62
Планирование долгосрочных закупок производится на основе утвержденного
плана развития и разработанных на его основе целевых инвестиционных
программ. План закупок утверждается в течение десяти рабочих дней со дня
утверждения соответствующего бюджета (бизнес-плана) и содержит
следующие сведения:
− наименование товаров, работ и услуг, включая суммы, выделенные
для осуществления закупок на среднесрочный период по годам.
Номенклатура работ должна содержать сведения об объемах товаров,
приобретаемых в рамках выполнения данных работ;
− способ осуществления закупок;
− планируемые сроки и место поставки товаров, выполнения работ,
оказания услуг;
− планируемые сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания
услуг в соответствии с графиком и разбивкой по годам в пределах
выделенных и предусмотренных сумм на каждый финансовый год в случаях
заключения договоров о закупках со сроками их завершения в следующем
(последующем) финансовом году.
Далее по необходимости звонит поставщику и закупает то или иное
оборудование для ресторана. Однако иногда не проанализировав самого
поставщика затраты получаются колоссальными
В целях экономии времени и оптимизации процесса размещения
закупок, предлагаю создать тендерную площадку. В течении пяти рабочих
дней со дня утверждения плана закупок компания сможет разместить
утвержденный план по закупкам на тендерную площадку.
Тендерная площадка позволит не только сохранить конфиденциальную
информацию о результатах тендера, но и:
- привлечь большее количество поставщиков к работе с компанией;
- снизить трудозатраты сотрудников отдела закупа;
- сделать процесс закупки сырья и материалов прозрачным для
руководства и собственников;
63
- снизить стоимость закупаемых продуктов и материалов;
- отслеживать качество работы поставщиков, учитывать их
надёжность.
На рисунке 4 представлен образец тендерной площадки.
Рисунок 4 - Образец тендерной площадки
Тендерная площадка будет включать в себя:
1. Полный перечень поставщиков и предприятий Европы,
задействованных в пищевой отрасли. Нет необходимости регистрироваться
на государственном сайте и ждать предложений от поставщиков.
2. Автоматическую рассылку о проведении тендера. Преимущество:
отсутствие необходимости звонков всем поставщикам с предложением об
участии в тендере. Вся тендерная документация и условия будут разосланы
автоматически.
3. Базу хранения и архивирования данных. Данная база позволит
провести анализ торгов по поставщикам, товарам, менеджерам, а также
анализировать ход торгов и снижение предлагаемых цен. Конфиденциальная
Информация о тендере за любой период времени будет сохранена.
64
4. Информацию об ответственном менеджере. Любой поставщик
может обратиться к менеджеру по закупке с любым вопросом по тендерной
документации, а также провести онлайн конференцию с отделом
технической документации и отделом качества, для получения необходимой
информации о соответствии предлагаемого товара, требованиям компании.
5. Автоматическая рассылка предложений от поставщиков.
Предложения от поставщиков будут размещены автоматически на тендерной
площадке и дублированы в почтовый ящик ответственного менеджера. Нет
необходимости проверять регулярно тендерную площадку.
Создание тендерной площадки на предприятии ООО «Грузовое такси»
это в первую очередь значительная экономия рабочего времени; экономия
денежных средств на организации и проведении закупок; прозрачность и
открытость процесса закупок; честная конкуренция, исключающая работу
недобросовестных сотрудников со «своими» фирмами-поставщиками;
участие в торгах возможно из любой точки мира, не выходя из своего офиса;
доступность для представителей любого бизнеса — цена и условия лота
ничем не ограничены.
Так как особенность заключения контрактов в компании ООО
«Грузовое такси», заключается в том, что очень высоки риски,
целесообразно, внедрить в процедуру выбора поставщиков, процедуру
«Предквалификация».
Предквалификация необходима для тщательного отбора и проверки
компаний, компетентных в выполнении требуемого вида услуг. Данный
инструмент позволяет допустить к тендеру только квалифицированных и
добросовестных поставщиков. С помощью данного инструмента
исключается риск победы на тендере некомпетентного поставщика только за
счет предложения низких цен. Данный инструмент очень эффективен при
проведении тендера на дорогие работы и работы с повышенным риском, в
том случае, если на рынке услуг представлены поставщикам, отвечающие
высоким требованиям компании ООО «Грузовое такси». В рамках
65
предквалификации проводится предварительный отбор участников тендера
и составляется так называемый «полный список» поставщиков. В этот список
подбираются компании из внутренних и внешних источников ООО
«Грузовое такси». Из внутренней базы данных компании подбираются все
подрядчики, предоставляющие услуги нужной категории, с которыми у
«Грузовое такси» уже были ранее заключены контракты. Из внешних
источников подбираются все незарегистрированные ранее компании,
выявленные посредством сбора сведений о рынке и объявлений в СМИ.
Изучая деятельность компании, ранее реализованные закупки методом
тендерных торгов, а также проведя ряд интервью с участниками процесса,
были выделены 3 ключевых показателя, наиболее важные для кампании. В
зависимости от предмета тендерных торгов, первоочередная приоритетность
того или иного фактора могут меняться, например: при закупке технического
оснащения - это может быть цена, или же сроки и условия поставки, при
закупке материалов и комплектующих - технические характеристики. Итак,
для проведения анализа предлагаю использовать следующие факторы:
- стоимость предложения;
- технические характеристики (уточняются в зависимости от
предмета тендерных торгов);
- качество (наличии сертификатов качества, наличие результатов
лабораторных испытаний и/или возможность предоставлении образцов для
исследования, репутация,);
- условия и сроки поставки.
Далее факторы располагаются в порядке убывания приоритетности.
Для этого определяется, какой из них имеет наибольшую значимость,
относительно предмета тендера. Производится оценка весомости (ранга)
каждого из перечисленных факторов. Сумма рангов факторов должна быть
равна единице.
Каждое тендерное предложение оцениваются по каждому из факторов
(критериев) оценки. Максимальный балл по любому из факторов для проекта
66
равен 100, минимальный – 0. Далее вычисляется интегральная оценка по
каждому предложению. Таким образом в тендере выигрывает наиболее
выгодное предложение с точки зрения комплекса параметров, что в свою
очередь обеспечивает компании лучшую защищенность от непредвиденных
затрат. В таблице 13 приведен пример оценки вариантов тендерных
предложений по наиболее значимым факторам.
Таблица 17 - Оценка вариантов тендерных предложений
Характеристика
Вес
№проек
та
Интегральная оценка
Стоимость
предложения
0,3
0,6
0,6
2
2
Соответствие
техническим
требованиям (список
требований
уточняется в
зависимости от
предмета поставки)
0,2
0,8
0,6
Качество (наличие
сертификатов
качества, результатов
лабораторных
испытаний)
0,3
0,9
1,2
1,5
1,2
Условия поставки
0,1
0,4
0,4
0,4
0,4
Сроки поставки
0,1
0,5
0,5
0,2
0,2
Итого
3,2
3.3
4,3
Для данной системы, с помощью MS Excell, разрабатываем
электронный документ, с помощью которого будут производиться расчеты,
рисунок 5.
67
Рисунок 5 - Форма для расчета тендерных предложений
Такая система удобна тем, что благодаря удобной форме сравнения
тендерных предложений, одновременно может обрабатываться большое
количество предложений.
Внедрение данной системы поможет предприятию Макдоналдс снизить
свои расходы на покупку недоброкачественного товара и постоянный
ремонт, что поможет сократить затраты предприятия.
2.Мероприятия 2 – это автоматизация бизнес-процессов компании и
внедрение системы 1С торговля предприятием. Она направлена на решение
вопроса отсутствия планирования на предприятии.
При использовании автоматизированной системы управления
материальными запасами, могут быть достигнуты следующие улучшения в
работе ООО «Грузовое такси»: – рациональное использование материальных
запасов; – повышение ликвидности сверхнормативных запасов материалов;
– ускорение оборачиваемости всех видов запасов; – обеспечение
оптимальных расходов на приобретение запасов; – расчет оптимальной
партии запасов; – снижение затрат на хранение запасов; – обеспечение
налаженной работы транспорта; – выявление дефицитных позиций
отдельных видов запасов; – выбор позиций тех средств, по которым
сформировались лишние запасы, с целью их последующей реализации; –
68
определение потребности в финансовых ресурсах для обеспечения
необходимых поставок материалов в плановом периоде и т.д.
Основным недостатком применяемой программы «1С: Предприятие.
Управление торговлей» на ООО «Грузовое такси» является то, что эта
система не предназначена конкретно для специализированных торговых
предприятий, в ней не учтена специфика их деятельности.
Для автоматизации системы управления материальными запасами в
ООО «Грузовое такси» необходимы следующие виды операционных систем
и пакетов прикладных программ: – Store Management SAP/R3; – Windows
XP/ Windows 8/ Windows 10; – MS Excel (русская версия); – MS Word
(русская версия); – MS Access (русская версия); – интернет-браузер; – 1С-
Бухгалтерия 8.1. Все вышеперечисленное программное обеспечение, кроме
предлагаемой к приобретению программы управления запасами Store
Management SAP/R3, уже установлено на ЭВМ автоматизированных рабочих
мест организации, в связи с чем нет необходимости приобретать или
устанавливать дополнительное программное обеспечение. При внедрении
информационной системы управления запасами изменения организационной
структуры не потребуется. Сбор информации будет осуществляться путем ее
занесения в таблицы данных пакета Store Management SAP/R3. Передача
данных в системе будет осуществляться с помощью коммуникационного
оборудования. В табл. 18 представлена сравнительная характеристика
системы Store Management SAP/R3с системами конкурентов.
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий
Произведем расчет экономической эффективности предложенного
мероприятия по внедрению автоматизированной системы управления
запасами на предприятии.
Рассчитаем затраты на внедрение первого мероприятия.
69
Таблица 18- Стоимость этапов проекта
№п/п
Название задачи
Затраты
Анализ и усовершенствование системы
управления тендерными закупками
компании «Грузовое такси»
24 952,00
1
Инициация проекта
1 952,00
2
Планирование
5 352,00
3
Подготовительные работы
1 056,00
4
Реализация
10 488,00
5
Разработка сайта для сбора тендерных
предложений
5 112,00
6
Закрытие проекта
992,00
Общая стоимость проекта составляет 24 952 рублей на внедрение
тендерной площадке на бесплатном хостинге.
Рассчитаем стоимость затрат внедренной программы 1С на
предприятии
Таблица 19 – стоимостные затраты программы 1С
Наименование
показателя
Обозначения
Ед.
измерения
Значение показателя
в варианте
Базовом
Новом
Капитальные вложения
пользователя в том
числе стоимость услуг
по сопровождению и
адаптации
Кпр
Руб.
-
559 200
Численность
программистов,
занятых освоением и
эксплуатацией ПС
Чпэ, Чпо
Чел.
-
1
Продолжительность
освоения ПС
Тос.
Мес
-
2
Расход машинного
времени при освоении
ПС
Тмос.
Ч.
-
70
Среднемесячная
заработная плата
одного программиста
Зсм
руб
7500
16000
70
Средняя трудоемкость
отладки
Тс1, Тс2
Чел.- час
1,0
0,2
Коэффициент
начислений на
заработную плату
Кнз
Ед.
2
2
Среднемесячное
количество рабочих
дней
Др
День
26
20
Цена одного часа
работы у организации
пользователя
Цм
Руб.
50
200
Средний расход
машинного времени на
отладку программ в
расчете на 100 команд
Мв1,Мв2
Ч/100
комп.
0,08
0,05
Средний расход
материалов у
пользователя в расчете
на 100 команд
Мт1, Мт2
руб.
16,4
8,5
Нормативный
коэффициент
эффективности
капвложений,
определенный
предприятием
Енвт
Ед.
0,4
0,4
Количество часов
работы в день
Тч
Ч
8
8
Затраты на пополнение
оборотных средств
Коб
25000
20000
Затраты на
доукомплектование ВТ
техническими
средствами
Ктс.
руб
150000
150000
Количество типовых
задач решаемых за год
Зт2
Задач
360
360
Объем работ
выполняемый при
решении одной задачи
Ао
100Ком
-
17,2
Ставка налога на
прибыль
Нп
%
20
71
Общие капитальные вложения заказчика (потребителя) программного
средства, связанные с его приобретением, внедрением и использованием
рассчитываются по формуле (2):
Ко = Кпр + Кос + Ктс+Коб (2)
где Кпр - затраты на приобретение и сопровождение программного
средства (руб); Кос - капитальные вложения на освоение программного
средства (руб.), вычисляются по формуле (3):
Кос = (Зсм × Кнз) × Чпо × Тос + Цм × Тмос (3)
Кос = 78 000 руб.;
где Ктс - затраты на доукомплектование вычислительной техники
техническими средствами (руб.); Кпр = 559 200руб. Ко = 787 200руб.
Экономия затрат на заработную плату при использовании нового
программного средства (Сз) в расчете на объем выполненных работ
определяется по формуле (4):
Сз = Сзе ×А2 (4)
где Сзе - экономия затрат на заработную плату при решении задач с
использованием нового программного средства в расчете на 100 команд
(руб.), рассчитывается по формуле (5):
Сзе = Зсм × (Т1с - Т2с) / (Тч × Др) (5)
где Зсм - среднемесячная зарплата одного программиста (руб.); Тч -
количество часов работы в день; Т1с, Т2с - снижение трудоемкости работ в
расчете на 100 машинных команд (человеко-дней); Др - среднемесячное
количество рабочих дней;
А2 - объем выполненных работ с использованием нового
программного средства (100 команд). Определяется по формуле (6):
А2 = Ао × Зт2, (6)
где Зт2 - количество типовых задач, решаемых за год (задач). Сзе = 80
руб., А2 = 6 200 руб., Сз = 496 000 руб. Экономия затрат за счет сокращения
начислений на заработную плату (Соз) при коэффициенте начислений
заработной платы (Кнз) равном 2,0 определяется по формуле (7):