15
определение временных рамок и графика выполнения внутренних работ,
планирование ресурсов и контрактов. В процессе организации выполняется
утвержденный план, формируется команда, идет обмен информацией.
Мотивация позволяет добиться вовлеченности всех участников с максимальной
отдачей. На протяжении всего проекта необходимо осуществлять контроль
работы, их временных рамок, а также всех действий персонала. Именно контроль
помогает избежать риска возникновения проблем, которые могут поставить под
угрозу весь проект.
9
Основными принципами проектного управления являются
неопределенность (возникают постоянные изменения), изменение круга задач (к
примеру из- за изменении в экономике подорожал доллар, надо искать нового
поставщика, соответственно необходимо назначить ответственного за это
задание), инновационность, (постоянно происходят какие-либо изменения,
внедряются новые технологии, которые могут быть очень полезны проекту, в
том числе и в борьбе с конкурентами), разрешение конфликтов, работа на
результат.
Для проектов также существует пакет документов по его внедрению.
Основные документы представлены в таблице 2.
10
Таблица 2.
Основные документы по внедрению проекта
1
Устав проекта
2
Реестр заинтересованных сторон проекта
3
Анализ стейкхолдеров проекта
4
Лист согласования участия в проекте
5
Организационная структура проекта
6
Отчет об исполнении работ по проекту
7
Запрос на изменение в проекте
8
План управления рисками
9
Послепроектный отчет
9
Электронный ресурс: Что такое проектный менеджмент [Электронный ресурс], – режим доступа:
https://finswin.com/projects/osnovnye/proektnyj-menedzhment.html свободный.- Загл. с экрана. (30.03.20.)
10
Электронный ресурс: Документация поекта [Электронный ресурс], – режим доступа:
http://www.pmphelp.net/index.php?id=33 свободный.- Загл. с экрана. (10.04.20.)
16
10
Протокол совещания
11
План управления проектом
12
Положение об управлении рисками
13
Запрос на внесение изменений
Все эти документы и прочая информация о проектах прописывается в
стандартах. Международные стандарты представляют собой полные системы,
которые включают не только описание требований к управлению проектами, а
еще обучение, аудит, тестирование, консалтинг и др. Международных
стандартов, которые будут универсальны для всех, пока что нет, но есть
наиболее известные. По всему миру все компаниями пользуются следующими
стандартами.
Project Management Body of Knowledge (PMВОК). С 1994 года включает
официальный «стандарт управления проектом», где описаны нормы и процессы,
являющиеся неким ориентиром в проектном менеджменте. Этот документ
обновляется примерно раз в 4 года. Начиная с 2008 года в данное руководство
были внесены такие модели, как ведения аналитических работ, применения
искусственного интеллекта для построения проектного прогноза в части
бюджета сроков, итеративность (работы выполняются вместе с постоянным
анализом полученных результатов), прототипирование.
11
Стандарты Project Management Institute (PMI) – это некоммерческая
профессиональная ассоциация, основанная в США в 1969 г. Ее подход
основывается на использовании подели жизненного цикла проекта. PMI
выпускала стандарты по 3-м направлениям:
1) базовые стандарты;
2) практические и рамочные стандарты;
3) расширения к стандартам PMI.
11
Электронный ресурс: Стандарт PMBoK по управлению проектами [Электронный ресурс], – режим доступа:
https://finswin.com/projects/metody/pmbok.html свободный.- Загл. с экрана. (10.04.20.)
17
Стандарты International Project Management Association (IPMA) – это
международная ассоциация управления проектами, основанная в 1965 г в
Цюрихе. В России эту ассоциацию представляет УП СОВНЕТ.
Ее основным стандартом является ICB, где прописаны международные
требования к компетенциям специалистов в сфере проектного менеджмента, а
также для членов проектных команд.
СОВНЕТ разработал соответствующий стандарт для сертификации
российских специалистов — «Основы профессиональных знаний и
национальные требования к компетентности специалистов по управлению
проектами» (последнее издание НТК 3.0 вышло в 2010 г.)»
1
.
Association for Project Management (APM)— это ассоциация по
управлению проектами в Великобритании. Она является крупнейшей и
независимой организацией в Европе в области проектного менеджмента. Эта
ассоциация выделяет 3 вида компетенции, характерных для специалистов в
сфере управления проектами: технические, поведенческие и контекстные.
Использует четырехуровневую модель сертификации специалистов, также как и
IPMA:
● уровень А (сертифицированный директор проектов),
● уровень В (сертифицированный управляющий проектами),
● уровень С (сертифицированный профессионал по управлению
проектами),
● уровень D (сертифицированный специалист по управлению
проектами)
12
International Standartization Organization (ISO)— крупнейшая в мире
международная организация по разработке стандартов.
В 2007 был создан первый Проектный комитет, который в сентябре 2012
г выпустил ISO 21500:2012 (Руководство по управлению проектами) — это
12
Электронный ресурс: Разъяснение по основам международной четырехуровневой сертификации IPMA 4-L-C
[Электронный ресурс], – режим доступа: https://sovnet.ru/about/news-blog/3067/ свободный.- Загл. с экрана.
(10.04.20.)
18
первый стандарт по управлению проектами, который был издан данным
комитетом.
В России разработаны и утверждены в системе ГОСТ-Р следующие
стандарты, относящиеся к управлению проектами:
• ГОСТ Р ИСО 10006-2005. Системы менеджмента качества.
Руководство по менеджменту качества при проектировании;
• ГОСТ Р 52806-2007. Менеджмент рисков проектов. Общие
положения;
• ГОСТ Р 52807-2007. Руководство по оценке компетентности
менеджеров проектов;
• ГОСТ Р 53892-2010. Руководство по оценке компетентности
менеджеров проектов. Области компетентности и критерии
профессионального соответствия;
• ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 16326-2002. Программная инженерия.
Руководство по применению ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207 при управлении
проектом.
13
1.2.Принципы структуризации.
Проект состоит из элементов: описание проекта, работа, ресурсы.
Управление проектом имеет системный подход, то есть между элементами
должна быть связь. Эту функцию выполняет структура проекта
14
. Чтобы
представить проект как системный объект управления, надо разделить его на
части, то есть, структурировать, декомпозировать.
Структуризация проекта выполняет ряд задач:
● определить комплекс работ
● детально понимать, как будет решаться задача проекта посредством
разбиения проекта на блоки;
● планировать ресурсы, стоимость, риски, качество, расписание;
13
Грачева, М.В. Управление проектами: Учебное пособие / М.В. Грачева, С.Я. Бабаскин. – М.: Экономический
факультет МГУ имени М.В. Ломоносова, 2017. –26-29; 116-121 c. (15.04.20.)
14
Электронный ресурс: Структуризация проекта: принципы и последовательность [Электронный ресурс], –
режим доступа: https://studfile.net/preview/2044017/page:7/ свободный.- Загл. с экрана. (16.04.20.)
19
● четко распределять ответственность между участниками и организовывать
взаимодействие между ними;
● организовать контроль выполнения работ и изменений;
● подробная отчетность о выполнении мероприятий и всей задачи в целом;
● создать организационную структуру проекта.
15
Структуризацию проекта можно назвать процессом, поэтому необходимо
придерживаться определенного алгоритма.
Сначала определяется сам проект, а точнее его характер, цели,
содержание. Особое внимание стоит уделить характеристикам конечных
продуктов. После резюме проекта необходимо детализировать планы и уровни
элементов в структуре. В дальнейшем это поможет в распределении
обязанностей и установке временных рамок. Потом необходимо описать
жизненный цикл проекта.
Теперь когда, есть описание проекта, создается детализация. В нее
входит организационная структура (организационная схема проекта,
охватывающая всех, кто принимает участие в проекте), структура продукта
(схема разбивки по подсистемам или компонентам, включая машины и
оборудование, программное и информационное обеспечение, услуги, а также, в
случае если это важно, географическое распределение).
Важной частью является план бухгалтерских счетов в организации. Это
система кодов, которые основываются на на существующем в организации плане
бухгалтерских счетов или на возможности его корректировки.
Далее составляется генеральный сводный план, обычно использующийся
для докладов руководству, так как содержит информацию, с которой можно
сверять время выполнения работ.
После сводного плана создают матрицу распределения ответственности,
где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы схемы
15
Электронный ресурс: Структуры проекта на службе его управления [Электронный ресурс], – режим доступа:
http://projectimo.ru/upravlenie-proektami/struktura-proekta.html свободный.- Загл. с экрана. (20.04.20.)
20
организации компании — столбцами (или наоборот). В ячейках матрицы уровни
ответственности тех или иных действующих лиц обозначают с помощью
различных условных обозначений или кодов.
Необходимо также проработать план бухгалтерских счетов (проработать
систему оплаты счетов), рабочий сетевой график (включает временные и
ресурсные оценки работ), систему нарядов-заданий (состав заданных работ,
оформленных на отдельном бланке).
В самом конце составляется отчетность и контроль. Стоит уделить особое
внимание данному шагу, так как именно контроль способствует своевременному
и качественному окончанию работы.
16
Иерархическая структура может строится :
● по фазам жизненного цикла;
● по ключевым результатам проекта (deliverables);
● по организационной структуре проекта (ключевым участникам);
● по источникам финансирования;
● по ключевым функциям проекта;
● по объектам управления проекта и др.
17
Принципиальная схема структуры разбиения работ представлена на
рис.5.
18
Для структуризации проекта используют специальные модели:
● дерево целей (совокупность целей экономической системы расставленных
по иерархическому принципу);
● дерево решений (структурированные возможные методы принятия
решений);
16
Электронный ресурс: Структуризация проекта: принципы и последовательность [Электронный ресурс], –
режим доступа: https://studfile.net/preview/2044017/page:7/ свободный.- Загл. с экрана. (22.04.20.)
17
Электронный ресурс: Структура проекта. Принципы структурной декомпозиции проекта [Электронный
ресурс], – режим доступа: https://infopedia.su/8x7b1e.html свободный.- Загл. с экрана. (26.04.20.)
18
Электронный ресурс: Структура разбиения работ [Электронный ресурс], – режим доступа: https://helpiks.org/7-
57698.html свободный.- Загл. с экрана. (26.04.20.)
21
● дерево работ (структура работ, последовательность выполнения работ и
как они взаимосвязаны между собой);
Рисунок 5. Принципиальная схема структуры
разбиения работ
● организационную структуру исполнителей (кто перед кем отчитывается о
проделанной работе);
● матрицу ответственности (таблица, регламентирующая уровень несения
ответственности сотрудника в организации выполнения задач);
● сетевую модель (принцип работы проекта, действия которые
выполняются);
● структуру потребляемых ресурсов (нужна для анализа и уменьшении
издержек, представляет собой диаграмму);
● структуру затрат (представлена в виде диаграммы, где показано, на что
тратятся ресурсы).
Также для построения иерархической структуры могут использоваться
готовые шаблоны. В них учитываются основные обязательные, стандартные для
любого проекта, элементы. При применении таких шаблонов в проекте их
необходимо дополнять работами и мероприятиями с учетом специфики
конкретного проекта, рассматриваемой области проекта, особенностей
инновационных проектов.
Существуют определенные правила структуризации работ. Каждый
элемент иерархии – это отдельная часть проекта, которая подлежит
индивидуальной проверке и аналитике.
22
Также, каждый элемент объединяет другие элементы, которые ниже его
по уровню, причем они связаны между собой. К примеру, элемент установка
кассового оборудования, которое включает в себя следующие составляющие:
выбор поставщика, покупка оборудования, установка, запуск.
Каждый элемент системы может быть связан только с одним элементом,
выше по уровню. То есть выбор поставщика кассового оборудования связан с
установкой кассового оборудования, а не открытием кофейни.
Весь проект должен быть структурирован до такого уровня, чтобы было
понятно как прийти к результату наиболее эффективно, с минимальными
затратами, без потери мелочей, которые могут привести к определенному риску.
Структуризация обязана быть логичной и последовательной, иначе могут
возникнуть определенные проблемы. Например, закупили оборудование в бар и
только потом взяли в аренду заведение. Оборудование не подошло, пришлось
закупать другое.
При этом, все элементы должны быть уникальны, не должно быть
пересечений. Это нужно, чтобы исключить повторение действий, а также для
экономии времени и прочих ресурсов.
Структура работы должна быть динамичной и восприимчивой к
изменениям. Некоторые проекты тянутся несколько месяцем, за это время много,
что происходит в экономике, политике, вводятся указы, законы, вследствие этого
проект нужно адаптировать к нынешней ситуации во избежание проблем.
Каждый элемент иерархической структуры, соответствующий результату
работы, выполняемой сторонним исполнителем, должен быть тщательно
согласован при составлении договора на выполнение работ для исключения
изменения структуры работ.
Структура проекта обязана перекликаться с организационной структурой
управления проекта, и другими проектами, если такие происходят в
23
организации. Проект - это элемент системы организации предприятия, его
результаты должны идти на пользу, а не вредить.
19
1.3 Структура разбиения работ проекта.
Важным инструментом в управлении проектом является СРР (структура
разбиения работ). Она обеспечивает достижение целей, так как сравнивает их с
другими элементами различных уровней проекта. К тому же, она раскладывает
весь проект на составляющие, чтобы было проще им управлять. СРР составляет
базу моделирования, планирования и распределения ответственности, при этом
обозначает требования к ресурсам, которые необходимы для выполнения работ.
Структура помогает оценить стоимость и время проведения работ и служит
неплохим инструментом для анализа рисков проекта. Структура – это система
взаимосвязи и отношений ее элементов, преследующих общую цель проекта.
Разбиение – это разбиение целого проекта на составные, простые части. Работа
– это деятельность или операция, выполняемая лицом для достижения
определенного результата.
Структура разбиения работ дает возможность участникам проекта и
всем лицам, которые этим заинтересованы, достичь ясного представления о
конечной продукции проекта и всех работ, необходимых для создания этой
продукции. Она разделяет проект на иерархически управляемые, связанные,
простые и контролируемые пакеты и комплексы работ, что позволяет достичь
нужного баланса между оптимальным представлением информации по проекту
и потребностями управления. Пакеты работ обычно соответствуют самому
нижнему уровню конкретизации СРР и состоят из детальных работ, которые
могут подразделяться на шаги. Важно заметить, что детальные работы и шаги
не могут быть элементами СРР.
19
Электронный ресурс: Декомпозиция проекта [Электронный ресурс], – режим доступа:
https://studme.org/175326/menedzhment/dekompozitsiya_proekta свободный.- Загл. с экрана. (28.04.20.)
24
Структурная декомпозиция может изменяться в процессе
осуществления проекта. В сложных проектах постоянно проверяются и
уточняются СРР с целью минимизации рисков и уменьшения издержек.
Удобнее всего делать структурную декомпозицию по частям, сначала
наиболее крупный, потом постепенно расширяя каждую из них. Это поможет
не упустить ничего важного из виду. На рис. 6 показано изменение количества
уровней СРР.
20
Рисунок 6. Изменение количества уровней СРР
Уровень детализации СРР зависит от содержания проекта,
квалификации и опыта команды проекта, принципов распределения
ответственности, существующей системы документооборота и отчетности и
т.д. В разделяемом целом необходимо найти часть, который будет
соответствовать каждому из элементов структуры. Эта часть называется
основанием, которым могут быть:
компоненты объекта, получаемого в результате реализации
проекта;
процессные или функциональные элементы деятельности
организации, реализующей проект;
20
Электронный ресурс: Структура разбиения работ, управление ресурсами [Электронный ресурс], – режим
доступа: https://bstudy.net/736727/ekonomika/struktura_razbieniya_rabot_upravlenie_resursami свободный.- Загл. с
экрана. (29.04.20.)