72
Аккредитация проводится в добровольном порядке сроком на один
календарный год.
Мероприятия по аккредитации поставщиков по экспертным оценкам
позволит снизить время на проведение процедуры закупки в среднем от 3 до 7
дней, в зависимости от количества участников в каждой закупке.
Поставщики выступают как важный фактор развития предприятия-
покупателя, которое может воздействовать на поставщика в плане разработки
новых решений как условия покупки продукта. Таким образом, закупки
превращаются в фактор развития.
Закупка также обладает структурообразующей ролью в том смысле, что
поставки оказывают воздействие на структуру поставщиков.
3.2 Переход от системы децентрализации к системе централизации
закупочной деятельности
Исходя из проделанного анализа процесса закупок МТР, ремонтно –
строительное предприятие АО «Вертолеты России» имеет ряд проблем в
системе контроля закупок ресурсов.
Т.к. система закупок на данный момент децентрализованна, необходимо
перейти к системе централизации закупочной деятельности.
На предприятии не хватает сотрудников, которые проверяют закупки,
оборудования для проверки поставок, техники для выгрузки материалов,
отсутствует система документооборота. В целом можно сказать, что на
предприятии отсутствует налаженная система контроля закупок материально –
технических ресурсов.
Внедрение слаженной системы контроля на предприятие поможет
избежать издержек и сохранить клиентов, поддерживать
конкурентоспособность среди строительных предприятий.
Система контроля закупок является одной из самых основных и
решающих в строительном процессе. Отсутствие контроля закупок на
73
предприятии является серьезным отрицательным фактором для эффективной
деятельности.
Учитывая данные факторы, можно предложить разработать
оптимальную систему контроля закупок материально – технических ресурсов.
Данная система будет включать контроль на 4 этапах процесса закупок:
Рисунок 30. Система контроля закупок для АО «Вертолеты России»
1) Контроль на складах поставщика должен включать в себя визуальный
контроль, сертификаты и паспорта качества материалов, осмотр технологий
производства МТР;
2) Контроль после доставки материалов так же должен содержать
визуальный контроль и проверку документов;
3) Контроль качества в ходе производства должен отвечать за
деформацию материалов, потерю качества МТР под погрузкой, под
климатическими режимами различных зон хранения и естественный износ
(сроки);
4) Контроль за качеством материалов в ходе ограниченности сроков по
договору должен отвечать за заявленное качество.
74
Функциональная модель автоматизации закупочного процесса состоит из
программных продуктов в виде предлагаемых компаниям корпоративных ИТ,
которые требуют адаптации к специфическим условиям их использования.
Обычно, основные звенья логистических цепей поставок таковы:
Рисунок 31. Основные звенья логистических цепей поставок
Без умаления значения каждого из указанных звеньев для успеха бизнеса,
нужно сказать об особой важности процесса управления закупками, который
определяет во многом эффективность всей цепи логистики. Закупка будет
представлена как структурная схема (рис. 31). В процессе построения модели
важным значением обладает идентификация всего процесса управления
закупками к оптимизации снабженческой системы. Процесс управления
закупками включает в себя четыре функциональных блоков (таблица 16).
75
Таблица 16
Декомпозиция системы закупок
№
п/п
Наименования
подсистем
Функциональное содержание
1
Определение
потребностей
Определяют потребность предприятия в МТР.
Планируют получение материалов или сырья со
склада, перемещают их избытки из другого
подразделения либо же закупают недостающий
ресурс. Оптимизация потребностей компании -
резервы роста ее прибыли.
2
Формирование
заказов
Формирование портфеля заказов осуществляет отдел
логистики по обоснованным потребностям
подразделений компании. Определение допустимых
условий поставок (цен, сроков, размеров партий), а
после этого – осуществление поиска возможных
поставщиков. Выбор проводится по каталогам, базам
данных, прайс-листам, посредством конкурсных
торгов, расчета предположительных складских и
транспортных затрат. После этого размещают заказы и
заключают контракты на поставку продукции по
определенным ценам, в заданный срок, в
определенном объеме.
3
Контроль процесса
выполнения
заказов
После того, как с поставщиком был заключен
контракт, отдел логистики проводит контроль хода его
исполнения. Процесс контроля является стандартной
процедурой, которая устанавливает способность
поставщика к выполнению условий контракта. В
случае проблем с поставками возможна необходимость
в корректировке заказа: изменения объема; уточнения
спецификации и пр.
4
Получение, а
также проверка
товара
Получаемая от поставщиков продукция проходит
входной контроль. При их соответствии спецификации
поставки и сертификатам качества осуществляют их
передачу на склад либо же непосредственно
подразделениям компании. Процессы получения и
проверки поставляемой продукции – обязательные в
рамках системы управления закупками.
В процессе решения практических задач несколькими уровнями
декомпозиции обеспечивается достаточно детальное описание изучаемого
процесса, которое пригодно в целях анализа, моделирования, а также
оптимизации. Заказ на закупки до принятия его поставщиком к выполнению –
это еще не контракт.
Необходимый компонент гарантии – форма-подтверждение, которую
поставщик направил в отдел логистики (закупок) компании. После принятия
76
заказа на закупку поставщиком к выполнению, заказчику надлежит
проконтролировать процесс его исполнения.
Выходы данной процедуры – это документальное оформление поставки
либо же выявление факта нарушения ее условий.
Рисунок 32. Модель закупок на предприятии
КОНТРОЛЬ
Нормы Допустимые Долгосрочные Стандарты
снабжения условия поставок соглашения качества
продукции
Данные по запасам
Заявки подразделений
Планируемый объем
производства
Информация по
источникам снабжения
Информация о ходе
выполнения контракта
Поставляемая по
контрактам продукция
Обновленные данные
по запасам
Возврат брака
поставщику
Поступление товаров
на склад
Финансовые документы
Контракты
Отклоненные заявки
подразделений
ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ СХЕМА
Подразделение -
заказчик
Отдел
планирования
Бухгалтерия
Склад
ВХОД
ВЫХОД
УПРАВЛЕНИЕ
ЗАКУПКАМИ
77
Указанная формализация закупочного процесса обладает достаточно
обобщенным характером и в некоторых конкретных практических случаях
требует декомпозиции и уточнении.
Указанные процедуры и операции процессов управления закупками
могут применяться в процессе моделирования бизнес-процессов и
проектировании ИС в любых организациях (производственных,
непроизводственных, государственных).
В число безусловных преимуществ указанной модели входит
предложенный уровень детализации одного из основных процессов логистики –
процесса управления закупками, давший возможность доведения его операций
и процедур до определенных видов документации и исполнителей.
Все возникающие в процессе использования запасов проблемы вполне
разрешимы при системном подходе к проведению анализа и выявлению
«узких» мест. На схеме, изображенной на рисунке 33, отражены основные
направления системного подхода, организация которых будет способствовать
совершенствованию деятельности на предприятии в области использования
запасов.
Рисунок 33. Основные направления совершенствования системы
запасов
Состояние запасов требует глубокого анализа возникающих проблем
управления, постоянного обобщения накопленного опыта, тщательного
критического изучения недостатков и возможностей.
Система
состояния
запасов
Все звенья цепи
поставок и
хранения – как
единая система
Автоматизация
системы учета
данных по
запасам
Планирование
запасов
Организованнос
ть в работе
складов
78
Пути совершенствования состояния запасов предлагаются следующие:
(рисунок 34)
Рисунок 34. Мероприятия по совершенствованию состояния
запасов предприятия
ликвидация потерь от срывов договоров, от поставок некачественного
ресурса путем повышения оценки критерия по качеству при отборе
поставщиков ;
2) комплекс мероприятий по реализации неликвидов:
реализация неликвидных ресурсов по закупочной стоимости;
использование неликвидов на производственно-хозяйственные
нужды;
на договорных условиях предпринять возврат неликвидных товаров
поставщику с последующей заменой на аналогичные товары, используемые в
производстве.
3.3 Внедрение автоматизированной системы управления закупками в АО
«Вертолёты России»
Следующим недостатком в управлении закупками и поставками товаров
АО «Вертолеты России» является отсутствие полноценной АСУ закупками и
поставками. Решения о закупках и поставках товаров принимают по данным
ручных отчетов анализа остатков и продаж, а это очень затруднительный
процесс и не всегда объективный. В указанном случае возможны человеческие
ошибки, что может повлечь упущенную выгоду или убытки. Электронная
79
система закупок и поставок даст возможность сокращения бумажного
документооборота, сокращения времени на процедуры закупки, минимизации
человеческих ошибок, повышения эффективности и прозрачности всего цикла
закупок и поставок продукции.
Поэтому рекомендуется внедрение АСУ закупками и поставками товаров
ERP NOVA, состоящей из необходимого функционала: управления финансами,
складами, размещением товаров, логистики. ERP NOVA состоит из:
описания товаров, а также дополнительных характеристик;
описания закупочных цен – возможность заблаговременного описания
закупочных цен, в различных валютах, с теми или иными бонусами. Цены
автоматически включают в заказ поставщикам;
автоматизированного формирования заказов на закупки и поставки
товаров;
операции оприходования документации.
Проведем рассмотрение функционала управления закупками и
поставками продукции.
На закладке «Критерии формирования закупок» осуществляется выбор
условий для автоматизации управления закупками либо же поставками, а также
группы товаров, подлежащей анализу.
По кнопке «Формировать» анализируются продажи или анализируются
заказы от клиентов, разрабатывается предложение по управлению закупками.
По сформированному предложению по закладке «Оформить заказы»
осуществляется создание заказа на закупки избранному поставщику.
Созданный заказ может корректироваться по составу, количеству и ценам.
Для сформированного заказа требуется ведение журнала состояний.
После формирования заказ сразу получает начальный статус «Заказ создан».
Конечным статусом заказа является «Заказ оприходован». Могут быть и другие
состояния заказа, к примеру: «Товар отгружен», «Переговоры с поставщиком»,
«Товар в пути».
80
Удобство функций ERP NOVA состоит в том, что заказанный товар
может приходоваться в нем же кнопкой «Оприходовать», что ведет к
минимизации ручного труда по выбору поставщика, товаров, их цен и
количеств.
Проведем расчеты показателей экономической эффективности от
введения ERP NOVA.
Стоимость АСУ закупками и поставками продукции ERP NOVA равна
109 000 рублей с установкой.
Сумма трудовых затрат специалистов по закупкам и поставкам
продукции в АО «Вертолеты России» на проведение обработки данных при
оформлении заказа, мониторинг складского остатка равна 1694 часам в год.
При зарплате специалиста по закупкам 160 рублей в час, сумма стоимостных
затрат равна
1694 х 160 = 271040 руб. в год.
В соответствии с предварительными расчетами специалистов,
осуществляющих поставку программного продукта, сумма стоимостных затрат
на установку ERP NOVA и ее обслуживание, должна составить 6250 рублей в
год, при учете амортизации.
Соответственно, сумма абсолютного изменения стоимостных затрат (А
из.баз) составит:
271040 – 6250 = 264790 рублей.
Проведем расчет годового экономического эффекта по формуле 2:
Эгод = А из.баз. – Ст.АСУ. х 0,2 (2)
где Эгод – годовой экономический эффект от введения АСУ;
А из.баз. – абсолютное изменение расходов;
Ст.АСУ – стоимость введения;
0,2 – годовой коэффициент амортизации износа АСУ.
81
Эгод = (264090 – 109000) х 0,2 = 31018 руб.
Проведем расчет коэффициента экономической эффективности по
формуле 3:
Еф = Эгод/ Ст. АСУ (3)
где Еф – Экономическая эффективность;
Эгод – годовой экономический эффект;
Ст. АСУ – стоимость введения.
Еф = 31018/109000 = 0,28
Показатель нормативного коэффициента экономической эффективности
принимается равным 0,15.
Проведем расчет срока окупаемости по формуле 4:
Ток = 1/Еф х 12 месяцев (4)
где Еф – экономическая эффективность
Сроки окупаемости затрат на введение АСУ составят:
Ток = 1/0,28 х 12 = 42,8 месяца либо же 3,5 года.
Из этого следует, показатель коэффициента экономической
эффективности от введения АСУ ERP NOVA равен 0,28, что находится в
соответствии с нормативным показателем. Сроки окупаемости АСУ составят
3,5 года. За счет реализации данной разработки предприятие сможет сократить
издержки, повысить прибыль, улучшить оптимизацию бизнес – процессов.
Наличие передовых информационных продуктов – это конкурентные
преимущества АО «Вертолеты России», улучшающие эффективность
управления закупками, а также поставками товаров на рынке продавцов
продукции из металла.