59
учета, согласно приказу руководителя.
Организации, осуществляющие розничную торговлю, может вести
учете по одному из 2-ух вариантов: производить оценку приобретенных
товаров по покупной стоимости или по продажной стоимости с отдельным
учетом наценок на счете 42. Рассмотрим ситуацию, когда товар ведется по
покупным ценам.
Таблица 8
Результаты инвентаризации
Содержание операции
Д
К
Сумма
1
2
3
4
Выявлена недостача товара
94
41
20 000
Списана недостача товара,
образовавшаяся по вине материально
ответственного лица
73.2
94
20 000
Погашение задолженности материально
ответственным лицом путем удержания
суммы недостачи с заработной платы.
Погашение задолженности материально
ответственным лицом путем удержания
суммы недостачи с заработной платы.
70
73.2
Размер удержания
определяется исходя из
суммы з/пл,
оставшейся после
удержания налогов и
ограничений ТК РФ.
Если сумма недостачи удерживается из заработной платы сотрудника,
необходимо помнить о том, что размер всех удержаний при каждой выплате
зарплаты не может превышать 20% (за исключением случаев,
предусмотренных федеральными законами, когда удерживать можно 50%)
заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ). Размер
удержаний определяется из суммы, оставшейся после удержания налогов (п.
1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ Об исполнительном
производстве).
Может быть принято решение удержать с работника стоимость товара
по рыночной стоимости. В этом случае рассчитывается недостача,
60
отнесенная на работника, на разницу между рыночной стоимостью
недостающих ценностей и их учетной стоимостью. В учете разность между
взыскиваемой суммой и стоимостью товаров по учетным ценам будет
отражена проводкой: Д 73.2 К 98.4.
Вопрос, нужно ли восстанавливать НДС по списанным товарам, не
имеет однозначного ответа. Минфин России считает, по товарам, в
отношении которых выявлена недостача, налогоплательщик обязан
восстановить «входной» НДС. Такая позиция отражена, в частности, в
Письмах от 18.11.2005 N 03-04-11/308, от 14.08.2007 N 03-07-15/120 и от
15.05.2008 N 03-07-11/194. Восстанавливать НДС следует в том налоговом
периоде, в котором недостающие или испорченные товары списаны с учета.
Но списание товаров по указанным причинам не предполагает их
дальнейшего использования, для каких бы то ни было операций, в том числе
для операций, перечисленных в п. 2 ст. 171 НК РФ, так как утраченные
товары в принципе перестают использоваться. Значит, при наступлении
указанных событий НДС пересчитывать не нужно.
Случаи, когда налогоплательщик обязан восстановить НДС, приведен в
п. 3 ст. 170 НК РФ. Этот перечень является закрытым, и в нем не указаны
такие основания, как уничтожение, порча, хищение имущества либо его
недостача в силу иных обстоятельств.
В зависимости от того, какой товар хранится, могут быть установлены
нормы естественной убыли. И в пределах этих норм естественной убыли
недостача с материально ответственного лица не взыскивается.
Разработка и утверждение норм естественной убыли по отраслям
экономики возложены на профильные министерства и ведомства (подп. 2 п. 7
ст. 254 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 12.11.2002 ? 814).
Потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке
товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли
приравниваются к материальным расходам для целей налогообложения
61
прибыли (п.п. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
На качество, оперативность и экономичность проведения
инвентаризации значительно влияет количественный и качественный состав
инвентаризационных комиссий. К проведению инвентаризационной работы
должны привлекаться руководители или их заместители, бухгалтеры и другие
работники, хорошо знающие цены, учёт и отчётность, не маловажное
значение имеет образование, а так же стаж работы, непосредственно и стаж
работы на занимаемой должности. При проведении контроля материалы
инвентаризаций, с целью их достоверности и качества инвентаризационной
работы необходимо тщательно проанализировать все нарушения заполнения
инвентаризационных описей, обращая особое внимание на признаки,
свидетельствующие о хищениях. К ним относятся:
1) не оговорённое исправление цены, количества и суммы;
2) подчистки записей, добавление и дописки цифр;
3) неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам
инвентаризационных описей;
4) несоответствие количества единиц товаров по странице описи
количеству, указанному инвентаризационной комиссией;
5) неправильный подсчёт итогов на отдельных страницах и в
инвентаризационной описи в целом;
6) указание в инвентаризационной описи завышенных остатков
отдельных товаров;
7) записи об остатках определённых ТМЦ в описи на конец отчётного
периода в большем объёме, чем записи тех же ТМЦ в описи на начало
периода (если по этим товарам не было движения).
Для выявления хищений, характеризующиеся указанными признаками,
необходимо провести их исследование путём тщательно проведённой
проверки тех операций, которые содержат отдельные формальные признаки
злоупотреблений, путём применения приёмов встречной проверки,
62
взаимного контроля, контрольного сличения, с целью выявления факторов,
указывающих на определённые способы сокрытия хищений и
злоупотреблений. В целях пресечения злоупотреблений и нарушений при
составлении инвентаризационных описей и сокращения сроков
инвентаризационной работы необходимо совершенствовать технику её
проведения.
Совершенствование методов проведения инвентаризаций должно быть
направлено на применение многочисленных документов, в которые будут
записываться данные о наличии ценностей специальным шрифтом,
воспринимаемым как человеком, так и ЭВМ. Определение результата
инвентаризации является одним из ответственных моментов бухгалтерской
обработки материалов инвентаризации.
Между тем некоторые руководители не рассматривают
инвентаризационные описи и не дают по ним своего заключения.
При тщательном изучении инвентаризационных описей представляется
возможность определить ТМЦ в завышенных количествах и принять меры по
рассмотрению или завозу отсутствующих ТМЦ. Таким образом,
инвентаризационные ведомости дают информацию для управления запасами.
Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение
результатов инвентаризации.
Следует рекомендовать инвентаризационной комиссии определить
предварительные результаты на месте, немедленно по окончании
инвентаризации и до открытия предприятия. Предварительные результаты
определяются путём сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с
фактическими остатками по описи.
Предварительные результаты носят оперативный характер и
документального отражения не находят. Улучшению качеству проводимых
инвентаризаций и повышению отчётности членов инвентаризационной
комиссии и работников способствуют контрольные проверки проведённых
63
инвентаризаций. Поэтому необходимо проверять выполнение планов
контрольных проверок, каковы их результаты, какие применяются меры к
лицам, проводившим инвентаризацию на низком уровне.
Выводы по главе 2
Инвентаризация является индикатором качественной работы всех
звеньев организации. Плохие результаты показывают все недостатки работы
отделов, управления организации или неспособности отдельных
сотрудников. Это говорит о том, что такая деятельность может привести к
плачевным результатам. И наоборот, инвентаризация, показавшая точность
результатов с данными бухгалтерии, говорит о слаженной работе коллектива,
что должно привести организацию к успеху.
В процессе работы было выявлено, что в организации в конце каждого
отчетного периода проводится инвентаризация имущества и обязательств:
основных средств, денежных средств, товарно-материальных ценностей,
расчетов с дебиторами и кредиторами. Инвентаризация денежных средств в
кассе проводится ежемесячно.
По итогам проведенной инвентаризации составляются ведомости по
результатам инвентаризации, а в случае расхождений по результатам
проверки составляются сличительные ведомости.
64
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию порядка
проведения, оформления и отражения в учете результатов
инвентаризации имущества в ООО «БРИ»
3.1 Мероприятия по улучшению порядка проведения, оформления
и отражения в учете результатов инвентаризации имущества в
организации
В качестве направления совершенствования инвентаризации
имущества на предприятии предлагается внедрение АИС «Инвентаризация
имущества предприятия».
Многие организации, в силу специфики хозяйственных процессов,
проводят инвентаризацию ежемесячно и даже чаще. Процесс инвентаризации
зачастую требует много времени и человеческих ресурсов, а общее
ежемесячное количество листов всех документов инвентаризации может
исчисляться тысячами и даже десятками тысяч. В средних и крупных
организациях инвентаризация представляет собой сложный и длительный
процесс.
В настоящее время для решения таких проблем многие российские
компании переходят к автоматизации процесса инвентаризации. В п. 4
Приказа Минфина РФ «Об утверждении методических указаний по
инвентаризации имущества и финансовых обязательств» оговорено, что
документальное оформление инвентаризации может быть подготовлено с
использованием средств вычислительной и другой организационной техники.
Для решения проблем, связанных с учётом основных средств и
материальных ценностей, используется технология, основанная на
штриховом кодировании.
По своей сути автоматизация процесса инвентаризации сводится к трём
этапам. На первом этапе производится печать и маркировка объектов
товарно-материальных ценностей и основных средств. Материально
65
ответственное лицо или бухгалтер на специальном принтере печатает штрих-
коды, затем наклеивает их на каждый конкретный объект учёта. Стоит
отметить, что печатают штрих-коды на специальной клеящейся бумаге, что
не только сокращает время нанесения инвентарного номера на каждый
объект основного средства и товарно-материальной ценности, но и делает
данный процесс белее эстетичным и разумным, заменив нанесение номеров
краской, которая должна не размазаться, не смыться и не повредить объект
учёта.
Первый этап - подготовительный и занимает много времени лишь в
случае перехода от ручного способа нанесения маркировок к автоматизации
данного процесса. В дальнейшем будет достаточно при поступлении объекта
основного средства или товарно-материальных ценностей лишь распечатать
штрих-код и приклеить его к конкретному объекту.
Второй этап - это уже непосредственно сама инвентаризация. На
данном этапе члены инвентаризационной комиссии с помощью сканера
считывают штрих-коды с объектов основных средств и товарно-
материальных ценностей. На третьем этапе - выгрузки и анализе
проведённой инвентаризации - произойдёт автоматическое формирование
всех документов. Например, по автоматически сформированной
сличительной ведомости можно сравнить фактическое наличие объектов
основных средств и товарно-материальных ценностей с их документальным
наличием и данными бухгалтерии.
Экономия времени очевидна. Это основное и самое значимое
преимущество автоматизированного процесса инвентаризации. Среди прочих
положительных сторон автоматизации процесса инвентаризации можно
выделить следующие:
• минимизация трудозатрат при проведении инвентаризации и другого
учёта имущества;
66
• уменьшение вероятности несанкционированного исчезновения
имущества;
• своевременное выявление окончания срока эксплуатации имущества;
• повышение уровня оперативного контроля перемещения основных
средств и товарно-материальных ценностей;
• избавление от неточностей при приёме или выбытии основных
средств;
• выявление прямых злоупотреблений материально ответственных лиц;
• выявление неправильного отражения документальных данных в
аналитическом и синтетическом учёте;
• обработка и проведение анализа дополнительных данных об
имуществе.
Еще пять лет назад компании опасались ставить процесс на
автоматические рельсы, предпочитая полностью ручную работу. Этому есть
несколько объяснений.
Во-первых, сам процесс перехода к различным инновациям на первых
порах идёт достаточно медленно. Во-вторых, руководство компаний с
опаской исключает роль человека из данного процесса, особенно на третьей
стадии, где автоматически формируются документальные результаты
инвентаризации. Стоит отметить, что это является неоспоримым плюсом,
потому в целях экономии времени имущественные объекты визуально не
досматриваются, а лишь делается предположение, что они имеются в тех или
иных местах хранения. При автоматизации инвентаризации необходимо
считывать штрихкод с каждого объекта, то есть непосредственно
идентифицировать каждый объект, иначе система в результате обнаружит
отсутствие того или иного имущества.
Третьим моментом, который послужил тормозом для перехода к
автоматизации процесса инвентаризации, стал скудный выбор
компьютерных программ и самих устройств для проведения и подготовки
67
инвентаризации. Но и при столь малом выборе имевшиеся программы были
не проработаны, иногда выдавали ошибки и не могли выгружаться в широко
используемое бухгалтерское программное обеспечение (1 С: Предприятие,
MS Dynamics).
Сейчас уже можно утверждать, что российские компании постепенно
переходят на следующую ступень в процессе автоматизации инвентаризации.
Всё больше компаний предпочитают автоматизацию ручному способу учёта
имущества.
В современном мире отличительной чертой успешного ведения бизнеса
является стремление взять на вооружение лучшие программные разработки и
технические средства, которые значительно повышают производительность и
качество работы.
Автоматизация процесса инвентаризации должна либо уменьшать
размер издержек на контроль, либо изменять качественные характеристики
ревизионного процесса, влияющие на величину экономической выгоды.
Таким образом, эффект от внедрения автоматизированного процесса
инвентаризации подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. Если при
оценке целесообразности внедрения информационной системы опираться
только на анализ прибыли на инвестируемый в автоматизацию капитал, то
исказится или пропадет весь смысл совершенствования контрольно-
ревизионных процессов. Цена достижения таких целей, как повышение
уровня оперативного контроля перемещения основных средств и
материальных ценностей, выявление неправильного отражения
документальных данных в аналитическом и синтетическом учёте, более
точная и быстрая обработка данных во время проведения инвентаризации,
своевременное выявление окончания срока эксплуатации имущества, не
поддается точному денежному измерению.
Исчисляемый эффект можно определить путём сопоставления затрат
на инвентаризацию автоматизированным способом и без применения
68
автоматизированной системы, то есть «ручным» способом. В общем случае
затраты на контрольно-ревизионные мероприятия состоят из фонда оплаты
труда внутренних аудиторов, ревизоров, контролёров и стоимости
информационного обеспечения их деятельности. Для того, чтобы рассчитать
трудозатраты при проведении инвентаризации, необходимо общее
количество часов, затрачиваемое на проведение инвентаризации, умножить
на количество человек, задействованных в ней, и почасовую стоимость труда
каждого привлечённого сотрудника. При автоматизированном процессе
инвентаризации затраты увеличатся на стоимость оборудования,
программного обеспечения и внедрения проекта автоматизации. Однако
количество человеко-часов при этом заметно уменьшится. В этом и будет
выражаться исчисляемый эффект от проведения автоматизированной
инвентаризации.
Основной принцип современной инвентаризационной технологии -
нанесение штрих-кода на единицу имущества, чтобы затем считать его и
перенести в базу данных. На Западе в данный момент активно используется
технология «нового поколения» - метод автоматической идентификации
объектов, в котором посредством радиосигналов считываются или
записываются данные, хранящиеся в метках, прикрепляемых к объектам.
Использование данных технологий позволяет не сканировать штрих-код
каждой единицы, а сканировать сигнал всех радиочастотных меток в том или
ином помещении.
На сегодняшний день в России эта технология не распространена. Всё
больше отечественных компаний заинтересовано в проведении быстрой и
честной инвентаризации, поэтому современная технология инвентаризации
обязательно придёт в Россию в течение ближайших лет. Использование
автоматизированных систем даёт возможность более точной и быстрой
обработки данных во время проведения инвентаризации, а также позволяет