41
Продолжение таблицы 14
13
Составление и рассылка
приглашений на участие в будущей
ярмарке иностранным галереям
Старший и менеджер по работе с
галереями, арт директор/3
14
Обработка ответов
Старший и менеджер по работе с
галереями/2
15
Составление нужной информации
для сайта и контента рекламы
Руководитель отдела PR,Руководитель
VIP- направления/2
16
Обновление интерфейса сайта
Технический директор /1
17
Обновление информации на сайте
Руководитель отдела PR, Технический
директор/2
18
Обработка заявок на участие
(проверка на соответствие
потенциальных участников
правилам ярмарки)
Менеджер проекта, менеджер по
работе с галереями, исполнительный
директор/2
19
Отбор участников
Менеджер проекта/1
20
Утверждение участников и списков
предметов искусства
Менеджер по работе с галереями,
исполнительный директор/2
21
Подписание договоров с
участниками ярмарки ( аренда
выбранной ими площади,
разрешение на продажу ,
дополнительные услуги)
Исполнительный директор,Юрист/2
22
Утверждение окончательной
планировки пространства ярмарки
Архитектор,арт-директор/2
23
Редактирование чертежей
пространства ярмарки
Архитектор ,Арт-директор./2
24
Покупка билетов для иностранных
участников( представителей
галерей, VIP гостей)
Руководитель и менеджер по работе с
VIP, менеджер проекта/3
25
Корректировка списка предметов
искусства для ярмарки
Руководитель по работе с VIP,менеджер
проекта/2
26
Запуск рекламы в соц. Сетях ( в теч
2 месяцев)
Менеджер проекта , руководитель
отдела PR/2
27
Отправление заявки на снятие
рекламного ролика
Руководитель отдела PR,менеджер
проекта/2
28
Подписание договора о рекламном
ролике с каналом
"Дождь"(Дата,место,
предоставление необходимой
информации)
Руководитель отдела PR,Юрист/2
29
Поиск рекламного агенства с
возможностью оказания
типографических услуг
Руководитель отдела PR, менеджер
проекта/2
30
Подготовка ТЗ для рroduction point
Менеджер проекта, руководитель
PR,Арт директор/3
31
Подписание договора на
сотрудничество с рекламным
производством production point и
fineartway
Исполнительный директор, Юрист/2
42
Продолжение таблицы 14
32
Утверждение макетов от production
point
Арт –директор/1
33
Получение разрешения на
транспортировку предметов искусства
из-за границы
Исполнительный директор,
Руководитель и менеджер по работе
с VIP/2
34
Составление программы
аукциона(лоты,каталог, потенциальные
участники)
Директор-основатель, менеджер
проекта, Руководитель по работе с
VIP, Старший менеджер по работе с
галереями/4
35
Утверждение мероприятий и медийной
программы ярмарки( Номинации,
лекторий, перфоманс, цены на билеты)
Директор-основатель,
исполнительный директор, арт-
директор, менеджер проекта)/4
36
Составление программы предпоказа
для коллекционеров и VIP –персон
Руководитель и менеджер по работе
с VIP/2
37
Привлечение волонтёров для работы на
ярмарке
Менеджер проекта,Руководитель
PR/2
38
Начало монтажных работ
Архитектор, тех. директор /2
39
Обучение волонтёров
Менеджер проекта, менеджер по
работе с VIP/2
Фаза контроля
40
Проверка основных этапов монтажных
работ( установка основных объектов:
стен, стендов и освещения) (fineartway
и production point)
Архитектор, тех директор/2
41
Проверка выполнения оставшихся
монтажных работ
Архитектор, Арт-директор/2
42
Проверка работы оборудования
Тех. директор/1
43
Контроль и внесение последних
корректировок в программу проекта(
Репетиции, презентации, работа
микрофонов, света и т.п)
Арт –директор, Директор-
основатель/2
44
Приём и проверка доставленных
произведений и объектов искусства
ярмарки
Менеджер проекта, менеджер по
работе с VIP
45
Контроль за распределением
произведений по секторам
Менеджер проекта , менеджер по
работе с VIP
46
Контроль за тем, чтобы стенды галерей
и зоны других участников были готовы
в назначенные сроки
Менеджер проекта , менеджер по
работе с VIP
Фаза завершения
47
Заключительная подготовка к
предпоказу для коллекционеров и VIP(
организация фуршета, презентаций и
т.п.)
Директор-основатель, Руководитель
и менеджер по работе с VIP, Арт –
директор, исполнительный
директор/5
48
Открытие ярмарки современного
искусства Cosmoscow
Директор-основатель
43
Теперь, когда каждая работа распределена между членами команды
проекта, необходимо определить ответственных по проекту каждой из этих
работ. Для этого построим матрицу ответственности.
Исходя из данных таблицы 14, матрица ответственности проекта по
подготовке ярмарки современного искусства Cosmoscow к открытию, выглядит
следующим образом (таблица 15).
Таблица 15
23
Матрица ответственности
Директор
-
основатель
Генера
льный
директор
Исполнительный
директор
Арт Директор
Руководитель VIP
-
направления
Менеджер VIP
-
направления
Руководитель
отдела PR
Старший менеджер
по работе с
галереями
Менеджер по
работе с галереями
Юрист
Менеджер проекта
Технический
Директор
Архитектор
1
О
К
Н
К
Н
Н
И
Н
Н
Н
Н
Н
Н
2
ОИ
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
3
ОУ
И
К
И
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
4
ОУ
Н
КИ
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
И
Н
Н
5
ОУ
С
И
К
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
6
ОУ
И
С
К
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
7
ОУ
С
И
К
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
8
КУ
И
О
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
9
СУ
К
О
С
Н
Н
Н
Н
Н
Н
И
Н
К
10
ОУ
К
К
С
Н
Н
Н
Н
Н
Н
И
Н
Н
11
У
К
С
К
Н
Н
Н
Н
Н
Н
ИО
Н
Н
12
ОУ
Н
К
К
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
И
13
У
Н
Н
Н
Н
Н
Н
О
И
Н
Н
Н
Н
14
У
Н
Н
Н
Н
Н
Н
О
И
Н
Н
Н
Н
15
У
Н
Н
Н
С
Н
ИО
Н
Н
Н
Н
Н
Н
23
Составлено автором
44
Продолжение таблицы 15
16
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
ИО
Н
17
У
Н
К
Н
Н
Н
СО
Н
Н
Н
Н
И
Н
18
У
Н
К
Н
Н
Н
Н
СО
С
Н
И
Н
Н
19
УО
Н
К
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
И
Н
Н
20
УО
К
С
Н
Н
Н
Н
Н
И
Н
К
Н
Н
21
УО
Н
И
Н
Н
Н
Н
Н
Н
С
Н
Н
Н
22
Н
Н
Н
С
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
ОИ
23
У
Н
Н
С
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
ИО
24
С
Н
Н
Н
О
К
Н
Н
Н
Н
И
Н
Н
25
У
Н
Н
К
О
И
Н
Н
Н
Н
С
Н
Н
26
Н
Н
Н
Н
Н
Н
О
Н
Н
Н
И
Н
Н
27
Н
Н
Н
Н
Н
Н
О
Н
Н
Н
И
Н
Н
28
У
Н
Н
Н
Н
Н
ОИ
Н
Н
С
Н
Н
Н
29
Н
Н
Н
Н
Н
Н
О
Н
Н
И
Н
Н
Н
30
Н
Н
Н
О
Н
Н
С
Н
Н
И
Н
Н
Н
31
У
Н
И
Н
Н
Н
Н
Н
Н
О
Н
Н
Н
32
Н
Н
Н
ИО
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
33
Н
Н
О
Н
И
К
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
34
О
Н
Н
Н
Н
С
Н
С
Н
Н
И
Н
Н
35
У
К
О
С
Н
Н
Н
Н
Н
Н
И
Н
Н
36
У
Н
Н
Н
О
И
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
37
Н
Н
Н
Н
Н
Н
О
Н
Н
Н
И
Н
Н
38
Н
Н
Н
Н
Н
С
Н
Н
Н
Н
И
Н
Н
39
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
И
Н
С
О
40
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
ИО
41
Н
Н
Н
С
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
И
42
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
ИО
Н
43
У
Н
Н
ОИ
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
45
Продолжение таблицы 15
44
О
Н
Н
Н
Н
С
Н
Н
Н
Н
И
Н
Н
45
О
Н
Н
Н
Н
С
Н
Н
Н
Н
И
Н
Н
46
О
Н
Н
Н
Н
С
Н
Н
Н
Н
И
Н
Н
47
У
Н
Н
К
О
И
Н
Н
Н
Н
К
Н
Н
48
О
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Н
Условные обозначения: Н-наблюдает; О-ответственный; К-
консультирует; И –исполняет; У- утверждает; С-согласовывает.
Теперь рассмотрим главных стейкхолдеров проекта Cosmoscow. Они
играют важную роль и оказывают влияние на реализацию проекта в целом, т.к.
спонсируют часть ярмарки и утверждают отобранных участников ярмарки.
Заинтересованные стороны Cosmoscow.
Важными составляющими заинтересованных сторон проекта являются
Совет коллекционеров и Экспертный совет, их мнение влияет на окончательное
утверждение галерей и художников, которые будут показаны на ярмарке. На
протяжении подготовки всего проекта эти два совета тесно сотрудничают с
командой проекта.
Совет коллекционеров Cosmoscow включает представителей таких
организаций:
24
Фонд «Современный город», Музей современного искусства
«Гараж», Фонд V-A-C, Фонд «Обнаженные сердца», Фонд культуры
«Екатерина», Государственная Третьяковская галерея, ММОМА.
Состав экспертного совета Cosmoscow включает в себя представителей:
XLGallery и XLProjects; галерея Temnikova& Kasela; директора – основателя
Cosmoscow.
У ярмарки Cosmoscow множество спонсоров и партнёров, которые
заинтересованы в главной миссии данного проекта- поддержка Российского
современного искусства и культурных ценностях, среди которых:
25
«Credit Suisse»- Стратегический партнёр;
24
https://www.cosmoscow.com/ru/
25
https://www.cosmoscow.com/ru/partners/#!tab_6
46
автомобильные партнёры: «Audi» и «Bentley»;
страховой партнёр – «АльфаСтрахование»;
медиа партнёры: телеканал «Дождь», «Apollo», «Ведомости»,
«Buro», «ART SY», «Russian Art focus»;
партнёр по логистике: ООО «FineArtWay»;
«Samsung»;
«ММОМА»;
Дом «RUINART»;
«Qatar Airways»;
«Phillips».
Дом «RUINART» и «Credit Suisse» спонсируют часть ярмарки и
выделяют гранты для победителей в номинациях «Художник года»,
«Институция года», «Ruin Art Patronat» и «Музей года».
Стоит отметить, что в данном проекте очень хорошим решением будет
применять гибкие методы УП, в особенности метод Kanban. Тогда, члены
команды проекта, которые просто обязаны общаться друг с другом, т.к. работа
одного из участников, будет иметь необходимую информацию для другого
будут знать кто именно сейчас выполняет необходимую для получения
информации работу , а также все необходимые шаги и сроки, которые
необходимы для работы.
Данный метод также поможет сократить время, которое сотрудник
потратит на опрос руководства о том, кто в определённый момент занимается
работой, которая содержит необходимую этому сотруднику информацию. Т.к.
такая потеря времени довольно характерна для творческих проектов.
Основные ресурсы данного проекта- это человеческие ресурсы. Теперь,
исходя из матрицы ответственности по работам проекта, построим ресурсный
профиль проекта. Так, ресурсный профиль проекта выглядит следующим
образом (Приложение 2).
47
2.4. Структура разбиения работ и сетевая модель проекта
Определим основные этапы проекта подготовки ярмарки современного
искусства к открытию. В данном проекте, уместнее всего было разбить весь
проект на основные этапы-фазы проекта:
- фаза инициации – на этом этапе выполняются все работы, чтобы
подготовиться к непосредственному планированию ярмарки. Основные работы
– анализ результатов предыдущей ярмарки; продление договора на аренду с
Гостиным Двором (включая охрану); формирование устава проекта;
утверждение правил для участия в ярмарке;
- фаза планирования- тут выполняются работы, создающие наброски
будущего проекта. Организаторы нужно ответить на главные вопросы: Как они
видят будущую ярмарку? Какие мероприятия провести, и кто должен принять
участие, чтобы принести успех и поднять статус проекта? Учитывая специфику
проекта, именно на данном этапе составляется СДР проекта, календарный план
и распределение участников команды по работам проекта. Составляются
чертежи основной планировки пространства выставки, которая незначительно
может редактироваться вплоть до этапа контроля проекта;
- фаза исполнения- самый долгий и сложный этап проекта, т.к. тут
организаторы в основном работают с потенциальными участниками ярмарки:
ведут с ними переписки, заключают договора и внимательно относятся к
пожеланиям участников, они - главное звено всего проекта.
Так как время проекта довольно ограничено, организаторам проекта для
монтажных, типографических, организаторских и логистических услуг
необходимо привлечь сторонние организации, самыми популярными и
надёжными в этой сфере являются: логистическая компания ООО
«Файнартвэй» и ООО «Продакшн поинт». Именно на этом этапе организаторы
заключают договора с этими исполнителями (ООО «Файнартвэй» –монтаж,
свет и логистика, помощь в оформлении документов для таможни; production
point- монтаж, типографические услуги, стойки, стенды, оформление
48
навигации, баннеров, и др.) На данном этапе также формируется программа
основных мероприятий проекта.
Для приглашенных иностранных участников покупаются билеты и
оформляются документы, необходимые для перевозки объектов искусства
(помощь от ООО «Файнартвэй»).
Для того чтобы направлять гостей и организовать небольшое
выступление на ярмарке (в стиле современного искусства), организаторы могут
не нанимать работников, а привлечь волонтёров.
После фазы исполнения идёт фаза контроля , где происходит контроль
за ходом работ исполнителей, включая логистические услуги от ООО
«Файнартвэй», а в последствии участников проекта. Основная задача данного
этапа, проследить за тем чтобы монтажные работы и оформление стендов
участниками проекта были готовы в срок. Также, нужно проверить всё
оборудование (микрофоны, свет, рации);
Фаза завершения - это завершающий этап, на котором организуется,
запланированная ранее программа для закрытого предпоказа коллекционерам и
VIP участникам. Затем – непосредственное открытие юбилейной ярмарки
современного искусства Cosmoscow.
Некоторые работы проекта можно разобрать на шаги, которые не
включаются в СДР проекта, но должны быть выполнены в ходе работы. Ниже
более подробно будут разобраны основные пакеты работ проекта, для лучшего
понимая того, для чего они должны быть выполнены в данном проекте.
1. Анализ результатов ярмарки.
Выполнение анализа результатов ярмарки выполняется для того, чтобы
собрать данные о посещаемости, востребованных секциях, отзывов о
прошедшей ярмарке, выручки и т.п., чтобы на основании результатов этого
анализа усовершенствовать будущую ярмарку. В данную работу включаются
такие шаги, как:
анализ посещаемости;
49
анализ наиболее популярных секций и частей предыдущей ярмарки
Cosmoscow;
результаты аукциона off white;
анализ отзывов в интернете и социальных сетях;
анализ реакций СМИ и др. медиа;
анализ степени удовлетворенности заинтересованных сторон
проекта.
Стоит отметить, что анализ результатов предыдущей выставки
организаторы проводят сами.
2. Создание предварительных идей будущей ярмарки.
Работа для создания предварительных идей будущей ярмарки делается
для набросков идей будущей ярмарки. Данная работа разбивается на
формирование устава проекта и корректировку и утверждение правил
выставки. В формирование устава проекта включаются такие шаги:
обоснование проекта; формирование целей; описание рисков и ограничений
проекта; информация о руководителях проекта. Когда происходит
корректировка и утверждение правил выставки, организаторы анализируют
какие правила для участников проекта оставить, а какие ввести или дополнить.
3. Утверждение команды проекта
Стоит отметить , что основные роли в команде проекта, подобраны
правильно и остаются неизменными. Основным руководителем проекта будет
выступать Директор-основатель.
4. Определение партнёров ярмарки
Как было написано ранее, у Cosmoscow очень много серьёзных
спонсоров и партнёров. Неизменный стратегический партнёр ярмарки – это
банк Сredit Suisse. С каждым новым годом к ним присоединяются всё больше
глобальных партнёров, будущие партнёры ярмарки определяются на стадии
планирования проекта.
5. Планирование мероприятий ярмарки.
50
Cosmoscow это не просто выставка объектов современного искусства, а
мероприятие с тщательно продуманной программой для любой аудитории.
Данная работа должна включать такие шаги, как:
планирование детскую программы;
планирование перфоманс программы;
планирование выставочной программы;
планирование частей Main и Digital;
планирование программы предпоказа для VIP - участников.
VIP - участниками данного проекта являются коллекционеры,
приглашённые участники из иностранных галерей и ярмарок современного
искусства, знаменитости, спонсоры, партнёры, патроны и меценаты
ярмарки.Кроме мест для VIP гостей, иностранных участников и галеристов,
ярмарка предоставляет места для партнёров проекта, которые они использовали
для продажи и предоставления своих услуг на ярмарке.
6. Утверждение концепции.
Для каждой ярмарки Cosmoscow нужно придумывать особую
стилистику и продуманный до мелочей дизайн, который бы отвечал запросам
руководителей проекта и при этом не отвлекал на себя внимание от главного –
выставленных на ярмарке произведений и объектов искусства.
7. Планировка пространства ярмарки.
Включает в себя:
создание чертежей секторов ярмарки;
расположение доп. объектов ярмарки;
расчёт и указание размеров между объектами и секторами ярмарки.
8. Составление и рассылка приглашений на участие в будущей
ярмарке иностранным галереям.
Для данной работы необходимо:
сформировать текст для приглашений;
создать дизайн приглашений.