э.М. Производственный менеджмент: Учебно-практическое пособие. – М.: МЭСИ, 2013. – 159с.
19
Например, если для производства приобрели шесть ящиков одинаковых
гвоздей, но у шести разных поставщиков и по разным ценам, необходимо будет
отразить их как шесть позиций, хотя по факту их будут хранить на одном
складском стеллаже. Отпуск в производство этих гвоздей также потребует
учета по каждому ящику в отдельности, что в данной ситуации не имеет
смысла.
Если один из методов применяется по конкретному материалу на
протяжении года, это закрепляется в учетной политике предприятия. В
отношении разных материалов компания имеет право применять разные
методы оценки.
Учетная политика, которую выбрала компания, требует
последовательного и желательно, длительного применения. Если в учетной
политике происходят изменения, которые существенно влияют на оценку или
принятие решений кем-либо из пользователей бухотчетности в текущем
отчетном году либо в периодах, которые следуют за отчетным, необходимо их
обособленное раскрытие в бухгалтерской отчетности.
Соответственно, если организация нашла для себя оптимальные методы
определения стоимости материалов, которые списываются в строительное
производство, их следует применять в течение ряда лет. При замене этих
методов на другие неизбежно возникают большие объемы дополнительной
работы, и их большая часть коснется работы бухгалтерии предприятия.
В некоторых случаях компании проще оказывается продать материалы, а
не хранить их на складах. В этой ситуации можно сэкономить на затратах на
хранение материалов, сократить расходы на их уценку (материалы неизбежно
теряют со временем свои первоначальные характеристики). При продаже
бюджет организации можно быстро пополнить всегда необходимыми компании
денежными средствами.
С точки зрения бухучета, существует разница между реализацией товаров
и реализацией производственных запасов компании.
20
Товары – это производственные запасы, которые были приобретены или
получены от сторонних лиц и предназначены для продажи.
Материалы – это производственные запасы, которые используются для
производства, а также реализации продукции, выполнения работ, оказания
услуг. Реализацию излишков материалов рассматривают как операционные
доходы, обороты по реализации материалов в бухучете отражают по
балансовому счету 91 «Прочие доходы и расходы», а также в разделе «Прочие
доходы и расходы» Отчета о прибыли и убытках за отчетный период.
Выручку, полученную в ходе реализации имущества компании, признают
доходом от реализации, в декларации по налогу на прибыль она отражается в
строке 010 «Доходы от реализации» листа 02 «Расчет налога на прибыль».
Материалы, которые были приобретены, не подвергаются на предприятии
дополнительной обработке, не утрачивают своих характеристик и не
приобретают новых. Они продаются в том же виде, в каком приобретались
ранее. Соответственно, рассматривать их как готовую продукцию нельзя.
Резюмируя, можно сказать, что реализация материалов, которую в
бухучете признают прочими доходами, с точки зрения налогообложения можно
рассматривать как реализацию покупного товара.
Одно из ключевых средств, обеспечивающих контроль за сохранностью
собственности предприятия – это инвентаризация. В ходе инвентаризации идет
проверка сохранности ценностей и сличение фактического их наличия с
данными бухучета. В ходе инвентаризации идет проверка организации
материальной ответственности, достоверности бухучета, правильности цен,
оцениваются условия хранения ценностей предприятия.
Во время ревизии можно проверить правильность составления расчетов
по списанию потерь в пределах норм естественной убыли (перечень
документов, которые утверждают нормы естественной убыли в строительных
организациях, приводится в Таблице 2) и сверх этих норм. Списание потерь
необходимо производить по надлежаще оформленным документам, при
21
наличии разрешения руководства, в соответствии с утвержденными нормами
естественной убыли.
Таблица 2
Перечень документов, утверждающих нормы естественной
убыли
Наименование документа
Утвердившее
ведомство
Номер, дата
документа,
утверждающего
нормы
Нормы естественной убыли нерудных
строительных материалов при
хранении и перевозках
Госснаб СССР
Постановление №
72 от 15.06.1984
Нормы естественной убыли
продукции производственно-
технического назначения и нормы
боя строительных материалов при
транспортировании и хранении
Минпромстрой
СССР
01.08.1985
Нормы естественной убыли
строительных материалов при
перевозках автомобильным
транспортом
Госснаб СССР
Постановление №
78 от 08.06.1987
Правила разработки и применения
нормативов трудноустранимых
потерь и отходов материалов в
строительстве
Минстрой
России
Постановление №
18–65 от
08.08.1996
Типовые нормы потерь материальных
ресурсов в строительстве
Госстрой
России
Письмо от
03.12.1997 № ВБ-
20–276/12
22
Если выявлена недостача отдельных ценностей, в виде исключения,
допустимо зачесть недостачу излишками, которые образовались в результате
пересортицы. Допущенную пересортицу материально-ответственные лица
должны подробно объяснить инвентаризационной комиссии.
Если зачет по пересортице, проведенный в установленном порядке, не
позволил устранить недостачу ценностей, норма естественной убыли должна
выполняться лишь по наименованию ценностей, где выявлена недостача. Если
нормы отсутствуют, убыль рассматривают как недостачу сверх норм
10
.
Можно сделать вывод, что предприятие может относить на уменьшение
финансового результата в бухгалтерском и налоговом учете выявленную
недостачу лишь в рамках действующих норм. Расхождение фактического
наличия имущества и данных бухучета регулируют следующим образом.
В случае, когда недостача или порча производственных запасов стала
результатом бесхозяйственности, запущенности в учете (то есть произошла по
вине предприятия), ее списание происходит за счет прибыли, которая остается
в распоряжении компании. Суммы, которые были выявлены при
инвентаризации просроченной дебиторской и кредиторской задолженности,
зачисляют на финансовый результат отчетного года.
Если утрата производственных запасов произошла по причине
стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций,
списание идет с кредита счетов учета запасов в дебет «Недостачи и потери от
порчи ценностей» по фактической себестоимости этих запасов. В последующем
это отражается на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные
расходы.
Все предложения, касающиеся регулирования выявленных в ходе
инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных
бухучета, рассматривает руководитель компании. Именно он должен принять
решение о зачете.
10
Колчина Н.В. Финансы предприятий: Учебник для вузов / Под ред. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-
ДАНА, 2012. – 447 с.
23
Отражение результатов по инвентаризации в учете происходит в учете и
отчетности того месяца, когда завершилась инвентаризация. Если проводилась
годовая инвентаризация, то в годовой бухгалтерской отчетности.
1.3 Основные методы управления запасами предприятия
Управление запасами — это процесс определения и поддержания
оптимального размера запасов, а также обеспечение их финансирования.
В систему управления запасами включены ряд последовательно
выполняемых процессов, из них основными можно назвать:
1. Проведение анализа запасов в предшествующем периоде. Здесь
необходимо определить уровень обеспеченности производства запасами,
оценить эффективность их использования.
2. Формулирование целей создания запаса. Целями могут являться:
обеспечение текущей производственной деятельности;
обеспечение текущей сбытовой деятельности;
формирование сезонных запасов для обеспечения
производственного процесса предстоящего периода.
3. Оптимизация размера основных категорий текущих запасов. Здесь
применяют различные модели, наиболее распространенной среди которых
является модель экономически обоснованного размера заказа. Данная модель
основывается на оптимизации различных операционных затрат на закупку и
хранение запасов. Операционные затраты в рамках данной модели
подразделяют на:
а) затраты на размещение заказов;
б) затраты на складское хранение товаров.
Норма запаса – это минимальное количество предметов труда, которое
имеется у предприятия и которое необходимо для бесперебойного снабжения
производства.
Чтобы определить нормы запасов, пользуются тремя группами методов: