65
Лучше поставить перед участием несколько целей, тогда
эффективность будет гораздо выше.
Участие предприятия в выставке, это часть ее маркетинговой
политики, которая предоставляет большие возможности.
ООО «Апельсин» использует в своей работе данный способ
коммуникации на рынке, потому что есть возможность для продвижения на
рынок современного оборудования, инструментов, строительных и
отделочных материалов, а также новейших технологий по их использованию.
На данном этапе развития выставок актуальными являются выставочные шоу
программы. Отличительная особенность их в том, что есть возможность
показать технику в работе – приготовление растворов, нарезка резьбы,
укладка камня и др. Такой способ позволяет воочию демонстрировать
функциональные возможности, удобство использования и надежность
техники. Получение наибольшей отдачи от выставочной деятельности быть
может только при верной разработке совместноготактического плана участия
фирмы в тематических выставках, ярмарках и плана каждого конкретного
мероприятия в отдельности.
На втором этапе происходит выбор выставки и планирование
бюджета. Решение обизбраниипредпочтительной выставки необходимо
принимать при составлении бюджета компании на год и затрат на
маркетинговую работу и рекламу. В процессе отбора выставки должен
обязательноучаствоватьдиректор, заместители испециалисты сектора продаж
и маркетинга.Нужно обращать внимание на тематику выставки, ее
престижность, сроки проведения, чтобы они не пересекались с другими
маркетинговыми мероприятиями, а также общие затраты и предполагаемый
доход.
Генеральныйдиректордолжен своим приказом назначить
руководителя выставки, ответственного за выбор формы участия, качество ее
проведения и анализ полученного эффекта. [ 9, стр. 165]
План должен содержатьсписок задач, которые должны быть решеныв
66
ходе участия в выставке: цели участия в тех или иных мероприятиях;
перечень действий, предполагаемых для выполнения в процессе
приготовления к выставке, во время ее проведения и по завершению;
перечень целевой аудитории, с которой необходимо провести работу
(потенциальные клиенты, партнеры, приглашенные на выставкуи др.).План
организации выставок принимается на календарный год. В настоящее время
на территории РФ проводится немалое количество выставок инструментов,
инвентаря, сантехники в разных регионах. Они отличаются масштабом и
интересом у населения. Так каккомпаниястремится получить максимальный
результат и готова тратитьприличные деньги на участие в выставках, то
лучше остановить свой выбор на отраслевых выставках в больших
городах.Так же нужно принимать участие не только в тематических
выставках, но и в универсальных. [17, стр. 198]
Годовой план участия в крупных выставках на 2020 г. представлен в
таблице 10.[23, стр. 3]
Таблица 10
план участия в выставках на 2020 г.
Дата
проведен
ия
Название выставки
Масштаб
Место
проведения
28 - 31
января
«Зимняя ярмарка»
универсальная
выставка-ярмарка
ЦНТИ г. Рязань
17-20
марта
«Мартовская ярмарка»
межрегиональная
выставка-ярмарка
ЦНТИ г. Рязань
26-29 мая
«Успехи
предпринимателей»
выставка – ярмарка
ЦНТИ г. Рязань
9-12 июня
«Июньская ярмарка»
межрегиональная
выставка - ярмарка
ЦНТИ г. Рязань
25-28
августа
«С заботой о Вас!»
специализированная
выставка – ярмарка
Выставочный
центр «Ока» г.
Рязань
20-23
октября
«Осень + Зима»
межрегиональная
выставка – ярмарка
Выставочный
центр «Ока» г.
Рязань
8-11
декабря
«Предновогодние
хлопоты»
межрегиональная
выставка – ярмарка
ЦНТИ г. Рязань
67
Кроме этих выставок, ООО «Апельсин» планирует принимать участие
в выставках, организованных дилерами компании. Расходы на участие в
таких выставкахотсутствуют, т.к. все затраты берет на себя дилер.
Форму участия в мероприятииследует выбирать в соответствиисо
стратегиейфирмы, определяемых целей и потенциала компании. Можно
остановить свой выбор на одной или нескольких предлагаемых форм:
- Полноценное участие на собственном стенде. Выбирают компании,
лидеры своего рынка.
- Участие заочно или совместно с партнерами путем размещения у
них на стойке наших материалов.
- Спонсорство в плане организации совместных рекламных кампаний,
проведения официальныхвстреч;
- Можно поучаствовать только в деловой программе выставки:
презентации,круглые столы, конференции, без развертывания своего стенда.
[ 22, стр. 46]
Затем идет этап подготовки к выставке.Желательно подготовку
начинатьзаблаговременно, не меньше чем за несколько месяцев.
Бюджет.
Вначале определяется бюджет мероприятия, для чего составляется
перечень продукции и услуг, которые необходимо презентовать на выставке,
далее решается, как их лучше показать. Нужно определить
необходимыйресурсфинансовых, материальныхи трудовых затратна пути к
каждой цели, составить примерные пункты расходов и
разграничитьвремяуплаты.
Своевременность приверстке бюджета - этоглавный компонент в
подготовительной работе. В зависимости от опыта раннего участия в
выставках уровень детализации статей затрат будет различным.[18, стр. 112]
У магазина «Апельсин» есть большой опыт участия в выставках.
Поэтому руководитель выставки знает, какие предстоят расходы – рисунок
10.[17, стр. 318]
68
Рисунок 10 – Необходимые расходы на выставку
Подготовка стенда.
В первую очередь нужно определиться с его параметрами: размеры,
расположение, оформление.
Тип стендов определяется его территориальным расположением,
характером соприкосновения с соседними стендами – степенью открытости к
проходам.
Выделяют такие виды площадок:
- стенд в ряду –имеет вход всегда с одной стороны, так каксбоку
размещеныдругие стенды. По соотношению длины и глубины выделяют
узкие и глубокие или широкие и не очень глубокие стенды. Стоимость его
минимальна.
- угловой стенд. Имеет два входа – на боковые стороны угла, или
одна стенкасоприкасается совторым стендом в углу, а другая состендом,
находящимсяпо ряду. При одинаковой площади с «рядовым» стендом, его
цена дороже.
– Стенд-островставится в проходах и качественно превосходит
Статьи расходов
Взнос за
участие
Затраты на
презентации,
телефонные
переговоры
Расходы на
питание,
заработную
плату
Доставка
экспонатов
Монтаж
стенда
Затраты
на
рекламу
Изготовле
ние
сувениров
Представ
ительски
е
расходы
69
остальные стенды. Этот стенд очень сложен по сравнению с другими из-
заоформления и размещения рекламы. Блок-стенд ценится по
стоимостидороже остальных и требует лишних затрат на монтаж и
оборудование;
– экспозициявне помещения. Ее назначение – это выставкаочень
больших изделий, например, машин, оборудования, спецтехники и др.,
которые обычно демонстрируют в работающем состоянии. Чтобы провести
переговоры экспоненты используют помещения или тентовые навесы. [19,
стр. 19]
Удачными для размещения стендов считаются места:
-в центральных проходах;
-справа от входа;
- в «Сердце» выставочной площадки;
- наиболее близкие к входам;
- на пересечении любых проходов.
Самыми невыгодными местоположениями стендов считаются:
-около дверей;
-рядом с запасными выходами, тупиковые, рядом и за колоннами;
- возле буфетов, туалетов;
-недалеко от сильных конкурентов;
-вблизи мест проведения массовых зрелищных мероприятий. [19, стр.
21
По тому насколько успешно было участие в выставке
нужнорезервировать удачное место на следующую выставку.
Вне зависимости от типа стенда и его размеров в нем должно быть три
функциональных зоны:
- площадь презентации;
- деловая зона для переговоров;
- помещения для хранения.
Стенд должен:
70
-оставлять благоприятное, но не показное впечатление;
- выглядеть влекущим, но не назойливым;
- казаться довольно взыскательным, но не отталкивающим.
Большое внимание нужно уделить освещению стенда. Количество
светильников и их мощностьрассчитывают в зависимости от размеров
стенда, его объема, параметров экспонатов, их цвета.
Важно разумно применять графические (логотипы, символы, графики,
таблицы)и средства иллюстрации(слайды, фотоматериалы, видеоролики).
Все оформительские материалы нужно применять в одной
концепции с корпоративным стилем компании. [19, тр. 21]
Разработкарекламно -информационных материалов.
Прежде чем разрабатывать материалынужно определиться, какие
будут раздаваться всем посетителям, а какие – выборочно, в обмен на
визитку специалиста. Ориентировочно можноподсчитать количество
материалов, истраченных на других выставках, сходных по масштабу.
Для участия в выставке нужна сувенирная продукция: блокноты,
шариковые ручки, папки с логотипом и т. п.
Информирование клиентов и партнеров.
Положительный результат от участия будет достигнут, если грамотно
и своевременно будет организован процесс приглашения потенциальных
покупателей на экспозицию.Информацию нужно донести до необходимых
посетителей не менее чем за месяц до начала мероприятия. Информационное
письмо должно содержать полезное предложение, чтобы установить
обратную связь. Например, можно предложить обратиться за приглашением
на выставку, которое гарантирует приятный бонус. За пару недель до начала
выставки лучше еще раз напомнить этим людям о дате начала ВЯМ. [14, стр.
94]
Лучше это сделать с помощью курьера.
Подготовка персонала.
Средний оптимальный количественный состав сотрудников на
71
выставке – пять-шесть человек. Как правило,это два-три стендиста, два
сотрудника для принятия компетентных решений и один – для технической
работы, обслуживания техники и снабжения материалами. Обязательно
должен присутствовать сотрудник, ответственный за работу на ярмарке.
Сотрудников нужно отбирать грамотных, целеустремленных,
позитивно настроенных, коммуникабельных, умеющих слушать,
обладающих красноречием, наблюдательных.
Работник компании, который будет задействованв работе выставки,
долженстажироваться, чтобыовладеть методами и приемами работы.Знание
своегоэкспоната, его преимуществ перед такими же товарами у конкурентов,
это обязательное требование. [16, стр. 34]
Если стенд расположен неудачно, придется приглашать промоутеров
для привлечения посетителей, а это дополнительные расходы. Количество
распространителей рекламы зависит от объема тиража рекламных
материалов.
Работа на выставке. Помимо цели продвижения компании и ее товара
на рынке, серьезныеустановкидаются на период выставки – поиск новых
партнеров, изучениецелевой аудитории и конкурентов, контакты с
представителями СМИ.
Исследование посетителей можно осуществлять путем анкетирования
гостей стенда, задав им не более трех-пяти вопросов.
Анализ конкурентов можно провести,изучивпредставленные у
нихновые образцы, а также преимущества конкурентов, их слабые стороны.
Собранные сведениянужнобыстро обработать, чтобы успеть разрешить
некоторые появившиеся вопросы в период выставки.
Работа после проведения мероприятия.
Выставочная деятельность считается результативной, если будет
проведен анализ всей информации по выставке, в базе данных будут внесены
клиенты, партнеры, конкуренты и корреспонденты СМИ. [19, стр. 23]
Определение эффекта происходит путем подведения итогов
72
следующим образом. Сравниваются расходы по утвержденной смете и
реальные расходы. Устанавливается отдача от рекламы. Анализируются
отзывы посетителей экспозиции по журналу. Оценивается состав
посетителей и эффективность работы персонал. Обязательно рассчитывается
стоимость одного контакта. Идет сравнение количества фактически
заключенных контрактов, договоров с запланированными до начала
выставки. [17, стр. 215]
Наглядно рассмотрим затраты предприятия на участие в выставке
«Успехи предпринимателей».
Местом ее проведения выбран Центр научно-технической
информации г. Рязанис 26 по 29 мая. Время работы с 10.00 до 18.00. в
последний день с 10.00 до 16.00.
Организует выставку Торгово-Промышленная Палата Рязанской
области при поддержке правительства Рязанской области и рязанского
отделения предпринимателей «Деловая Россия».
Для участия в выбранной выставке необходимо заполнить и отправить
не позднее чем за 30 дней до открытия выставки заявку в ТПП в 2-х
экземплярах на участие (Приложение Г) и заявку-предложение на печать
информации в каталоге, а также план стенда.Когда заявка принята,
выставляется счет на оплату услуг. Счет включает в себя регистрационный
сбор и сумма за аренду выставочной площади.
Оплату следует произвести на расчетный счет организатора не менее
чем за 20 дней, иначе площадь предоставлена не будет.
Регистрационный сбор составляет 10000 руб.Сюда входят
общеорганизационные расходы, услуги стенда информации, охрана,
информационные материалы в каталоге, 1 экземпляр каталога выставки.
За аренду необорудованной площадки площадью 70 м
2
взимается
80000 руб. Дополнительно будет организована часть экспозиции на открытой
площадке, аренда которой составит 10000 руб.
Выставляемая продукция требует расходов только на доставку, т.к. у
73
магазина «Апельсин»естьсвои подставки, выставочный стенд, ЖК панель и
подиум с логотипом, которые используются на каждой выставке.
Обновления информации на стенде не требуется, потому чтов этом году
предприятие уже участвовало в выставках.
На всех этапах подготовительной, основной и заключительной работы
потребуется 4 сотрудника для погрузки, выгрузки, монтажа оборудования, 2
водителя для перевозки товаров, 6 менеджеров по продажам.
Для доставки продукции на выставку используется собственный
автотранспорт – грузовые автомобили «Газель».
Средний расход топлива составляет 15 л/ 100 км. Расстояние от
магазина до выставки 10 км. На все дни работы выставки примерно будет
израсходовано 50 л. топлива. В денежном выражении это составит 2300 руб.
На изготовление рекламной и полиграфической продукции будет
израсходовано 8200 рублей:
- на визитки 1000 шт. – 1600 руб.
- листовки 1000 шт. – 400 руб.;
- буклеты 1000 шт. – 1700 руб.;
-каталог продукции 300 шт. – 4500 руб.
Следующая статья расходов, это изготовление сувенирной продукции.
Данная статья предусматривает 26000 руб.:
- Авторучки с тампопечатью 200 штук – 4000 руб.
- авторучки с лазерной гравировкой ручек из металла 50 шт. – 5000
руб.;
- Бейсболки 50 шт. – 7500 руб.;
- футболки 50 шт. – 9500 руб.
На непредвиденные расходы запланировано 10000 рублей.
Таким образом, общая смета расходов составит 146,5 тысяч рублей.
3.3 Оценка эффективности предложенных рекомендаций
74
На основании предложенного регламента проведения выставки
необходимо произвести оценку эффективности данных рекомендаций, чтобы
исключить ошибки в подготовке к последующим выставочно-ярмарочным
мероприятиям.
Подсчитаем эффект от участия, используя опыт предприятия на
прошлых выставках. Расчеты представим в таблице 11.
Таблица 11
Общая смета затрат на проведение выставки
№ п/п
Затратная статья
Затраты на выставку
Сумма, руб.
%
1
Аренда необорудованной
площадки 70 м
2
80000
54,6
2
Аренда открытой площадки
10000
6,8
3
Регистрационный сбор
10000
6,8
4
Транспортные расходы
2300
1,6
5
Рекламная и
полиграфическая продукция
8200
5,7
6
Сувенирная продукция
26000
17,7
7
Непредвиденные расходы
10000
6,8
Итого
146500
100,0
Сделаем вывод по таблице, который указывает на то, что в целом
расходы на участие в выставке оптимальны.
Наибольший удельный вес в общей сумму затрат приходится на
аренду площадки в помещении и уличной открытой площадки. В
совокупности это составляет 90000 рублей в суммовом выражении, или 61,4
%.
Существенный процент занимает изготовление сувенирной
продукции – 17,7 %. Но сувениры предназначены в основном для
постоянный клиентов, партнеров для поддержания отношений, а также для
вип-персон, которые посетят выставку. Для них будут изготовлены
авторучки с лазерной гравировкой, футболки и бейсболки с логотипом
«Апельсин».
Для посетителей «пылесосов», которые собирают любую продукцию
на всех промостойках предусмотрены буклеты и ручки с эмблемой.