24
165, 168, 168.1 ТК РФ)
18
.
Командированному работнику в соответствии со статьей 168
Трудового кодекса Российской Федерации гарантируется сохранение
среднего заработка и возмещение расходов, связанных с командировкой в
части: проживания в период командировки (суточные), найма жилого
помещения, проезда к месту командировки и обратно, другие расходы,
произведенные с ведома или разрешения руководителя организации.
Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении
форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета,
применяемых органами государственной власти (государственными органа-
ми), органами местного самоуправления, органами управления государ-
ственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными)
учреждениями, и Методических указаний по их применению» - согласно
приказа предусмотрено, что для получения денежных средств под отчет ра-
ботник должен написать заявление с указанием назначения аванса и срока, на
который выдаются денежные средства. После исполнения задания работника
обязан отчитаться по утвержденной форме авансового отчета.
Приказ Министерства финансов Российской Федерации (Минфин Рос-
сии) от 6 декабря 2010 г. № 162н г. Москва «Об утверждении Плана счетов
бюджетного учета и Инструкции по его применению» устанавливает счета
используемые бюджетными организациями для учета расчетов с подотчет-
ными лицами
19
.
Порядок о ведении кассовых операций (Утверждено Решением Совета
Директоров Центрального Банка России от 11 марта 2014 г. №3210-У) отра-
жает правила работы с наличностью, выдачи денег под отчёт на нужды пред-
приятия и порядок документального оформления в бухгалтерском учете.
18
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)
19
Приказ Министерства финансов Российской Федерации (Минфин России) от 6 декабря 2010 г.
№ 162н г. Москва «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его приме-
нению»
25
Данный нормативный акт необходим при учете дебиторской задолженности,
при расчетах с подотчётными лицами, которым выдана наличность из кассы.
Данный документ является основным актом, устанавливающим прави-
ла выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У,
руководитель организации или индивидуального предпринимателя вправе
выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, свя-
занных с деятельностью этой организации или индивидуального предприни-
мателя
20
. Это означает, что физическое лицо, не являющееся сотрудником
данного хозяйствующего субъекта, деньги под отчет получить не может. При
этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем
другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания №
3210-У под работником подразумевается физическое лицо, с которым у хо-
зяйствующего субъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой
направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке
понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-
6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только со-
трудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у
данного хозяйствующего субъекта заключен гражданско-правовой договор.
Перечислим другие важные правила выдачи подотчетных сумм, указанные в
п. 6.3 указания № 3210-У – рисунок 3.
Рисунок 3. Правила выдачи подотчетных сумм
20
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассо-
вых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индиви-
дуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
26
Указания Центрального Банка РФ «Об осуществлении наличных рас-
чётов» от 07.03.2014 г. №3210-У (зарегистрировано с Минюсте России
23.04.2014 №32079) необходимы при осуществлении расчетов с подотчет-
ными лицами наличными из кассы
21
.
Рассчитываясь от лица организации или индивидуального предприни-
мателя деньгами, полученными под отчет, работник должен соблюдать ли-
мит, установленный Центральным Банком России для расчетов наличными
между юридическими лицами. Предельный размер расчётов между юридиче-
скими лицами наличными денежными средствами по одной сделке не дол-
жен превышать 100 000 рублей. Это ограничение должен соблюдать и пла-
тельщик и получатель наличных денежных средств.
1.3 Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью
осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности.
Если сотруднику были даны деньги для закупки материальных ценностей
или служебной поездки, то после исполнения задания лицо должно отчитать-
ся за потраченные средства.
К регистрам синтетического учета, в которых отражаются операции по
расчетам с подотчетными лицами, относятся: главная книга, отчет о движе-
нии денежных средств, строка Бухгалтерского баланса «Прочая дебиторская
задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев», жур-
нал-ордер № 7, прочие регистры учета по счету 71.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется
на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На его субсчетах организо-
вывается аналитический учет в разрезе сотрудников и выданных сумм. Де-
нежные средства могут выделяться по заявлениям сотрудников или без них
при условии, что имеется письменное распоряжение руководства компании.
21
Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»
27
Активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» фикси-
рует по кредиту производимые работниками траты, а по дебету их опла-
ту. Синтетический учет показывает общие суммы оборотов и остатков по
взаимоотношениям персонала с организацией в части производственных рас-
ходов, а аналитические регистры конкретизируют информацию
22
.
Анализ счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» организуется по
каждой сумме для соблюдения законодательства, по которому отводится три
рабочих дня (п. 6.3 Указаний) для отчета за полученные деньги. У команди-
ровочных сотрудников отсчет начинается после возвращения из командиров-
ки. По информационному содержанию счет 71 «Расчеты с подотчетными ли-
цами» является регистром материального учета и до поступления в бухгалте-
рию документов, содержащих информацию об израсходовании полученных
ранее денежных средств, выдавать следующую сумму работнику следует
только после проведения с ним сверки.
Типовые операции по регистрации расчетов с подотчетными лицами
регламентирует Приказ Минфина № 94н в редакции от 08.11.2010 г., закреп-
ляющий законодательно План счетов бухгалтерского учета. Согласно пара-
графам документа 71 счет бухгалтерского учета – это регистр, содержащий
сведения о взаимоотношениях с персоналом по денежным средствам, выдан-
ным им под отчет на административно-хозяйственные, командировочные
расходы. По кредиту отражаются использованные суммы
23
:
Материальные затраты для производства – корреспонденция с
07, 08, 10, 15, 16, 20-29, 41, 44, 45, 97;
Возврат неизрасходованных средств – корреспонденция с
50, 51, 55, 57.
22
Каморджанова, Н. А. Бухгалтерский финансовый учет / Н.А. Каморджанова, И.В. Карташова. -
М.: Питер, 2018. - 464 c.
23
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Ин-
струкция по его применению: Приказ Министерства финансов РФ от 31.10.2000 г. 94н ( в ред. от
08.11.2010)
28
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» показывает каким
образом работникам выдавались средства – через кассу (50), банк (51, 52, 55)
или они получены от сторонних организаций (76). Запрещена личная переда-
ча подотчетных сумм между сотрудниками. Валюту ведения расчетов опре-
деляют субсчета 71 счета: рублевый 71/01 и валютный 71/02.
Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету сотрудник произво-
дит самостоятельно путем возврата в кассу остатка денежных средств или
перечислением на расчетный счет организации.
На практике складываются ситуации, когда сотрудник в установленные
сроки не возвращает остаток полученных денег. В этом случае работодатель
вправе удержать неизрасходованный остаток денежных средств из заработ-
ной платы работника (ст. 137 ТК РФ)
24
.
Подотчетные суммы, которые работники не возвратили в установлен-
ный срок, учитываются по кредиту 71 счета и дебету 94 счета «Недостачи и
потери от порчи ценностей». Списание данных сумм со счета 94 «Недостачи
и потери от порчи ценностей» производится в дебет 70 счета «Расчеты с пер-
соналом по оплате труда», при условии, что они могут быть удержаны из за-
работной платы работника, или в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по
прочим операциям», при условии, что отсутствует возможность удержания
из заработной платы.
Решение об удержании остатка из заработной платы оформляется при-
казом или распоряжением. Удержание производится в течение одного месяца
со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения денежных
средств. При условии, что работник не оспаривает оснований и размеров
удержания, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной пла-
ты в размере, не превышающем 20% от заработной платы за месяц. Данное
ограничение устанавливает ст.138 Трудового кодекса РФ
25
. При наличии у
24
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)
25
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)
29
работника возражений по удержанию долга вопрос решается в судебном по-
рядке.
Руководитель организации может простить долг и признать его в каче-
стве дохода работника. В этом случае у работодателя появляется обязатель-
ство начислить и удержать налог на доходы физических лиц с суммы неис-
пользованных денежных средств. При отсутствии возможности удержать по-
доходный налог работодатель обязан уведомить в письменной форме налого-
вые органы. Чтобы простить задолженность по подотчетным суммам работо-
датель должен издать приказ (распоряжение) или работник должен написать
заявление с просьбой списать с него задолженность, а руководитель фикси-
рует свое решение на заявлении резолюцией. Списывается задолженность
датой приказа или датой резолюции на финансовый результат организации.
Этой же датой необходимо начислить НДФЛ и перечислить в бюджет не
позднее следующего дня. Также необходимо начислить страховые взносы.
Проводки при учете невозвращенных подотчетных сумм:
Дт94-Кт71 - отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма;
Дт70- Кт94 - произведено удержание задолженности при наличии со-
гласия работника;
Дт73-Кт94 – отражена задолженность работника перед организацией;
Дт50/51- Кт73 - добровольное погашение задолженности работника
или по решению суда;
Дт91-Кт73 - списание долга на финансовый результат;
Дт70-Кт68 - начисление подоходного налога с подотчетной суммы, пе-
решедшей в доход работнику;
Дт91-Кт69 - начисление страховых взносов на подотчетную сумму, ко-
торая перешла в доход работнику.
При наличии задолженности по подотчетным суммам за уволенным
работником после срока исковой давности организация вправе перевести ее в
разряд безнадежных и списать в затраты по правилам п.14.3 ПБУ 10/99.
30
Контроль денежных сумм организуется по каждому работнику, полу-
чающему денежные средства для оплаты производственных, коммерческих
расходов. В зависимости от того, каким назначен учетной политикой пред-
приятия 71 счет - активный или пассивный, информация анализируется по
виду остатков. Дебетовые суммы отслеживаются по дате получения с целью
предотвращения повторных выдач наличных и ревизии за своевременностью
предоставления авансовых отчетов. По кредиту счета 71, расчеты с подот-
четными лицами контролируются для получения точных сведений о задол-
женности компании перед служащими и планирования ее погашения
26
.
Синтетический и аналитический учет сумм, выданных работникам, или
долг предприятия перед ними отражается в карточке. Внешний вид регистра
варьируется в зависимости от используемой бухгалтерской программы.
Кроме того, важным моментом организации учета расчетов с подот-
четными лицами является организация работ по проведению инвентаризации
таких расчетов – рисунок 4.
Рисунок 4. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
В начале инвентаризационная комиссия устанавливает наличие в ком-
пании следующих документов, утвержденных руководителем:
– перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств
под отчет;
26
Бабаев, Ю. А. Расчеты организации. Учет, налогообложение, управление / Ю.А. Бабаев, А.М.
Петров. - М.: Инфра-М, Вузовский учебник, 2018. - 336 c.
31
– перечня лиц руководящего состава, уполномоченных поручать под-
отчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать рас-
поряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм
27
.
В ходе инвентаризации проверяются отчеты подотчетных лиц по вы-
данным авансам с учетом их целевого использования. По итогам инвентари-
зации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работ-
ники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым
сотрудники не отчитались в срок.
Аудиторская деятельность играет важную роль в функционировании
экономического механизма как отдельных предприятий, так и экономики
страны в целом, ведь благодаря аудиторам становится возможным избежать
появление множества ошибок в финансовой отчетности, а также осуществля-
ется противодействие совершению различных экономических злоупотребле-
ний.
Проверка расчетов с подотчетными лицами - один из инструментов
контроля за оптимальным расходованием финансов компании. Эта процеду-
ра поможет выявить типичные для конкретной организации ошибки и опти-
мизировать расходы и бухгалтерский учет. В любой организации выдача де-
нег под отчет - это обычная операция, встречающаяся в хозяйственной дея-
тельности. При этом периодически возникают ошибки в оформлении пер-
вичных документов и бухгалтерских проводок. В такой ситуации задача как
внутреннего, так и внешнего аудита - вовремя выявить недочеты. Своевре-
менно исправленные ошибки помогут избежать ненужных вопросов в случае
налоговых проверок и оптимизировать бухгалтерский учет в компании.
В соответствии с Международным стандартом аудита (МСА) 300
«Планирование аудита финансовой отчетности»
28
и Федеральным законом №
27
Сацук, Т. П. Бухгалтерский финансовый учет и отчетность. Учебное пособие / Т.П. Сацук, И.А.
Полякова, О.С. Ростовцева. - М.: КноРус, 2017. - 280 c.
28
«Международный стандарт аудита 300 «Планирование аудита финансовой отчетности» (введен
в действие на территории Российской Федерации Приказом Минфина России от 09.01.2019 № 2н)
32
307 ФЗ «Об аудиторской деятельности» (ст. 9 п. 7.)
29
аудиторы обязаны пла-
нировать свою работу для целей проведения эффективной проверки. Плани-
рование аудита - наиболее важный этап проведения аудиторской проверки.
Цель эффективного планирования - предельно минимизировать аудиторский
риск при проведении аудита в течение разумного времени.
Планирование аудиторской проверки является важнейшей процедурой,
предшествующей самой проверке и определяющей ее стратегические цели,
объем, время аудиторских процедур. В рамках данного этапа определяются
конкретные направления аудита и распределяются обязанности. Главное тре-
бование к планированию аудита - это эффективность самой проверки.
Существенное значение на предварительном этапе планирования про-
верки имеет анализ финансовой отчетности, который позволяет оценить фи-
нансовое положение клиента.
На стадии планирования необходимо изучение системы внутреннего
контроля, что подтверждается Международным стандартом аудита (МСА)
300 «Планирование аудита финансовой отчетности», при разработке общего
плана аудита аудитору необходимо «принимать во внимание систему внут-
реннего контроля» на предприятии
30
. При оценке надежности СВК аудитор-
ские организации используют следующие градации: высокую, среднюю и
низкую. Чем выше надежность средств контроля, тем ниже вероятность при-
сутствия ошибок в проверяемой отчетности и наоборот.
Планирование аудиторской проверки является важнейшей процедурой,
предшествующей самой проверке и определяющей ее стратегические цели,
объем, время аудиторских процедур.
Необходимость планирования объясняется тем, что:
оно способствует тому, чтобы были выявлены все потенциальные
проблемы и работа была выполнена с минимальными затратами, качествен-
но и своевременно;
29
Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 № 307-ФЗ (ред. от 26.11.2019)
30
«Международный стандарт аудита 300 «Планирование аудита финансовой отчетности» (введен
в действие на территории Российской Федерации Приказом Минфина России от 09.01.2019 № 2н)
33
планирование позволяет эффективно распределять работу между
членами группы специалистов, участвующих в аудиторской проверке;
планирование позволяет организовать внутренний контроль за
качеством выполнения аудиторских работ.
Основные требования, которые необходимы для эффективного плани-
рования:
получить финансовую отчетность, составленную клиентом;
определить возможность получения данных внутренних аудито-
ров и возможность использования этих данных при проведении аудита;
установить возможность использования данных, полученных при
проведенном ранее аудите, например, оценки системы внутреннего контроля
или оценки рисков, данных о тестировании системы внутреннего контроля;
скоординировать объем и время работы при использовании дан-
ных промежуточного аудита; установить возможность получения данных
клиента.
Существенное значение на предварительном этапе планирования про-
верки имеет анализ финансовой отчетности, который позволяет оценить фи-
нансовое положение клиента.
Регулирование аудиторского риска осуществляется международным
стандарт аудита (МСА) 320 «Существенность при планировании и проведе-
нии аудита»
31
.
Рассмотрим оценку аудиторского риска по общепринятой трех-
уровневой градации - высокий, средний, низкий:
АР = HОP * РСК * РНО, (1)
где АР - аудиторский риск;
31
«Международный стандарт аудита 320 «Существенность при планировании и проведении ауди-
та» (введен в действие на территории Российской Федерации Приказом Минфина России от от
09.01.2019 N 2н)