54
Целью разработки системы обучения персонала ТОО «TEMA RETAIL
KZ» должно стать снижение издержек предприятия за счет снижения числа
продавцов, не прошедших испытательный срок (сокращение уровня
текучести кадров), а также сокращения потерь из-за некомпетентности
продавцов и недостаточности у них знаний.
В результате обучения персонал компании имеет следующие выгоды:
- приобретение полной информации, которая требуется для более
эффективной работы;
- рост удовлетворенности работой и формирование позитивного
отношения к компании в целом;
- овладение основными нормами корпоративной культуры и правилами
поведения;
- построение системы взаимодействия между коллегами;
- эффективная обратная связь с наставником и непосредственным
руководителем по окончании испытательного срока.
Выгоды, которые получает предприятие в результате построения
системы обучения:
- формирование механизма оценки компетенций сотрудников
(профессиональных и управленческих) и их потенциальных возможностей по
итогам работы;
- вскрытие недостатков системы подбора персонала, которая
существует на предприятии в настоящее время;
- воспитание управленческих компетенций руководителей и
наставников;
- рост лояльности новых работников к работодателю.
Для внедрения эффективной системы обучения персонала ТОО «TEMA
RETAIL KZ» необходимо разработать методику предоставления персоналу
оплаты обучения за счет предприятия.
Основная цель этой методики – формирование системы возмещения
затрат по обучению персонала. Главная причина разработки данного
55
документа заключается в том, что в настоящее время ТОО «TEMA RETAIL
KZ» не производит оплату курсов повышения квалификации и других
обучающих программ, что демотивирует сотрудников и вызывает их
недовольство.
Принципами данной методики являются:
- обеспечение предприятия кадрами высокой квалификации;
- обучение инициируется не только руководством предприятия, но и
сотрудниками;
- решение о необходимости прохождения курса обучения сотрудником
принимает генеральный директор, учитывая рекомендации менеджера
обучению персонала;
- субсидирование обучения на основании четких правил в зависимости
от опыта работы сотрудника и типа обучения;
- гарантии и компенсации компании в случае нарушения сотрудником
договора по обучению.
Выбор программы обучения должен быть основан на результатах
аттестации, оценке компетенций, рекомендациях непосредственного
руководителя и соотноситься непосредственно с работой сотрудника и
выполняемыми им задачами.
Типы обучающих программ:
- краткосрочное обучение: семинары и тренинги продолжительностью
не более месяца или 30 часов;
- долгосрочное обучение: курсы продолжительностью более 1 месяца
или 30 часов (курсы повышения квалификации и профессиональной
подготовки).
Сотрудники могут обратиться за субсидией, предоставив заявление и
программу курса. Заявление составляется сотрудником совместно с
менеджером по обучению. В случае, когда руководитель является
инициатором обучения, он самостоятельно заполняет запрос на обучение.
56
Возможности субсидирования обучения сотрудников компанией
представлены в таблице 8:
Таблица 8
Возможности субсидирования обучения сотрудников
Стаж работы
Тип обучения
Внутреннее
обучение
Обязательное
обучение
Краткосроч-
ное
обучение
Курсы
повышения
квалификации
Высшее
образование
Испытательный
срок не
окончен
все
категории
сотрудников
+
До 1 года
+
+
+
1-2 года
+
+
+
+
Более 2 лет
+
+
+
+
+
Рекомендуемый размер компенсации, которую выплачивает компания,
может соответствовать расценкам, приведенным в таблице 9.
Таблица 9
Размер компенсаций за обучение сотрудникам
Тип курса
Краткосрочные
курсы
Высшее
образование
Курсы повышения
квалификации и
профессиональной
переподготовки
Внутренни
й
тренинг
Инициатором
обучения
является
компания
100%
стоимости
обучения
до 75 %
стоимости
обучения
100% стоимости
обучения
100%
стоимости
обучения
Инициатором
обучения является
сотрудник (тематика
связана с работой)
2/3 стоимости
обучения
до 50 %
стоимости
обучения
50% стоимости
курса
Инициатором
обучения является
сотрудник (тематика
не связана с
работой)
до 50 %
стоимости
обучения
Сотрудник обязан посещать все занятия, предусмотренные курсом
обучения, получить сертификат или диплом об окончании курсов. Если
сотруднику не прошел курс полностью, он полностью возмещает компании
средства, потраченные ею на его обучение.
57
По окончании обучающего курса сотрудник должен проработать
определенный срок, который представлен в таблице 10.
Таблица 10
Период работы в компании после окончания обучения
Тип курса
Период
отработки
«Обучение на входе», только для сотрудников, проходящих
испытательный срок
3 месяца
Краткосрочное обучение/тренинги, семинары
6 месяцев
Курсы повышения квалификации и профессиональной
переподготовки
1 год
Высшее образование
3 года
В дальнейшей работе сотрудник обязан активно применять в работе
знания и практические навыки, полученные во время обучения.
Для того, чтобы новые сотрудники вступали в должность более
подготовленными, а также для контроля и обновления знаний у уже
работающих сотрудников необходимо увеличить время подготовки
персонала а также выбрать метод, который позволит не отрываться
менеджерам/продавцам/кассирам на дополнительное обучение.
Потери, которые компания несет из-за недостатков в системе обучения
новых сотрудников, а так же неполных знаний существующего персонала
можно возместить, если применить в обучении уже не новую, но передовую
дистанционную систему обучения персонала.
Внедрение СДО (системы дистанционного обучения) является важным
шагом в развитии системы обучения персонала на предприятии.
Дистанционное обучение позволит решить такие задачи, как:
Нехватка знаний у новых сотрудников;
Развитие системы обучения на предприятии;
Повышение квалификации кадров;
Переподготовка кадров;
Создание корпоративных систем обучения.
58
Для организации система дистанционного обучения предоставляет
большие возможности.
Система дистанционного обучения для организации предоставляет
следующие возможности:
Снижение потерь организации из-за недостатков в подготовке
персонала;
Уменьшение затрат на обучение благодаря снижению затрат на
тренинги, командировки и прочие расходы;
Возможность обучения сотрудников без отрыва от рабочего
процесса;
Для сотрудников же такая система дает возможность достаточного
быстрого обучения, повышения уровня квалификации, возможности
профессионального роста.
На данный момент существует две формы обучения посредством
Интернета:
1. онлайн-лекции, такие семинарские занятия, которые как правило
проходят в определенное время, работают по следующему принципу : к
установленному времени, сотрудники, поставленные на курс по обучению
заходят на сайт, регистрируются, после начинается занятие. Ответы на
вопросы, возникающие в процессе обучения дает преподаватель, ведущий
онлайн лекцию, он отвечает либо в чате, либо с помощью звуковых
приложений. В такой форме обучения возможно внедрение
телеконференции, как формы онлайн семинаров, но это несет определенные
технические требования для каналов связи;
2. оффлайн-занятия (занятия, которые проходят по запросу)
обучающийся заходит на сайт в любое удобное для него время, и использует
для обучения уже готовые материалы, такие как презентации, видео-уроки,
flash-презентации, занимаются решением подготовленных заданий. При
такой форме обучения вопросы задаются преподавателю на почту, в форуме
и т.д. .
59
На данный момент на рынке представлен большой выбор различного
программного обеспечения для дистанционного обучения. В этом
разнообразии присутствуют как простые, так и масштабные проекты.
Классификацию программного обеспечения можно предоставить в
нескольких вариантах:
Стоимость: дорогое – более 10000$ и недорогое – менее 10000$
программное обеспечение.
Количество предоставляемых мест обучения: ПО, стоимость которого
не зависит от количества мест и ПО, стоимость которого прямо
пропорциональна количеству мест обучения
Для того, чтобы выбрать подходящий нам вариант рассмотрим
наиболее распространенные варианты для дистанционного обучения
сотрудников.
СДО «Интразнание», разработка компании «Город-Инфо»,
позиционируется как корпоративная система управления знаниями
сотрудников.
В качестве «клиентского» приложения используется обычный Web-
браузер, что позволяет избавится от необходимости установки программ на
каждое рабочее место и сэкономить вычислительные ресурсы. Система
является открытой, заказчик может масштабировать ее, добавляя новые
учебные курсы. Данные о результатах тестирования сотрудников хранятся
централизованно и всегда доступны для просмотра уполномоченным лицам
(руководители подразделений, сотрудники отдела кадров, топ-менеджеры и
пр.).
Достоинства системы дистанционного обучения «ИнтраЗнание»
компании «Город-Инфо»:
широкое использование интерактивных тренингов,
расширенный функционал (включает в себя электронные учебники,
модуль практических интерактивных тренингов по пройденным курсам и
модуль аттестации),
60
система является открытой, заказчик может расширять ее, добавляя
новые учебные курсы,
система может продаваться как вместе с контентом, так и без него,
технология «клиент – сервер», в качестве «клиента» – любой Web-
браузер.
СДО «WebTutor» - разработана компанией «Websoft», является
системой комплексной автоматизации бизнес-процессов, связанных с
подбором, оценкой, тестированием и обучением персонала, управлением
талантами, систематизацией и хранением знаний, а также с организацией
корпоративных коммуникаций и взаимодействия между сотрудниками и
отделом по управлению персоналом.
Были проанализированы варианты программного обеспечения по
совершенствованию системы обучения персоналом, а именно, имеющиеся на
российском рынке варианты программного обеспечения для дистанционного
обучения руководящего состава. На основе проведенного анализа, был сделан
выбор в пользу внедрения в ТОО «TEMA RETAIL KZ» системы
дистанционного обучения «WebTutor». Данное программное обеспечение
обладает самой низкой ценой (по сравнению с представленными
программными продуктами) и, при этом, не уступает по техническим
характеристикам ни одной из рассмотренных систем дистанционного
обучения.
Основная цель внедрения системы дистанционного обучения в ТОО
«TEMA RETAIL KZ» - устранение потерь продаж, связанных с
недостаточным обучением сотрудников. С внедрением данной системы
компания сможет улучшить подготовленность новых сотрудников при выводе
их в должность, поддерживать квалификацию работающих сотрудников, а так
же сэкономить на обучении менеджеров, которые вынуждены ездить в
командировки, для повышения квалификации.
При прохождении обучения сотрудник сразу получает очень большой
объем информации, которую достаточно сложно усвоить, а также
61
оперировать ею; как правило, за 4-5 дней новые сотрудники должны освоить
объем информации, равный объему учебника, который им выдается, а это 150
страниц, что очень проблематично; благодаря дистанционной системе
обучения, можно будет избежать таких проблем как:
незнание ассортимента (отсутствие знаний продавца об
альтернативах, которые можно предложить в замен не
подошедшего/отсутствующего товара)
неумение быстро ориентироваться на складе (покупатели покидали
магазин, так как консультанты очень долго искали нужную вещь на складе)
консультант не смог предложить альтернативы, такие как спецзаказ,
онлайн-магазин, и наличие товара в другом магазине из-за некомпетентности
в этих вопросах.
незнание правил выкладки и координации (это приводит к тому, что
сотрудники тратят очень много времени на поиски товара, необходимого
покупателю, который не готов столько ждать).
Данные проблемы были основными, с которыми сталкивался новый
сотрудник. Внедрение системы дистанционного обучения позволит компании
уменьшить данные трудности, так как:
- в программе предусмотрено ознакомление с коллекциями, что
позволит решить проблему незнания ассортимента, так как в процессе
работы в дистанционной системе обучаемый будет проходить различные
тесты и задания, которые позволят ему запомнить коллекции, их основные
принципы, более популярные модели, и модели уже представленные в том
или ином сезоне, после такого ознакомления сотрудник будет знать, что есть
в магазине, даже если данная вещь не представлена в зале, и сможет
предложить ее как альтернативу.
- программа обучения так же предусматривает различные задания и
тесты для проверки, которые помогут новичку быстрее понять принцип
работы склада, расположения на нем вещей, а так же быстрее запомнить
артикула.
62
Итак, СДО «WebTutor» обладает следующими функциональными
преимуществами:
работа с учебными группами;
контроль сроков начала и завершения курсов, автоматическое
завершение просроченных курсов;
надзор за учебным процессом со стороны руководителей - отчеты,
уведомление, назначение курсов, управление заявками;
оповещение обучаемых, руководителей по электронной почте о
назначении курса, истечении срока обучения, завершении обучения;
взаимодействие с модулем для организации обучающих мероприятий
в режиме реального времени - виртуальный класс.
Система дистанционного обучения «WebTutor» состоит из двух
подсистем: административной и учебной.
В административную подсистему интегрированы следующие роли:
Системный администратор СДО;
Менеджер по обучению;
Системный администратор осуществляет поддержку и контроль
системы.
Менеджер по обучению:
контролирует исполнение плана обучения;
собирает заявки руководителей на разработку новых курсов,
отправляет заявки в Отдел по работе с клиентами компании WebSoft.
Следует отметить, что ключевым организационным фактором успеха
интегрирования дистанционного обучения является поддержка проекта
руководством предприятия.
Итак, стоимость системы дистанционного обучения «WebTutor»
составляет 750 000 тенге, лицензия обеспечивается на один сервер и не
имеет ограничений по числу конечных пользователей.
В эту стоимость входит внедрение системы, годовая техническая
63
поддержка и обновление версий программного обеспечения в рамках
старшего номера версии, электронные учебные курсы по
администрированию системы, доступ на клиентский портал, где
представлены: документация, полезные компоненты софта, сообщество
пользователей (блоги/форумы), 5 электронных курсов на выбор из
библиотеки WebSoft. Настройка интерфэйса и дизайна портала на
корпоративный стиль (логотип, шрифты, цветовое решение), а также
выполнение работ по интеграции с системами кадрового учета, учета
пользователей, почтовой системой.
ТОО «TEMA RETAIL KZ» предлагается ввести должность системного
администратора, т.к. пока нет лиц, ответственных за сопровождение системы
дистанционного обучения. Именно он выполнит необходимые работы по
настройке и внедрению системы.
Система будет установлена на предприятии, доступ к системе будет
осуществляться через имеющиеся каналы связи. Для того, чтобы менеджер
по персоналу предприятия имел возможность знать, кто, когда и какие курсы
прошел, необходимо, чтобы каждый сотрудник имел соответствующий
пароль и логин для доступа к корпоративной обучающей системе.
СДО «WebTutor» предусматривает: приглашение на дистанционное
обучение, сбор заявлений на обучение, дистанционное обучение персонала,
контроль и мониторинг дистанционного обучения, обмен опытом между
сотрудниками, тестирование по результатам обучения, проведение опросов и
анализ полученных результатов, создание баз данных (справочная
информация по продуктам).
Важным аспектом является определенная иерархия доступа к системе -
чтобы сотрудники, в зависимости от их должности имели доступ не ко всем
имеющимся курсам, а только к тем, которые администрация считает
необходимыми именно для них. Конечно, далеко необязательно ограничивать
сотрудников в правах для доступа к обучающим курсам, однако правильно
разработанная иерархия доступа может позволить менеджеру по персоналу