54
Тем не менее, никем не контролируется обоснованность телефонных
переговоров. В бухгалтерском учете отсутствует ряд документов,
подтверждающих цель телефонных переговоров по отдельным номерам
телефонов абонентов, указанных в распечатках счетов операторов сотовой
связи.
Анализ номеров телефонов согласно распечатке оператора сотовой связи
за апрель 2017 года показал, что около 70 % указанных номеров телефонов не
принадлежат лицам, имеющим отношение к ООО «Диаланта» или ее
контрагентам. Следовательно, около 700 руб. (70% от 1000 руб.), выделяемых
одному сотруднику по сбыту или снабжению приносят ежемесячные убытки
ООО «Диаланта».
Установлено, что услугами корпоративной сотовой связи в организации
пользуются 7 сотрудников и 15.
В организационной структуре ООО «Диаланта» отсутствует отдел и даже
должность, в обязанности которых входит управление затратами. По словам
руководства, эти функции выполняет финансовый директор и частично
главный бухгалтер.
В условиях роста затрат и как следствие убытков ООО «Диаланта» их
знания основ экономики находятся на низком уровне.
На сегодняшний день экономия электроэнергии на предприятиях
составляет основу современной экономики, так как энергосберегающие
мероприятия позволяют значительно сократить затраты на энергоносители и
тем самым положительно влияет на показатели рентабельности и улучшении
конкурентоспособности выпускаемой продукции за счет снижения
себестоимости выпускаемой продукции или услуг.
Вывод: неудовлетворительное состояние процесса управления текущими
затратами ООО «Диаланта» требует разработки мероприятий по его
совершенствованию.
55
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА
УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию управления
затратами в ООО «Диаланта»
На основании проведенного анализа затрат и современного состояния
системы управления затратами в ООО «Диаланта» установлена необходимость
совершенствования процесса управления затратами.
В качестве цели совершенствования системы управления затратами
выберем сокращение убытков ООО «Диаланта» путем снижения затрат на
производство продукции.
Начнем с организационного подхода. В целях повышения эффективности
управления предприятием, необходимо создание на предприятии системы
управления затратами нового типа.
Для этого обратимся к теоретическим и практическим наработкам
отечественных и зарубежных специалистов.
Создание эффективной системы управления затратами, соответствующей
основным принципам построения такой системы, а также необходимость
поиска и внедрения новых форм и методов управления требует создания на
предприятии особого отдела по управлению затратами. В зарубежной практике
такой отдел носит название отдела (или службы) контроллинга. Деятельность
такого отдела должна быть направлена:
- на оперативный сбор и анализ всей необходимой, для контроля затрат,
информации,
- на разработку новых форм и сбора информации и документов
первичного учета,
- на экспертизу управленческих решений,
- на решение задач улучшения экономической деятельности на
предприятии, то есть на решение стратегических задач.
56
В общем виде планируемые функции отдела контроллинга представлены
на рис. 8.
Рисунок 8. Функции отдела контроллинга ООО «Диаланта»
При создании отдела контроллинга на предприятии необходимо
учитывать следующие основные требования:
1. Отдел контроллинга должен иметь возможность получать
необходимую ей информацию из бухгалтерии, отдела экономического анализа,
службы сбыта и службы закупок (снабжения).
2. Отдел контроллинга должен иметь возможность и полномочия
организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной
информации, требуемой для анализа и выводов, но не содержащейся в
существующих документах финансово-экономических служб.
3. Отдел контроллинга должен иметь возможность внедрять новые
процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе. Вопрос о
выплате компенсации сотрудникам других служб за увеличение нагрузки
должны решать руководители, для которых предназначена информация отдела
контроллинга.
4. Отдел контроллинга должен иметь возможность быстро доводить
информацию до сведения высшего руководства предприятия.
5. Отдел контроллинга должен быть независимым от финансово-
экономической службы предприятия.
57
В соответствии с вышеприведенными требованиями возникают
возможные варианты создания отдела (службы) контроллинга и его места в
организационной структуре предприятия.
На первом этапе существования отдел контроллинга будет представлен
рабочей группой из 3-4 человек, которая выполняет роль аналитической
службы и обеспечивает руководителей (в первую очередь генерального
директора) оперативной информацией о состоянии затрат на предприятии,
периодически составляет развернутые аналитические отчеты, прогнозирует
показатели финансово-экономического положения предприятия, проводит
экономическую экспертизу управленческих решений, связанных с затратами и
прибылью, налаживает методику планирования в отделе экономического
анализа.
На первоначальном этапе работы отдела контроллинга нет
необходимости привлекать дополнительных сотрудников для сбора
контроллинговой информации на уровне структурных подразделений
предприятия, так как заполнение аналитических форм для отдела контроллинга
можно возложить на экономистов.
Таким образом, отдел контроллинга на предприятии в этот период
деятельности будет состоять из небольшой группы высококвалифицированных
специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом
ко всему объему экономической информации.
Как и любая финансово-экономическая служба, отдел контроллинга в
течение определенного периода становления установит связи с другими
службами и отделами, наладит информационное сотрудничество, в результате
чего произойдет более точное разделение функций.
Впоследствии отдел контроллинга может расширить свое влияние и свой
штат, для чего в каждое структурное подразделение будет назначен свой
контроллер, который будет отслеживать и анализировать отклонения
фактических параметров работы (прежде всего затрат) от плановых.
58
Целесообразно подчинить отдел контроллинга напрямую генеральному
директору, таким образом, начальник отдела контроллинга получит достаточно
высокий статус и независимость от начальника финансово-экономической
службы предприятия
Перейдем к мероприятиям экономического характера. Сначала
рассмотрим материальные расходы, связанные с потреблением электроэнергии.
Суть предлагаемого мероприятия - замена люминесцентных ламп на
светодиодные лампы. Замену источников внутреннего освещения предлагается
произвести в производственных зданиях.
Источником внутреннего освещения в помещениях являются
люминесцентные лампы (ЛЛ) Philips мощностью 40 Ватт и люминесцентные
лампы Ecowatt Mini SP мощностью 21 Ватт.
Самым распространенным источником внутреннего освещения в
помещениях предприятия являются люминесцентные лампы Philips 40 Ватт,
установленные в светильниках.
От качества освещения зависит производительность труда, утомляемость
людей, расход электроэнергии, а главное здоровье человека.
Для обеспечения в помещениях предприятия условий освещения,
удовлетворяющих требованиям санитарных и гигиенических норм и
требованиям высокой энергетической эффективности, рекомендуется заменить
люминесцентные лампы мощностью 21 Вт на светодиодные лампы мощностью
10 Вт.
Ежеквартально производить чистку осветительных приборов. Для
освещения рекомендуется использовать светильники Econ Led с
светодиодными лампами мощностью 10 Вт.
Преимущества светодиодных ламп заключается в следующем:
- потребление меньшей мощности (более чем в 10 раз меньше
электроэнергии при такой же световой отдаче),
- большой срок службы (в 50 раз больше чем у ламп накаливания),
- незначительное тепловыделение,
59
- мягкое, более равномерное распределение света,
- возможность создавать свет различного спектрального состава: теплый,
дневной, холодный),
- механическая и температурная устойчивость,
- устойчивость к перепадам напряжений,
- экологичность,
- отсутствие мерцания и ровный свет.
Светодиодная лампа более чем в 2 раза эффективнее люминесцентной
лампы. При использовании LED ламп экономия составит более 50%.
Цветовая составляющая спектра люминесцентной лампы менее
качественна, её свет кажется ненатуральным. Диаграмма имеет резкие пики в
основных цветах спектра, поэтому люминесцентные лампы неправильно
передают некоторые оттенки света. Светодиодные же лампы имеют спектр
наиболее близкий к естественному свету, и их спектр представляет более
сглаженную кривую.
Люминесцентная лампа нагревается до 60 градусов Цельсия, она не
может причинить ожог, но при неисправностях пускорегулирующей
аппаратуры («залипание» стартера и т.д.), может произойти сильнейший нагрев
вплоть до 200 градусов (и до 120 градусов — дросселей).
Светодиодная лампа является абсолютно пожаробезопасной.
Максимальный нагрев её корпуса составляет 40-50 градусов Цельсия, и за
время работы остается постоянным. Поэтому её можно смело использовать
рядом с легковоспламеняющимися материалами.
Люминесцентные лампы, используемые в квартирах, содержат до 5 мг
ртути – ядовитого вещества относящегося к первому классу опасности.
Выбрасывать их в общий мусоропровод категорически запрещено. Поэтому
люминесцентные лампы рассчитаны на ответственных граждан и обязывают к
специальной утилизации, что вносит, конечно, существенные неудобства.
Также все люминесцентные лампы испускают ультрафиолет. Длительное
ультрафиолетовое излучение способствует развитию меланомы, ускоряет
60
старение кожи и может вызвать ожог сетчатки. Сильное и длительное
инфракрасное излучение также представляет опасность для глаз.
Светодиодные лампы не содержат никаких ядовитых веществ, способных
причинить вред человеку. В их работе отсутствует инфракрасное и
ультрафиолетовое излучение, поэтому светодиодная лампа считается
экологичным источником освещения.
Коэффициент полезного действия – это эффективность преобразования
энергии в свет. У светодиодной лампы он достигает 90%.
Срок службы люминесцентной лампы в 5 раз ниже светодиодной.
Далее рассмотрим вопрос управления затратами на услуги сотовой связи.
ООО «Диаланта» рекомендуется использовать разнообразную информацию в
системе управления затратами.
Так, например, при включении в прочие расходы платы за пользование
услугами сотовой связи сотрудниками необходимо внимательно изучить
список номеров телефонов абонентов, участвующих в переговорах, и
сопоставить их с номерами телефонов, указанных в договорах, заключаемых
ООО «Диаланта».
Любой процесс, в том числе и учет затрат на сотовую связь необходимо
держать под контролем и анализировать. Сейчас на предприятии ведется
ручной подсчет расходов сотрудников, самостоятельно вносятся все данные в
отчеты.
Это приводит к большим затратам времени и требует дополнительных
человеческих ресурсов. Нельзя исключать и человеческий фактор, а случайная
ошибка в одной цифре, может повлечь за собой крайне негативные
последствия, злоупотребления корпоративной сотовой связью в личных целях,
когда фактически компания платит за личные разговоры своих сотрудников.
Это еще далеко не весь перечень проблем, с которыми сталкиваются компании
при таком подходе к учету затрат на корпоративную сотовую связь.
Эффективным решением данной проблемы может стать автоматизация
учета. На базе 1С существует программный продукт «ЭР: Управление
61
затратами на связь» (версия КОРП). С помощью этой программы учет всех
начислений и расходов на организацию любой корпоративной связи можно
легко организовать и контролировать.
Преимуществами пользователей данной программы являются:
сокращение в 10-20 раз трудозатрат на обработку счетов, учет
превышения лимитов, подготовку отчетности, анализ информации;
снижение на 20-30% расходов на связь в результате отделения личных
затрат от служебных;
снижение нагрузки на бухгалтерию за счет своевременного получения
корректных документов (отчетов).
Основные возможности системы:
«Прозрачность», обоснованность всех затрат на корпоративную сотовую
связь.
Ведение строгого учета документов за счет хранения их электронных
версий, включая необходимые аналитики.
Наличие утвержденных норм по должностям, облегчающих назначение
лимитов для сотрудников.
Автоматическая загрузка данных по затратам, скидкам и корректировкам
в разрезе телефонных номеров из xml-файла, предоставляемого
оператором сотовой связи.
Простота контроля за превышением лимитов сотрудниками компании.
Анализ целесообразности предложений операторов (тарифные планы и
дополнительные услуги) – возможность подбора оптимального
тарифного плана для каждого сотрудника (группы сотрудников).
Упрощение работы экономических служб с подразделениями,
организующими связь.
Снижение нагрузки на бухгалтерию за счет своевременного получения
корректных документов (отчетов).
62
Повышение точности и «прозрачности» бюджета на сотовую связь.
Распределение затрат по центрам финансовой ответственности.
Основным недостатком является необходимость материальных затрат,
связанных с закупкой программы.
Следующим направлением совершенствования управления текущими
затратами является введение нормативного метода учета затрат.
Система нормативного метода учёта затрат и нормативной калькуляции -
это совокупность процедур, объединяющих процессы планирования,
нормирования, обеспечения, материальными ресурсами, составления
внутренней отчетности, калькулирования по полной себестоимости,
экономического анализа и контроля на основе норм затрат.
В условиях, когда технологический процесс состоит из ряда общих или
повторяющихся технологических операций, применяют построение отчетных
калькуляций с выделением нормативной себестоимости и отклонений от норм.
Основным принципом этой системы является единство оценки затрат в
незавершенном производстве, готовой продукции, затратах отчетного периода,
т.е. на основе одинаковых норм.
Выявление, учёт и анализ отклонений от норм определяют сущность
нормативного учёта.
Процедуры анализа отклонений требуют их классификации на
отрицательные и положительные; учтенные и недокументированные;
материальные и стоимостные.
Взаимосвязь и последовательность этапов рекомендуемой для внедрения
процедуры учета затрат на предприятии представлены на рис. 9.
63
Рисунок 9. Этапы ведения учета затрат на предприятии
В ходе анализа выявленных отклонений определяют влияние различных
факторов: использование материалов, допустимые отходы производства,
отходы производства в результате окончательного брака, отходы производства
по вине администрации (организационные), ценностные отклонения;
трудозатраты, станки, заработной платы, производительности труда;