31
применяет компания для реализации проекта организации ярмарки
современного искусства Cosmoscow (таблица 7).
Таблица 7
14
Анализ применения инструментов УП в рассматриваемом проекте
Основные инструменты УП
Применяе
тся
Применяе
тся
отчасти
Не
применяет
ся
Составление дерева целей проекта
+
Составление СДР проекта
+
Определение основных работ проекта
+
Распределение работ проекта между
участниками команды проекта
+
Составление календарного плана
проекта
+
Составление сетевых моделей проекта
+
Применение гибких методов
управления проектом
+
Исходя из таблицы можно сделать вывод о том, что применение методов
УП не в полной мере применяются в ходе реализации проектов в данной
компании на практике. Организаторы ярмарки чётко понимают каких целей они
хотят достигнуть в ходе реализации проекта, а также какие работы необходимо
выполнить. Однако, организаторы уделяют мало внимания построению СДР
проекта, что в дальнейшем негативно сказывается на планировании
календарного плана проекта. Без чёткой структуры работ проекта,
организаторам приходится постоянно всё редактировать и вносить правки по
ходу реализации проекта. Что значительно может увеличивать расходы и время
отведённое на проект. Именно из-за нечёткого построение календарного плана
проекта, участникам команды проекта порой приходится вместо стандартной
рабочей недели, работать и в выходные, это особенно заметно, после
проведения анализа на стадиях исполнения, контроля и завершения проекта.
Правильное распределение работ между участниками команды проекта
поможет грамотно организовать коммуникации в команде, где каждый точно
знает что ему нужно делать, не отвлекаясь на другие задачи и не отвлекая от
14
Составлено автором
32
работы других сотрудников. Для этого лучше всего поможет применение
гибких методов управления проектами.
2.2. Резюме проекта
В данном разделе будет подробно описано резюме проекта по
подготовке ярмарки современного искусства Cosmoscow к открытию, которое
состоит из следующих пунктов:
1. Название проекта: подготовка ярмарки современного искусства
Cosmoscow к открытию.
2. Название организации, выполняющей проект - «Футураша».
Организационно-правовая форма – Общество с ограниченной
ответственностью, код общероссийского классификатора организационно-
правовых форм-65. Форма собственности - частная собственность. Код
общероссийского классификатора форм собственности-16.
Среднесписочная численность работников за год составляет 13 человек.
Размер уставного капитала составляет 177 тысяч рублей.
Целью данного проекта является разработка СДР проекта подготовки
ярмарки современного искусства Cosmoscow к открытию 4 сентября.
Время на реализацию проекта: так как данный проект – это ежегодное
событие Описание: международная выставка современного искусства
Cosmoscow - это художественный фестиваль, объединяющий неоспоримых
авторитетов арт-сцены: российских и зарубежных галерей, художников,
экспертов, коллекционеров и ценителей со всего мира. С 2014 года это
ежегодное сентябрьское событие закрепившее место в международном арт-
календаре.
3. Краткое описание сферы в которой реализуется проект.
Термин «современное искусство» относится к искусству, созданному
художниками, живущими сегодня. Современные художники работают и
реагируют на глобальную среду, которая культурно разнообразна,
33
технологически продвинута и многогранна. Любуясь современным искусством,
зрителям стоит подумать о том, какой посыл вложил художник в свой объект.
Современные художники выходят за рамки того, как искусство создавалось
ранее и творят, создавая при этом диалог со зрителем.
4. Описание преимуществ проекта.
Ярмарка современного искусства Cosmoscow является единственным на
данный момент подобным масштабным проектом в России в сфере
современного искусства. Это не только место куда может прийти каждый, кто
интересуется современным искусством. Данный проект поддерживает
современное искусство России и старается усилить влияние Российского арт-
бизнеса во всём мире. У Cosmoscow есть множество зарубежных партнёров и
спонсоров, которые организовывают различные премии в поддержку
художников.
5. Описание основных целей проекта:
выполнить проект в соответствии с установленным бюджетом;
выполнить проект в установленные сроки;
привлечь всех желаемых участников к проекту;
организовать все желаемые мероприятия юбилейной ярмарки.
6. Описание нужных инвестиций:
инвестиции для проведения различных премий и номинаций в
поддержку российского современного искусства (гранты) – по согласованию;
инвестиции в поддержку проведения мероприятий ярмарки
(перфоманс) – по согласованию;
аренда помещения для ярмарки – 11 850 000 руб.;
аренда офиса для работы над проектом – 660 000 руб;
маркетинговое продвижение проекта - 2 050 000 руб;
Аренда помещений для выставки и офиса, а также маркетинговое
продвижение проекта оплачивается за счёт собственных средств (всего
14 560 000 руб.).
34
Данный вид деятельности не требует оформления разрешительных
документов.
7. Риски проекта.
В данном проекте есть два вида рисков: непредвиденные и
экономические.
К непредвиденным рискам проекта относятся: пожары, кражи,
стихийные бедствия, порча произведений искусства.
К экономическим рискам проекта относятся: кризис, санкции, карантин,
прекращение спонсирования премий, отказ от участия всех участников
ярмарки.
Предпосылки для создания проекта Cosmoscow отражены уставе
проекта (Приложение 1).
Теперь, когда резюме проекта создано, рассмотрим из каких элементов
состоит проект. Это необходимо для того, чтобы определить в дальнейшем
какие работы должны быть выполнены. Целесообразно разбить проект на
основные составляющие и под каждой из них написать цели и подцели тем
самым, создав дерево целей проекта. В данном проекте его основными
составляющими элементами являются: концепция и дизайн; бюджет;
участники; сроки проекта; материалы, техника и услуги.
Стоит отметить, что для данного проекта не требуется закупка
строительных материалов для монтажных работ проекта. Необходимое
освещение и доп. материалы включаются в оплату услуг от организаций –
исполнителей проекта. Основные расходы придутся на монтажные и
логистические услуги от логистической компании ООО «Файнартвэй» и услуги
от рекламного производства ООО «Продакшн поинт». Эти исполнители
выбраны потому, что являются самыми эффективными и надёжными в своих
сферах деятельности.
Для того, чтобы полностью понять каких целей нужно достичь при
реализации проекта, необходимо построить дерево целей по каждому из
описанных выше элементов проекта (таблицы 8 -12).
35
Таблица 8
15
Дерево целей по концепции и дизайну проекта
Концепция и дизайн
Цель: подготовить план оформления и программу ярмарки включая план
размещения всех участников проекта, а также доп. объектов для ярмарки
Код
цели
Описание
Код цели
Описание
1
Спроектировать оформление
выставки и подготовить планы
/чертёжи
2
Подготовить программу
выставки
1.1
Выбрать цветовую гамму для
пространства выставки
2.1
Подготовить программу
для частей выставки
1.1.1
Выбрать цвета для стендов и
полов
2.1.1
Организовать программу
для VIP- участников
1.1.2
Выбрать цвета для главного входа
2.1.2
Подготовить и
организовать основную
программу
1.2
Составить план пространства
ярмарки
2.1.3
Подготовить и
организовать детскую
программу
1.2.1
Подготовить чертежи для
дальнейшего оформления
2.1.2
Подготовить программу
лектория
1.2.2
Пронумеровать стенды и выбрать
дизайн для нумерации
2.1.2.1
Подготовить список
участников
1.2.3
Определить места участников
ярмарки
2.1.2.2
Сформулировать тематику
выступлений
1.3
Спроектировать дизайн главного
входа
1.3.2
Спроектировать детали для
оформления главного входа
1.3.3
Определить детали декоративных
элементов
Таблица 9
16
Дерево целей по бюджету проекта
Бюджет проекта
Цель: не превышать рассчитанную стоимость проекта
Код
цели
Описание
Код цели
Описание
1
Рассчитать затраты на
нематериальные ресурсы
проекта
2
Рассчитать затраты на
материальные ресурсы
проекта
1.1.
Рассчитать затраты на ЗП
команды проекта
2.1.
Рассчитать затраты на
материальные ресурсы для
ярмарки
15
Составлено автором
16
Составлено автором
36
Продолжение таблицы 9
1.2.
Рассчитать затраты на услуги
сторонних организаций проекта
2.1.2
Рассчитать затраты на
мат. ресурсы необходимые
для офиса
1.2.1
Рассчитать затраты на услуги
монтажных работ
2.1.3
Рассчитать затраты на
оборудование
необходимое для проекта
1.2.2
Рассчитать затраты на
логистические услуги
1.3
Рассчитать затраты на прочие
другие материальные ресурсы
(покупка билетов для участников,
таможенное оформление объектов
искусства , обновление сайта,
реклама)
Таблица 10
17
Дерево целей по участникам проекта
Участники проекта
Цель: Сформировать команду проекта. Определить заинтересованные стороны
проекта. Подписать договора с художниками и галереями, дающие право на
размещение произведений искусства на территории ярмарки, в соответствии с
правилами ярмарки и согласовании с экспертным советом и советом
коллекционеров.
1
Утвердить список участников
проекта
2
Утвердить команду проекта
1.1
Определить партнёров и
спонсоров проекта
2.1
Определить участников
команды проекта, а также их
полномочия, занятость и роли
в проекте
1.2
Утвердить основных участников
ярмарки
1.2.1
Отобрать заявки , которые
соответствуют правилам ярмарки
1.2.2
согласовать и утвердить
участников экспертным советом и
советом коллекционеров
1.3
Выбрать медиа партнёров и СМИ
для PR – продвижения
1.4
Составить список VIP-участников
Таблица 11
18
Дерево целей по срокам проекта
Сроки проекта
Цель: Определить и выполнить все работы в соответствии с календарным планом
и сроками проекта ( с 12.11.2020 по 04.09.2020)
17
Составлено автором
18
Составлено автором
37
Продолжение таблицы 11
1
Подготовить календарный план проекта
1.1
Определить фазы
проекта и их сроки
1.2
Определить последовательность работ
проекта
1.2.1
Определить длительность каждой работы
проекта
1.2.2
Определить какие работы необходимы
для проекта
Таблица 12
19
Дерево целей по оборудованию и услугам для проекта
Оборудование и услуги для проекта
Цель: Определить все необходимые услуги и оборудование необходимые для
проекта. Подписать договора с исполнителями.
1
Определить какие услуги
нужны для проекта.
Заключить договора с
исполнителями и оплатить
монтажные, логистические
типографические услуги
2
Определить какое
оборудование необходимо
для проекта. Закупить
необходимое оборудование
1.1
Найти исполнителей для
монтажных работ
1.2
Найти исполнителей для
логистических работ
1.3
Найти исполнителей
оказывающие
типографические услуги
2.3. Распределение ответственных по проекту
Ключевым элементом каждого проекта является –команда проекта. В
данном проекте каждый из членов команды проекта является профессионалом
своего дела. Ниже более подробно будет разбираться состав команды проекта,
оплата и ответственность каждого их её членов, а также другие
заинтересованные стороны проекта.
Для успешной реализации проекта команда проекта Cosmoscow должна
включать следующих участников: директор –основатель; генеральный
директор; исполнительный директор; арт директор; руководитель VIP-
направления; менеджер VIP –направления; руководитель отдела PR; старший
менеджер по работе с галереями; менеджер по работе с галереями; юрист;
19
Составлено автором
38
менеджер проекта; технический директор; архитектор. Теперь когда
необходимые роли команды проекта определены, более подробно разберём
функции и ответственность каждого члена команды проекта (таблица 13).
Таблица 13
20
Функции и ответственность членов команды проекта
Должность
Функции и ответственность
Директор-основатель
Контроль и ответственность за реализацию
проекта, работа с партнёрами проекта.
согласование, участие в экспертном совете
проекта. Анализ результатов ярмарки.
Генеральный директор
Контроль и ответственность за реализацию
проекта, работа с партнёрами проекта. Помощь в
проведении итогов и анализе результатов
ярмарки.
Исполнительный директор
Управление организацией; разработка и
организация выполнения бизнес-планов проекта,
организация экономически обоснованной
операционной деятельности организации,
контроль над работой компании.
Арт Директор
Сохранность и эффективное использование
имущества при подготовке и проведении арт-
мероприятия. Осуществляет организацию,
планирование и координацию деятельности
предприятия при осуществлении проекта. Анализ
результатов ярмарки.
Руководитель VIP-
направления
Работа с коллекционерами и иностранными
галереями, а также известными гостями ярмарки(
связь, переписка, решение вопросов).
Менеджер VIP-
направления
Помощь в работе с коллекционерами и
иностранными галереями, а также известными
гостями ярмарки( связь, переписка, решение
вопросов).
Руководитель отдела PR
Разработка и организация PR компании. Оценка
ресурсов и средств для реализации намеченных
PR-программ. Прогнозирование эффективности и
конечного результата. Формирование и
поддержка соответствующего имиджа
организации, ее политики, продукции, услуг и
деятельности персонала. Работа с медиа
партнёрами проекта.
Старший менеджер по
работе с галереями
Связь с галеристами ,отбор галерей на участие
(проверка на соответствие требованиям),
переписка с галеристами.
Менеджер по работе с
галереями
Помощь старшему менеджеру в работе с
галереями ( связь, решение вопросов и проблем,
).
20
Составлено автором
39
Продолжение таблицы 13
Юрист
Обеспечение контроля за деятельностью
организации с точки зрения соблюдения
действующего законодательства. Участие в
подготовке мер по обеспечению сохранности
имущества компании.
Менеджер проекта
Ответственность за распределение бюджета
проекта. и распределение задач. Построение
СДР проекта и календарного плана проекта, а
также в данном проекте связь с лицами
оказывающими услуги для проекта (ООО
«Продакшн поинт» и ООО «Файнартвэй»).
Технический Директор
Помощь в планировке пространстве выставки.
Ответственный за проверку и работу
оборудования, света, работы сайта.
Архитектор
Планировка пространства ярмарки, Дизайн
пространства , контроль монтажных работ.
Теперь рассмотрим, как организованы связи внутри команды проекта
(рисунок 4).
Директор -
основатель
Менеджер VIP
направления
Руководитель
VIP-направления
Cosmoscow
Генеральный
директор
Исполнительны
й директор
Менеджер
проекта
Руководитель
отдела PR
Арт-директор
Старший менеджер
по работе с
галереями
Менеджер по
работе с
галереями
Архитектор
Юрист
Технический
директор
Рисунок 4. Коммуникации в команде проекта Cosmoscow с
функциональными и линейными связями между участниками
21
Далее, необходимо построить матрицу ответственности проекта. Для
этого выберем основных исполнителей для каждой работы проекта и составим
таблицу, где будет отражено, в каких работах учавствует каждый член команды
(таблица 14).
21
Составлено автором
40
Таблица 14
22
Распределение исполнителей по работам проекта
Код
работы
Описание работы
Исполнители
Проект по подготовке ярмарки современного искусства Cosmoscow к
открытию
Фаза инициации.
Концептуальное
планирование будущего
проекта
1
Анализ предыдущих
результатов ярмарки
Директор- основатель, Руководитель
отдела PR, Арт Директор/3
2
Продление договора на
аренду площади в "Гостинном
Дворе"
Директор- основатель/1
3
Создание предварительных
идей будущей ярмарки
(мероприятия, секции,
номинации и др.)
Директор- основатель, Генеральный
директор, Исполнительный директор, Арт
Директор/4
4
Формирование устава проекта
Директор- основатель, Менеджер проекта,
Исполнительный директор, Арт Директор/4
5
Корректировка и
утверждение правил
выставки
Директор- основатель, Генеральный
директор, Исполнительный директор, Арт
Директор/4
Фаза планирования
6
Утверждение команды
проекта
Директор- основатель, Генеральный
директор, Исполнительный директор, Арт
Директор/4
7
Определение партнёров
будущей ярмарки
Директор- основатель, Генеральный
директор, Исполнительный директор, Арт
Директор/4
8
Определение дат ярмарки
Исполнительный директор, Директор-
основатель/2
9
Утверждение концепции
Арт Директор, Директор- основатель,
Архитектор, менеджер проекта/4
10
Составление СДР и
календарного плана проекта
( включая распределение
работ проекта между
участниками команды
проекта)
Арт Директор, Директор- основатель,
менеджер проекта/3
11
Подготовка списка
возможных иностранных
участников
Менеджер проекта, Директор- основатель,
исполнительный директор/3
12
Предварительная планировка
пространства (чертежи)
Архитектор, Директор-основатель/2
Фаза исполнения
22
Составлено автором