64
подотчетными лицами
Организации синтетического учета расчетов с
подотчетными лицами
20.02.2020
Проверка правильности заполнения авансового
отчета
21.02.2020
Соответствие направлению расходования подот-
четных сумм, целям, на которые они были выда-
ны
22.02 - 23.02.2020
Проверка обоснованности выдачи денежных
средств под отчет на предмет наличия отчета о
ранее выданных
24.02 - 25.02.2020
Проверка полноты и своевременности возврата
подотчетных сумм
24.02 - 25.02.2020
Оформление результатов проверки
26.02 - 27.02.2020
На основе разработанной программы проведем аудит расчетов с
подотчетными лицами АО «ЛК «Европлан».
Проанализируем положения, утвержденные в учетной политике
организации на соответствие требованиям законодательным актам.
Таблица 13
Рабочий документ «Тестирование учетной политики АО «ЛК «Ев-
роплан»
Содержание положения учетной политики
Соответствие
требованиям
законодатель-
ных актов
Примеч.
1
2
3
Порядок выдачи денежных средств регламенти-
руется Указание Банка России от 11.03.2014
№3210-У «О порядке ведения кассовых опера-
ций юридическими лицами и упрощенном поряд-
ке ведения кассовых операций индивидуальны-
ми предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства»
Соответствует
-
Выдача денежных средств оформляется расход-
ным кассовым ордером/платежным поручением
Соответствует
-
Выдача денежных средств производится на ос-
нове письменного заявления подотчетного лица,
которое составляется в произвольной форме
Соответствует
-
Обязательная информация содержащаяся в за-
явлении: сумма подотчетных средств, срок на
который выдается, дата, подпись руководителя
Соответствует
-
Подотчетное лицо обязано в срок, не более трех
рабочих дней, после истечения срока, на кото-
Соответствует
-
65
рый были выданы данные наличные денежные
средства подотчет, или со дня выхода на работу,
предъявить в бухгалтерию авансовый отчет при-
ложениям всех подтверждающих документов
Авансовый отчет утверждается руководителем
организации
Соответствует
-
Таким образом, положения учетной политики АО «ЛК «Европлан» в
полном объеме соответствуют требованиям законодательных актов.
В таблице 14 проведем сверку подотчетных лиц штату работников АО
«ЛК «Европлан».
Таблица 14
Рабочий документ «Проверка наличия подотчетных лиц в штате
АО «ЛК «Европлан»
ФИО
Табельный но-
мер
Отметка аудитора
1
2
3
Ходосова Л.В.
01
Состоит в штате
1
2
3
Щетинин Д.В
05
Состоит в штате
Бакулин М.М
07
Состоит в штате
Москвитин М.С
09
Состоит в штате
По результатам проверки замечаний не выявлено.
На следующем этапе проведем проверку соответствия лиц, получаю-
щих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы,
списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предпри-
ятия (табл. 15).
Таблица 15
Рабочий документ «Проверка наличия приказов» в АО «ЛК
«Европлан»
Название
документа
Дата, номер
Комментарий
Приказ
генерального
директора
от 25.12.2019
г. № 201
утвержден список лиц, имеющих право
получения наличных денежных средств на
хозяйственные расходы в 2020 году
Приказ
генерального
директора
от
25.12.2019г.
№ 202
установлены сроки отчета: по
командировочным расходам - 3 (три) рабочих
дня после возвращения из командировки; по
хозяйственным расходам – 3 дня
Приказ
генерального
директора
от
25.12.2019г.
№ 203
установлен срок отчета по заграничным
командировкам – 3 дня после возвращения из
командировки
66
Выборочной проверкой авансовых отчетов в АО «ЛК «Европлан»
установлены случаи выдачи подотчетных сумм сотрудникам, не включенным
в списки. Авансовый отчет № 134 от 28.05.2019 Мосиной В.М. Рекомендуем
дополнить список работников, получающих подотчетные суммы.
Проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм
целям, на которые они были выданы представлена в таблице 16.
Таблица 16
Рабочий документ «Проверка соответствия фактического расхо-
да подотчетных сумм целям, на которые они были выданы» в АО
«ЛК «Европлан»
Показатель
По данным
организации
По данным
аудитора
Примечания
На хозяйственные нужды
соответствует
Соответствует
Отклонений не
выявлено
На командировочные расхо-
ды
соответствует
Соответствует
На оплату представительских
расходов
соответствует
Соответствует
Таким образом, как показывают данные проверки, все подотчетные
суммы расходуются на нужды, на которые они выданы. Вторым этапом про-
верки согласно программе, является проверка командировочных расходов.
На первом этапе проводилась проверка полноты оправдательных
документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам (табл.17).
По результатам проверки установлено, что расчеты с подотчетными
лицами оформляются всеми необходимыми первичными документами.
Таблица 17
Рабочий документ «Проверка документального оформления
расчетов с подотчетными лицами» в АО «ЛК «Европлан»
Показатель
По данным органи-
зации
По данным аудитора
Примечания
Выдача денежных
средств под отчет
Расходный кассовый
ордер, платежное по-
ручение
Расходный кассовый ор-
дер, платежное поруче-
ние
Отклонений
не выявлено
Утверждение под-
отчетных сумм
Авансовый отчет
Авансовый отчет
-
Возврат неисполь-
зованных подот-
четных сумм
Приходный кассовый
ордер, платежное по-
ручение, справка на
удержание из заработ-
ной платы
Приходный кассовый
ордер, платежное пору-
чение, справка на удер-
жание из заработной
платы
-
67
Выдача перерасхо-
да по подотчетным
сумма
Расходный кассовый
ордер, платежное по-
ручение
Расходный кассовый ор-
дер, платежное поруче-
ние
-
Командировочные
расходы
приказ (распоряжение)
о направлении работ-
ника в командировку;
служебное задание
приказ (распоряжение) о
направлении работника в
командировку; служеб-
ное задание
-
На следующем этапе проведена проверка наличия соответствующе
оформленных приказов о направлении работников в командировку. Нару-
шений не выявлено. При проведении проверки приказа о расчетах с подот-
четными лицами преследовали следующую цель: проверка структуры прика-
за, наличие всех необходимых элементов (перечень должностных лиц, сроки
выдачи аванса, предельные размеры). В приказе о расчетах с подотчетными
лицами отражена необходимая информация (табл. 18).
Таблица 18
Рабочий документ «Проверка приказа о расчетах с подотчетными
лицами» АО «ЛК «Европлан»
Показатель
По данным
организации
По дан-
ным
аудитора
Примечания
перечень должностных лиц, име-
ющих право получать денежные
средства под отчет на хозяй-
ственные, канцелярские, пред-
ставительские и иные расходы
Отражено
отражено
Отклонений
не выявлено
срок, на который выдаются де-
нежные средства под отчет
Отражено
отражено
Отклонений
не выявлено
предельный размер подотчетных
сумм
Отражено
отражено
Отклонений
не выявлено
Таким образом, как видно из результатов проверки приказ отражает
расчеты с подотчетными лицами АО «ЛК «Европлан» во всех существенных
отношениях.
Далее проведем сверку сроков выдачи денежных средств подотчет и
представления авансовых отчетов в бухгалтерию в таблице 19.
Таблица 19
68
Рабочий документ «Сверка сроков представления авансовых от-
четов» в АО «ЛК «Европлан»
ФИО подотчетного лица
Дата вы-
дачи де-
нежных
средств
подотчет
Дата предо-
ставления
авансового от-
чета
Нарушения
Бакулин М.М
20.03.2019
22.03.2019
Нет
Симонов Н.Ю
27.06.2019
31.06.2019
Нет
Пак А.А
15.03.2019
05.04.2019
Да
Таким образом, сверка сроков представления авансовых отчетов в АО
«ЛК «Европлан» выявлено нарушение сроков.
Далее проведем проверку правильности отражения командировочных
расходов в учете АО «ЛК «Европлан». В таблице 20 отражены результаты.
Таблица 20
Рабочий документ «Проверка правильности отражения в учете
операций по учету расчетов с подотчетными лицами» в АО «ЛК
«Европлан» по командировочным расходам
Содержание опера-
ции
По данным
организации
По дан-
ным
аудитора
По дан-
ным ор-
ганиза-
ции
По дан-
ным
аудитора
Дт
Кт
Дт
Кт
1
2
3
4
5
6
7
Выдано под отчет Си-
монову Н.Ю. на коман-
дировочные расходы
71
50
71
50
10800
10800
Отражены расходы:
на проезд
26
71
26
71
5800
5800
на жилье
26
71
26
71
4100
4100
НДС по жилью
19
71
19
71
738
738
Суточные
26
71
26
71
2800
2800
Выдан из кассы пере-
расход подотчетных
сумм
71
50
71
50
1900
1900
Таким образом, в АО «ЛК «Европлан» операции по учету расчетов с
подотчетными лицами производятся в соответствии с действующим
законодательством и оформляются необходимыми первичными учетными
документами.
Третьим этапом проверки согласно программе, является проверка
69
хозяйственных расходов. На первом этапе проведем проверку соответствия
фактических расходов понятию хозяйственных расходов.
В авансовом отчете менеджера АО «ЛК «Европлан» отражены расходы
по фотопечати. Расходы в сумме 2400 руб. признаны в составе расходов по
обычным видам деятельности. Отсутствие корректно оформленных
первичных документов не позволяет определить назначение осуществленной
фотопечати и статью расходов организации, по которой должна быть
отражена соответствующая сумма расходов.
Последним этапом проверки расчетов с подотчетными лицами АО «ЛК
«Европлан» является проверка полноты и своевременности возврата
подотчетных сумм. Согласно программе аудита, на данном этапе необходимо
уделить особое внимание проверке своевременности и полноты возврата
неизрасходованных средств в кассу.
Рассмотрим порядок отражения на счетах бухгалтерского учета АО
«ЛК «Европлан» операций по приобретению подотчетными лицами
материальных ценностей.
В июне 2019 г. Ходосова Л.В подала заявление в бухгалтерию АО «ЛК
«Европлан» на приобретение товарно-материальных ценностей. С разреше-
ния руководителя АО «ЛК «Европлан» из кассы была выдана сумма 2000
рублей. 29.06.2019 г. Ходосова Л.В предоставила авансовый отчет в бухгал-
терию АО «ЛК «Европлан».
Далее проведем проверку правильности отражения в учете расчетов с
подотчетными лицами по хозяйственным расходам (табл. 21).
Таблица 21
Рабочий документ «Проверка правильности отражения в АО «ЛК
«Европлан» расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным
расходам»
Содержание
факта хозяй-
ственной
жизни
По данным бухгалтер-
ского учета
По данным аудитора
Приме-
чание
Дт
Кт
сумма
Дт
Кт
Сумма
1
2
3
4
5
6
7
8
Выдано в под-
отчет Ходосо-
71.01
50.01
2000,00
71.01
50.01
2000,00
откло-
нений
70
вой Л.В на
приобретение
ТМЦ
не вы-
явлено
Отражены
расходы по
купленным
ТМЦ
10.06
71.01
31,00
10.06
71.01
31,00
откло-
нений
не вы-
явлено
Отражены
расходы по
купленным
ТМЦ
10.06
71.01
27,00
10.06
71.01
27,00
откло-
нений
не вы-
явлено
Отражены
расходы по
купленным
ТМЦ
10.06
71.01
30,00
10.06
71.01
30,00
откло-
нений
не вы-
явлено
Отражены
расходы по
купленным
ТМЦ
10.06
71.01
22,00
10.06
71.01
22,00
откло-
нений
не вы-
явлено
Отражены
расходы по
купленным
ТМЦ
10.06
71.01
92,00
10.06
71.01
92,00
откло-
нений
не вы-
явлено
Цель процедуры – проверка отражения в учете корреспонденции счетов
по учету расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам. Ре-
зультаты проверки указывают, что расчеты с подотчетными лицами по хо-
зяйственным расходам отражены в учете АО «ЛК «Европлан» без наруше-
ний.
По результатам проведенного тестирования системы бухгалтерского
учета расчётов с подотчетными лицами АО «ЛК «Европлан» находится на
высоком уровне. В АО «ЛК «Европлан» отсутствуют критические области
учета. Основные принципы ведения бухгалтерского учета согласно законода-
тельству РФ соблюдены.
Проанализировав расчеты с подотчетными лицами в АО «ЛК «Евро-
план», можно сказать, что все авансовые отчеты оформлены в соответствии с
требованиями, установленными законодательством (Федеральный закон «О
бухгалтерском учете»), также положительным моментом является и то, что
денежные средства выдавались на основании служебной записки, подписан-
71
ной уполномоченным лицом или распоряжения руководителя. Все расходы
подтверждены документально. Однако, выявлены и нарушения, такие как:
- отнесение расходов по документам, не соответствующим
требованиям действующего законодательства (Положение по
бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации).
- не своевременное предоставление авансового отчета в бухгалтерию
АО «ЛК «Европлан».
Таким образом, применение указанных аудиторских процедур, по
существу, не выявило значительных нарушений действующего
законодательства в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами.
По данным анализа финансовых результатов АО «ЛК «Европлан»
чистая прибыль за временной период 2018 – 2019 гг. значительно
увеличивается, так в 2019 году она возросла на 75,82%, что в денежном
выражении составило 2 325 515 тыс. рублей. Общая стоимость имущества
АО «ЛК «Европлан» за период 2018-2019 гг. увеличилась на 24 834 898 тыс.
руб. Сумма источников имущества (пассивов) также, как и стоимость
активов АО «ЛК «Европлан», увеличилась на 24,53%.
В процессе финансово - хозяйственной деятельности в АО «ЛК
«Европлан» возникает потребность использовать наличные денежные
средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств
на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в
других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ,
оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в АО «ЛК «Европлан»
осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Аудит расчетов с подотчетными лицами в АО «ЛК «Европлан».
проведен согласно программе аудиторской проверки. Аудит был проведен на
выборочной основе. Применение указанных аудиторских процедур не
72
выявило существенных нарушений действующего законодательства,
искажающих бухгалтерскую отчетность АО «ЛК «Европлан».
73
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА И АУДИТА
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В АО «ЛК «ЕВ-
РОПЛАН»
3.1 Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подот-
четными лицами в АО «ЛК «Европлан»
Каждый работодатель стремится контролировать деятельность сотруд-
ников, которые распоряжаются денежными средствами организации, для
этого нужно разработать «Положение о порядке расчетов с подотчетными
лицами в АО «ЛК «Европлан»» и ознакомить с ним всех участников процес-
са.
Чтобы упростить работу бухгалтера и иметь обоснование на учет хо-
зяйственных операций, в положении нужно оговорить сроки, на которые мо-
гут выдаваться подотчетные средства, а при необходимости - лимит денеж-
ных средств на определенные цели. Необходимо также разработать правила
составления авансовых отчетов, порядок, сроки их проверки и утверждения.
В случае необходимости выдачи подотчетных денег сотруднику безна-
личным путем в положение также нужно включить эту возможность подот-
чета и описать ее порядок. Рекомендуется описать, что для получения подот-
чета на карту сотрудник должен оформить заявление на имя руководителя с
указанием данных карты.
Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотноше-
ния, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их
целевом использовании и правильном отражении в бухгалтерском учете. Оно
может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и
как самостоятельный локальный акт. При разработке Положения стоит ори-
ентироваться на следующие нормативно-правовые акты:
Трудовой Кодекс РФ;
Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от
11.03.2014 № 3210-У;