84
Отражать проведенные начисления и выплаты в регламентированном
учете.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 полностью автоматизирует
комплекс трудоемких расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о
фактической выработке, оплаты больничных листов и отпусков и заканчивая
формированием документов на выплату зарплаты и сдачи отчетности в
государственные контролирующие органы. В результате использования
программного продукта полностью автоматизируется расчет
регламентированных законодательством начислений и удержаний, а также
происходит отражение результатов расчетов в затратах предприятия. Система
позволяет автоматически загружать данные для проведения необходимых
расчетов и формирования документов, что снижает временные затраты
расчетной службы и бухгалтерии, а также снижает риски, связанные с
человеческим фактором.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает формирование
необходимых бумажных документов в соответствии с ГОСТом, а также
бумажной и электронной отчетности, связанной с начислением заработной
платы.
2) Налоги и взносы с оплаты труда. 1С:Зарплата и управление
персоналом 8 полностью обеспечивает автоматизированный расчет налогов и
взносов, связанных с заработной платой. Исходная информация для каждого
вида расчета содержится в описании вида начисления.
В описание включается исчерпывающий набор сведений, которые могут
понадобиться при заполнении документов и отчетных форм. Например, для
налога на доходы физических лиц указывается числовой код дохода, который
будет использоваться при заполнении отчетности по НДФЛ.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 содержит достаточный набор
предопределенных видов начислений с полностью подготовленными
85
описаниями. При необходимости пользователи могут вводить дополнительные
виды начислений.
При регистрации документа Начисление зарплаты работникам
организаций суммы налога на доходы физических лиц к удержанию
рассчитываются автоматически для каждого работника с учетом сведений о его
правах на вычеты, содержащихся в информационной базе, а также с учетом
того, является ли сотрудник налоговым резидентом или нет.
Результаты расчета отображаются в табличной части документа, на
закладке НДФЛ.
Также система позволяет вести расчеты страховых взносов. Взносы
начисляются документом Начисление страховых взносов, который использует
данные о доходах физических лиц, введенных в информационную базу.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 реализована возможность
проводить по заявлению сотрудника удержание из его заработка
дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии.
В случае необходимости корректировок автоматически произведенных
расчетов налогов и взносов система позволяет сотруднику, отвечающему за
расчеты, исправить данные вручную. Также существует возможность
корректировки данных учета пособий по социальному страхованию
документом Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН. В
данный документ можно ввести все данные учета, например, если ведение
учета в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 начато не с начала года.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает формирование всей
необходимой отчетности по страховым взносам и НДФЛ в электронном и
бумажном виде в рамках регламентированной отчетности в соответствии с
требованиями законодательства.
3) Отражение начислений в регламентированном учете. 1С:Зарплата и
управление персоналом 8 обеспечивает подготовку данных для отражения
начисленной заработной платы, налогов и взносов в бухгалтерском и налоговом
86
учете, который может вестись с помощью программы 1С:Бухгалтерия 8.
Данные регламентированного учета выгружаются через систему обмена
данными.
4) Перечисление зарплаты на лицевые счета работников. Для
распределения зарплаты, перечисленной в банк, по лицевым счетам работников
предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный
фирмой "1С" совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными о перечисляемых
суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Для
подготовки файла к отправке в банк, а также для считывания информации из
файла, полученного из банка, предназначена обработка Импорт/экспорт
операций по лицевым счетам.
Обработка позволяет в электронном виде передать в банк информацию,
необходимую для открытия лицевых счетов работника, получить из банка
подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами лицевых счетов
работников организации и затем организовать регулярное зачисление зарплаты
на лицевые счета работников.
5) Регламентированный кадровый учет и делопроизводство. Кадровый
учет является неотъемлемой частью учета любой компании, даже самой
небольшой. В последние годы задачи кадрового учета и кадрового
делопроизводства все больше регламентируются законодательством. Поэтому
возможности автоматизации данных процессов являются важными для
большинства компаний, особенно тех, кто имеет большую численность
сотрудников. Автоматизация процессов кадрового учета позволяет руководству
компании:
снизить временные затраты на выполнение данных функций и
высвободить рабочее время службы персонала для решения других задач;
обеспечить достоверность данных;
своевременно получать необходимую информацию по кадровому составу
для анализа и принятия управленческих решений.
87
1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает ведение
регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями
текущего законодательства и позволяет решать следующие задачи.
Ведение штатного расписания.
Учет движения кадров (прием, перевод, увольнение работников).
Учет персональных данных работников, ведение личных дел в
информационной базе.
Анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для
эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент
текучести кадров, статистика кадров).
Учет рабочего времени и невыходов по различным основаниям
(отсутствий работников на рабочем месте по причине отпуска, болезни и т.п.).
Версия 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет вести учет
досрочного выхода сотрудника на рабочее место и учитывать эти данные при
последующем начислении заработной платы и учете отработанного времени.
Учет права на ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и
дополнительные) и расчет остатков неиспользованных ежегодных отпусков.
Учет медицинского страхования.
Воинский учет.
Персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет кадровой службе
автоматизировать все основные задачи кадрового делопроизводства с
возможностью автоматически формировать в соответствии с ГОСТом и
выводить на печать необходимые документы о движении персонала:
˗ приказы о приеме, перемещении, увольнении сотрудников;
˗ личные карточки работников по форме Т2, учетные карточки
научного, научно-педагогического сотрудника по форме Т4;
˗ приказ о направлении работника в командировку, командировочное
удостоверение и др.
88
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 имеется возможность
группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с
выводом на печать соответствующих документов. Это существенно облегчает
работу крупным предприятиям в ситуациях, когда необходимо быстро провести
оформление документов по большому количеству работников (например, при
реорганизации или открытии нового предприятия/подразделения).
Также 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ предоставляет ряд
возможностей по автоматизации основных процессов работы с персоналом,
необходимых для большинства предприятий:
˗ планирование потребностей в персонале;
˗ подбор персонала и работа с кандидатами;
˗ управление мотивацией персонала;
˗ кадровый учет и анализ кадрового состава;
˗ планирование различных мероприятий.
Предметная область, автоматизируемая прикладным
решением 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ представлена на
рисунке 3.2.
Программа позволяет вести в единой информационной базе учет по
нескольким юридическим лицам, а также учет индивидуальных
предпринимателей. Это дает возможность руководству видеть целостную
картину по всему предприятию. Юридические лица, входящие в структуру
предприятия, могут использовать общие списки физических лиц,
классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждое
юридическое лицо может вести учет по общей или упрощенной системе
налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.
Таким образом, 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ решает
задачи основных групп пользователей, участвующих в работе с персоналом.
89
Рис. 3.2 Предметная область, автоматизируемая прикладным
решением 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ
Для кадровой службы программа предлагает инструмент автоматизации
рутинных задач, накопления и хранения в единой базе всех учетных данных о
работниках предприятия.
Продукт дает возможность бухгалтерии вести в автоматическом режиме
все начисления и выплаты, что позволяет снизить трудоемкость и повысить
точность расчетов. Также продукт позволяет формировать всю необходимую
отчетность в стандартизированной форме и в соответствии с актуальными
требованиями законодательства. Представление регламентированной
отчетности в государственные органы станет менее трудоемким процессом.
Особенно это касается сведений для персонифицированного учета
Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11) и отчетности по налогу на доходы
физических лиц (2-НДФЛ).
Сотрудникам службы персонала программа предлагает инструмент для
автоматизации базовых процессов работы с персоналом, отнимающих больше
всего времени и сил: ведение учета по процессу кадрового планирования и
90
подбора, проведение анкетирований и обработка результатов, разработка и
сравнение различных мотивационных схем.
Руководству организации программа предоставляет возможность анализа
кадрового состава, инструмент для планирования штатной численности и
контроля исполнения кадрового плана, средство для формирования отчетности
в различных разрезах.
Таким образом, комплексная автоматизация задач бухгалтерского учета и
управления персоналом в ООО «СКИЗБ» позволит осуществлять
профессиональный подход к знаниям по организации HR-процессов, навыкам
управления сложными проектами и опыту работы в данной области.
3.2 Мероприятие по усилению системы внутреннего контроля
за расчетами с работниками
Для улучшения практики учета расчетов по оплате труда, внутреннего
контроля предлагается усилить систему внутреннего контроля ООО «СКИЗБ» в
рамках расчетов с работниками, а также способов сбора и обработки
информации, проведения проверок и реализации их результатов.
В ООО «СКИЗБ» были выявлены недостатки организации работы с
первичными документами. Совершенствование информационно-методического
обеспечения систем учета и внутреннего контроля предполагает модификацию
организационной структуры службы внутреннего контроля, уточнение ее
функций и целей деятельности. На рисунке 3.3 проиллюстрирована
организационно-функциональная структура службы внутреннего контроля,
разработанная для ООО «СКИЗБ».
91
Рис. 3.3. Предлагаемая организационно-функциональная
структура службы внутреннего контроля в ООО «СКИЗБ»
Под структурой управления системой внутреннего контроля
экономического субъекта понимаем упорядоченную совокупность принципов
управления, устойчивую взаимосвязь подразделений и полноту исполнения
92
ими функций, обеспечивающих качественное развитие бизнеса на основе
методологически совершенного бухгалтерского учета и прозрачной отчетности.
Исследование форм организации внутреннего контроля показывает, что в
основе системы внутреннего контроля экономического субъекта должен
находиться самоконтроль.
Двойная запись в бухгалтерии – обязательный элемент самоконтроля.
Всеми специалистами экономических отделов должны использоваться средства
контроля: документирование и документооборот, нормирование затрат труда,
внутрикорпоративное правовое регулирование, система должностных
инструкций и др.
Наличие прямых и обратных связей экономических служб и отделов,
участвующих в сборе, анализе и накоплении контрольной информации,
позволяет однозначно интерпретировать факты хозяйственной жизни
экономического субъекта, отражаемые в бухгалтерских регистрах.
Характерной особенностью функционирования рекомендуемой в
структуры внутреннего контроля является превращение традиционного
контроля за состоянием финансово-хозяйственной деятельности в
исследовательский контроль с элементами контролллинга.
Это означает, что результаты учетных и аналитико-контрольных
операций формируют для руководства экономического субъекта комплексную
информацию для разработки и принятия важных управленческих решений, в
том числе по выявлению финансовых и налоговых рисков и их минимизации,
корректировке стратегических ориентиров развития бизнес-процессов (в случае
установления в ходе контроля и анализа отклонений фактических показателей
от плановых) и др.
В рамках каждого центра ответственности, который осуществляет
процесс управления по соответствующим функциям, должны вырабатываться
новые решения по совершенствованию деятельности службы внутреннего
контроля. В результате такого совершенствования достигается повышение
93
эффективности финансовой деятельности и улучшение качества исполнения
всех бюджетов экономического субъекта. Экономически целесообразный и
финансово выгодный всем участникам экономических отношений, как на
макроэкономическом уровне, так и на уровне корпоративной сферы трудовых
отношений выбор экономико-финансовой стратегии и регламента управления
ею невозможен без адекватной системы организации учета, контроля,
отчетности и анализа.
Эффективный выбор методов учета, анализа и внутреннего контроля,
отвечающих решению стратегических задач, предполагает учет влияния
отраслевых факторов: содержание затрат, их стоимостная динамика, наличие
рабочих мест, миграция работников и др.
Многие работодатели, включая ООО «СКИЗБ», при формировании
кадровой политики анализируют состояние рынка труда и существующие
параметры оплаты труда. Исчерпывающий пакет информации,
систематизированной в соответствии с нормативно-правовыми требованиями
из регистров бухгалтерского учета для финансовых и налоговых целей и далее
сведенной в финансовую отчетность, подвергается изучению специалистами
внутренних служб анализа и контроля совместно с руководством
экономического субъекта на предмет ее адекватности, ясности, правильности.
Эта информация представляет существенный интерес для внутренних и
внешних пользователей финансовой отчетности. Ценность такой информации в
том, что на ее основе сам экономический субъект проверяет принятую
финансовую стратегию, определяет слабые стороны и принимает
управленческие решения по ее совершенствованию.
В условиях конкурентного рынка, предельной подвижности факторов
внутренней и внешней экономической среды значение бухгалтерской
информации о состоянии расчетов по оплате труда, результатах их контроля и
аудита для управления стратегическим развитием экономического субъекта
трудно переоценить.