4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................................................ 5
ГЛАВА 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ........................... 7
1.1. Порядок учета расчетов с подотчетными лицами .......................................................................... 7
1.2. Нормативно-правовая база расчетов с подотчетными лицами .................................................... 21
1.3 Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами ................................................... 26
ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ АО «ЛК
«ЕВРОПЛАН» .......................................................................................................................................... 40
2.1 Организационно – экономическая характеристика АО «ЛК «Европлан» .................................... 40
2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в АО «ЛК «Европлан» ................................................... 53
2.3 Аудит и выявленные ошибки учета расчетов с подотчетными лицами в АО «ЛК «Европлан» . 59
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ
ЛИЦАМИ В АО «ЛК «ЕВРОПЛАН» ...................................................................................................... 72
3.1 Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в АО «ЛК
«Европлан» ........................................................................................................................................... 73
3.2 Предложения по совершенствованию аудита расчетов с подотчетными лицами в АО «ЛК
«Европлан» ........................................................................................................................................... 77
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ........................................................................................................................................ 83
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ................................................................................. 86
ПРИЛОЖЕНИЯ ....................................................................................................................................... 91
5
ВВЕДЕНИЕ
Организация грамотного учета расчетов с подотчетными лицами в
современных условиях является весьма актуальной проблемой для многих
предприятий. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у
организаций возникает необходимость приобретения материальных
ценностей, а также различных работ и услуг не только по безналичному
расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях для оплаты указанных
расходов работнику выдаются наличные денежные средства из кассы в виде
подотчетного аванса. Вследствие отсутствия контроля над расчетами с ра-
ботниками по выданным под отчет денежным средствам невнимательного
или небрежного ведения бухгалтерского учета очень часто в организациях
допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что расчеты с подот-
четными лицами всегда сопровождаются риском злоупотреблений со сторо-
ны работников хозяйствующего субъекта, так как связаны с оборотом налич-
ных денежных средств. Именно поэтому в каждой организации функциони-
рование системы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами должно
быть всегда на контроле руководства. Отсутствие текущего контроля над со-
стоянием расчетов с подотчетными лицами, своевременного принятия мер к
взысканию просроченной задолженности неизбежно ведет к тому, что в рас-
поряжении подотчетных лиц достаточно длительный срок находятся весьма
значительные суммы. Поэтому этот участок относится к зоне с повышенным
контрольным риском и ему необходимо уделить особое внимание. Таким об-
разом, все выше сказанное определяет выбор темы выпускной квалификаци-
онной работы, а также её актуальность.
Целью выпускной квалификационной работы являетсяизучение учета
расчетов с подотчетными лицами и разработка рекомендаций по совершен-
ствованию учета и аудита расчетов на данном участке в АО «ЛК «Европлан».
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих
6
задач:
- изучить сущность расчетов с подотчетными лицами;
- изучить нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами;
- изучить бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами;
- раскрыть организационно – экономическую характеристику АО «ЛК
«Европлан»;
- раскрыть учет расчетов с подотчетными лицами в АО «ЛК «Евро-
план»;
- провести аудит расчетов с подотчетными лицами в АО «ЛК «Евро-
план»;
- предложить мероприятия по совершенствованию учета расчетов с
подотчетными лицами в АО «ЛК «Европлан»;
- предложить мероприятия по совершенствованию аудита расчетов с
подотчетными лицами в АО «ЛК «Европлан».
Объектом исследования является АО «ЛК «Европлан».
Предметом исследования является система бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами в АО «ЛК «Европлан».
При написании работы использовались методы исследования такие, как
наблюдение, сравнение, анализ и изучение документации.
Теоретической и методологической основой выпускной квалификаци-
онной работы послужили нормативные и законодательные акты: Федераль-
ный Закон РФ №402 «О бухгалтерском учете», Федеральный Закон РФ №307
«Об аудиторской деятельности», Положение по ведению бухгалтерского уче-
та, а также учебно-методическая и научная литература, статьи в специализи-
рованной российской печати отечественных учёных в области бухгалтер-
ского учёта и аудита.
7
ГЛАВА 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА С
ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1. Порядок учета расчетов с подотчетными лицами
В работе каждого предприятия часто возникает необходимость оплачи-
вать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на дру-
гих предприятиях и в системе розничной торговли за наличный расчет, опла-
чивать расходы по командировкам и т.д. В таких ситуациях работнику пред-
приятия выдаются наличные денежные средства под его ответственность
(под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению руко-
водителя организации.
В под отчет выдаются наличные денежные средства на расходы, свя-
занные с осуществлением деятельности предприятия, в том числе:
- на командировочные расходы;
- представительские расходы;
- хозяйственно-операционные расходы.
Денежные средства под отчет может получить работник, с которым
заключен трудовой договор или физическое лицо, у которого заключен с ор-
ганизацией договор гражданского-правового характера.
Расходоваться денежные средства должны исключительно по назначе-
нию
1
.
Подотчетные средства не относятся к доходам физических лиц - работ-
ников предприятия и не облагаются налогом на доходы физических лиц.
Расходы подотчетного лица, которые были произведены в валюте, под-
лежат пересчету в рубли по курсу Центрального Банка РФ, зафиксированно-
му на дату утверждения авансового отчета
2
.
1
Гетьман, В. Г. Бухгалтерский финансовый учет / В.Г. Гетьман, В.А. Терехова. - М.: Дашков и
Ко, 2017. - 504 c.
2
Папковская, П. Я. Теория бухгалтерского учета / П.Я. Папковская. - М.: Информпресс, 2018. -
264 c.
8
Классификация подотчетных расходов приведена на рисунке 1.
Рисунок 1. Классификация подотчетных расходов
Организация учета расчетов с подотчетными лицами в любой компа-
нии должна включать следующие элементы, представленные на рисунке 2.
Рисунок 2. Основы организации учета расчетов с подотчетными
лицами
9
Согласно порядку ведения кассовых операций в РФ предприятие
должно выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные
расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем предприятия
3
.
Законодательные нормы не устанавливают строгий перечень лиц,
уполномоченных получать наличные средства подотчет. Эта функция остав-
лена на усмотрение собственника и оформляется внутренним приказом.
В приказе (распоряжении) руководителя организации должен быть утвер-
жден перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных
средств под отчет, установлены сроки, на которые выдаются подотчетные
суммы, а также определен порядок представления авансовых отчетов подот-
четными лицами. Кроме того, в приказе можно установить и предельные
суммы выдачи наличных денег под отчет. Как показывает практика, боль-
шинство компаний порядок расчетов с подотчетными лицами закрепляют в
«Положении о расчетах с подотчетными лицами» или в своей учетной поли-
тике
4
.
Перечисленных в приказе сотрудников, получающих наличные денеж-
ные средства под отчет, обязательно нужно ознакомить с утвержденным в
компании порядком выдачи и возврата подотчетных сумм, со сроками предо-
ставления авансовых отчетов и требованиями к подтверждающим докумен-
там.
Отсутствие указанных документов в компании в первую очередь сви-
детельствует о недостаточно эффективной системе внутреннего контроля,
поскольку не позволяет осуществлять должный контроль за движением и ис-
пользованием подотчетных сумм и их целевом использовании
5
.
3
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассо-
вых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индиви-
дуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
4
Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»
5
Гетьман, В. Г. Бухгалтерский финансовый учет / В.Г. Гетьман, В.А. Терехова. - М.: Дашков и
Ко, 2017. - 504 c.
10
Если в компании не определен срок выдачи подотчетных сумм каким-
либо распорядительным документом, тогда, по мнению налоговых органов,
период, на который выданы наличные деньги под отчет, не установлен, а
значит, и расчеты по этим суммам должны быть осуществлены в пределах
одного рабочего дня.
Выдача денежных средств подотчет осуществляется следующими спо-
собами:
- по расходному кассовому ордеру из кассы организации;
- через расчетный счет перечисляются на карту подотчетного лица;
- снимаются с корпоративной карты или оплачиваются ТМЦ, услуги
корпоративной картой.
Следует отметить, что с 19 августа 2017 года благодаря поправкам в
п.6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У обновился список документов
для выдачи аванса под отчет
6
. Теперь обосновать выдачу работнику денеж-
ных средств под отчет разрешено двумя способами:
- издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег
(приказ или распоряжение);
- оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное
руководителем.
То есть, организация самостоятельно в зависимости от ситуации вправе
выбирать основание для выдачи денежных средств.
Форма приказа и заявления произвольные. В них должны содержаться
следующие реквизиты:
- Ф.И.О. подотчетного лица,
- в приказе -номер,
- срок, на который выдаются наличные деньги, назначение расхода,
- подпись руководителя и дата.
6
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассо-
вых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индиви-
дуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
11
За полученные денежные средства подотчетному лицу необходимо от-
читаться, составив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтвер-
ждающие расходы. К оправдательным документам в данном случае относят-
ся: товарные чеки, кассовые чеки, проездные билеты и т.д. Авансовый отчет -
это первичный документ, который подтверждает израсходованные денежные
средства подотчетными лицами. Форма авансового отчета относится к уни-
фицированным и представлена формой АО-1 «Авансовый отчет». Кроме то-
го, постановлением Госкомстата от 01.08.2001 г. № 55 утверждены Указания
по применению и заполнению унифицированной формы № ОА-1 «Авансо-
вый отчет». Организация может самостоятельно установить форму авансово-
го отчета, взяв за основу унифицированную форму, добавив нужные строки и
закрепив бланк в учетной политике.
Следует учитывать, что к работе с документом могут привлекаться ра-
ботники, не имеющие навыков обращения с документами по подотчетным
выплатам, поэтому образец заполнения авансового отчета должен находиться
в открытом доступе – на доске с образцами документов
7
.
Приняв от работника авансовый отчет, бухгалтер ставит свою подпись,
что отчет принят на проверку со всеми документами.
Сдать авансовый отчет об израсходованной сумме и прилагаемые к
нему подтверждающие финансовые документы, а также остаток авансовой
суммы (если таковой имеется) работник обязан в течение 3-х рабочих дней:
с момента окончания срока подотчетного периода,
с момента возвращения из командировки.
Если подотчетное лицо по уважительным причинам (отпуск, болезнь и т.п.)
не может представить в установленный срок отчет, то срок предоставления
отчета продлевается до того дня, когда работник приступит к работе.
После того, как подотчетное лицо подготовит и сдаст отчет с оправда-
тельными документами, бухгалтер проверяет правильность оформления до-
7
Чая, В. Т. Бухгалтерский учет / В.Т. Чая, О.В. Латыпова. - М.: КноРус, 2017. - 520 c.
12
кументов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации,
после чего принимается к учету.
На основании утвержденного отчета с работником должен быть произ-
веден окончательный расчет. Неиспользованный остаток денежных средств
вносится подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому
ордеру либо перечисляется на расчетный счет организации (в случае получе-
ния денежных средств под отчет в безналичной форме либо с использовани-
ем корпоративной банковской карты). Перерасход денежных средств по от-
чету выплачивается подотчетному лицу из кассы организации или перечис-
ляется на зарплатную карту работнику.
Авансовые отчеты, оформленные с нарушениями установленных зако-
нодательством требований, к учету приниматься не должны. По решению
руководителя данные расходы могут быть отнесены на финансовый резуль-
тат организации. В этом случае сумма данного расхода считается не под-
твержденной и должна быть включена в совокупный облагаемый доход ра-
ботника с удержанием налога на доходы физических лиц и начислением
страховых взносов.
Как показывает практика, нарушения требований по оформлению
авансовых отчетов чаще всего сводятся к следующему
8
:
авансовые отчеты не утверждаются руководителем компании;
не все произведенные расходы, принятые к учету по авансовым
отчетам, подтверждены оправдательными документами (квитанциями, чека-
ми контрольно-кассовой техники, товарными чеками, транспортными доку-
ментами, командировочными удостоверениями и другими документами);
в авансовых отчетах нет подписей подотчетных лиц;
8
Потапова, Е. А. Бухгалтерский учет. Конспект лекций: моногр. / Е.А. Потапова. - М.: Про-
спект, 2018. - 144 c.
13
подтверждающие документы, прилагаемые к авансовому отчету
(кассовые и (или) товарные чеки), не соответствуют требованиям российско-
го законодательства (например, не содержат подробной расшифровки о при-
обретенных материальных ценностях);
списание сумм, выданных работникам под отчет, производится
по расходным кассовым ордерам без оформления авансовых отчетов.
Внутриорганизационный контроль расчетов с подотчетными лицами
включает в себя: утвержденный список сотрудников, имеющих право на по-
лучение подотчетных денежных средств, утвержденный порядок подачи за-
явлений на выдачу денежных средств с указанием цели такой выдачи, со-
блюдение сотрудниками организации установленных сроков отчета по вы-
данным суммам и сроков возврата остатка средств, отсутствие просроченной
задолженности по подотчетным средствам, ведение аналитического учета
командировочных и представительских расходов, предоставление необходи-
мых подтверждающих документов к авансовым отчетам, визирование аван-
совых отчетов
9
.
В процессе своей деятельности многие организации и индивидуальные
предприниматели сталкиваются с необходимостью направлять своих работ-
ников за пределы организации с целью выполнения задания руководства
компании. Такая поездка называется командировкой.
Направляя работника в командировку, работодатель обязан возместить
работнику расходы, связанные с выполнением задания. Согласно Трудового
кодекса в ч.1 ст.168 работодатель возмещает работнику следующие обяза-
тельные расходы в командировке:
транспортные расходы работника (оплатить проезд к месту прибытия и
обратно на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за
бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);
9
Сацук, Т. П. Бухгалтерский финансовый учет и отчетность. Учебное пособие / Т.П. Сацук, И.А.
Полякова, О.С. Ростовцева. - М.: КноРус, 2017. - 280 c.