55
Глава 3. Направления совершенствования контроля
бухгалтерского учета в компьютерной среде
3.1. Направления развития контроля на предприятии
С целью успешной деятельности организации и постоянного повышения
показателя рентабельности, обязательно нужно наладить механизм управления,
где важнейшим составляющим выступает внутренний контроль, который
нацелен не только на сохранение, но и на приумножение активов организации.
Внутренний контроль есть процесс, осуществляемый управляющим органом
организации или другими уполномоченными сотрудниками для получения
информации, касающейся трех основных задач:
- эффективность и рациональность деятельности;
- достоверность финансовой отчетности;
- соблюдение законов и нормативных документов.
В ходе исследования рассмотрим пути совершенствования системы
внутреннего контроля в организации. Внутренний контроль осуществляется
отдельными сотрудниками, например, менеджерами, бухгалтерами,
экономистами, так же возможны варианты создания ревизионной комиссии.
Организации учитывают все обстоятельства, когда разрабатывают
эффективную систему внутреннего контроля. В том числе необходимо
учитывать обстоятельства, входящие в зону ответственности аудитора по
оценке системы внутреннего контроля в организации.
Для осуществления более эффективной системы внутреннего контроля
руководству компании необходимо преследовать следующие цели:
1. Обеспечить надежную информацию для руководящего персонала для
принятия наиболее эффективных и своевременных решений управленческого
характера. Например, если снижается уровень спроса на продукцию,
производимую предприятием, тогда необходимо быстро осведомить
руководство предприятия, в чем же заключается причина снижения спроса.
Затем необходимо принять своевременное, эффективное управленческое
решение, которое позволит выявить предпочтения покупателей и координацию
деятельности предприятия в целях снижения полной себестоимости.
56
2. Обеспечить сохранность активов, документов и регистров учета. На
предприятии должна быть установлена система контроля материальных
активов, с целью предупреждения хищения, неправомерного использования
или уничтожения их. Контролировать необходимо так же дебиторскую
задолженность, важные документы, например, договоры и контракты, главная
книга, журналы. В том числе в контроле нуждается информация, находящаяся
на компьютерных носителях.
3. Обеспечить эффективность хозяйственной деятельности, чтобы
избегать непроизвольные затраты и неэффективное использование ресурсов.
Эта цель связана с первыми двумя. Потому что затраты на достижение этих
целей могут превысить возможную прибыль, но отказ от выполнения
предложенных мероприятий может привести к неоправданным финансовым
потерям.
4. Обеспечить соответствия принципам. Система внутреннего контроля
обеспечивает необходимый уровень уверенности в том, что уполномоченные
лица и прочие сотрудники строго должны придерживаться правил внутреннего
распорядка. Эти правила описаны в внутренних документах, например,
положение об отделе, должностные инструкции, приказ об учетной политике,
приказы и распоряжения генерального директора.
5. Обеспечить выполнение требований законодательных актов и прочих
правовых актов Российской Федерации и местных органов власти. Внутренний
контроль предприятия базируется на функциях руководителей подразделений.
В обязанности каждого руководителя входит постоянное осуществление
контроля за результатами работы своих подчиненных. Также учитываются все
функциональные особенности каждого руководителя подразделения в области
контроля организации. Роль и функции внутреннего контроля определяются
самой организацией в зависимости от специфики и содержания деятельности
организации, объемов показателей финансово-экономической деятельности,
системы управления, состоянием внутреннего контроля. Эффективность
деятельности предприятия в области производственно-финансовой
57
деятельности в основном зависит от правильности организации системы
внутреннего контроля на предприятии и постоянного совершенствования ее
структуры. Внутрихозяйственный контроль в организации можно возложить
ревизионную комиссию. Но как показывает многолетний опыт, в условиях
современной рыночной экономики, руководство может игнорировать систему
контроля или преднамеренно приводить ложные сведения в финансовой
отчетности. Для устранения данного возможного нарушения в сфере
управления предприятием необходимо создание вместо ревизионной комиссии
внутреннего аудита, как самостоятельного подразделения, аппарата
управления. Целью создания аппарата управления является обеспечение
наиболее эффективной деятельности всех служб по защите законных
имущественных интересов собственников предприятия. В зависимости от
объемов и назначения организации функции внутреннего аудита могут
возлагаться на специальные службы или отдельного специалиста аудитора или
ревизионной комиссии, для обеспечения эффективности внутреннего аудита,
как от функциональных подразделений, так и от бухгалтерии. Если создана
эффективная организационная структура. Данная структура наиболее полно и
точно разграничивает ответственность и полномочия между ее сотрудниками.
Данная структура должна по возможности препятствовать попыткам отдельных
лиц нарушать требования контроля и обеспечивать разделение несовместимых
функций. Несовместными функциями являются такие функции, сосредоточение
которых у одного лица способствует совершению случайных ошибок и
нарушений.
В процессе практического ознакомления с системой внутреннего
контроля ООО «Устьелес» были выявлены некоторые недостатки, которые
можно устранить, приняв эффективные управленческие решения по
следующим направлениям.
Целесообразно учредить «Комитет внутреннего контроля» – орган
системы внутреннего контроля в ООО «Устьелес», деятельность которого была
бы закреплена в едином документе, регламентирующим осуществление
58
контрольной деятельности, который определял бы определяющего процедуры
внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности, структурные
подразделения и их функционал. Контроль над соблюдением этих процедур
осуществляется отдельным структурным подразделением, сообщающим о
выявленных недостатках Комитету по аудиту.
Наличие СВК в компаниях обусловлено необходимостью контроля
действий руководителей организации и подтверждается общемировой
практикой ужесточения требований к внутреннему контролю (закон Сарбейнса-
Оксли в США, предусматривающий наличие у публичной компании,
заверенного аудитором отчета о деятельности ее СВК). Помимо этого, ведётся
активная работа по пересмотру международных стандартов контроля и аудита,
в направлении изменения структуры и элементов СВК.
Особое внимание стоит уделить сотрудничеству предприятий в области
внутреннего контроля, как между собой, так и с ООО «Устьелес».
Согласно этому документу, под системой внутреннего контроля
понимается совокупность органов внутреннего контроля и процедур (методов)
внутреннего контроля. Подводя итог, можно отметить, что большинство
российских компании используют систему внутреннего контроля в своей
деятельности, но уровень её организации существенно различается, об этом
свидетельствует различие в численности персонала подразделения,
осуществляющего функции внутреннего контроля, структуре подразделений по
внутреннему контролю, во внутренних документах, необходимых для
проведения контроля.
Жизненный цикл системы внутреннего контроля ООО «Устьелес»,
можно представить следующими этапами:
1. На первом этапе (постановке) проводятся работы по формированию
Комитета по контролю и утверждение необходимой документации, создаётся
ревизионная комиссия, осуществляющая контроль формирования достоверной
финансовой и бухгалтерской отчетности.
2. На следующем этапе (внедрения) принятые документы по СВК
59
используются в деятельности предприятий. Но, несмотря на наличие принятых
документов, и разработанной программы развития контрольной деятельности,
необходимо отметить, что на сегодняшний день руководством ООО «Устьелес»
до дочерних предприятий не доводился документ, который бы обеспечивал и
регулировал функционирование и развитие системы внутреннего контроля
зависимых компаний «Устьелес» и устанавливал единую терминологию в
области внутреннего контроля; цели, структуру и принципы организации
системы внутреннего контроля. Что возможно привело к сбою на стадии
внедрения, и как следствие, на стадии «эксплуатация» СВК не может быть
эффективной или СВК не достигла этой стадии вообще. Тем не менее,
необходимо отметить, что на стадии «эксплуатации» предприятия группы
самостоятельно могут вносить изменения в некоторые процедуры СВК,
соответствующие актуальным потребностям в своей деятельности. Построение
СВК будет являться одним из определяющих условий для обеспечения
оперативного контроля над финансово-хозяйственной деятельностью
компании, эффективного управления имуществом, обеспечения его
сохранности, предупреждения негативных явлений и потерь и обеспечения
развития компании в долгосрочной перспективе.
Рассмотрим некоторые первоочередные меры в ООО «Устьелес»,
которые позволили бы оперативно систематизировать, увязать, донести до
работников на всех уровнях компоненты СВК и запустить рабочий процесс по
ее функционированию. Во-первых, разработать стратегию развития СВК
компаний. Данная стратегия должна охватить такие ключевые вопросы как
роль и ответственность субъектов СВК, требования к компонентам СВК,
оценка эффективности системы внутреннего контроля. Во-вторых, создать
специализированное структурное подразделение, непосредственно
осуществляющего координацию процедур внутреннего контроля,
методологическую поддержку; аккумулирующего единую базу данных по
функционированию СВК, обеспечивающего обратную связь. В-третьих,
унифицировать и стандартизировать контрольные процедуры, интегрировать
60
их в бизнес-процессы. Соответственно задачами станет обеспечение
достоверности финансовой (бухгалтерской) и управленческой отчётности,
правильности и своевременности представления всех видов отчётности
уполномоченным лицам, соблюдение всех внутренних регламентов и
организационно-распорядительных документов, соблюдение исполнительской
дисциплины всеми работниками организации, финансовой безопасности,
предотвращение нецелевого расходования денежных средств, хищений
товарно-материальных ценностей и обеспечение информационной
безопасности. Формирование эффективной системы внутреннего контроля на
предприятии сложный, трудоемкий, длительный процесс. Наличие и
функционирование всех компонентов системы позволяет компании достичь
поставленные перед ней цели и на пути к ним уменьшить количество
неприятных «сюрпризов».
Эффективность новой системы контроля зависит от постоянного
совершенствования ее структуры. Система внутреннего контроля, как бы
хорошо она не был организована, не может безусловно предотвращать любые
негативные тенденции в силу влияния ряда ограничений, присущих любой
системе контроля. В итоге можно отметить, что, если предприятие хочет
эффективно работать, ему необходимо постоянно совершенствовать систему
внутреннего контроля.
Эффективность работы какой-либо организации в наше время в
основном зависит от улучшения управления его деятельностью. Работать более
оперативно с незначительным количеством затрат помогает автоматизация
учетных процессов в организации.
Известным представителем бухгалтерских программ с высоким уровнем
автоматизации процессов хозяйственной деятельности есть фирма «1С». Но, на
сегодняшний день у представителей организации возникают замешательства по
поводу того, какую им выбрать программу среди огромного ассортимента на
рынке программных продуктов. Подойти к этому вопросы необходимо с
максимальной ответственностью, так как выбранный программный продукт
61
напрямую касается решения вопроса об автоматизации учета.
При выборе учетной системы необходимо ориентироваться на
характеристики конкретного предприятия, такие как: масштаб предприятия,
специфика деятельности, необходимость использования механизмов
планирования и учета затрат, а также объем информации и задачи учета. ООО
«Устьелес» является крупным производственным предприятием, перед
которым стоит комплексная задача по улучшению механизмов внутреннего
контроля, повышения качества и оперативности ведения учета, внедрение
подсистем бюджетирования и планирования. Следовательно, при выборе
учетной системы необходимо ориентироваться на наличие блока
производственного учета.
Ведение производственного учета поддерживается в нескольких
конфигурациях, разработанных на платформе «1С:Предприятие», таких как
«1С:Комплексная автоматизация 8», «1С:Управление производственным
предприятием 8», «1С:Управление нашей фирмой 8», «1С:ERP Управление
предприятием».
Конфигурации «1С» для автоматизации производственных предприятий
можно разделить на два типа:
- Полнофункциональные комплексные программы ERP-класса для
учета, планирования и управления на крупных производственных
предприятиях, к которым относятся «1С:Управление производственным
предприятием 8» и «1С:ERP Управление предприятием».
- Базовые комплексные решения для автоматизации небольших
производственных предприятий, такие как «1С:Комплексная автоматизация 8»
и «1С:Управление нашей фирмой».
Хотя блок производственного учета реализован в нескольких решениях,
степень его функциональности и наполненности очень разная. Следовательно,
необходимо определить особенности каждой программы. Подробное сравнение
функциональных возможностей программ в части отражения операций по
выпуску продукции представлено в таблице 14.
62
Таблица 14
Подробное сравнение функциональных возможностей программ
Параметр сравнения
КА
УНФ
УПП
ERP
Поддержка спецификаций
Есть
Только
сборочные
Есть
Есть
Учет технологических операций при
производстве ГП
Есть
Частично
Частичн
о
Есть
Использование заказ-нарядов
—
—
—
Есть
Оказание услуг собственным
подразделениям
Есть
Есть
Есть
Есть
Внутренние заказы в производство
Есть
Есть
Есть
Есть
Многопредельное производство
Есть
Частично
Есть
Есть
Комплектация номенклатуры
Есть
Есть
Есть
Есть
Передача в переработку
Есть
Есть
Есть
Есть
Поддержка спецификаций
Есть
Только
сборочные
Есть
Есть
Учет давальческого сырья и выпуск из
давальческого сырья
Есть
—
Есть
Есть
Позаказный учет выпуска продукции
или услуг
Есть
Есть
Есть
Есть
Учет незавершенного производства
Суммовой и количественный учет
Сертификация продукции
Есть
—
Есть
Есть
Управление ремонтами
Есть
—
—
Есть
Диспетчеризация производства
Есть
—
—
Есть
Этап производства
Есть
—
—
Есть
Маршрутная карта (маршрутный лист)
Есть
—
—
Есть
Основные особенности программных продуктов:
- «1С:Комплексная автоматизация 8» (КА) - позволяет вести
управленческий и регламентированный учет, осуществлять планирование, но в
части производственного учета ее возможности ограничены (нет возможности
отражать выпуск продукции по заказам на производство, не поддерживаются
сложные алгоритмы планирования и распределения затрат).
- «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) - рассчитано на небольшие
предприятия, поэтому некоторые функции производственного блока
реализованы частично, либо отсутствуют полностью. Кроме того, программа
предназначена для ведения исключительно управленческого учета,
регламентированный учет не поддерживается.
- «1C:Управление производственным предприятием 8» (УПП) -
комплексное прикладное решение ERP-класса, охватывает практически все
63
основные контуры управления и учета на производственном предприятии.
- «1C:ERP Управление предприятием» - комплексное решение ERP-
класса, флагманское решение фирмы «1С», помимо функциональности УПП в
части производственного учета, имеет расширенные возможности аналитики,
планирования и расчета.
Исходя из приведенных выше особенностей предприятия ООО
«Устьелес» и рассмотренных функциональных возможностей программ, можно
сделать вывод о необходимости внедрения комплексного решения ERP-класса.
Так как усилия фирмы «1С» и партнерского сообщества, в перспективе
ближайших 5-10 лет, будут направлены именно на развитие «1C:ERP
Управление предприятием», а также так как эта система полностью
соответствует требованиям ООО «Устьелес» к учетной системе, для внедрения
рекомендуется использоваться именно эту конфигурацию.
Помимо автоматизации производственного учета в едином
информационном пространстве «1С:ERP Управление предприятием» обеспечит
эффективную автоматизацию бухгалтерского и налогового учета с учетом
российских и международных стандартов, управленческого учет, планирования
и бюджетирования, управления персоналом (HRM), расчета заработной платы
по простым и сложнейшим схемам (KPI), полнофункциональные модули
управления производством, управления затратами и расчета себестоимости,
управления ремонтами, управления закупками и продажами, складом,
взаимоотношениями с Клиентами (CRM).
Функционал «1С:ERP Управление предприятием» включает уникальные
инструменты мониторинга и анализа показателей деятельности. Возможности
новейшей технологической платформы «1С:Предприятие 8.3» (на которой
построено решение) обеспечивают высочайшую надежность,
масштабируемость и производительность автоматизированной системы,
предоставляют совершенные возможности настройки и индивидуализации прав
доступа и интерфейсы пользователей, а также позволяют организовать
эффективную работу в системе через Интернет.
64
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Для совершенствования системы контроля в ООО «Устьелес» можно
провести одно из следующих мероприятий:
- введение в штат сотрудника, который будет нести ответственность за
составление планов, контроль за их исполнением;
- внедрение комплексного решения ERP-класса.
Практика показала, что внедрение ERP-систем является дорогостоящим и
ресурсоемким процессом, который отвлекает управленческий и
производственный персонал компании от основной деятельности на
продолжительное время. С учетом финансового положения и текущего уровня
автоматизации ООО «Устьелес», внедрение ERP-системы рационально
отложить на перспективу, например, на начало следующего календарного года.
На текущий момент, для оперативного повышения качества внутреннего
контроля, целесообразней ввести в штат экономиста. Это позволит
существенно улучшить контрольную функцию предприятия с минимальными
затратами и временно отказаться от внедрения комплексного решения ERP-
класса. Информация бухгалтерского учета может использоваться экономистом
для составления управленческих отчетов.
При реализации обновленной системы организации управленческого
учета появятся следующие расходы в виде оплаты труда экономисту, НДФЛ и
страховые взносы (27 тыс. руб. * 12 мес. = 324 тыс. руб. в год). Также может
возникнуть необходимость в доработке действующей учетной системы «1С»,
создание механизма составления управленческих отчетов на основе данных
бухгалтерского учета.
Одновременная реализация двух вариантов по совершенствованию
управленческого учета в ООО «Устьелес» нецелесообразна, поэтому
рассчитаем план затрат при введении в штат экономиста и при автоматизации
управленческого учета. В таблице 15 произведен расчет плановых затрат и
налога с учетом расходов на заработную плату экономиста.