14
В своих исследованиях И.Д. Афанасенко писала, что можно представить
закупочную деятельность как:
функцию;
процесс;
место в цепи поставщика (цепь издержек);
направленность;
профессиональный вид деятельности
14
.
Можно выделить специфические особенности подходов к закупкам для
каждого случая.
Процесс: в закупочной деятельности существует
последовательность действий, за которыми следует получение материальных
ресурсов, отражающая процесс, она представлена на рисунок 1.
Рисунок 1. Последовательность действий в закупочной
деятельности как процесса
Функция: отдельная организационная единица. Существует два
схожих понятия: функция подразделения, которое занимается закупочной
деятельностью и функция закупочной деятельности, но между ними
существует различие: первое определение — это организационная единица,
14
Афанасенко И.Д., Коммерческая логистика / И.Д. Афанасенко, В.В. Борисова. — М.: Питер, 2016. — С. 25.
15
которая ответственна за выполнение функций закупочной деятельности, а во
втором случае — это обеспечение необходимыми ресурсами в любом
проявлении. Новые задачи и цели, которые возникают вместе с новыми
государственными заказами, заставляют предприятия создавать структурные
подразделения. В таких подразделениях закупочная деятельность перерастает в
более глобальные процессы, такие как, управление закупками материалами,
управления логистикой.
Интегрированная цепь поставок: совокупность организационных
единиц (закупки, производство, продажи) образующих беспрерывный поток
взаимодействия.
Центр ответственности (организационная единица): центры
прибыли и издержки, подразделения, команды, которые отвечают за все виды
закупочной деятельности. Контролирует деятельность, назначенный
руководителем, менеджер.
Снабжение: деятельность, предусматривающая приобретение
товаров и услуг в обмен на денежный эквивалент. В широком смысле,
снабжение — это процесс получения товаров и услуг любыми способами:
покупка, аренда, лизинг, изъятие.
Качество, количество, цены и время: критерии, которые определяют
направление деятельности подразделения.
Конкурентное преимущество: позиция, которая позволяет
предприятию взаимодействовать с внешними и рыночными силами лучше, чем
у конкурентов. Основные факторы, позволяющие добиться конкурентного
преимущества: закупочная мощь и развитые взаимодействия с поставщиками
15
.
На предприятии существует тесная взаимосвязь отдела закупок с другими
подразделениями. Отдел закупок (снабжение) первоначальное звено в цепи
логистики, а значит, что он имеет отражение на все подразделения
предприятия. Ошибки, проблемы, недочеты в деятельности подразделения
15
Афанасенко И.Д., Коммерческая логистика / И.Д. Афанасенко, В.В. Борисова. — М.: Питер, 2016. — С. 37-
38.
16
будут иметь влияние, зачастую отрицательное, на работу других
подразделений. Сотрудники подразделений, по роду своей деятельности,
связанные с отделом снабжением, имеют право на получение информации о
наличии товаров на складе, их стоимости, поставщиках. Для разработки
стратегий управления снабжением в долгосрочном периоде необходимо
рассмотрение и мониторинг рынка. Для принятия решения о создании запасов
для логистических служб необходимо иметь данные о доступности сырьевых
ресурсах, изменения цен и других. Чаще всего с этими данными работают
отделы закупок и снабжения. Получая данные от складских подразделений, и
контролируя остатки на складе, отдел закупок принимает решения о заказе
продукции в данный момент. Эффективность работы снабжения, всего
производства зависит от согласованности действий и получения своевременной
и правдивой информации отделом закупок от складских работников.
Для производственного предприятия существует базовый набор задач,
связанных с менеджментом закупок. Цели управления закупочной
деятельности должны быть объединены общим уставом отношений между
управлением и основными поставщиками материалов и услуг. Этот устав
определяется технологией компании и концепцией логистики. Для внедрения
на производственном предприятии концепций «just-in-time» («точно в срок»)
или «lean production» («бережливое производство») необходимо установление
долгосрочных отношений с надежными поставщиками, которые будут
обеспечивать материальными ресурсами, но в ограниченном объеме, в
соответствии с заявками производственные структуры компании. Чаще всего
решение о предмете закупки, параметрах продукции, вопросам по
эксплуатации, снабженческое подразделение принимает на основании заявок от
технологов, отдела конструкторского сопровождения производства, планово-
производственного отдела и отдела маркетинга
16
.
На практике, правильный выбор поставщика — половина успеха
16
Лайсонс К., Джиллингем М., Управление закупочной деятельностью и цепью поставок пер. с 6-го англ. изд.
— М.: Юрайт. — 2014. — 816 с.
17
компании. Решение о выборе поставщика принимают сотрудники отдела
снабжения. После выбора очередного поставщика, который ранее не
осуществлял поставки, обеспечивая нужды предприятия, ответственный
исполнитель должен согласовать его со службой экономической безопасности.
Для этого необходимо проводить тщательный анализ рынка и выбор
поставщика определенной продукции
17
.
После выставления возможными поставщиками своего коммерческого
предложения, на основе нашей заявки, отдел снабжения проводит переговоры,
участия в которых могут привлекаться и другие подразделения (служба
экономической безопасности, отдел главного технолога, финансово-
экономический департамент, юридический отдел). Основные критерии выбора
поставщика: стоимость, условия поставки, условия оплаты, срок выполнения и
т.д.
Основные обязанности менеджера отдела закупок:
осуществлять деятельность по закупке в соответствии с программой
завода в установленном объёме и в установленные сроки;
участвовать в работе по установлению деловых кон-тактов с
поставщиками;
не допускать простоев в работе автомашин, потерь сырья,
материалов, ПКИ и устранять причины, их вызывающие;
участвовать совместно с начальником управления закупок в
разработке мероприятий, обеспечивающих своевременное обеспечение
производства ТМЦ;
осуществлять подачу первичных документов (договор поставки,
извещение), техническое задание на электронные торги для приобретения
ТМЦ;
по итогам электронных торгов заключать договоры на поставку
ТМЦ;
17
Логистика и управление цепями поставок. Теория и практика. Основы логистики. Учебник. — М.: Проспект,
2015. — 352 c.
18
своевременно оповещать транспортное бюро управления закупок о
вывозе продукции;
предоставлять достоверную информацию вышестоящему
руководству;
подготавливать необходимые справки, расчёты, обоснования и
другие материалы для оформления договоров с поставщиками, а также
претензий к поставщикам при нарушении ими условий заключённых
договоров. При необходимости ставить в известность юридический отдел о
недобросовестности поставщика;
выполнять работу по формированию, ведению и хранению базы
данных внутризаводской и внешней информации по закупкам;
прорабатывать конструкторскую документацию;
обеспечить подготовку проектов договоров с поставщиками;
вести переписку при нарушении поставщиками договорных
обязательств, согласовывать изменения сроков поставок;
соблюдать правила и нормы охраны труда, промышленной
безопасности, пожарной безопасности, Правила внутреннего трудового
распорядка;
обеспечивать неразглашение используемых при исполнении своих
служебных обязанностей сведений, составляющих государственную,
служебную и коммерческую тайны;
соблюдать установленные на предприятии требования по режиму
секретности;
соблюдать установленные на предприятии требования по режиму
секретности при работах со специзделиями;
выполнять приказы и распоряжения вышестоящего руководства,
требования локальных нормативных актов, действующих на предприятии
18
.
18
Ермакова А.В., Переговорные методы при проведении закупок // Корпоративные закупки — 2015: практика
применения Федерального закона № 223-ФЗ. Сборник докладов. — М.: Юриспруденция, 2015. — С. 8.
19
Основные цели закупочной логистики:
по требованию сбытовых подразделений предприятия обеспечивать
их ТМЦ и услугами в соответствии с заявками;
обеспечение бесперебойного функционирования
производственного предприятия за счет своевременного снабжения его
необходимыми ресурсами и услугами;
поддержание корпоративной стратегии предприятия;
осуществление эффективного управления поставщиками;
руководствоваться установленными стандартами качествами при
закупке материальных ресурсов и услуг
19
.
Логистические операции — совокупность мероприятий, которые
обусловлены экономическим потоком.
Снабжение распространяется на весь функционал, связанный с
регулярным обеспечением предприятия необходимыми ПКИ и услугами. От
логистики снабжения зависит значительная часть всех издержек компании. В
среднем 60% авансируемых средств расходуется в отделе закупок, но далеко не
все принимаемые в снабжении решения оптимальны и обоснованы
20
.
Существует кругооборот материального потока в пространстве и
времени, его описывают понятием «логистический цикл». Под этим понятием
понимается совокупность взаимосвязанных процессов и явлений, которые
образуют замкнутый круг движения. Полный логистический цикл —
интегрированная по времени совокупность логистических циклов в снабжении,
сбыте и производстве.
Основная цель, при проектировании логистического цикла — это
сведение к минимуму общих логистических издержек и управление качеством
на каждом этапе производственно-распределительной фазы материального
потока.
19
Кузнецова, М.Н., Анализ логистического менеджмента закупок. / М.Н. Кузнецова // Экономический анализ:
теория и практика . — 2015. — №43. — С. 23.
20
Гаррисон, Алан Логистика. Стратегия управления и конкурирования через цепочки поставок / Алан Гаррисон
, Ремко Ван Гок, Алан Гаррисон. — Москва: Гостехиздат, 2015. — 368 c.
20
Для каждой логистической функции есть некие издержки, которые несут
определенные звенья логистической системы. Задача свести к минимуму
логистические издержки предполагает идентификацию всех произведённых
затрат (закупка материалов, грузопереработка, складирование,
транспортировка, создание и управление запасами), которые связаны с
выполнением определенных логистических функций.
При управлении логистическим циклом необходимо сведение затрат и
потерь к минимуму, но в то же время надо сохранить необходимый уровень
обслуживания
21
.
Определяется продолжительность логистического цикла через интервал
времени, который начинается момента подачи заявки и заканчивается в момент
получения необходимого товара. Длительность логистического цикла может
занимать от нескольких минут до нескольких месяцев.
Современная экономика ориентирована на удовлетворение потребностей
заказчика, а заказчик не всегда будет ждать длительное время своего
заявленного товара. Из этого следует, что фактор времени — основной
аргумент при структурировании этапов выполнения целого логистического
цикла.
Для предприятий необходимо доводить время выполнения
логистического цикла до минимума. Чем продолжительнее логистический
цикл, тем сложнее предприятию моментально реагировать на изменение
производственного плана, а это отражается на системе поставок, ей сложнее
маневрировать и изменяться в зависимости от изменения спроса и
предложения
22
.
Полный логистический цикл снабжения создают процессы, сменяющие
друг друга: формирование и оформление заказа; отправка поставщику заказа;
выполнение заказа поставщиком; доставка заказа до потребителя рисунок 2.
21
Лайсонс, К. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок / К. Лайсонс, М. Джиллингем. — пер. с
6-го англ. изд. М., 2015. — С. 13.
22
Лайсонс, К. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок / К. Лайсонс, М. Джиллингем. — пер. с
6-го англ. изд. М., 2015. — С. 14.
21
Рисунок 2. Полный логистический цикл снабжения
Основные цели менеджмента заказа на поставку материальных ресурсов
для внутрипроизводственного потребления, с точки зрения интегрированной
логистики:
поддержание величин затрат на снабжение на оптимальном уровне;
сокращение затрат на закупку материальных ресурсов;
снижение количества бракованного материала и повышение
параметров надежности организации поставок материальных ресурсов;
увеличение денежной отдачи на вложенный капитал, возврат
инвестиций (вложения в инфраструктуру, грузопереработку, транспортировку,
складское хозяйство);
снижение объемов запасов в цепи «снабжение-производство» и во
всей интеграционной цепи;
уменьшение времени, затраченного на выполнения полного цикла
обеспечения материальными ресурсами по заказу;
рационализация транзакционных издержек и снижение уровня
общих логистических издержек
23
.
Для воплощения политики сокращения затрат на ресурсы в
23
Немогай Н.В., Логистика. Управление цепочками поставок / Н.В. Немогай. — М.: Тетралит, 2013. — С. 109
22
функциональном цикле «снабжение-производство» необходимо объединить
функции логистики в единую «политику отношений» с основными
поставщиками материальных ресурсов. Развитие партнерских отношений с
поставщиками можно разделить на три стадии: сотрудничество, координация и
кооперация. Особое влияние на масштабы совместной деятельности с
поставщиком имеют:
взаимовыгодное партнерство и распределение рисков;
планирование и координация совместной деятельности;
связь между общими целями бизнеса и принципами управления;
взаимодействие в области инноваций, доверие и открытость
24
.
От принятой на производственном предприятии системы организации
снабжения и производства зависит разработка ресурсосберегающей политики.
В наше время, системы: «экономное производство», «канбан», «точно в срок»
или их комбинации получили широкое распространение.
Для внедрения на предприятие этих систем необходима синхронизация
закупки материальных ресурсов по определенным алгоритмам, построенным
совместно с производством готовых изделий. Для воплощения стратегий
«экономное производство» и «точно в срок» нужно установить долговременные
партнерские отношения с небольшим количеством, надежных поставщиков,
которые будут осуществлять регулярные поставки, в небольшом количестве
заявленных производством.
1.3. Оценка эффективности закупочной деятельности
Закупки товаров, работ, услуг составляют значительную долю расходов
любой организации. Основная задача, которая решается в процессе закупки,
есть ни что иное, как приобретение необходимых товаров, работ и услуг в
соответствующем количестве, по нужной цене с доставкой в нужное время и
место.
24
Малюк, В.И., Стратегический менеджмент [Текст]: учеб. пособие. / В.И. Малюк-СПб: Изд-во
Политехнического университета, 2014 — С. 200.
23
Для определения эффективности закупочной деятельности следует
провести комплексную оценку службы закупок. Важно принимать во внимание
выполнение следующих компонентов: план закупок, бюджет фирмы, размер
выручки, применение дополнительных мер по контролю качества поступающей
продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем
операций, производительность труда, транспортные расходы
25
.
Анализируя эти данные, становится возможным оценить стоимость
некоторых логистических операций в процессе закупок, например, среднюю
стоимость заказа, долю административных закупочных расходов за каждый
рубль, которая была потрачена на закупки в целом. При таком роде анализе
деятельности отдела закупок товаров, можно сделать вывод об эффективности
его функционирования и определить существующие проблемные моменты.
Измерение и оценка показателей закупочной деятельности
осуществляется за счет информации, необходимой для закупок, которую
определяют руководители. Для измерения и оценки закупочной деятельности в
систему управленческой информации необходимо ввести следующие данные:
количество закупаемых единиц товара и его описание;
требуемое количество;
дата, к которой продукт должен быть доставлен;
дата получения закупаемых материальных ресурсов и разрешения
на их приобретение;
количество заявок на покупку или разрешений на закупку;
цены поставщика (поставщиков);
дата, когда поставщик сделал котировки на свою продукцию;
дата запроса цен от поставщика;
котировки поставщиков;
таблица ценовых скидок поставщика;
номер заказа на поставку;
25
Казакова Н.А., Управленческий анализ в различных отраслях : учебное пособие / Н.А. Казакова. — Москва :
ИНФРА-М, 2015. — 288 с.