67
Помимо определения перечня лиц, ответственных за соблюдение
контроля над первичными процессами необходимо определить:
- обязательный пакет документов для получения акцепта;
- процедура утверждения заявки, не предусмотренной бюджетом
(процедура утверждения заявки, не вошедшая в бюджет при его формировании,
должна быть финансово обоснована сотрудником финансовой службы и
утверждена бюджетным комитетом).
Для обоснования необходимости затрат может являться:
- пояснительная записка исполнителя заявки о причинах и обосновании
необходимых трат;
- заключение руководителя организации, утвердившего данные расходы.
На основании этих двух документов бухгалтер должен принять решение
о целесообразности той или иной операции.
Утверждая дополнительные расходы, не нашедшие своего отражения
изначально в бюджете, руководители должны точно понимать, из каких
денежных средств будет оплачена заявка: наличие свободных средств,
резервный фонд, собственные средства учредителей и т.д. Но ни в коем случае
это не должны быть заемные средства, как это происходило ранее.
Формирование резервного фонда поможет снизить отрицательное
влияние форс-мажорных обстоятельств и избежать незапланированной
корректировки бюджета в течение отчетного периода. Размер резервного фонда
можно определить как процент от суммы затрат (производственных,
общехозяйственных, общих затрат по проекту и т. д.) и закреплен в учетной
политике организации.
Для резервирования средств на непредвиденные расходы в бюджете,
можно предусмотреть отдельную статью «Резерв на непредвиденные расходы»
или сформировать величину резервов по отдельным бюджетным статьям.
Наряду с резервным фондом, источником осуществления внеплановых заявок,
можно использовать средства, оставшиеся неиспользованными в других
бюджетных статьях. Целесообразно установить критические величины
68
отклонений от величин бюджетных показателей. Если суммарные величины
отклонений от запланированных в бюджете показателей не превышает
критического значения, договоров и заявок, то платежи по ним осуществляются
автоматически. В противном случае, необходимо пройти все процедуры
утверждения и контроля. Здесь необходимо определить оптимальную величину
отклонения, которая, с одной стороны, не приведет к ослаблению бюджетного
контроля, а с другой - обеспечит гибкость системы бюджетирования, что
позволит избежать задержек во времени, при реализации срочных
незапланированных платежей по договорам. Данные показатели не должны
быть постоянными и требует пересмотра по мере изменения финансово-
экономической ситуации предприятия.
Контроль на завершающем этапе предполагает рассмотрение
результатов выполнения бюджета за весь бюджетный период. В отличие от
текущего контроля, который направлен на раннюю диагностику и
предотвращение появления отклонений, основной целью окончательного
контроля является констатация этих отклонений и анализ причин
возникновения расхождения плановых и бюджетных показателей.
2. Мероприятие по автоматизации учета расходов.
Предприятие для учета расходов использует программу «1:С
Бухгалтерия 8». Данная программа очень популярна, проста и не требует
больших материальных затрат. С другой стороны интеграция форм и
объединение данных между пользователями не дает полной информации для
своевременного и четкого контроля за расходованием средств предприятия в
рамках исполнения бюджета. Данная программа больше нацелена на
объединение уже полученных доходов или понесенных расходов для
составления бухгалтерского баланса
На российском рынке представлены более десятка компьютерных
программ для автоматизации учета расходов, отличающихся друг от друга
набором функций, уровнем защиты информации, производительностью и
степенью масштабируемости, стоимостью внедрения. Сделать правильный
69
выбор непросто, ведь не существует программ, идеально подходящих под
конкретное предприятие и его нужды. Поэтому необходимо определить четкие
критерии выбора программы. Программа должна обладать перечнем ряда
функций. Основные требования, которые необходимы ООО «Аврора-Омск» к
программе для учета и анализа расходов представлены в таблице 22.
Таблица 22
Основные требования к программе для учета
бюджетирования
Наименование
Структура программы
1
2
Аналитика
Учет расходов и составление смет
Кол-во рабочих мест
5-7
Бюджетирование по
любому количеству
подразделений
Построение прогнозных балансов отдельно по каждому
подразделению. Формирование управленческого баланса
в целом по организации
Количество
сценариев
Бюджетирование по любому количеству сценариев
Гибкая система
Создание произвольных управленческих показателей с
произвольной аналитикой в визуальном режиме.
Показатели при необходимости могут отражаться по
прогнозному балансу (с использованием шаблонов
проводок), либо фиксироваться в базе данных без
использования двойной записи
Описанные в таблице необходимые критерии учета расходов могут
быть расширены следующими возможностями: возможность создания
произвольных управленческих показателей с произвольной аналитикой в
визуальном режиме; возможность формирования произвольных
планов/бюджетов, настройка иерархических зависимостей показателей и
шаблонов проводок по показателям.
Главный бухгалтер должен видеть плановые обороты показателей в
разрезе аналитики, получить возможность хранить документы фактических
хозяйственных операций (ссылок) из учетной подсистемы в проводках и
оборотах подсистемы бюджетирования по пустому сценарию. Проводить
анализ фактических показателей в разрезе первоисточников – документов
хозяйственных операций.
70
Всем этим требованиям удовлетворяет программа «ИТРП Процессное
производство 8» созданное на базе программы «1С: Бухгалтерия 8».
Продукт «ИТРП: Бюджетирование и Финансы» на платформе
«1С:Предприятие 8» позволяет быстро и с небольшими затратами внедрить
бюджетное управление и управление денежными средствами. Особенно удобно
это сделать организациям, которые уже используют программу
«1С:Бухгалтерия 8» для ведения бухгалтерского учета. Продукт был выпущен
по запросам партнеров и клиентов компании ИТРП, чтобы в доступном
ценовом сегменте совместить одновременно и функциональность, и простоту
внедрения. В настоящее время программой успешно пользуются множество
предприятий в России.
Программа имеет ряд определенных функциональных преимуществ:
1.Учет расходов и бюджетирование можно производить по любому
количеству фирм – бизнес-единиц (организаций), в программе заложена
возможность построения прогнозного баланса, а также возможность
построения произвольной аналитики бюджетирования.
2. Возможен анализ фактических показателей в разрезе первоисточников
– документов хозяйственных операций.
3. Показатели детализируются произвольно настраиваемой аналитикой
(любыми справочниками учетной системы), в том числе отдельными
справочниками статей БДДС и БДР. Не требуется отдельная настройка
источников данных для каждого показателя.
4. Используются матричные, гибко настраиваемые формы ввода
бюджетов через документ.
5. Мастер-бюджеты и операционные бюджеты бывают динамическими
(структура которых зависит от состава данных – остатков, оборотов,
формульных вычисляемых показателей), так и фиксированными (с заранее
четко настроенной иерархической структурой). План-фактный анализ любой
настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.
71
Эта программа, позволяет настраивать произвольные финансовые
модели деятельности предприятия, независимо от отрасли и сферы
деятельности предприятия. Финансовая модель настраивается с помощью
следующих базовых объектов и инструментов: показателей бюджета и
зависимости между показателями; прогнозного плана счетов, 5 уровней
субконто; аналитических показателей плана счетов; правил извлечения
фактических данных в подсистему бюджетирования; средств разработки форм
бюджетов и управленческих отчетов; правил расчета показателей модели на
основе различных данных (остатков и оборотов по прогнозному плану счетов,
оборотов других показателей, нормативно-справочной информации).
Данная программа позволяет объединить всех пользователей в единое
информационное пространство. С легкостью осуществлять просмотр как
аналитической, так и формируемой информации.
Компания 1С предлагает ещё несколько вариантов ведения учета на
предприятии. Среди них также представлено комплексное решение
"1С:Управление строительной организацией 8", которое является единым
комплексом для обеспечения автоматизации основных функциональных
подразделений строительной организации. В первую очередь, данное решение
направлено на комплексную автоматизацию разных участников процесса
строительства по всем направлениям управления – финансами, закупками,
персоналом, и др. Ключевая мысль, на основе которой разрабатывалось это
решение, представить строительным компаниям универсальный программный
продукт. Принимая во внимание возможности программы "Управление
строительством", модуль можно устанавливать средним и крупным
строительным организациям, которые нуждаются в полноценной
автоматизации процесса строительства.
Данные программные продукты при их приобретении и сопровождении
также несут существенную долю расходов, так как достаточно дорогостоящие.
Поэтому многие руководители, особенно малых и средних организаций,
отказываются от внедрения этих программных продуктов на своём
72
предприятии. Тем самым лишая своё предприятие возможности грамотно вести
планирование, возможность контролировать расходование средств, что и
приводит к повышению расходной статьи баланса, а тем самым
недополученной прибыли.
Методы оптимизации расходов предприятия
Система управления финансами внедряется для того, чтобы получить
максимально положительный эффект от этого внедрения. Эффект от проекта
автоматизации нельзя оценивать только по соотношению затрат на
автоматизацию и будущего сокращения издержек. Основной эффект от
автоматизации – это качество управления, и стремление к минимизации
расходов в целом на предприятии.
Эффективная организация бизнес-процессов помогает снизить особый
вид издержек, которые трудно оценить, но величина их может быть настолько
велика, что повлияет на прибыль предприятия. Речь идет о «транзакционных
издержках», которые возникают из-за плохой организации взаимодействия
компании с внешней средой, из-за некачественной организации бизнес-
процессов внутри компании. При этом, некоторые параметры эффективности
предприятия, которые непосредственно связанны с внедрением
автоматизированный системы, все же можно просчитать. Например,
блокирование ненужных закупок (что как раз и имеет место в ООО Аврора-
Омск) приводит к освобождению дополнительных высоколиквидных
оборотных средств
Учитывая все плюсы и минусы, ряд консалтинговых фирм объединили
статистические данные прибыльности автоматизации по средним показателям,
используя показатели «некоторой усредненной мощности».
Экономическая оценка основывается на соотношении результатов и
вовлеченных ресурсов. Данный показатель представляет собой отношение
чистой прибыли к сумме инвестиций за период владения активом. При этом
под чистой прибылью понимают все поступившие в результате инвестиций
73
доходы (в том числе разность между конечной стоимостью актива и суммой
инвестиций).
Для проведения полноценного инвестиционного анализа, согласно
основам теории оценки проектов, следует также рассматривать не общую
величину затрат на проект (инвестиций) и итоговую величину
«дополнительной» прибыли, а изменение их величины во времени – так
называемую «приведенную стоимость». Однако поскольку погрешности в
статистике гораздо выше поправок на дисконтирование стоимости денег, то эти
коэффициенты здесь учитывать не будем.
Сложность заключается в том, что в качестве доходов в данном случае
требуется получить оценку «дополнительной» прибыли, а не общей прибыли
предприятия, на котором осуществляется внедрение. При этом предполагается,
что «дополнительная» прибыль будет образовываться с ростом эффективности
деятельности предприятия, обусловленном именно внедрением новой системы.
В ходе исследования более двухсот компаний, завершивших внедрения
систем, поддерживающих методологию MRP II, группой консультантов были
получены следующие результаты.
Таблица 23
Статистические данные использования АСУП в Российских
компаниях на 01.01.2016 года, %
Показатель
Средний
результат
Лучший
результат
1
2
3
Снижение уровня запасов
17
25
Повышение производительности
16
28
Снижение себестоимости закупаемых материалов
7
11
Снижение общей величины дебиторской
задолженности
8
13
Снижение величины «необоснованной» дебиторской
задолженности
63
78
Увеличение кредиторской задолженности за счет
«разрешенной»
5
9
На основе рассмотренных статистических данных можно составить
таблицу ожидаемых улучшений финансовых показателей в результате
предполагаемого проекта внедрения автоматизации.
74
Таблица 24
Предполагаемые значения прогнозных показателей при
внедрении предприятием АСУП бюджетирование
Показатель
Фактические
показатели
2016 г., тыс.
руб.
Прогнозные показатели на 2017 г.
Минимальное
значение (гр. 2 -
(гр.3 - гр.2)
таблицы 23)
Максимальное
значение
прогноза (графа
2 таблицы 23)
1
2
3
4
Снижение уровня
запасов
19 315
9%
17 577
17%
16 031
Снижение
себестоимости
закупаемых материалов
24 660
3%
23 920
7%
22 934
Снижение общей
величины дебиторской
задолженности
10 353
3%
10 042
8%
9 525
Снижение величины
«необоснованной»
дебиторской
задолженности
2 303
48%
1 198
63%
852
Увеличение
кредиторской
задолженности за счет
«разрешенной»
26 491
1%
26 226
5%
25 166
Далее, при умножении процента на показатели оборота конкретного
предприятия, можно получить прогноз дополнительной прибыли от проекта в
стоимостном выражении. Соответственно, эффективность будет определена как
отношение всех затрат на проект к общей сумме дополнительной прибыли.
Важно учесть, что рассмотренные выше эффекты внедрения проявятся
не мгновенно после запуска системы в эксплуатацию, а будут нарастать до
ожидаемых величин в течение некоторого периода времени (не менее полугода,
а иногда – существенно дольше).
При анализе целесообразности внедрения новой системы надо также
учитывать скрытые эффекты, которые вообще не поддаются формальной
оценке в стоимостном выражении. Например, к таким эффектам могут
относиться появление расширенных возможностей для аналитической
деятельности менеджеров, позволяющих достаточно быстро получать
требуемую информацию в удобном для анализа виде.
75
В результате такой деятельности появляются различные стратегические
и тактические методы, воплощение которых может вывести компанию на
принципиально новый качественный уровень.
Рассчитаем экономический эффект от внедрения автоматизации.
Экономический эффект рассчитывается исходя из расходов на
внедрение программы, обучения персонала и степени ускорения бизнес
процессов.
Все расходы будут осуществляться за счет собственных средств
предприятия. Первым этапом будет являться покупка лицензии на пользование
программой. На втором этапе каждому подразделению необходимо определить
перечень базовых показателей, которые будут закладываться при базовых
настройках. На реализацию утверждения базовых показателей бюджетирования
необходимо около месяца, поскольку эти показатели должны быть
согласованы.
Последней стадией внедрения является обучение персонала, которое
будет проводиться посредством организации небольших семинаров.
Конкретных доходов данная программа не принесет, но впоследствии поможет
снизить расходы и повысить контроль над основными показателями.
Затраты на внедрение программы представлены в таблице 25.
Таблица 25
Затраты на внедрение программы
Затраты
Расчет
1
2
Установка контента из расчета на 1 рабочее
место составит 500 рублей
500*7 раб. мест =35 тыс. руб.
Покупка лицензии на использование
программы
50 тыс. рублей
Обучение специалистов навыкам обращения
(оплата семинаров для специалистов)
10 тыс. рублей
Итого расходов на внедрение программы
95 тыс. рублей.
Данные затраты отразятся в бюджете доходов и расходов в разделе
неосновных расходов. Данный вид расхода является разовым, поэтому данный
вид расхода можно смело отнести к разряду управленческих
76
(административных). Таким образом, в 2017 году административные расходы
увеличатся на 95 тыс. руб.
Использование поправочных коэффициентов позволит заложить заранее
непредвиденные расходы в бюджеты производства. Это повлияет в первую
очередь на себестоимость закупки материалов. В тех случаях, когда
предприятие вынуждено докупать необходимые для производства
комплектующие и материалы, себестоимость продукции значительно
возрастает, а соответственно прибыль снижается. Данный метод позволит
производить закупки материалов заранее и тем самым снизить себестоимость
продукции в первую очередь за счет транспортных расходов.
Себестоимость реализованной продукции составила в 2016 году – 24660
тыс. рублей. Если вычесть затраты на дополнительную доставку материалов, то
себестоимость снизится до 1 900 тыс. рублей. Таким образом, выручка от
реализации продукции в 2017 году должна составить 32 790 тыс. рублей.
Далее составим прогнозный баланс доходов и расходов на 2017 год.
Таблица 26
Прогнозный бюджет доходов и расходов
ООО Аврора-Омск на 2017 год
Наименование
статьи
2016
Факт
Прогноз на 2017 г.
Расчет (основа таблица 11)
тыс.
руб.
1
2
3
4
Выручка от
реализации товаров,
работ, услуг, в т.ч.:
29 280
Увеличение выручки за счет
сокращения необоснованной
дебиторской задолженности (8%)
и увеличения производительности
(16%)
29280+(29280*24%)
36 307
Прямые расходы
18 660
18660-(18660*7%)
17 354
Общехозяйственные
6 000
6000-(6000*7%)+ 95 на
реализацию автоматизации
5 675
Валовая прибыль
4620
36307-17354-5675
13 278
Налог на прибыль
924
13278*20%
2 656
Чистая прибыль
(убыток)
3 696
13278-2656
10 622