51
9. Информация и обновление сайта. Включает в себя следующие
шаги:
подготовить необходимую информацию, которую нужно внести в
обновлённую конфигурацию сайта;
составить информацию о том, какие дополнительные разделы нужны
для сайта. К ним относятся разделы для оставления заявок волонтёров и
галерей, желающих учувствовать в ярмарке;
обновить сайт и проверить его работу. Обновление самого сайта
делается в компании, в которой был создан сайт.
10. Подписание договоров с участниками ярмарки (аренда выбранной
ими площади, разрешение на продажу, дополнительные услуги), включает
такие шаги:
предоставление плана выставки для выбора участником места на
ярмарке;
заключение договоров, в котором обговариваются условия аренды,
оплаты, разрешение на продажу на территории выставки;
учёт пожеланий (если есть) потенциального участника при
дальнейшем редактировании пространства ярмарки.
11. Покупка билетов для иностранных участников (представителей
галерей, VIP гостей). Так как многие из иностранных участников -
приглашенные гости, организаторы обязаны оформить все необходимые
документы, куда входит покупка билетов на самолёт.
После того как гость подтверждает своё присутствие на выставке и
присылает список объектов, которые он хотел бы предоставить и показать на
выставке, корректируется и список объектов искусства.
12. Утверждение участников проекта.
Данная работа в проекте является ключевой и самой важной, так как на
ней происходит отбор участников, которые будут выставлять своих
художников и создавать атмосферу ярмарки.
52
Сначала менеджер проекта и менеджер по работе с галереями должны
обработать заявки на участие, проверяя их на соответствие правилам выставки.
Основные из которых: существование галерей не менее 5 лет и проведение не
менее 2 –х выставок в год.
Затем списки отобранных участников передаются исполнительному
директору. Окончательно одобряет участника Экспертный совет и совет
коллекционеров, куда входит директор основатель ярмарки.
13. Привлечение волонтёров.
Вместо того, чтобы на три дня нанимать работников и платить им
заработную плату, можно сэкономить бюджет проекта и привлечь волонтёров.
Для того чтобы привлечь волонтёров, нужно разместить объявления о наборе
волонтёров для работе на выставке не только на сайте проекта, но и на других
ресурсах ( HH.ru
26
, работа.ru
27
и др).
Теперь, когда основные работы, которые необходимо выполнить для
данного проекта и этапы проекта определены, можно оценить
продолжительность периода реализации проекта. Учитывая количество работ и
их непредсказуемость (основные работы – это работа с другими людьми,
участниками ярмарки), время начала реализации проекта должно начинаться
почти сразу после проведения предыдущего мероприятия. Таким образом,
самое оптимальное время реализации проекта с 10.11 по 04.09. Теперь, когда
основные данные для реализации, а именно сроки и работы проекта,
определены, построим СДР проекта (Приложение 3).
Исходя из получившийся СДР проекта, составим следующую
последовательность работ проекта (Приложение 4). Затем построим диаграмму
Ганта проекта (Приложение 5). Конечно, незначительные корректировки,
например, касающиеся мероприятий и плана пространства выставки, могут
вносится в ходе непосредственной реализации проекта, что так же отражено в
календарном плане проекта.
26
https://hh.ru/
27
https://www.rabota.ru/
53
На основании созданной ранее последовательности работ построим
сетевой график проекта (Приложение 6) и графики типа «работа-дуга» и
«работа-вершина» (Приложения 7 и 8). Резервы работ указаны в Приложении 9.
Теперь рассчитаем критический путь проекта:
Код работ -1; 4; 5; 6; 7; 9; 13; 14; 16; 17; 19; 20; 21; 33; 34; 36; 39; 40; 41;
42; 43; 45; 46; 47; 48.
Длительность проекта: 214 рабочих дней.
Время проведения мероприятия: 04.09 – 07.09.
У данного проекта нет позднего или раннего календарного плана из- за
специфики входящих в него работ и самой сферы проекта, некоторое время
работ просто нельзя предугадать заранее, поэтому календарный план таких
проектов лучше всего составлять изначально, запланировав каждую работу с
максимальным сроком выполнения. Именно из-за этого у некоторых работ
получились достаточно большие резервы времени.
2.5. Управление стоимостью проекта
Теперь рассчитаем стоимость проекта и определим основные
финансовые затраты проекта и составим смету. Для того чтобы составить
смету проекта необходимо рассчитать основные затраты на проект. К основным
затратам данного проекта относятся: заработная плата команде проекта, аренда
помещений для ярмарки и офиса, оборудование для выставки, затраты на
материальные ресурсы для офиса, оплата услуг сторонних организаций –
исполнителей проекта. Сначала рассчитаем заработную плату команды проекта
(таблица 16).
Таблица 16
28
Расчёт затрат на заработную плату членов команды проекта
Должность
ЗП
Директор-основатель
50 000р./мес
Генеральный директор
45 000р./мес
28
Составлено автором
54
Продолжение таблицы 16
Исполнительный директор
40 000р./мес
Арт Директор
35 000р./мес
Руководитель VIP-направления
30 000р./мес
Менеджер VIP-направления
25 000р./мес
Руководитель отдела PR
25 000р./мес
Старший менеджер по работе с галереями
25 000р./мес
Менеджер по работе с галереями
20 000р./мес
Юрист
30 000р./мес
Менеджер проекта
20 000р./мес
Технический Директор
20 000р./мес
Архитектор
30 000р./мес
Далее рассмотрим распределение финансовых затрат по фазам и
работам проекта, которые включают в себя затраты на услуги от сторонних
организаций, заработную плату и другие необходимые затраты (покупка
билетов на самолёт для иностранных гостей) (таблица 17).
Таблица 17
29
Расчёт стоимости работ проекта
Код
рабо
ты
Наименование работы
Длите
льнос
ть(ра
б.
дни)
Начал
о
Конец
Кол-
во
челов
ек
(ед)
Стоимость
Фаза инициации. Концептуальное планирование будущего
проекта
12 121 335
р.
1
Анализ предыдущих результатов
ярмарки
15
дней
Вт
12.11.
19
Пн
02.12.
19
3
94 390 р.
2
Продление договора на аренду
площади в "Гостином Дворе"
2 дней
Вт
03.12.
19
Ср
04.12.
19
1
11 854 000
р.
3
Создание предварительных идей
будущей ярмарки
9 дней
Вт
03.12.
19
Пт
13.12.
19
4
126 936 р.
4
Формирование устава проекта
3 дней
Вт
03.12.
19
Чт
05.12.
19
4
19 767р.
5
Корректировка и утверждение
правил выставки
6 дней
Пт
06.12.
19
Пт
13.12.
19
4
26 242 р.
29
Составлено автором
55
Продолжение таблицы 17
Фаза планирования
6
Утверждение команды проекта
2 дней
Пн
16.12.19
Вт
17.12.1
9
4
15 450 р.
7
Определение партнёров будущей
ярмарки
6 дней
Ср
18.12.19
Ср
25.12.1
9
4
34 080 р.
8
Определение дат ярмарки
6 дней
Ср
18.12.19
Ср
25.12.1
9
2
24 160 р.
9
Утверждение концепции
20
дней
Чт
26.12.19
Ср
22.01.2
0
4
51 666 р.
10
Составление СДР и календарного
плана проекта ( включая
распределение работ проекта
между участниками команды
проекта)
10
дней
Чт
26.12.19
Ср
08.01.2
0
3
36 666 р.
11
Подготовка списка возможных
иностранных участников
5 дней
Чт
09.01.20
Ср
15.01.2
0
3
129 860 р.
12
Предварительная планировка
пространства (чертежи)
5 дней
Чт
16.01.20
Ср
22.01.2
0
2
39 390 р.
Фаза исполнения
7 028 607
13
Составление и рассылка
приглашений на участие в
будущей ярмарке иностранным
галереям
10
дней
Чт
23.01.20
Ср
05.02.2
0
3
51 890 р.
14
Обработка ответов
5 дней
Чт
06.02.20
Ср
12.02.2
0
2
112 529 р.
15
Составление нужной информации
для сайта и контента рекламы
10
дней
Чт
13.02.20
Ср
26.02.2
0
2
26 355 р.
16
Обновление интерфейса сайта
5 дней
Чт
13.02.20
Ср
19.02.2
0
1
117 150 р.
17
Обновление информации на сайте
5 дней
Чт
20.02.20
Ср
26.02.2
0
2
61 835 р.
18
Обработка заявок на участие
(проверка на соответствие
потенциальных участников
правилам ярмарки)
45
дней
Чт
27.02.20
Ср
29.04.2
0
2
95 000 р.
56
Продолжение таблицы 17
19
Отбор участников
10
дней
Чт
27.02.2
0
Ср
11.03
.20
1
10 000 р.
20
Утверждение участников и
списков предметов искусства
5 дней
Чт
12.03.2
0
Ср
18.03
.20
2
26 890 р.
21
Подписание договоров с
участниками ярмарки ( аренда
выбранной ими площади,
разрешение на продажу ,
дополнительные услуги)
30
дней
Чт
19.03.2
0
Ср
29.04
.20
2
105 000 р.
22
Утверждение окончательной
планировки пространства ярмарки
5 дней
Пт
17.07.2
0
Пн
20.07
.20
2
26 015 р.
23
Редактирование чертежей
пространства ярмарки
58
дней
Чт
30.04.2
0
Пн
20.07
.20
2
188 500 р.
24
Покупка билетов для иностранных
участников( представителей
галерей, VIP гостей)
7 дней
Чт
30.04.2
0
Пт
08.05
.20
3
816 625 р.
25
Корректировка списка предметов
искусства для ярмарки
7 дней
Чт
30.04.2
0
Пт
08.05
.20
2
110 319 р.
26
Запуск рекламы в соц. Сетях ( в
теч 2 месяцев)
2 дней
Пт
07.08.2
0
Пн
10.08
.20
2
54 500р
27
Отправление заявки на снятие
рекламного ролика
4 дней
Вт
11.08.2
0
Пт
14.08
.20
2
18 390 р.
28
Подписание договора о рекламном
ролике с каналом "Дождь"(Дата,
место, предоставление
необходимой информации)
4 дней
Вт
11.08.2
0
Пт
14.08
.20
2
2 002 500 р.
29
Поиск рекламного агентства с
возможностью оказания
типографических услуг и
организации оказывающей
монтажные услуги
3 дней
Пн
11.05.2
0
Ср
13.05
.20
2
14 640 р.
30
Подготовка ТЗ для выбранной
компании
3 дней
Пн
11.05.2
0
Ср
13.05
.20
3
17 265 р.
31
Подписание договора на
сотрудничество с рекламным
производством и логистической
компанией
1 день
Пн
11.05.2
0
Пн
11.05
.20
2
1 503 500 р.
32
Утверждение макетов
2 дней
Вт
12.05.2
0
Ср
13.05
.20
1
2 625 р.
57
Продолжение таблицы 17
33
Получение разрешения на
транспортировку предметов
искусства из-за границы
35
дней
Чт
30.04.
20
Ср
17.06.
20
2
736 350 р.
34
Составление программы
аукциона(лоты, каталог,
потенциальные участники)
4 дней
Чт
18.06.
20
Вт
23.06.
20
4
36 890 р.
35
Утверждение мероприятий и
медийной программы ярмарки(
Номинации, лекторий, перфоманс,
цены на билеты)
19
дней
Ср
24.06.
20
Пн
20.07.
20
4
103 550 р.
36
Составление программы
предпоказа для коллекционеров и
VIP -персон
19
дней
Ср
24.06.
20
Пн
20.07.
20
2
62 620 р.
37
Привлечение волонтёров для
работы на ярмарке
5 дней
Ср
24.06.
20
Вт
30.06.
20
2
62 500 р.
38
Начало монтажных работ(ООО
«Файнартвэй»)
3 дней
Вт
21.07.
20
Чт
23.07.
20
2
606 519 р.
39
Обучение волонтёров
30
дней
Пт
24.07.
20
Чт
03.09.
20
3
58 650 р.
Фаза контроля
2 227 129 р.
40
Проверка основных этапов
монтажных работ( установка
основных объектов: стен, стендов
и освещения)( исполнители - ООО
«Файнартвэй» и ООО «Продакшн
поинт»),закупка оборудования.
5 дней
Пт
24.07.
20
Чт
30.07.
20
2
96 520 р.
41
Проверка выполнения оставшихся
монтажных работ
2 дней
Пт
31.07.
20
Пн
03.08.
20
2
95 304 р.
42
проверка работы оборудования(
микрофоны, колонки, рации)
1 день
Вт
04.08.
20
Вт
04.08.
20
1
12 890р.
43
Контроль и внесение последних
корректировок в программу
проекта( Репетиции, презентации,
работа микрофонов, света и т.п)
3 дней
Ср
05.08.
20
Пт
07.08.
20
2
24 028 р.
44
Приём и проверка доставленных
произведений и объектов
искусства ярмарки
14
дней
Пн
10.08.
20
Чт
27.08.
20
2
2 010 499 р.
45
Контроль за распределением
произведений по секторам
2 дней
Пн
10.08.
20
Вт
11.08.
20
2
22 389 р.
46
Контроль за тем, чтобы стенды
галерей и зоны других участников
были готовы в назначенные сроки
12
дней
Ср
12.08.
20
Чт
27.08.
20
2
10 499 р.
58
Продолжение таблицы 17
Фаза завершения
660 084 р.
47
Заключительная подготовка к
предпоказу для коллекционеров и
VIP( организация фуршета,
презентаций и т.п.)
5
дней
Пт
28.08.20
Чт
03.09.20
5
568 780 р.
48
Открытие ярмарки современного
искусства Cosmoscow
1
день
Пт
04.09.20
Пт
04.09.20
1
91 304 р.
Итог
22 368 427
Исходя из данных предыдущей таблицы выделим затраты на услуги
сторонних организаций для проекта (таблица 18).
Таблица 18
30
Расчёт затрат на услуги сторонних организаций
Затраты на услуги сторонних организаций
Наименование
Стоимость
PR и СМИ
2 100 000
Обновление сайта
150 000
Монтажные услуги
1 100 000
Логистические услуги
3 000 000
Организация фуршета для VIP-
участников
500 000р.
Таможенные услуги
600 000 р.
Всего
7 450 000 р.
Аренда проектного офиса составляет: 60 000 руб/мес. Далее рассчитаем
затраты на аренду площади для ярмарки и аренду проектного офиса за время
проекта (таблица 19).
Таблица 19
31
Расчёт затрат на аренду площади для проекта и проектного офиса
за время проекта
Наименование
Стоимость
Аренда площади в Гостином Дворе (1 месяц)
11 850 000 руб.
Аренда офиса за время проекта (10 месяцев)
600 000 руб.
ИТОГО
12 450 000
Так как у данной организации уже есть проектный офис, то для
обустройства помещения, в котором будет проходить проект не нужно
покупать дополнительное оборудование, а для проекта необходима закупка:
30
Составлено автором
31
Составлено автором
59
микрофонов; колонок; раций. За закупку освещения и его установку
организаторы платят сторонним организациям – исполнителям проекта.
Однако, на случай если понадобится их замена или обновление был составлен
список основных объектов необходимых для работы в проектном офисе, а
также затраты на оборудование для ярмарки (таблица 20):
Таблица 20
32
Используемые материальные ресурсы проекта
Наименование
Количест
во
Цена за ед. в
руб.
Сумма в руб.
Столы
6 шт.
3 000
18 000
Компьютеры
8 шт.
25 000
200 000
Принтер
1 шт.
4 000
4 000
Стулья
12 шт.
2 000
26 000
Сетевое оборудование
5.600
Канцтовары
5 000
Оборудование для ярмарки – микрофоны, колонки, и др.
45 000
Итог
303 000
Теперь, когда все основные расчёты были сделаны, определим итоговую
стоимость проекта. Предположения о стоимости проекта и необходимых
средствах для его реализации должны быть представлены в виде чётко
структурированного документа, таким образом, итоговая стоимость проекта по
подготовке ярмарки современного искусства Cosmoscow к открытию выглядит
следующим образом (таблица 21).
Таблица 21
33
Стоимость проекта
№ п/п
Наименование статьи затрат
Величина затрат,
тыс. руб.
1
Расходы на зарплату
1 665 713 р.
2
Отчисления в социальные фонды
499 714 р.
3
Материальные расходы
303 000 р.
4
Аренда площади в Гостином дворе
11 850 000 р.
5
Аренда офиса
600 000 р.
6
Услуги сторонних организаций
7 450 000 р.
8
Полная себестоимость проекта
22 368 427 р.
9
Прибыль проекта
2 236 843 р.
10
Стоимость проекта
24 605 270 р.
32
Составлено автором
33
Составлено автором
60
2.6. Риски проекта
Риск - это действие (деяние, поступок), выполняемое в условиях выбора
(в ситуации выбора в надежде на счастливый исход), когда в случае неудачи
существует возможность (степень опасности) оказаться в худшем положении,
чем до выбора (чем в случае несовершения этого действия).
По своей природе риск делят на три вида:
1. Когда в распоряжении субъекта, делающего выбор из нескольких
альтернатив, есть объективные вероятности получения предполагаемого
результата. Это вероятности, независящие непосредственно от данной фирмы:
уровень инфляции, конкуренция, статистические исследования и т.д.
2. Когда вероятности наступления ожидаемого результата могут быть
получены только на основе субъективных оценок, т.е. субъект имеет дело с
субъективными вероятностями. Субъектные вероятности непосредственно ха-
рактеризуют данную фирму: производственный потенциал, уровень
предметной и технологической специализации, организация труда и т.д.
3. Когда субъект в процессе выбора и реализации альтернативы
располагает как объективными, так и субъективными вероятностями.
Благодаря этим видоизменениям риска субъект делает выбор и
стремиться реализовать его. В результате этого риск существует как на стадии
выбора решения, так и на стадии его реализации.
Теперь, рассмотрим основные риски данного проекта. Прежде всего
риски данного проекта связаны с порчей или кражей объектов искусства или
введением санкций. В первом случае это негативно отразится на качестве
проекта в целом, а, следовательно, и на имидже мероприятия. А в случае
введения санкций иностранным галереям придётся отказаться от участия.
В случае кражи объектов искусства, которые должны быть застрахованы
непосредственно самими участниками ярмарки, организаторы не несут
ответственности, а Гостиный Двор, который обеспечивает охрану, включаемую
в стоимость аренды, будет нести ответственность. Прежде чем перейти к