52
При проверке выявлено, что материально-ответственным лицом при
осуществлении ремонтов, является механик, который получает необходимые
запчасти со складов и контролирует их расход в соответствии с дефектными
ведомостями. С ним заключен договор о материальной ответственности,
который им подписан. Также имеются договора о материальной
ответственности с кладовщиками складов. Отпуск запчастей и автошин
осуществляется с двух складов. Один склад – это помещение для
складирования автошин, сдаваемое в конце смены под сигнализацию для
охраны.
Другой склад – ангарного типа, где хранятся запчасти.
При оценке порядка отпуска запчастей и автошин проверены
документы, имеющиеся на руках у материально-ответственных лиц на
наличие необходимых реквизитов. У механика и на складе имеются лимитно-
заборные карты, тут нарушений не выявлено – есть подписи главного
бухгалтера по установлению лимита и подписи главного механика. По
каждому отпуску на складе в лимитно-заборной карте имеется подпись
механика, у механика подпись заведующего складом.
На следующем этапе исследуются и проверяются документы, которые
уже имеются в бухгалтерии и проведены в бухгалтерских регистрах. Это, по-
прежнему, лимитно-заборные карты, требования-накладные, акты дефектных
ведомостей. Проверяют их по всем необходимым пунктам заполнения.
Для проверки берутся выборочно документы за сентябрь 2015 года.
Проверяется соответствие списания запчастей дефектным ведомостям, а
списание ГСМ утвержденным нормам расхода в соответствии с отраженным
в путевых листах пробегом.
По утвержденным нормам списания ГСМ имеется приказ, с которым
ознакомлены работники учетной службы и работники производственных
подразделений.
В таблице 3.9 приведены документы, в которых выявлены нарушения.
Таблица 3.9
53
Нарушения по заполнению обязательных реквизитов первичных
документов
Вид документа
Номер и дата
Вид нарушения
Лимитно-заборная карта на
аккумуляторы
№10 от 30.09.16 г.
Нет подписи главного
механика
Требование-накладная на
отпуск автошин
№24 от 15.09.16 г.
Нет подписи заведующего
складом
Дефектная ведомость по а/м
Volvo гос.№ О452СУ за
сентябрь
№105 от 05.09.16 г.
Не утверждена главным
механиком
Также необходимо провести проверку соблюдения норм при списании
нормируемых МПЗ, а именно ГСМ, автошин. Для этого необходимо сверить
утвержденные нормы и фактическое списание МПЗ.
Составляется таблица 3.10 с указанием выявленных нарушений.
Таблица 3.10
Нарушения в списании нормируемых МПЗ
Документ по
списанию
Номер и
дата
документа
Вид
ресурса
По норме
Фактически
Вид
нарушения
1
Материальный
отчет
№46 от
04.09.16 г.
235/40 R18
-
6
Несоблюде-
ние норм
пробега
2
Акт по
списанию
моторного
масла
№66 от
05.09.16 г.
Лукойл
10W/40
2,25
2,253
Несоблюде-
ние норм
К материальному отчету с отклонением в списании норм по пробегу
приложена объяснительная механика о преждевременном уменьшении
протектора и выписанным предписанием дорожной автоинспекции.
Объяснительная завизирована главным механиком и главным бухгалтером.
По перерасходу моторного масла поясняющих документов не
приложено. Сделаем расчет суммы увеличения МПЗ из-за несоблюдения
норм расхода:
(2,253л-2,25л) * 163,4 руб. = 0,49 руб.
Данная сумма не превышает приемлемый уровень существенности.
54
На следующем этапе проверки определяется правильность оценки МПЗ
при списании в производство. Рассматриваем учетную политику, где
устанавливается списание МПЗ по средней себестоимости, и сверяем с
бухгалтерскими регистрами. Стоимость списания формируется
автоматически в программе 1С: Бухгалтерия, где установлен порядок
списания программой. Распечатываются данные по аналитическому учету по
остаткам и движению дизельного топлива на списание в производство.
Движение дизельного топлива отражается в оборотно-сальдовой ведомости
(ОСВ), фрагмент которой представлен в таблице 3.11.
Таблица 3.11
Фрагмент ОСВ по дизельному топливу за сентябрь 2016 года
Субконто
Сальдо на начало
периода
Обороты за период
Сальдо на конец
периода
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Дизельное
топливо
(летнее)
9308,60
366 278,62
365 753,84
9 833,38
Кол-во
305,100
12005,000
11988,000
322,100
Итого
развернутое
9308,60
9 833,38
Итого
9308,60
366 278,62
365 753,84
9 833,38
Проверим цену списания дизельного топлива. Средняя цена
определяется делением стоимости остатка на момент списания на количество
материала, в нашем случае на момент списания общая стоимость дизельного
топлива равнялась:
9308,6руб. +366278,62руб. =375587,22руб.
Количество дизельного топлива составляло – 305,1+12005,0 =12310,1 л
Следовательно, средняя цена составляла:
375587,22 руб./12310,1 л = 30,51руб.
То есть стоимость списания дизельного топлива в количестве 11988 л
должна составить:
30,51руб. *11988 л =365753,88 руб.
55
Разница с суммой, указанной в программном отчете составляет
365753,88руб. – 365753,84руб. = 0,04 руб.
Такая разница допустима, что объясняется большей точностью
компьютерного расчета и округлением до тысячных в проведенном расчете.
При выборочной проверке порядка оценки МПЗ при списании
нарушений не выявлено. Следующим этапом аудита, используя процедуру
прослеживания, была проверка правильности корреспонденции счетов при
списании МПЗ.
Для этого рассматриваются первичные документы, материальные
отчеты, путевые листы, дефектные ведомости и сравниваем
корреспонденцию счетов при внесении данных из этих документов в
регистры бухгалтерского учета.
При сплошной проверке документов за сентябрь 2015 года выявлена
только одна некорректная проводка, что отражено в таблице 3.12.
Таблица 3.12
Нарушение в корреспонденции счетов
Наименование операции
Проводка согласно требований
бухгалтерского учета
Фактически
оформлено
Списание ГСМ для автомобиля,
используемого зам. директора по
экономике и финансам
Дт 26 – Кт 10
Дт 20 – Кт 10
При проведении данной операции затраты по списанию ГСМ для
легкового автомобиля, используемого заместителем директора по
экономике и финансам (работником АУП), должны быть отнесены на
общехозяйственные расходы, а не на основное производство. Фактически же
сделана некорректная проводка и эти затраты напрямую отнесены на затраты
по выпуску продукции.
Найдено двойное нарушение – некорректная проводка и неправильное
отнесение затрат на себестоимость продукции.
56
3.3. Предложения по совершенствованию организации бухгалтерского
учета материально - производственных запасов в организации
Полученные при проверке данные о нарушениях, можно
охарактеризовать как несущественные нарушения, не превышающие
установленный уровень существенности, а именно:
в некоторых документах, по которым осуществляется учет
материальных затрат на производство, есть нарушения в оформлении
обязательных реквизитов, а именно, отсутствуют все необходимые
подписи ответственных лиц;
обнаружены случаи отклонений от норм при списании нормируемых
МПЗ, но имеются объяснения материально-ответственных лиц;
выявлена некорректная проводка по списанию материалов,
выполнение которой привело соответственно к нарушению в порядке
отнесения затрат на себестоимость.
Выявленные ошибки приведены в таблице 3.13.
Документами не подтверждены ошибки, которые могут повлечь
исправление бухгалтерской отчетности из-за неверного списания МПЗ
(отмечался положительный ответ о списании ГСМ сверх утвержденных
норм). С учетом выявленных нарушений можно рекомендовать предприятию
в качестве совершенствования учета МПЗ ряд мероприятий.
Таблица 3.13
Выявленные нарушения в учете МПЗ и рекомендации по их
исправлению
Отчетность, документ
Изменение
(+,-)
Замечание
Рекомендации
Лимитно-заборная карта
№10 от 30.09.16 г. на
аккумуляторы
-
Нет подписи главного
механика
Проставить подпись
Требование-накладная №24
от 15.09.16 г. на отпуск
автошин
-
Нет подписи зав.
складом
Проставить подпись
57
Дефектная ведомость по
автомобилю Volvo гос.№
О452СУ №105 от 05.09.16 г.
-
Не утверждена главным
механиком
Проставить подпись
Акт по списанию моторного
масла №66 от 05.09.2016 г.
+0,49 руб.
Превышение
утвержденных норм
расхода
Выполнить
корректирующую
проводку
Дт 20 Кт 10 (сторно)
Дт 91 Кт 10
Списание ГСМ для
автомобиля, используемого
заместителя директора по
экономике и финансам
-
Некорректная проводка
по списанию
материалов:
Дт 20 Кт 10
Списание материалов
на общехозяйственные
расходы:
Дт 26 Кт 10
Для исключения превышения норм расхода материальных ресурсов,
что ведет к росту себестоимости продукции и ухудшению финансового
состояния предприятия, необходимо проводить регулярные инвентаризации,
чтобы контролировать возможные отклонения в расходах в процессе
осуществления деятельности, а не по итогам отчетного периода.
Также, для подтверждения обоснованности осуществляемых расходов,
необходимо организовать проверку документов на оформление в
соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов. До
сведения всех ответственных лиц в официальном порядке доводятся правила
оформления первичных документов и сроки предоставления данных
документов в бухгалтерию.
Можно также предложить программу организации внутреннего
контроля по учету МПЗ (таблица 3.14).
Таблица 3.14
Программа внутреннего контроля по учету МПЗ
№
п/п
Вопросы проверки
Сроки проведения
Кто проверяет
1.
Контроль условий, обеспечивающих сохранность МПЗ
1.1.
Контроль за остатками МПЗ в ходе
проведения текущих ремонтов
Внезапная проверка
не менее 1 раза в
месяц
Гл.бухгалтер
1.2.
Контроль за показаниями
измерительных приборов - тахографов
Постоянно
Гл.механик
58
2.
Контроль за соблюдением норм и нормативов
2.1.
Оценка норм расхода топлива,
запчастей при изменении условий
Существенное
изменений условий
производства
Гл.механик
2.2.
Контроль за наличием излишков МПЗ
на производственных участках
Раз в месяц при
внезапной проверке
Гл.бухгалтер
3.
Контроль за использованием материальных ресурсов.
3.1.
Проверка наличия охраны и защиты
производственных помещений во
внерабочее время
ежедневно, по
плану
Гл. бухгалтер,
руководитель
подразделения
3.3.
Проверка целесообразности
расходования ненормируемых МПЗ
систематически по
плану
Зам. гл. бухгалтера,
бухгалтер на участке
«МПЗ»
3.4.
Проверка первичных документов на
наличие обязательных реквизитов,
подписей всех ответственных лиц
ежемесячно
Зам. гл. бухгалтера
3.5.
Проверка обоснованности включения в
себестоимость продукции тех или иных
МПЗ
ежемесячно
Гл.бухгалтер
В целом ведение бухгалтерского учета материальных затрат в ООО
«ВЕКТОР Транс» организовано на должном уровне, но имеются и
недостатки, ликвидировать которые можно усилив внутренний контроль по
учету МПЗ.
Для усиления внутреннего контроля за учетом МПЗ необходимо
внедрит автоматизированную систему Mobile Inform Group, которая
предлагает отечественные разработки в области программного обеспечения и
опыт ведущих мировых производителей оборудования для автоматизации
управления складом и внутреннего контроля за учетом на складе, в том числе
и МПЗ. Внедрение такой программы сокращает количество пересортиц и
недостач; снижает негативное влияние «человеческого фактора» на скорость
и точность выполнения операций; повышает эффективность использования
складских ресурсов (площадей, техники, персонала).
Любая система автоматизации склада состоит из трех взаимосвязанных
частей: профильного программного обеспечения (мобильный клиент, WMS);
аппаратной части (терминалы сбора данных, принтеры этикеток, сканеры
штрих-кодов); инфраструктуры (сервер, беспроводная сеть). В ООО
59
«ВЕКТОР Транс» установлена автоматизированная система складского учета
на базе программы «БАРС–Бюджет», но эта программа не работает
эффективно в вопросах, связанных именно с внутренним контролем за
учетом МПЗ.
ООО «ВЕКТОР Транс» располагает 84 компьютерами.
Как было отмечено выше бухгалтерский учет в ООО «ВЕКТОР Транс»
осуществляется с использованием программы «1С. Бухгалтерия 7.7». Вторая
программа, используемая в ООО «ВЕКТОР Транс», это программа «БАРС–
Бюджет», предназначенная для полной автоматизации бюджетного
(бухгалтерского) учета и организована по модульному типу, такому как
«Персонал», «Бухгалтерия», «Склад».
По своей спецификации эти программы разные и нет возможности
свести в единое целое все информационные материалы, что вызывает
определенные трудности.
В ООО «ВЕКТОР Транс» работает программа мобильный клиент –
надстройка над учетной системой 1С. Бухгалтерия 7.7, автоматизирует
основные складские операции: приемка, отгрузка, инвентаризация, что
позволяет колоссально ускорить инвентаризацию, обеспечить 100%
идентификацию товара и, как следствие, исключить пересорт, недостачу. Но
эта система недостаточно эффективна.
Для полноценного решения, состоящего из серверной части и
прикладного программного обеспечения, предлагаем внедрить WMS, которая
управляет всеми складскими операциями, отражает все процессы и события в
режиме реального времени и позволяет усилить внутренний контроль по
учету МПЗ, исключив влияние человеческого фактора.
В таблице 3.15 сравним существующую программу «Мобильный
клиент», установленную в ООО «ВЕКТОР Транс», и программное
обеспечение WMS, которое мы предлагаем внедрить.
Таблица 3.15
Сравнительные характеристики существующей программы
60
«Мобильный клиент» и программного обеспечения WMS
Мобильный клиент
WMS
Человек управляет процессами: выбирает
задание, выполняет его на свое усмотрение
Прямая зависимость от компетенции и
добросовестности конкретного человека.
Опытные сотрудники на вес золота, т.к.
собирают заказы в разы быстрее
Система управляет процессами: назначает
задание, дает пошаговые команды:
подойди к ячейке – подтверди; возьми
товар – такое-то количество – подтверди;
вплоть до оптимизации маршрута
перемещения по складу. Через 30 мин
новый сотрудник работает наравне со
старыми. Вы всегда знаете, кто и когда
выполнил ту или иную операцию
Человек решает, в какую ячейку положить
товар. Не оптимальное заполнение склада;
нарушения условий хранения, порча
товара: нельзя хранить товар рядом, а
храним; нужно положить в зону с одной
температурой, а кладем в другую и т.д.
Система сама назначает ячейку.
Выбирается оптимальное место хранения
товара, учитывая частоту подходов к
ячейке и оборачиваемость (ABC, XYZ
анализ), соблюдены все условия хранения,
максимально используется объем каждой
ячейки. Позволяет сократить складские
площади или же увеличить объем
продукции
Отчетность и аналитика в рамках
функционала ERP системы. Не влияет на
мотивацию и оптимизацию складских
процессов. Решение нельзя использовать
при оказании логистических услуг
сторонним организациям
Полноценные модули отчетов и
аналитики. Повышение мотивации
персонала (расчет KPI), автоматические
отчеты по контрагентам (биллинг), четкое
разделение собственников на складе без
разделения ячеек хранения
Интегрируется с ERP системой заказчика.
Не влияет на работу с контрагентами
Интеграция с ERP системой заказчика,
возможна интеграция с системами
контрагентов (собственники товара,
интернет-магазины, транспортные
компании и т.д.). Автоматический обмен
данными с контрагентами. Позволяет
автоматизировать и предоставлять
качественные услуги ответственного
хранения, фулфилмента, 3PL оператора
Ограниченность функционала. Система
работает с простыми процессами
(приемка, отгрузка, инвентаризация),
негибкая настройка, сложно адаптируется
под особенности конкретного склада.
Глобальные доработки решения стоят
столько же, сколько внедрение недорогой
WMS.
Богатый функционал: система
автоматизирует все складские операции:
приемка, отгрузка, инвентаризация,
комплектация, упаковка, рекламации,
контроль остатков и т.д., учитывает
особенности работы с каждым
контрагентом (срок годности, упаковка,
комплект документов и т.д.). Система
заточена на работу именно на вашем
складе, с учетом всех особенностей.
Разнообразные сферы внедрения (алко
склады, продуктовые дистрибьюторы,
металлоконструкции, техника, мебель,
строительный инструмент и т.д.) –
большинство задач реализовано, что
позволяет экономить деньги и время на
61
доработки
Также для внедрения WMS программы внутреннего контроля за учетом
МПЗ придется дополнительно приобретать программное обеспечение.
Но есть одна особенность, в операционной системе Linux программа
WMS предлагается как дополнительный бонус, и поставляется совместно с
операционной системой.
Все отделы и структуры ООО «ВЕКТОР Транс», работают с
компьютерным оборудованием, используют операционную систему
Windows.
Каждый год ООО «ВЕКТОР Транс» вынуждено брать в аренду
программное обеспечение компании Microsoft, тем самым, обеспечивая
собственную безопасность, и законность при работе с персональными
данными. В эту позицию входит текущая версия Windows XP Pro.
Ежегодную лицензию ООО «ВЕКТОР Транс» может приобрести не на
все компьютеры, которые подлежат лицензированию. Это связано с
отсутствием денежных средств на этот вид расходов.
Если просчитать те затраты, которые несет ООО «ВЕКТОР Транс» на
лицензирование 10 компьютеров, то они составят (табл. 3.16):
1. за аренду (лицензия) 10 шт. компьютеров = 40 000 рублей
2. за наклейки (GGK – наклейка, которая подтверждает, что
установленная на компьютер операционная система – лицензионная) 10 шт. =
120 000 рублей.
3. приобретение продуктов Windows XP (таблица 11) = 55 790
рублей;
4. затраты по сотрудникам, проводящим установку
дополнительного программного обеспечения: (1 ч* 10 ком. = 10 ч. / /10 ч. *
400 руб. (ср. зарп + ФОТ) на 10 компьютеров = 4 000 рублей
Итого общая сумма затрат составит: 219 790 рублей.
Таблица 3.16