61
3.2 Применение Модели процессного подхода к управлению
финансовой деятельностью в аппарате Совета депутатов муниципального
округа Внуково в городе Москве
На процесс закупок в органах местного самоуправления (с учетом
изменения потребностей и ожиданий населения муниципальных округов)
существенное влияние оказывают следующие факторы:
- рост затрат на приобретаемые товарно-материальные ценности (с учетом
современных и инновационных видов товаров и услуг);
- увеличение номенклатуры необходимых товаров и услуг (с учетом
постоянного развития сферы и изменением спроса);
- рост потенциальных поставщиков товаров и услуг;
- изменение законодательства, регулирующего систему государственных и
муниципальных заказов;
- при существующих правилах контрактной системы, не всегда возможно
установление длительных взаимоотношений с поставщиками товаров и услуг
(несмотря на их репутацию).
Органы местного самоуправления (аппарат Совета депутатов
муниципального округа Внуково в городе Москве) представляют собой линейную
структуру управления, в которую входят несколько отделений (работу каждого из
этих подразделений можно представить в виде проекта, к которому целесообразно
применить элементы процессного подхода).
Применение процессного подхода к управлению закупочной деятельности в
данной сфере эффективен, потому что присутствует большое количество
разноплановых видов деятельности, широкий перечень возможных потребностей
в товарах, работах и услугах.
Моделирование управленческих процессов в аппарате Совета депутатов,
становится базовым элементом исследования в сфере закупок, которое помогает
учитывать, и вовремя нивелировать изменения внешней и внутренней сред, а
также микроэкономические показатели организации.
62
Методологической основой управления закупочной деятельностью при
таких характеристиках является процессный подход.
Управление закупками в аппарате Совета депутатов муниципального округа
Внуково в городе Москве является частью общей системы управления. Основная
цель – реализация вверенных и собственных полномочий, удовлетворение
потребностей жителей муниципального округа. Взаимодействие всех видов
деятельности (проектов организации) помогает эффективно реализовывать
политику организации, решать поставленные задачи с применением методов
планирования и анализа качества оказываемых услуг.
В целом общий процесс управления закупками в аппарате Совета депутатов
муниципального округа Внуково в городе Москве, можно представить схемой:
Рисунок 1.
Общий процесс управления закупками в аппарате Совета
депутатов муниципального округа Внуково в городе Москве
Процессы, выполняемые всеми структурными подразделениями в аппарате
Совета депутатов муниципального округа Внуково, являются главными точками
Закупки в аппарате Совета
депутатов
Требования
Главы
муниципального
округа
Требования
законодательства
Внутренние
нормативные
документы
организации
Общие потребности
структурных
подразделений
Предложения
поставщиков и
исполнителей
Кадровый состав
Участники процесса закупок
(в организации)
Товары и услуги для
внутренних
заказчиков
(подразделений)
63
системного анализа эффективности закупочной деятельности и деятельности
организации в целом.
Модель процессного подхода представляет управление закупочной
деятельностью, как проект взаимосвязанных функций, имеющих определенную
гибкость для адаптации к изменениям сред. Для эффективной реализации проекта
в таком формате предусмотрено постоянное совершенствование управленческих
компетенций специалистов в сфере закупок. Процессный подход может
сочетается с элементами функционального подхода. В частности, анализ функций
их оценка и оптимизация. В этом случае подразделения и отелы рассматриваются
как самостоятельные функции. При этом не стоит забывать, что в данном случае
повышение эффективности одного подразделения есть явный показатель роста
эффективности учреждения в целом.
Преимущества процессного подхода к системе управления закупками:
- повышение эффективности взаимодействия и координации структурных
подразделений (в рамках единого проекта, процесса);
- устраняется непонимание между подразделениями (все четко понимают цели и
задачи);
- четко видны шаги, позволившие повысить эффективность (экономическую и
общественную) учреждения в целом;
- стартует процесс вовлеченности (развитие инициативности) каждого сотрудника
для целенаправленного улучшения процессов.
Практические проблемы внедрения процессной системы управления:
- процессный подход, как система управления не сразу понимается сотрудниками;
- консервативный подход к системе работы сотрудников (внедрение новых
технологий, не всегда приветствуется, ошибочно воспринимаясь как «слом»
устоявшейся системы);
- отсутствие автоматизации при внедрении процессного подхода;
- недостаточная квалификация исполнителей на местах (увеличивает вероятность
ошибок и задержек при переходе от одного этапа к другому).
Модель процессного управления закупочной деятельностью в аппарате
Совета депутатов привлекает к участию все уровни менеджмента (от высшего
64
руководства и руководителей структурных подразделений до материально
ответственных лиц всех уровней). Для эффективной реализации поставленных
проектных целей обязательная четкая детализация этапов процесса и определение
показателей эффективности. Именно они помогут определить «узкие места» и
внести необходимые корректировки для улучшения процесса в дальнейшем. Это
приведет к взаимодействию всех участников процесса, росту экономических
показателей учреждения и удовлетворенности получателей дополнительных
образовательных услуг.
Цель: увеличение экономической эффективности
учреждения и удовлетворенности получателей услуг
(начало)
Заявки от сотрудников подразделений
(подготовка, обоснование, подача)
Согласование заявки с руководителем
подразделения и руководителем
Определение источников финансирования
Утверждение заявки руководителем
Определение способа осуществления закупки
Процесс закупки у
единственного
поставщика
Проведение
торгов
методом
аукцион
Проведение
торгов методом
запроса
котировок
Конкурс
Подписание
контракта
65
Рисунок 2.
Модель процессного управления закупками (единица)
При показанной модели процесса управления закупками на первоначальном
этапе формирование закупки происходит на уровне непосредственного
«потребителя/заказчика» (структурного подразделения).
Затем согласование с руководителем, определяется источник
финансирования, заявка окончательно утверждается руководством. Далее
стартует процесс исполнения: выбор способа осуществления закупки, подготовка
комиссией (или контрактным управляющим) соответствующих документов,
определение победителей, заключение контракта. В большинстве случаев оплата
производится после поставки товара или оказания услуг, но может быть
предусмотрена и система «предоплаты». После проверки соответствия условиям
контракта происходит оплата. Структурное подразделение получает заказанный
товар /услугу. Это «единица» модели процессного управления закупками.
Рассмотрим общие принципы процессного моделирования, в частности
применяемые методы и блоки построения, применяемые на каждом этапе. Это
позволит нам качественнее проработать детали для внедрения процессного
управления.
Оплата поставки
Поучение
товара/оказание
услуг
Оформление
документов
Достижение цели
(финал)
Цель: увеличение экономической эффективности управления
закупками в образовательных учреждениях творческого профиля
66
Методология
Принципы процессного управления
Подходы:
- системный
- компетентный
- управление
рисками
Принципы:
- системность
- результативность
- профессионализм
- цикличность
- контролинг
Формирование заказа
Выбор признаков характеризующих
закупку
Учитываемые факторы
Планирование (общее и
на уровне подразделений
построенное на принципе
единообразия)
Критерии
оценки
эффективности
Выбор и обоснование методов
расчета запасов товарно-
материальных ценностей
Текущее,
стратегическое
Формирование механизма
управления закупками
материальных ресурсов
Цели, задачи,
ресурсы
Выбор и обоснование
стратегии управления
запасами
Формирование стратегии
и тактики выбора и
взаимодействия с
партнерами
(поставщиками)
Определение показателей
оценки эффективности
процесса закупок с
учетом специфики
закупаемой
продукции/услуг
По реперной точке
заказа: фиксированный
период; «плавающая»
(по необходимости)
Критерии оценки (вид
партнерства)
Ответственность
за результат
эффективности
Конкурентность
67
Рисунок 3.
Общие принципы процессного моделирования
1. Методология.
Данный блок представляет собой систему организации деятельности (как
теоретической, так и практической), систему взаимоопыляемых процесс подходов
и систем.
Подходы
Анализ эффективности системы закупок, последующие
действия
Распределение
экономии по итогам
проведения
закупочных процедур
Прозрачность
информации для
всех
заинтересованных
лиц (развитие
конкурентной среды)
Сравнительный
анализ
процедур
Аналитика
Мониторинг
эффективности
закупок:
- соотношение
количества
конкурентных закупок
состоявшихся к не
состоявшимся
- конкурентность
(количество поданных
заявок)
- снижение итогам
проведения торгов
Статистический
анализ данных
мониторинга
Разработка
управленческих
решений и
инструментов
закупочной
деятельности при
процессном походе
Ожидаемый результат:
- положительная динамика качества закупок и результата
закупочной деятельности на основе совершенствования
эффективности конкурентной процедуры
- бесперебойность и надлежащее качество обеспечения
процесса оказания услуг
- экономия бюджетных средств
- повышение эффективности управляемости процессом
закупок
- комплекс процессных управленческих решений для образовательных
учреждений творческого профиля
68
Системный – организация и каждое подразделение – единая структура.
Результат деятельности каждого обеспечивает достижение поставленной перед
системой (организацией) цели. Анализ эффективности деятельности системы
проводится с учетом внешних, внутренних факторов, а также обратной связью.
Компетентностный – оценка, анализ, оптимизация при применении
компетенций в произвольной внешней ситуации. Единое понимание целей и
профессионализм (автоматическое выполнение последовательности операций для
выполнения задания).
Управление рисками
- обоснованность закупки. Нецелевое использование средств бюджета
недопустимо (ФЗ-44, ст.18);
- расчет начальной максимальной цены. Ошибка в расчетах приведет к
ограничению конкуренции, неэффективному расходу бюджета;
- нарушение цикличности или сбой поставок. Изменение образовательного
процесса, обустройство дополнительных площадей для хранения товаров или
отказ от услуги.
Принципы
Системность – четкое определение этапов осуществления закупки и
документальное сопровождение: обоснование потребности, определение
поставщика, критерии расчета начальной максимальной цены, понятные сроки и
условия выполнения закупки, отчетность.
Контролинг - определение форм промежуточного анализа закупочной
деятельности. Разработка плана корректирующих мероприятий по итогам
проведения анализа.
Взаимодействие – совместное определение и согласование номенклатуры
необходимых товаров и услуг между заинтересованными участниками процесса.
Консультации с контролирующими органами для недопущения ошибок в
проведении закупочных процедур.
Открытость – свободный, безвозмездный доступ к единой информационной
системе (исключение – государственная тайна и иная законодательно
ограниченная) информация
69
Результативность – соответствие плановых и достигнутых показателей. Основной
показатель – эффективное расходование бюджетных средств.
Профессионализма заказчика - умение на практике применять имеющиеся знания
основных законов и положений, постоянное повышение квалификации. В случае
необходимости, обращение в специализированные организации. Еще одним
показателем профессионализма является личная ответственность за проведение,
качество и результат закупочной деятельности.
2. Принципы процессного управления закупочной деятельностью.
Планирование — должно обеспечить бесперебойное функционирование
учреждения, с учетом утвержденных для реализации программ дополнительного
образования и планируемых мероприятий. При планировании учитываются все
потребности в товарах и услугах подразделений и учреждения в целом. Если мы
рассматриваем каждое подразделение, как проект, то соответственно, при
составлении планов учитываются все характеристики товаров и услуг,
определяется круг ответственных, сроки исполнения и т.д. В этом случае,
формируется четкий плановый список потребностей, основанный на анализе уже
реализуемых программ и учитывающий новые программы.
Конкурентность – регулируется ст 8 ФЗ-44 и ФЗ № 135 «О защите
конкуренции». Для обеспечения добросовестной конкуренции к процедуре торгов
привлекается неограниченное количество потенциальных поставщиков
(соответствующих требованиям), исключаются необоснованные закупки у
единственного поставщика, а также необоснованных предпочтения или
дискриминация участников торгов.
Оценка эффективности – должна иметь количественные показатели:
- снижение цены контракта (как результат – прямая экономия бюджетных
средств);
- качество продукции (услуги) выше, при той же стоимости контракта;
- изменение в сторону улучшений условий контракта (сроки поставок,
дополнительное обслуживание и т.д.).
В целом оценка эффективности – это соотношение достигнутого результата
и затраченных средств.
70
3. Аналитика
В процессе аналитических исследований основной и одной из
универсальных форм является мониторинг. По результатам мониторинга
проводится статистический анализ, по итогам которого разрабатываются
управленческие решения, и формируется необходимый инструментарий для
ведения закупочной деятельности в органах местного самоуправления (аппарате
Совета депутатов муниципального округа Внуково в городе Москве).
Критерии оценки для мониторинга.
По результатам проведенных закупочных процедур:
- количество заявок поданных на торги;
- число поставщиков допущенных к торгам по результатам проверки
конкурсной документации;
- процентное соотношение закупок размещенных по результатам торгов,
электронных аукционов, конкурсов, котировок;
- несостоявшиеся торги и торги с одним участником;
- экономическая эффективность: заключение по стартовой цене, среднее
снижение цены, цена превысила более 25%;
- количество обоснованных жалоб и нарушение процедуры информации о
состоявшихся торгах.
В рамках мониторинга обращается внимание и наличие системы
определения потребностей удовлетворенность подразделений полученными
товарами и услугами. Этот критерий имеет высокий удельный вес в общих итогах
анализа. Он оказывает прямое влияние на качество оказания дополнительных
образовательных услуг творческого профиля ( в частности на бесперебойность и
соответствие процесса реализации утвержденной программе). Проверить
указанный критерий можно по количеству и жалоб получателей услуг,
основанных на срыве или низком уровне оказания услуг.
Планирование - выполнения плана бюджета закупок, в соответствии с
планом-закупок и планом-графиком деятельности учреждения. Показатель
относительный, но определить эффективность сбора и систематизации
потребностей по нему возможно.