Касса – это место для приема, выдачи, хранения денежных средств.
Правила хранения и расходования денежных средств в кассе установлены
Указанием Банка России №3210-У от 11.03.2014г. и регламентируется
Учетной политикой. Согласно Указанию Банка России, вести кассовые
операции разрешается только в кассе организации, хранение в кассе
ценностей, денежных средств, не принадлежащих ей, категорически
запрещено.
Касса ведется на бухгалтерском счете 50 «Касса» - счет активный, по
дебету счета отражается поступление денежных средств, денежных
документов, по кредиту их выбытие. К счету могут быть открыты субсчета:
50.1 – «Касса организации», 50.2 – «Операционная касса», 50.3 – «Денежные
документы».
При организации кассы издается Положение, в котором даются
определения проверки правильности заверки доверенностей при выдаче
денежных средств; правил расчетов с подотчетными лицами; порядка и
частоты передачи при обособленных подразделениях листа (копии) кассовой
книги в головной офис; организации хранения документов в кассе
(указывается срок и место хранения, ответственного за хранение).
В организациях для ведения кассовых операций в штате предусмотрена
должность кассира.
Кассир – должностное лицо, на которое возлагается обязанность
ведения учета, приема, хранения и выдачи денег из кассы. За кассиром
закрепляется полная индивидуальная и материальная ответственность за
сохранность денежных средств, ценностей, находящихся в кассе на
основании заключенного договора. Кассир снабжается печатью (штампом),
образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые
документы. При заключении договора, кассир знакомится с инструкцией
работы, в котором отражены должностные права и обязанности, с порядком
ведения кассовых операций.
Оформление кассовых документов можно доверить как работнику из
штата своей организации (штатному кассиру, бухгалтеру, главбуху,
директору, при отсутствии кассира и бухгалтера в штате), так и работнику
сторонней организации или частному бухгалтеру, с которым заключается
договор бухгалтерского сопровождения. При заключении договора
бухгалтерского обслуживания с частным бухгалтером или сотрудником,
подписывать приходные и расходные кассовые ордера, а также принимать и
выдавать наличные в кассе он не в праве. При штате в несколько должностей
кассиров назначается старший бухгалтер
4
. При отсутствии в штате кассира,
обязанности кассира выполняет другой работник (например, секретарь) на
основании письменного распоряжения руководителя - приказа о назначении
кассира. При ведении кассовых операций лично руководителем, в
дополнительных подписях документация не нуждается.
При осуществлении наличных денежных расчетов и с использованием
платежных карт на территории РФ, всеми организациями и предприятиями в
случаях продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг, за
исключением отдельных случаев при осуществлении денежных расчетов, в
обязательном порядке применяется контрольно-кассовая техника
5
(ККТ). При
расчетах, клиентам выдаются отпечатанные кассовые чеки надлежащего
образца с указанием реквизитов. Первичная документация, используемая при
работе с ККТ, оформляется только на унифицированных бланках
6
. С
11.01.2014г. обслуживание с применением ККТ разрешается только после
прохождения ежегодного подтверждения технической поддержки. На ККТ
должен стоять знак "Сервисное обслуживание" нового образца
7
. С 1.01.2015г.
разрешено вести прием и выдачу денежных средств с использованием
программно-технических средств, конструкция которых предусматривает
4
Н.А.Миславская, «Теория бухгалтерского учета», 2014г., стр.181, Гл.Учет денежных средств, 8.1.Организация и учет движения
наличных денежных средств организации
5
ФЗ №54-ФЗ от 22.05.2003г (ред. от 08.03.2015) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных
расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»
6
Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941 "Об определении руководителем форм учетных документов при осуществлении
торговых операций с применением ККТ"
7
Приказ Минфина России №29998 от 19.09.2013г «Новый образец знака «Сервисное обслуживание», наносимый на ККТ
распознавания не меньше 4-х машиночитаемых защитных признаков банкнот
Банка России.
Наличные кассовые расчеты между контрагентами проводятся с
использованием приходно-кассовых ордеров, расходно-кассовых ордеров,
которые приравнены к бланкам строгой отчетности. Исправления и помарки
в приходном и расходном кассовых ордерах категорически запрещены.
Организация кассовой дисциплины, поступления и выдача денежных
средств организовывается в соответствии с установленным лимитом кассы. В
конце каждого календарного года в кассе устанавливается лимит -
максимальная сумма денежных средств, которая может постоянно находится
в кассе на конец рабочего дня. Лимит определяет предел, норму, границу,
ограничение денежных средств, превышение которого не допустимо. Размер
лимита зависит от размера организации, объема наличного денежного
оборота и других факторов.
Сверхлимитная денежная наличность сдается только в банк на
банковские счета или инкассаторам в порядке и в сроки, установленные
обслуживающими банками. Сдача наличных денег на счет через почту не
предусмотрена.
Расчет лимита остатка денежных средств в кассе на конец рабочего дня
остался прежним, но связи с выпуском нового Указания №3210-У, лучше
выпустить новый приказ об изменении лимита с ссылкой на это Указание.
В организациях с численностью менее 100 человек, выручкой (за
минусом НДС) до 400 млн.руб., доля участников другой организации в
Уставном Капитале – не более 25%, и индивидуальные предприниматели
могут не устанавливать лимит кассы на основании абз.10 п.2 Указания Банка
России №3210-У от 11.03.14г. Малые организации имеют право хранить в
кассе наличность без ограничений по сумме, отменив приказ о лимите
наличных. Если малая организация не установила лимит, руководитель
может сам решить, сколько наличных будет храниться до следующего дня,
издав приказ, где необходимо прописать, что с определенной даты как
субъект малого предпринимательства лимит наличных не устанавливается.
Это обезопасит ее на случай кассовой проверки.
Организация самостоятельно определяет и устанавливает лимит в
кассе, исходя из объемов поступлений или объемов выдачи денежных
средств. При свершении расчета лимита, выпускается приказ об утверждении
лимита, подписывается руководителем и закрепляется печатью. С 1 июня
2014г. лимит для обособленных подразделений, сдающих деньги в банк,
определяются по тем же правилам, что и для организации (абз.4 п.2 Указания
Банка России от 14.03.2014г. №3210-У). При расчете лимита обособленное
подразделение самостоятельно использует (выбирает) формулу расчета
лимита наличных. При сдаче наличных в кассу головной организации, с
головной организации в обособленное подразделение передается приказ на
установление лимита остатка наличных в кассе на конец рабочего дня.
Новый лимит кассы организация вправе утвердить на любой период (на
год устанавливать лимит не обязательно).
Для установления лимита кассового остатка организация предоставляет
в банк расчет требующейся суммы лимита на бланке соответствующей
формы. На основе решения банка закрепляется сумма лимита остатка кассы
приказом, дается разрешение на расходование выручки на выплату
заработной платы, приобретение канцелярских товаров и хозяйственного
инвентаря и прочие расходы.
Согласно письма ФНС России от 6 марта 2014г. №ЕД-4-2/4116а , лимит
кассы устанавливается в рублях без копеек, т.е. сумму меньше 50 копеек
нужно отбросить, а сумму в 50 копеек и больше - необходимо округлить до
рубля.
По новым правилам формула расчета лимита не привязана строго к
поступлениям в кассу. С 1 июня 2014г. организация, у которой есть
наличная выручка, может взять такую формулу для расчета, которая
выгоднее: расчет можно сделать исходя из наличных поступлений или
объема выдачи наличных денег. При расчете лимита денежных средств для
подразделения можно брать любую формулу независимо от того, по какой
рассчитывается лимит в головной организации. В случае сдачи
подразделением наличной выручки инкассаторам, лимит устанавливается
приказом на отдельную сумму, которая не будет учитываться в общем
лимите предприятия.
Лимит денежных средств, исходя из поступлений наличных в кассу,
рассчитывается по формуле
8
(1):
L= V/P * Nc, (1)
где: L - лимит остатка наличных денег в кассе, руб.;
V - объем наличной выручки за расчетный период, руб.;
P - расчетный период (но не более 92 рабочих дней), дни;
Nc - период времени между днями сдачи выручки в банк (не более 7(14)
рабочих дней), дни.
Лимит денежных средств, исходя из объема выдачи наличных денег,
рассчитывается по формуле (2):
L = R/P * Nn, (2)
где L – лимит остатка наличных денег в кассе, руб.;
R - объем выдачи наличных денег за расчетный период (без учета выплат
сотрудникам заработной платы), руб.;
P – расчетный период (но не более 92 рабочих дней),дни;
Nn – период времени между днями получения денег в банке (не более
7(14) рабочих дней, дни.
Хранение денежных средств в кассе организации сверхустановленного
лимита разрешается только в дни:
- выдачи заработной платы, выплаты социального характера (не свыше
3 рабочих дней, для предприятий и организаций в районах Крайнего Севера и
приравненных к ним местностях – до 5 дней, включая день получения денег в
банке),
8
Н.А.Миславская, С.Н.Поленов, «Бухгалтерский учет», 2014г, стр.178, Гл.8 Учет денежных средств, 8.1 Организация и учет движения
наличных денежных средств организации
- в выходные и праздничные, нерабочие дни (при условии ведения
кассовых операций в эти дни).
Поступление денежных средств оформляется приходным кассовым
ордером. Приходный кассовый ордер (ПКО) (КО1) - основной документ по
учету поступления денежных средств в кассу с текущего (расчетного) или
других счетов с банков, при приеме наличных денег за продукцию и услуги
от покупателей, возврат неиспользованных подотчетных средств, от
сотрудников предприятия в возмещение ущерба, при приеме в виде Займа от
учредителя (разрешен в любой сумме при условии, если учредитель –
физическое лицо
9
).
При приеме наличных денег, после проверки денежных купюр и их
пересчета, оформляется ПКО. Появилась возможность оформления единого
ПКО на основании дневной контрольной ленты ККТ, а также на основании
БСО (бланков строгой отчетности). При оформлении ПКО указывается
сумма, дата поступления денег, основание. На бумажном носителе -
ставиться печать, оттиск которого должен немного захватывать квитанцию
приходного ордера. Документы, прилагаемые к ордеру, заверяются печатью
или штампом «Получено» с указанием даты получения. ПКО регистрируется
в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее
кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги,
подписывает ордер, квитанцию к нему. Квитанция ПКО, подписанная
главным бухгалтером и кассиром (при их отсутствии – руководителем),
заверенная печатью, отдается клиенту для подтверждения факта
оприходования денежных средств, а другая часть ПКО остается в кассе и
прикладывается к кассовому отчету (регистрация операции в кассовой
книге).
Выдача наличных денег из кассы проводится по расходно-кассовым
ордерам (РКО) (КО2) с указанием основания для их составления и с
приложением в необходимых случаях других документов: платежных,
9
Указание Банка России от 07.10.2013 №3073-У,п.5 "Об осуществлении наличных расчетов"
расчетно-платежных ведомостей, заявлений о произведённых расходах с
приложенными товарными чеками, квитанциями, справками,
удостоверяющими факт расходования денег, и иными оправдательными
документами . Документы на выдачу денег подписывают
10
руководитель,
главный бухгалтер, кассир. В организациях, где есть бухгалтер, подпись
руководителя в РКО не нужна (на основании доверенности, оформленной на
главного бухгалтера). При ведении кассовой дисциплины лично
руководителем – визирует РКО за главного бухгалтера.
Выдача денег по расходно-кассовым ордерам осуществляется в день их
составления, наличные деньги из кассы расходуются строго по целевому
назначению: выдача заработной платы, командировочные, хозяйственные
расходы. Выдача денег по РКО осуществляется только строго указанному
лицу.
Сумму, предназначенную для получения в кассе по расходно-
кассовому ордеру, разрешается печатать в учетной программе. Получателя
освободили от вписывания суммы от руки - от получателя нужна лишь
подпись
11
в получении денег. Таким образом, расшифровать полученную
сумму можно 2 способами: напечатать на компьютере или написать от руки.
При выдаче денег по РКО, кассир требует предъявления документа
(паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя),
записывает наименование и номер документа, кем и когда выдан. Выдача
денег проводится только лицу, указанному в РКО.
При выдаче денежных сумм по доверенности, оформленной в
установленном порядке, в тексте после фамилии, имя, отчества (Ф.И.О.)
получателя денег указывается Ф.И.О., которому доверено получение
денежных средств. При выдаче денежных средств по доверенности требуется
нотариально заверенная доверенность.
10
Г.И.Алексеева, С.Р.Богомолец, Учебник «Бухгалтерский учет», 2013, стр.98, Гл.3 Учет денежных средств, 3.2 Учет кассовых
операций
11
Указания Банка России от 11.03.2014 №3210-У (ред. от 03.02.2015), п.6.2 "О порядке ведения кассовых операций юридическими
лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства»
При передаче денег между кассирами достаточно сделать запись в
книге учета принятых и выданных кассиром наличных.
Выдача наличных денег из кассы на личные цели учредителю
организации категорически запрещается (штраф от 40000 до 50000 рублей
(п.1. ст.15.1 Кодекс РФ об административных правонарушениях)).
Выдача из кассы для возврата займа и оплаты за аренду помещений из
выручки категорически запрещена. Возврат займа учредителю необходимо
осуществить из денег, полученных в кассу с банковского счета
12
.
Выдача зарплаты, отпускных, расчетных пособий
оформляется ведомостями, платежными ведомостями, подписанные
руководителем и главным бухгалтером, без оформления расходных кассовых
ордеров на каждого получателя. По истечении срока выплаты зарплаты (в
течении 3-х дней, для районов Крайнего Севера и приравненных – 5 дней)
отпускных, алиментов в отношении лиц, не получивших соответствующей
выплаты, в последний день выдачи наличных денег вместо подписи о
получении денег делается отметка «Депонировано» напротив ФИО
работника. После подсчета итоговой выданной суммы и суммы, подлежащей
депонированию, сверяется итоговая сумма. Сумма фактически выданных
денег записывается в итоговой строке и передается на подписание в
бухгалтерию. На фактически выданную денежную суммы выписывается
РКО, а депонированную сумму – кассир сдает в банк
13
на расчетный счет
(ведение реестра депонированных сумм не требуется). Ведомости, расчетно-
платежные ведомости регистрируются после выдачи денежных средств, а
также в соответствии с установленными сроками. Ограничения при расчетах
по заработной плате не соблюдаются.
Также выдача денежных средств из кассы осуществляется
- при возврате заказчикам, ранее оплаченных наличными авансов.
- для оплаты аренды мобильного телефона.
12
Указания Банка России №3073-У п.4
13
Указание Банка России №3210-У п.6.5
- для оплаты товаров, работ и услуг покупателям, поставщикам (расчеты
наличными между юридическими лицами не должны превышать 100000 руб.
по одной сделке, как в период действия договора, так и срока окончания его
действия).
- при сдаче наличных в банк. При транспортировке денежных средств,
ценностей из банка и сдача в банк, руководитель обязан предоставить
транспортное средство, охрану для перевозки.
- под авансовый отчет (без учета лимита):
Предприятие выдает наличные деньги под авансовый отчет на
хозяйственно-операционные расходы, служебные командировки и другие
расходы, предусмотренные законодательством.
Подотчетные лица — работники организации, получающие денежные
авансы на осуществление хозяйственных и представительских расходов, на
затраты по случаю командировок. Также организация вправе выдавать
деньги в подотчет не только штатному работнику, но и работнику, с которым
заключен гражданско-правовой договор
14
.
Лица, получившие наличные деньги под авансовый отчет, обязаны не
позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или
со дня возвращения из командировки отчитаться. После возвращения из
командировки или проведенных хозяйственно-операционных расходов,
подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет, на
основании которого списываются выданные ранее денежные средства или
выплачивается перерасход работнику. Выдача подотчетных денег возможна
только при условии полного расчета по предыдущим подотчетным деньгам.
Порядок выдачи денег под авансовый отчет определяется в соответствии с
Указанием о ведении кассовых операций и приказом организации, в которых
указан порядок выдачи денежных средств и срок возмещения сотрудникам
расходов.
14
Письмо Минфина России №03-11-11/42288 от 25.08.2014г «О правомерности перечисления организацией, применяющей
упрощенную систему налогообложения, сотрудникам подотчетных сумм на их личные банковские карты»
Выдача денег под отчет проводится на основании Заявления, в котором
указывается, на какой срок берутся денежные средства (при умолчании срок
составляет 3 рабочих дня). Заявление оформляется всеми подотчетными
лицами, включая руководителя. Заявление подписывает руководитель (без
пометки даты, указания суммы и срока).
Выдача подотчетных денег проводится из кассы наличными или с
перечислением на банковскую карту работника (только строго на основании
специального письменного заявления, где указываются реквизиты карты).
При перечислении денежных средств на личные банковские карты
сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в
платежном поручении необходимо указать, что перечисленные средства
являются подотчетными. Сотрудник (подотчетное лицо) обязан приложить к
авансовому отчету документы (чек), подтверждающие оплату банковской
картой.
При выдаче и возврате в кассу организации подотчетных сумм - лимит
в 100000 руб. не действует. Если работник возвращает в кассу подотчетные в
сумме 100000 руб., в этом нет нарушения лимита расчетов наличными. При
использовании средств по расчетам с контрагентами по договорам - лимит
расчетов соблюдается (100000 руб. по одной сделке). При отчете по
авансовым отчетам, согласно п.46, 111, 117 Правил, утвержденных
постановлением Правительства РФ от 19 января 1998г. №55, необходимо
прикладывать кассовые чеки, в которых должны быть указано наименование
товара, иные сведения (артикул, сорт), а также содержать все обязательные
реквизиты. В случае отсутствия этих данных необходимо предъявить какой-
либо другой первичный документ
15
.
Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную
нумерацию и регистрируются бухгалтером в Журнале регистрации
15
Письмо ФНС России от 25.06.2013г. №ЕД-4-3/11515@ О документальном подтверждении расходов в целях налогообложения от
25.06.2013г