приходных, расходных ордеров и платежных ведомостей (форма КО –3) до
передачи их на исполнение в кассу.
Регистром аналитического учета движения денежных средств является
кассовая книга (КО4), в которой отражаются данные приходных и расходных
кассовых документов, все поступления, выдача наличных денег.
С 01.06.2014г. кассовая книга должна быть в организациях, на
предприятиях, в филиалах, в представительствах, в обособленных
подразделениях. При организации агентской деятельности, ведется отдельная
кассовая книга.
Заполнение кассовой книги ведется в соответствии с утвержденным
Постановлением Госкомстата России от 18.08.1988г. №88. На каждый
календарный рабочий год открывается новая кассовая книга. Ведение
кассовой книги на протяжении нескольких лет запрещено.
Правильность заполнения и оформления кассовой книги необходимо
закрепить в издании приказа с указанием:
- в скольких экземплярах необходимо распечатывать листы кассовой книги,
- требования о брошюровании, нумерации, опечатке кассовой книги;
- надо ли заверять копии кассовой книги для обособленных подразделений и
как часто документы должны поступать в бухгалтерию.
Ведение кассовой книги организуется одним из 3-х способов:
заполнение от руки; на компьютере; в электронном виде (подписывается
электронными подписями, оформляется с применением технических средств
и использованием защиты от несанкционированного доступа, потерь
информации и искажения ее, сохраняется на электронном носителе (при
бумажном документообороте – в электронном виде хранить не надо)).
Согласно новым правилам, ведение кассовой книги организуется по
старой форме, допускается возможность внесения исправлений в кассовую
книгу с заверяющей подписью главного бухгалтера и с указанием даты. При
ведении кассовой книги в электронном виде, кассовые исправления в
подписанной электронной книге, не допускаются (ФЗ от 06.04.2011г. №63-Ф
"Об электронной подписи").
Кассовая книга нумеруется, прошивается, ставится надпись количества
листов в цифрах и прописью, скрепляется печатью и подписями
руководителя, главного бухгалтера. При отсутствии главного бухгалтера
кассовая книга подписывается только руководителем, скрепляется оттиском
печати юридического лица.
Кассовая книга заполняется только за дни движения денежных средств.
На начало рабочего дня записывается остаток денежных средств (это остаток
денежных средств на конец предыдущего рабочего дня). По окончании
рабочего дня кассир составляет кассовый отчет в кассовой книге.
Подсчитываются «итого» поступивших, выданных денег. Выводится остаток
на конец рабочего дня, сверяется с остатком наличных денежных средств в
кассе. Заверяется подписью кассира и бухгалтера. Указывается количество
ПКО и РКО.
Кассовую книгу можно распечатывать в одном экземпляре
(исключение: при обособленных подразделениях количество листов кассовой
книги и дату сдачи копии листа в «головное» определяется Учетной
политикой предприятия). Один экземпляр кассового отчета с документами
передается в бухгалтерию, после чего проводится заполнение регистра
бухгалтерского учета. При ведении кассовой книги в электронном виде –
необходимо распечатать и завизировать. Затем кассовую книгу
прошнуровывают, опечатывают сургучной бумагой и заверяют подписями
руководителя и главного бухгалтера с указанием количества листов.
Подчистки в кассовой книге запрещены, а исправления в ней возможны
только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляется главным
бухгалтером (при отсутствии руководителя), подписывается главным
бухгалтером или бухгалтером (при отсутствии руководителя) и кассиром.
Штраф за неведение кассовой книги для организаций составляют от 40
до 50 тыс.рублей согласно КоАП РФ.
Инвентаризация денежных средств в кассе регламентируется Приказом
Минфина РФ №49 от 13.06.1995г. (ред.от 08.11.2010г.) "Об утверждении
Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств". Проведение инвентаризации кассы определяется Учетной
политикой. Инвентаризация кассы обязательно проводится в случаях:
- при смене материально-ответственного лица,
- при обнаружении (подозрении, установлении) фактов злоупотреблений,
хищений, порчи ценностей,
- перед составлением годовых отчетов,
- при поступлении жалоб об отказе выдачи чека,
- при выявлении жалоб на выплату «черных зарплат»,
- в случаях чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, пожар, авария,
- при реорганизации (ликвидации) и других случаях, предусмотренных
законодательством.
Цель проведения инвентаризации кассы (ревизии
16
) – проверка правил
хранения наличных денег, правильность оформления первичной и вторичной
учетной документации, соответствие остатка денежных средств по кассовой
книге фактическому остатку в кассе.
Денежные средства проверяются сплошным методом. Инвентаризация
денежных средств начинается с проверки соответствия учетного остатка,
отраженного в отчете кассира фактическому наличию денег в кассе. При
проведении инвентаризации кассы наличные денежные средства, не
подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками и
зачисляются в доход предприятия. При недостаче (в случае отсутствия
подписи получателя в РКО, ведомостях, расчетно-платежных ведомостях),
сумма выданных средств, признается недостачей и взыскивается с
материально-ответственного лица (с кассира) в установленном порядке. При
16
И.В. Бобошко, Учебное пособие, «Контроль и ревизия», 2013г., стр.258, Глава18.1 «Проверка кассы организации»
обнаружении недостачи или излишек ценностей в кассе, в акте указывают
сумму и обстоятельства возникновения. Хранение денег сверх
установленного лимита в кассе считается нарушением ведения кассовой
дисциплины, за что привлекаются к административной ответственности и
наложению административного штрафа в размере от 4 до 5 т.р. на
должностных лиц, на юридических лиц от 40 до 50 т.р.
Инвентаризация кассы проводится комиссией (бухгалтер, кассир,
руководитель, аудитор), назначенной руководителем на основании приказа
(распоряжения): сверяется остаток денежных средств с данными кассовой
книги и данными бухгалтерского учета, сверяется наличие ценных бумаг.
Результат инвентаризации оформляется Актом по форме ИНВ-15
17
по
проверке денежных средств и описью № ИНВ-16 по ценным бумагам в 2-х
экземплярах с подписями всех членов комиссии: 1-й - материально-
ответственному лицу (кассиру), 2-й - в бухгалтерию. При смене материально-
ответственного сотрудника
18
(кассира), акт составляются в 3-х экземплярах.
Внезапная (внеплановая) инвентаризация денежных средств и других
ценностей, находящихся в кассе проводится на основании приказа
руководителя.
Кассовые операции контролирует налоговая служба, проводит
проверку по ведению кассовых операций по следующим позициям: целевое
использование, соблюдение лимита денежных средств, соблюдение
предельной суммы расчетов денежными средствами между юридическими
лицами, полноту оприходования денежной наличности в кассу. Проверка
осуществляется не чаще 1 раза в год (чаще 1 раза в год проводится в случае
неоднократного (повторного) нарушения кассовой дисциплины). За
нарушение порядка кассовой дисциплины, согласно ст.15.1 КоАП, на
17
Постановление Госкомстата России от 18.08.1998г. N 88 (ред. от 03.05.2000) "Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
18
Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998г (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в РФ»
должностных лиц возлагается административный штраф от 4 до 5 т.р., на
юридических лиц от 40 до 50 т.р.).
Банки лишены полномочий проверки кассовой дисциплины в
организациях.
Типовые операции по движению денежных средств в кассе:
Проводки
Дебет (Д)
Кредит (К)
Получены деньги в кассу со счетов
50
51,52,55
Поступило в кассу от покупателей, поставщиков
50
60,62,76
Получение кредитов
50
66,67
Поступил остаток неиспользованной подотчетной
суммы
50
71
Погашение задолженности по недостачам и
хищениям
50
73.2
Обнаружены излишки в кассе
50
99
Выдача зарплаты, социальных пособий
70
50
Выдача из кассы в под отчет
71
50
Погашение задолженности перед поставщиками
60
50
Сдано из кассы на р/счет
51,52,55
50
Типовые проводки инвентаризация кассы:
Проводки
Дебет (Д)
Кредит (К)
Обнаружены излишки в кассе
50
91.1
Обнаружена недостача в кассе
94
50
Списывается недостача на кассира
73.2
94
Возмещение недостачи кассиром
50
73.2
В процессе финансово – хозяйственной деятельности организации
вступают со своими партнерами в расчетные отношения, которые
осуществляются безналичным путем.
Организации могут открывать в банках расчетные и текущие счета.
Расчетный счет является основным счетом, через который проводятся все
денежные операции без ограничения их перечня. В законодательстве РФ нет
ограничений на открытие расчетных счетов. Открывать счета можно в любом
городе России и за рубежом независимо от наличия обособленных
подразделений, филиалов, представительств. В случае, если у организации
счет заблокирован, в открытии нового счета откажут
19
в любом банке. Со
2.05.2014г., руководствуясь ФЗ №52-ФЗ от 02.04.2014г., отменена
обязанность предоставления информации об открытии счетов в ИФНС, ПФР,
ФСС. При открытии расчетного счета, организация самостоятельно выбирает
банк. Также самостоятельно определяет количество открытия счетов.
При открытии расчетного счета в банке, в котором до этого
организация не обслуживалась, банкиры просят подтверждение Деловой
репутации
20
. Деловую репутацию подтверждают как со стороны, так и
самостоятельно.
Порядок открытия расчетных счетов, свершение и оформление
операций, определяется Инструкцией Центрального Банка РФ № 153-И от
30.05.2014г. "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам
(депозитам), депозитных счетов». Согласно инструкции, необходимо
предоставить заявление об открытии счета, нотариально заверенные
документы, подтверждающие открытие и деятельность организации: справки
о регистрации и постановке на учет, подтверждение Деловой репутации,
нотариально заверенные карточки с образцами подписей. В карточке больше
не предусмотрено разделение подписей на первую и вторую. Наименьшее
количество подписей две, но по согласованию с банком можно оставить
одну подпись. Максимальное количество подписей не ограничено. Каждому
открытому счету присваивается номер, о чем делается пометка в Уставе
организации, заверенным гербовой печатью банка. Далее этот номер
указывается во всех документах, связанных с движением денежных средств.
19
п.12 ст.76НК РФ (ред. ФЗ №162-ФЗ от 27.06.2011) «Приостановление операций по счетам в банках, а также переводов электронных
денежных средств организаций и индивидуальных предпринимателей»
20
Указание Банка России №3179-У от 21.01.2014г. (ред. от 17.03.14г), “О внесении изменений в Положение Банка России от 19 августа
2004 года № 262-П «Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия
легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»
При возникновении изменений в названии организации, в характере
Уставной деятельности, состава распорядителей расчетного счета, в
указанную документацию вносятся соответствующие изменения.
Банковское расчетно-кассовое обслуживание осуществляется на
основании заключенного договора между организацией и банком, в котором
оговаривается стоимость банковских услуг, проценты за хранение денежных
средств. Чтобы обеспечить получение с расчетного счета наличных средств в
течение следующего квартала, необходимо представить в обслуживающий
банк до начала текущего квартала кассовую заявку, в которой раскрываются
источники поступления наличных денег и расходы, производимые за
наличные деньги. Кассовая заявка подписывается руководителем и главным
бухгалтером, подписи, которых заверяются оттиском печати.
Синтетический учет по информации о наличии, движении денежных
средств в валюте РФ ведется на бухгалтерском счете 51»Расчетный счет».
Счет Активный.
Сведения о движении денежных средств на расчетном счете
содержатся в выписке банка с лицевого счета. Выписка с лицевого счета дает
бухгалтеру достоверную информацию о состоянии счета и движении средств
по нему. При обработке выписки списание или выплата денежных средств с
лицевого счета отражаются в выписке банка по дебету, а поступления или
взнос денег, а также начальные и конечные остатки - по кредиту
(обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить, что расчетный счет на
предприятии - активный, а в банке — пассивный).
Все приложенные к выписке документы гасятся штампом "Погашено".
Бухгалтер подшивает выписки с первичными документами: платежными
поручениями, требованиями и др.
Прием и выдачу денежных средств, безналичные перечисления, банк
проводит по документам специфической формы: расчеты между
поставщиком и покупателем за товары, услуги, работы производятся в
безналичной форме с помощью: платежных поручений (перевод суммы на
счет указанного лица), требований-поручений, платежных требований
(производится с согласия акцепта), объявления на взнос наличными,
аккредитивов (специальный счет для резервации денежных средств для
расчетов с поставщиками), чеков (для снятия денежных средств, при
расчетах с поставщиками), векселей (вид ценной бумаги, содержащий
денежное обязательство), инкассо (поручение банку на получение суммы с
покупателя), акцепта (согласие на оплату расчетов платежными
требованиями), авизо (перечислении средств со счета плательщика
поставщику).
Все формы расчетных документов устанавливает Центральный Банк,
содержащие следующие обязательные реквизиты:
- наименование расчетного документа, назначение платежа, сумма платежа
цифрами и прописью, подписи должностных лиц, место для печати,
- реквизиты плательщика (наименование плательщика, наименование банка
плательщика и номер счета, наименование ИНН),
- реквизиты получателя (наименование получателя средств, наименование
банка получателя и номер счета, наименование ИНН).
Текущие счета открываются для обособленных операций. К текущим
счетам относятся: валютные счета, ссудные счета, переводы в пути, счета по
операциям со средствами целевого назначения и т.п.
Валютные счета - счет 52 (записи на счетах для облегчения
международных безналичных расчетов). К счету 52 «Валютные счета»
открываются субсчета: 52-1 «Валютные счета внутри страны»; 52-2
«Валютные счета за рубежом». К субсчету 52-1 открываются субсчета
второго порядка: 52-1-1 «Текущий валютный счет»; 52-1-2 «Транзитный
валютный счет».
Переводы в пути - счет 57 - учитываются средства, внесенные на
расчетный счет, но еще не зачисленные по назначению.
Распространена форма расчетов с помощью банковских (пластиковых)
карт. Расчетные и кредитные карты используют при расчетах для оплаты
товаров, за предоставленные работы и услуги.
Списание денежных средств со счета проводится на основании
распоряжения клиента, без распоряжения клиента по решению суда, а также
в случаях установленных законом и предусмотренных договором между
банком и клиентом. При недостаточности денежных средств на расчетном
счете, списание проводится в порядке очередности, установленным
законодательством. Неоплаченные документы хранятся в специальной
картотеке банка.
При наличии денежных средств на счетах, банки выполняют поручения
организаций о зачислениях и перечислениях различных платежей, а по
итогам дня предоставляют выписки банка с приложением всех
соответствующих первичных документов, на основе которых
осуществляются операции. Поступающие выписки контролируются
бухгалтерией организации по первичным документам. Ошибки исправляются
после согласования с банком в течение 10 дней с момента получения
выписки.
В случае не сдачи бухгалтерской отчетности (месячной, квартальной,
годовой) налоговики имеют полное право заблокировать счета организации
полностью. В отдельных случаях налоговики имеют права заблокировать
счет независимо от суммы предъявленной недоимки, но в ее пределах – не
больше (п.2 ст. 76 НК РФ). Остальную сумму предприятие имеет полное
право использовать для оплаты расходов (письмо Минфина России от
15.04.2010г. №03-02-07/1-167).
Типовые операции по движению денежных средств
на расчетном счете:
Проводки
Дебет (Д)
Кредит (К)
Сдано из кассы на расчетный счет
51,52,55
50
Получены на расчетный счет денежные средства
51,52
60,62,76
от покупателей, поставщиков
Зачислены на расчетный счет кредиты, займы
51,52
66,67
Возвращена в банк депонированная зарплата
51
70
Перечислено поставщикам
60,76
51,52
Платежи в бюджет, во внебюджетные фонды
68,69
51
Перечислена зарплата на лицевые счета
70
51
Списана денежная сумма с расчетного счета за
предоставленные услуги банка
91.2
51
Данные об остатках денежных средств на предприятии на начало и на
конец года в кассе организации и на счетах, информация о их движении в
течении календарного года (всех поступлениях и платежах) отражаются в
«Отчете о движении денежных средств» (форма №4). В отчете отражаются
все дебетовые и кредитовые обороты по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный
счет», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57
«Переводы в пути».
Отчет о движении денежных средств формируется на основании:
1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные
приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. №94н (в ред. от 08.11.2010г.);
2. Правила бухгалтерского учета 23/2011;
3. Приказ Минфина России от 02.07.2010г. №66н (ред. от 04.12.2012г.)
"О формах бухгалтерской отчетности организаций", применяется в части
требований по группировке и детализации данных о движении наличных,
денежных средств и иных ценностей, хранящихся в кассе, а также в части
требований по составлению Отчета о движении денежных средств.
4. МСФО (MS) 7 «Отчет о движении денежных средств» и др. В
настоящее время в составлении отчета о движении денежных средств и
отражении денежных средств, можно отметить существенное различие в
разделении денежных потоков по отдельным видам деятельности. Одно из