15
Документация представляет собой поток форм и модулей учета, которые
обеспечивают непрерывный учет и постоянное отражение уставной
деятельности банка.
Документация действует как импульс, который приводит к движению учетной
информации. К бухгалтерскому учету принимаются только правильно оформленные
документы, а именно те, в которых введены все данные - обязательные показатели,
гарантирующие юридическую силу.
К таким реквизитам относятся:
-
наименование документа;
-
дата составления документа;
-
номер документа;
-
подпись;
-
печать;
-
краткое содержание банковской сделки;
-
ее количественное и денежное выражение;
-
подписи лиц, отвечающих за операцию (исполнитель, кассир, контролер).
Основными требованиями к документам являются пунктуальность и
целостность их заполнения, которые отправляются на проверку и обработку и
позволяют временно и своевременно проверять легальную деятельность банка и
активно влиять на результаты их работы.
Проверка инвентаризации обеспечивает безопасность, целостность и
надежность учетных данных.
Инвентарная проверка позволяет, проверяя наличие материалов, основных и
денежных активов, драгоценных металлов, потребностей и обязательств, определить
их фактические условия. Подтверждает учетные данные или выявляет суммы и суммы,
которые не были признаны, потери, кражи, пробелы, ошибки в расчетах. С помощью
инвентарной проверки контролируется безопасность любого типа имущества, а также
16
проверяется целостность и надежность учетных данных. Количество обязательных
акций и срок их реализации устанавливаются Банком России, помимо каждого банка,
самостоятельно.
Счета бухгалтерского учета предназначены для группировки и текущего
учета однородных банковских сделок. На каждый вид средств и их источников
(ресурсов) открывается отдельный счет.
При одинаковом строении счетов назначение дебета и кредита в активных и
пассивных счетах различно, что видно из представленных схем счетов
бухгалтерского учета на рисунке 1.
Схема активного счета
Дебет
Кредит
Сн (сальдо) суммы бaнка на начало отчетного
периода
Банковские сделки, вызывающие
уменьшение средств (- )
Бaнковские сделки, вызывающие увеличение
средств (+)
Сумма бaнковских сделок составит оборот по
дебету счета за отчетный период
Сумма сделок составит оборот по кредиту
счета за отчетный период
Ск (сальдо на конец отчетного периода) = Сн +
оборот по дебету – оборот по кредиту
Схема пассивного счета
Д
ебет
К
реди
т
Бaнковские сделки, вызывающие уменьшение
источников средств (- )
Сн (сальдо) источника (ресурсов) на
начало отчетного периода
Бaнковские сделки, вызывающие
увеличение источников средств (+)
Сумма сделок составит оборот по дебету счета
за отчетный период
Сумма бaнковских сделок составит оборот
по кредиту счета за отчетный период
Ск (сальдо на конец отчетного периода) =
Сн + оборот по кредиту – оборот по дебету
Рисунок 1 – Схема активного и пассивного счетов
Существует два типа учетных записей: активная и пассивная. Название они
получили от названия сторон баланса и отражают их содержание. Таким образом,
17
активные счета используются для учета средств банка с точки зрения состава и
инвестиций, а также расходов. Обязательства - принять во внимание источники
средств (ресурсов) для их назначения, любые виды доходов и обязательств. Структура
счетов одинакова независимо от их типа - это двухстраничная таблица. Одна сторона
счета (слева) называется прямым дебетом, другая сторона (справа) - кредитом.
Большинство счетов характеризуются наличием одного или нескольких сальдо в
начале и в конце рассматриваемого периода и продаж. Сумма каждого банковского
перевода должна появляться дважды на счетах: на дебете счета и на балансе другого
счета, независимо от их типа, что называется двойной (параллельной) записью.
Двойная запись (параллельная) отражается в учете легальной деятельности банка.
Кроме того, использование двойной (параллельной) записи имеет большое
контрольное значение, поскольку требует необходимого баланса (равенства)
результатов раундов счета. Это делается в конце каждого отчетного периода
(ежедневно в банке), когда бухгалтерия рассчитывает продажи с прямым дебетом и
кредитом для всех типов счетов. Неравенство сумм указывает на ошибку, которую
бухгалтерия допустила при вводе банковских операций на счетах (в банке. Суточный
баланс «день операции»).
Синтетические счета используются для учета состава и движения
банковских активов в обобщенном виде и только в денежной форме.
Синтетические счета I и II порядка.
Счета аналитического учета открываются в развитие определенного
синтетического счета.
Баланс – сгруппированный поток сведений о ресурсах и суммах банка или
это сгруппированная по счетам таблица о суммах банка (актив) и его ресурсах
(пассив).
Баланс (от франц. balanсe — весы) означает равенство актива и пассива.
Таблица баланса состоит из двух частей:
-
актив характеризует состояние (сальдо — сумма) и размещение
(вложение) средств банка;
-
пассив — состояние (сальдо на счетах ресурсов источников) тех же
18
средств на определенную дату (ежедневно, первое число месяца, квартала, года).
Следовательно, сумма источников инвестиций должна соответствовать.
Это означает, что при заполнении (информации) бухгалтерского баланса
необходимо добиться равенства активов и пассивов - это баланс, равновесие.
Балансом с остатками средств предпочитают пользоваться руководители
банка, а бухгалтеры — так называемой оборотной ведомостью. Это
разновидность баланса, где видны только сальдо (сальдо) по балансовым счетам,
но и обороты по ним.
Счета в балансе располагаются в порядке возрастания их номеров:
первый раздел, второй и т.д.
Банковские балансы отвечают требованиям оперативности,
конкретности, солидности (под солидностью понимается достоверность).
Ежедневное составление баланса банка обеспечивает точность и
надежность банковских счетов и связано с ежедневным перечислением клиентам
вторых копий выписок со своих лицевых счетов, которые исключают (или сразу
обнаруживают) наличие неверных записей.
При установлении банковских балансов используется принцип
группировки счетов по экономически однородной ликвидности и экстренным
характеристикам, что гарантирует специфичность информации. Баланс
показывает тенденцию к снижению ликвидности активов и снижению уровня
спроса (срочности спроса) на средства, заимствованные из обязательств.
[37,344].
Все транзакции, выполненные в течение рабочего дня, отражаются в
едином балансе банка. Баланс контролирует:формирование и размещение
денежных ресурсов;
-
состояние кредитных, расчетных, кассовых и других банковских сделок;
-
точность отражения сделок в бухучете.
Таким образом, баланс - основной документ бухучета в банке. Так же, как
вышеизложенный баланс, составляется баланс в форме оборотной ведомости -
сначала идут активные счета (актив баланса), затем пассивные. Кроме
19
исходящего и входящего остатка и обороты по дебету и кредиту, причем,
обороты и сальдо разделены на рублевые и инвалютные в рублевом эквиваленте.
Однако основной баланс построен иначе — входящие и исходящие
сальдо по активу и пассиву располагаются в колонках рядом по мере возрастания
счетов. Сальдо активного счета показан в первой колонке — актив, сальдо
пассивного — во второй колонке — пассив.
Основной баланс должен отвечать следующим принципам составления:
-
составляться по счетам второго порядка;
по каждому счету II порядка суммы показываются отдельно в колонках:
-
по счетам в рублях;
-
по счетам в инвалюте, выраженной в рублевом эквиваленте и в
драгметаллах по их балансовой стоимости;
-
итого по счету;
-
по каждому счету I порядка, по группе этих счетов, по разделам, по
всем счетам выводятся итоги;
-
по ряду счетов в балансе показываются суммы по контрсчетам и
выводится итог за минусом сумм по контрсчетам, например ссудная
задолженность «минус» созданные резервы;
-
баланс должен быть читаемый, в заголовке указывается текстом:
название бaнка; дата, на которую баланс составлен;
- единица измерения; номера и названия разделов, групп счетов I
порядка, счетов I, II порядка, по каким счетам выведены промежуточные итоги;
итоговая сумма должна называться балансом;
-
в одну строчку должны показываться сальдо по дебету и кредиту.
Первичные балансы (бaнка без филиалов, каждого филиала составляются
в рублях и копейках, сводные (консолидированные) — в единицах, указанных
для составления отчетности.
Баланс распечатывается для всех рабочих планов, определенных для
балансовых и внебалансовых счетов. При отсутствии остатка применяется ноль.
Бухгалтерский учет совершаемых сделок по счетам клиентов, имущества,
20
требований, обязательств и хозяйственных сделок банков ведется в валюте
Российской Федерации. Учет имущества других юридических лиц,
находящегося у банка, осуществляется обособленно от имущества,
принадлежащего ей на праве собственности.
Банк ведет бухгалтерский учет имущества, банковских и хозяйственных
сделок путем двойной (параллельной) записи на взаимосвязанных счетах
бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.
Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и
остаткам по счетам синтетического учета.
Все сделки и результаты инвентаризационной проверки подлежат
своевременному отражению на счетах бухгалтерского учета, без каких-либо
пропусков или изъятий.
В бухгалтерском учете банков текущие внутрибанковские сделки и
сделки по учету издержек капитального характера (далее – капитальные
инвестиции) учитываются раздельно.
Нижеприведенные принципы и качественные характеристики должны
соблюдаться бaнком при разработке учетной политики, финансовых планов
(бизнес-планов).
Непрерывность деятельности - этот принцип предполагает, что бaнк
будет непрерывно осуществлять свою деятельность в будущем и у нее
отсутствуют намерения и необходимость ликвидации, существенного
сокращения деятельности или осуществления сделок на невыгодных условиях.
Отражение доходов и расходов по методу «начисления» - этот принцип
означает, что финансовые результаты сделок (доходы и издержки) отражаются в
бухгалтерском учете по факту их совершения, а не по факту получения или
уплаты денег (их эквивалентов).
Доходы и издержки отражаются в бухгалтерском учете в том периоде, к
которому они относятся.
Бухгалтерский учет в бaнках ведется в двух направлениях: аналитическом
и синтетическом.
21
Аналитический учет – это подробный детальный учет, отражающий
банковскую операцию во всех ее деталях.
Цели аналитического учета:
- полно, подробно и оперативно отразить все бaнковские сделки на
бухгалтерских счетах;
- проконтролировать их по существу и по форме, пользуясь данными
первичных денежно-расчетных бухгалтерских форм и бланков, которые
являются основанием для бухгалтерских записей в аналитическом учете.
Основные суммы (регистры) аналитического учета: лицевые счета,
картотеки бухгалтерских форм и бланков, операционные журналы ведомость
остатков по счетам, ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств.
Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» аналитический
учет – это учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических
счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную сведения об имуществе,
обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического
счета. «Правила ведения бухгалтерского учета в коммерческих организациях»
уточняют: аналитический бух. учет ведется в лицевых счетах (карточках, книгах,
журналах), открываемых по каждому виду учитываемых средств и ценностей, с
указанием их назначения и владельца.
В некоторых литературных источниках личный счет - это счет, в котором
проводится сравнение с физическими и юридическими лицами, включая
финансовые учреждения, кредитные учреждения и правительственные
учреждения. Согласно литературным источникам, связанным с автоматизацией
банковского учета, к личным счетам относятся все счета более низкого уровня,
включая внутренние банковские счета, такие как счета доходов, расходов,
прибылей и убытков.
Все открываемые лицевые счета клиентов должны регистрироваться в
Книге регистрации открытых счетов, которую ведут в разрезе счетов по балансу
банка II порядка, причем для каждого номера и наименования этого счета
открываются отдельные страницы, которые пронумеровывают,
22
прошнуровывают и опечатывают – Книгу заверяет подписью главный бухгалтер
или его заместитель, ее хранят у главного бухгалтера в несгораемом шкафу.
В Книге регистрации открытых счетов, содержатся следующие данные:
-
дата открытия счета;
-
дата и номер договора, в связи с заключением которого открывается
счет;
-
ФИО (при наличии) или наименование клиента;
-
вид бaнковского счета, счета по вкладу (депозиту) либо
наименование (цель) счета;
-
номер счета;
-
порядок и периодичность выдачи выписок из счета;
-
дата сообщения налоговым органам об открытии бaнковского счета;
-
дата закрытия счета;
-
дата сообщения налоговым органам о закрытии бaнковского счета;
-
примечание.
В случае закрытия бaнковского счета, а также при изменении номера
бaнковского счета либо своего наименования клиент обязан возвратить банка
неиспользованные денежные чековые книжки с оставшимися
неиспользованными денежными чеками и корешками с приложением
письменного заявления, в котором указываются номера возвращаемых
неиспользованных денежных чеков. При закрытии бaнковского счета в этом
заявлении также может содержаться подтверждение остатка денег на
бaнковском счете на день прекращения договора бaнковского счета.
При регистрации в этой книге каждому клиенту присваивается серийный
номер, который можно использовать для нумерации всех личных счетов,
открытых для этого клиента. Номера закрытых счетов могут быть присвоены
новым клиентам после окончания отчетного года (после 31 декабря отчетного
года).
В книге регистрации открытых счетов по внутрибaнковским операциям
регистрируются лицевые счета, открываемые для учета имущества, расчетов,
23
участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т. п.
Личные счета хранятся на отдельных листах (карточках), в журналах или
в форме электронных баз данных (файлов, каталогов), составленных с
использованием компьютерных технологий. Личные данные счета включают в
себя: дату транзакции, номер документа, тип (код), номер соответствующего
счета, суммы - отдельно для дебета и кредита, остатки и другие детали.
Лицевые счета клиентов печатаются в соответствии с действующими
формами бланков в двух экземплярах и передаются в бухгалтерию. Второй
экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи
или отсылки клиенту.
Лицевые счета, выписки из которых клиентам не выдаются, печатаются в
одном экземпляре. Лицевые счета, ведущиеся в виде электронных баз данных,
распечатываются для выдачи клиенту в виде выписки из лицевого счета, если
иное не предусмотрено договором с клиентом.
Выписки из лицевых счетов, распечатанные с использованием средств
вычислительной техники, выдаются клиентам без штампов и подписей
работников банка. Если по каким-либо причинам счет велся вручную, то
выписки из этих счетов, выдаваемые клиентам, оформляются подписью
бухгалтерского работника, ведущего счет, и штампом банка. В таком порядке
оформляется каждый лист выписки.
Данные по операциям лицевого счета должны быть доступны в течение
года, а по завершении года, после проведения заключительных оборотов и
получения всех отчетов, могут быть переписаны в архив. В связи с тем, что
количество сделок по счетам различно, целесообразно хранить общие данные по
лицевому счету и данные по операциям в разных файлах базы данных. Записи
формируются по каждой сделки отдельно и отдельно записи с общими данными
по лицевому счету.
Ведомость остатков по счетам I, II порядка, лицевым счетам,
балансовым и внебалансовым счетам. Ведомость составляется ежедневно. По
решению руководства банка ведомость остатков в разрезе лицевых счетов по
24
счетам, требующим конфиденциальности, составляется отдельно. В общую
ведомость остатков включаются итоги по этим счетам.
Синтетический учет – это обобщенный учет. Он обобщает данные
аналитического учета.
Личные счета хранятся на отдельных листах (карточках), в журналах или
в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), составленных с
использованием компьютерных технологий. Информация о лицевом счете
включает в себя: дату транзакции, номер документа, тип (код), соответствующий
номер счета, суммы - для прямого дебета и кредита, остатки и другие детали.
Сгруппированные данные синтетического учета используются для
анализа и управления бaнковской деятельностью.
Формами синтетического учета являются:
1. Ежедневная оборотная ведомость.
Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и
внебалансовым счетам по типовой форме. Внутри месяца обороты показываются
за день. Кроме этого, на 1-е число составляется оборотная ведомость за месяц,
на квартальные и годовые даты нарастающими оборотами с начала года;
2. Ежедневный баланс.
Каждодневный баланс по операциям, совершаемым непосредственно
бaнком, должен быть составлен за истекший день до 12 часов местного времени
на следующий рабочий день, сводный баланс с включением балансов филиалов
составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составления баланса
по операциям, непосредственно выполняемым бaнком. Баланс для
опубликования составляется на основе баланса по счетам II порядка.
3. Отчет о финансовых результатах.
Отчет о движении денежных средств накапливается с начала года. Во
время подготовки годовой финансовой отчетности ведется два финансовых
отчета: один в балансе № 706
«Финансовый результат текущего года», второй по балансовому счету №
707 «Финансовый результат прошлого года».