53
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОТБОРА ПЕРСОНАЛА В
ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ГРУППА КОМПАНИЙ
«КИРОВСКИЙ»)
3.1. Рекомендации по совершенствованию процессов профессионального
отбора персонала
Для устранения выявленных недостатков процессов подбора и
расстановки персонала Группа компаний «Кировский», мы предложили
следующие направления совершенствования:
1) Расширение источников подбора персонала.
В процессе подбора персонала Группа компаний «Кировский»
необходимо осуществлять более эффективную работу с государственными
агентствами занятости, службами (центрами) занятости, биржами труда,
ярмарками вакансий. При поиске источников рабочей силы Группа компаний
«Кировский» необходимо осуществлять тесное сотрудничество с высшими и
средними специальными учебными заведениями, использовать подбор по
объявлениям в СМИ (в т.ч. Internet). Также необходимо осуществлять работу с
частными агентствами по подбору персонала, либо с государственными
агентствами занятости. Частное агентство по подбору персонала обеспечивало
бы более высокое качество кандидатов, их соответствие требованиям компании
и, тем самым, значительно облегчило бы дальнейший процесс подбора
персонала в Группа компаний «Кировский». Поэтому руководству компании
необходимо предусмотреть возможность использования платных услуг по
подбору персонала.
При этом необходимо осуществлять поиск внутри компании, то есть
использовать внутренний подбор. Процесс внутреннего подбора в Группа
компаний «Кировский» характеризуется определенными, достаточно
значимыми преимуществами, заключающимися в следующем:
- процесс предоставления уже работающим сотрудникам возможностей к
самосовершенствованию и профессиональному росту;
54
- процесс формирования у сотрудников требуемых качеств, для того
чтобы занять новую должность;
- процесс ограничения текучести персонала;
- процесс сведения к минимуму ошибок при подборе и расстановке
персонала за счет знаний работников, их опыта и деловых качеств, а,
следовательно, их соответствия предлагаемым должностям;
- процесс сокращения затрат на поиски персонала;
- процесс повышения лояльности персонала и процесс стимулирования к
большей отдаче в работе и т.п.
Процесс использования внутренних источников в процессе подбора
персонала, как правило, не приводит к значительным финансовым затратам, и
способствует укреплению авторитета руководства в глазах персонала.
2) Использование в процессе подбора и расстановки персонала
квалификационных карт и карт компетенции:
Мы предлагаем Группа компаний «Кировский» использовать в процессе
подбора и расстановки персонала квалификационные карты. Так как в ходе
подбора и расстановки персонала определять квалификационные
характеристики гораздо проще, чем способности к выполнению определенных
функций, то квалификационные карты являются инструментами,
облегчающими процессы подбора и расстановки кандидатов.
Использование квалификационных карт даст возможность
структурировать оценку кандидата (по каждой характеристике) и сравнивать
претендентов между собой. Вместе с тем, применение этого метода позволяет
сосредотачиваться на технических, в большой мере формальных
характеристиках кандидатов (его прошлом), оставляя в стороне ряд личностных
характеристик и потенциал профессионального развития.
Чтобы достичь наибольшего эффекта, необходимо использовать карту
компетенции. Карты компетенции - портреты идеальных сотрудников.
Компетенция представляет собой ряд личностных характеристик кандидата, его
способностей к выполнению той или иной функции, поведения и социальных
55
ролей, как, например, ориентация на интерес клиентов, умения работать в
группе, напористость, оригинальность мышления. Важнейшее дополнение
карты – процесс описания компетенций, то есть детальное объяснение каждого
штриха портрета идеального сотрудника. Осуществление подготовки карты
компетенций требует наличие специальных знаний и, как правило, должно
осуществляться профессиональным консультантом или специально обученным
сотрудником отдела персонала. При оценке кандидата карта компетенции
используется также как квалификационная карта, а именно: компетенции
кандидата сравниваются с компетенциями идеального сотрудника.
3) Расширение специфики проводимых тестов:
Проводимое в Группа компаний «Кировский» тестирование при подборе
и расстановке персонала предполагает проверку уровня общей и специальной
подготовки. Мы предлагаем расширить специфику проводимых тестов и ввести
тесты по следующим направлениям:
- проверка общего развития. Такие тесты определяют умственную
одаренность, понятливость и способность к логическому мышлению либо в
общем, либо в связи со спецификой характера работы;
- изучение характера и личных качеств. Предназначенные для
определения эмоционального развития и уравновешенности, эти испытания
более полезны для выявления непригодных людей, чем для оценки кандидатов
со средними способностями.
4) Включение в процесс подбора и расстановки руководителей
отделений, на работу в которых претендуют кандидаты.
Собеседование с кандидатами на данный момент проводится только
сотрудниками отдела кадров. Это позволяет определить, способен ли кандидат к
работе в организации в целом, но не позволяет сделать вывод о том, сможет ли
он успешно выполнять свои обязанности в конкретной должности. Поэтому
необходимо при подборе и расстановке персонала проводить собеседование с
начальником того отделения, на работу в котором претендует кандидат. Это
приведет к большему пониманию кандидатом того, какую работу ему нужно
56
будет выполнять, и позволит в большей степени обеспечить соответствие
принятого на работу сотрудника требованиям должности.
5) Проведение процесса согласования кандидатур на вакантные
должности специалистами службы управления персоналом и руководителями
отделений.
Мы предлагаем Группа компаний «Кировский» проводить совместное
обсуждение результатов, показанных кандидатами, специалистом службы
управления персоналом и руководителями отделений. Для этого как службой
управления персоналом, так и каждым руководителем подготавливается отчет,
содержащий информацию по всем кандидатам. Для того чтобы обсуждение
было конструктивным, заранее формируются основные критерии подбора, то
есть определяются «за» и «против» по каждому кандидату. Информация
представляется в табличной форме в виде специального оценочного листа, в
котором отражены основные критерии подбора персонала и проставлены
оценки каждому кандидату по этим критериям, что позволяет проводить
совещание по подбору персонала наиболее эффективно с минимальными
затратами времени.
Встречи сотрудника отдела персонала с каждым руководителем
проводятся по заранее составленному графику, исходя из текущих потребностей
каждого подразделения в персонале. Этот график, как и график собеседований,
составляется на каждый месяц, при отсутствии каких-то чрезвычайных
ситуаций, и предоставляется заранее руководителю каждого подразделения.
В том случае если нет разногласий относительно конкретного
претендента, его кандидатура утверждается без дополнительного обсуждения.
Он принимается на работу.
6) Создание «Учебного центра» по работе с персоналом, успешно
прошедшими предыдущие этапы подбора.
В случае если принято решение о приеме кандидата на работу после
дополнительного обучения, он принимается с испытательным сроком на
выбранную должность, во время которого обязуется посещать дополнительные
57
теоретические и практические занятия. Эта функция выполняется «Учебным
центром», который будет функционировать как самостоятельная единица в
компании. Это будет подразделение, насчитывающее в своем штате около 9
человек, которые будут решать различные вопросы по подготовке,
переподготовке и повышению квалификации работников всех отделений.
7) Реализация адаптационной программы нового сотрудника.
В случае если кандидат успешно прошел все этапы подбора, принимается
решение о его зачислении в штат компании. После приема сотрудника на
работу следует также уделить внимание вопросу его адаптации в организации.
Одним из основных мероприятий, проводимых в рамках реализации
программы адаптации для «новичков», можно сделать семинар-тренинг по
ознакомлению с основными элементами корпоративной культуры и работы в
Группа компаний «Кировский».
Программа по адаптации новых сотрудников Группа компаний
«Кировский» может включать следующие мероприятия:
- общее представление об организации: тенденции развития, виды
деятельности;
- организационная структура, внутренние отношения (адаптационный
тренинг);
- вопросы оплаты труда;
- организация труда и рабочего места, решение вопросов бытового
характера;
- знакомство с сотрудниками отделения.
При планировании программы адаптации новых сотрудников, мы
выделили базовые этапы профессиональной адаптации новых специалистов в
Группа компаний «Кировский»:
Первый этап - подготовительный, или этап профессиональной
ориентации и подбора кандидатов в Группа компаний «Кировский».
Второй этап - непосредственно профессиональная адаптация, начинается
с момента принятия нового специалиста на работу и заканчивается по мере
58
формирования составляющих интегративного показателя адаптированности.
Третий этап - профессиональное саморазвитие нового специалиста в
коллективе.
Смена этапов характеризуется, во-первых, постепенным уменьшением
активности сопровождения нового специалиста со стороны основных субъектов
управления процессами профессиональной адаптации, во-вторых, увеличением
его профессиональной самоотдачи и достижением оптимальной
результативности в работе.
На каждом этапе организация работы требует согласованных действий
всех субъектов управления процессом профессиональной адаптации под
руководством директора Группа компаний «Кировский» или его заместителя.
Только высокая ответственность, четкое планирование всех вопросов,
постоянное наблюдение за ходом процесса (мониторинг) и своевременное
внесение в него корректив позволят достичь поставленной цели - пополнить
ряды Группа компаний «Кировский» профессиональными кадрами и
уменьшить их текучесть. На каждом этапе реализации программы
профессиональной адаптации должны решаться определенные задачи.
Задачи первого этапа:
- определение источников комплектования и работа с потенциальными
кандидатами дня поступления на службу;
- привлечение молодежи и специалистов на работу в Группа компаний
«Кировский»;
- предварительное изучение и психологическое исследование кандидатов
перед принятием на работу, выработка рекомендаций по их целесообразному
использованию:
-профессионально-психологический подбор;
- субъект адаптации должен иметь четкое представление о выбранной
профессии и соотносить требования, предъявляемые профессией к личности
сотрудника Группа компаний «Кировский», со своими реальными
возможностями.
59
Эти задачи направлены на то, чтобы оптимизировать профессиональную
адаптацию еще до того, как кандидат становится новым специалистом, так как
адаптационный процесс начинается с момента принятия решения о зачислении
на работу (с испытательным сроком и стажировкой в должности).
На втором этапе процесса адаптации происходит закрепление новых
специалистов в коллективах. Задачей второго этапа является формирование
уровня психической деятельности сотрудника, определяющего адекватное
заданным требованиям и условиям среды профессиональное поведение (модели
поведения), эффективное взаимодействие с социальным окружением и
успешную деятельность, без значительного нервно-психического напряжения.
Деятельность по профессиональной адаптации каждого нового
специалиста, нуждающегося в помощи и поддержке со стороны руководителей,
членов коллективов отделений, наставников, психологов должна быть
направлена на создание ему наиболее благоприятных условий для скорейшей
социально-психологической адаптации. Главным условием принятия нового
сотрудника коллективом и субъектами процесса адаптации выступает
активность самого специалиста (познавательная, коммуникативная,
творческая). В этот период важно предоставить ему возможность проявить и
развить гражданскую позицию. Для этого целесообразно осуществлять
мероприятия организационно-педагогического, методического и
психологического характера. Они направлены на то, чтобы:
- активизировать деятельность всех лиц, принимающих участие в работе с
новыми специалистами в период их адаптации;
-развивать собственную активность новых специалистов, те качества их
личности, от которых в наибольшей мере зависит успешность адаптации;
- придать работе с новыми специалистами системный, комплексный
характер;
- усовершенствовать процесс управления процессом адаптации;
- сформировать наиболее эффективные методы и технологии,
направленные на ускорение адаптационных процессов;
60
Основными задачами третьего этапа являются:
- самосовершенствование в избранной профессии, достижение успеха,
одобрения, признания и авторитета у коллег;
- становление заинтересованности в самом процессе работы, в познании
нового, приобретении новых навыков.
8) Создание Единой компьютерной базы данных сотрудников и
кандидатов на вакантные должности в Группа компаний «Кировский».
Создание такой базы позволит собрать всю необходимую информацию о
сотрудниках компании и кандидатах на вакантные должности в одном месте и в
удобной компьютерной форме, что облегчит сбор и поиск информации отделом
кадров в процессе подбора и расстановки персонала, и будет способствовать
более эффективному управлению кадрами. Для создания компьютерной базы
данных сотрудников необходимо привлечение технических специалистов
(программистов).
9) Необходимо установить максимальный срок с момента утверждения
запроса на найм до момента предоставления финальных кандидатов, принятия
решения и утверждения предложения найме:
1. Административный персонал 33 рабочих дня.
2. Узкоспециальные позиции 40 рабочих дней.
3. Руководящие позиции 53 рабочих дня.
4. Основной персонал 20 рабочих дней.
5. Стажеры программ по привлечению и развитию молодых специалистов
30 рабочих дней.
10) Установить уровень успешного прохождения испытательного срока
вновь принятых сотрудников не ниже 95 %.
11) Разработать и утвердить анкету удовлетворенности качеством сервиса
по подбору персонала, заполняемую Группа компаний «Кировский».
12) Установить максимальную продолжительность проведения
собеседования для специалиста по найму персонала (категория «основной
персонал» - 45 минут, администрация - 60 минут, руководство - 120 минут).
61
Поэтому необходимо, на основе всего вышеизложенного, сделать
правильные выводы относительно развития и усовершенствования процессов
подбора и расстановки персонала. В частности можно отметить шесть
основных заключений:
- процедуры подбора и расстановки кадров должны рассматриваться в
комплексе с общим управлением организацией и ее кадровой политикой.
Разработка программы по обеспечению организации новыми работниками
должна учитывать цели организации, сложившуюся практику управления и
наличные ресурсы;
- подбор и расстановка работников требует комплексного подхода, когда
планирование и организация этого процесса основываются на достоверной
информации о рынке труда, на определении количественной и качественной
потребности в кадрах, на тщательном анализе работы для наилучшего
выявления критериев, которые используются при подборе и расстановке кадров;
- необходима четкая регламентация процессов подбора и расстановки
(обеспеченность документами, инструкциями, положениями и т.п.). Эта мера
является важнейшим условием эффективной организации работы по подбору и
расстановке кадров;
- основные этапы процессов подбора и расстановки кадров и
используемые методы зависят от того, из каких источников - внешних или
внутренних - организация предполагает привлечь кандидатов для заполнения
вакантных должностей. Этот вопрос должен решаться еще на стадии
планирования процессов подбора и расстановки, после того, как установлена
количественная и качественная потребность в персонале;
- выбор методов (тестирование, собеседование и т.д.), на основании
которых организация будет проводить подбор и расстановку кадров, должен
определяться критериями, диктуемыми требованиями должности и
организации. Критерии должны быть проверены на надежность, полноту,
необходимость и достаточность;
- методы, используемые при подборе и расстановке, направлены на то,
62
чтобы применяемая совокупность методов позволяла с максимальной степенью
точности определить, насколько кандидат отвечает требованиям должности и
потребностям организации. Поэтому организация должна использовать все
возможные методы подбора и расстановки и привлекать специалистов.
Цель всех разработанных предложений заключается в том, чтобы
привести процессы подбора и расстановки персонала в Группа компаний
«Кировский», в соответствие обозначенным принципам. Расширение
источников поиска персонала позволит организации оптимизировать затраты на
поиск, при этом используя все преимущества различных методов. Введение
квалификационных карт и карт компетенции даст возможность уже на
первоначальной стадии подбора выявить наиболее подходящих кандидатов.
Использование дополнительных тестирований и собеседование повысит
эффективность и результативность подбора. Внедрение новой программы
адаптационных мероприятий с ориентацией на включение сотрудников в
общую корпоративную культуру приведет к повышению качества работу
персонала.
Если Группа компаний «Кировский» сможет учесть в своей работе все
эти выводы, то она сможет сделать процесс подбора и расстановки персонала
максимально эффективным и будет обеспечена наиболее квалифицированными
кадрами.
Таким образом, предложенные нами мероприятия позволят устранить
выявленные в процессе исследования недостатки процессов подбора и
расстановки персонала в Группа компаний «Кировский» и будут
способствовать повышению эффективности проведения данного процесса в
компании.