14
расходы на проживание (стоимость гостиничного номера или аренды
квартиры);
суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пу-
ти). Исключение составляет случай, когда у работника однодневная
командировка или у работника есть возможность возвращаться домой
ежедневно.
выплатить заработную плату во время командировки ( т.е. оплатить все
рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути).
В Трудовом кодексе РФ содержится указание о том, что возмещаются
иные расходы, которые работник согласовал с работодателем
10
. То есть, пе-
речень командировочных расходов открытый и работодатель самостоятельно
может указать в локальных актах, какие расходы на служебные командиров-
ки он возмещает.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представитель-
ские расходы), добровольного личного страхования на время командировки,
аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на
вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформле-
ние визы при загранкомандировках.
Не может считаться командировкой направление в поездку предприя-
тием лица, с которым оно не состоит в трудовых отношениях.
Если командированный сотрудник (налогоплательщик) не представил
документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения,
то суммы такой оплаты в пределах норм, установленных законодательством,
освобождаются от налогообложения
11
.
При направлении работника в командировку, работодатель не просто
возмещает расходы работника, но и обязан выдать аванс до отъезда. Сумма
аванса на командировочные расходы определяется исходя из суммы суточ-
10
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)
11
Гетьман, В. Г. Бухгалтерский финансовый учет / В.Г. Гетьман, В.А. Терехова. - М.: Дашков и
Ко, 2017. - 504 c.
15
ных, стоимости проезда, проживания, а также других планируемых команди-
ровочных расходов.
Аванс можно выдать наличными из кассы организации или перечис-
лить на банковскую карточку работника.
Порядок выдачи аванса на командировочные расходы необходимо от-
разить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных
командировках.
При этом организация может сама оплатить какие-то из командировоч-
ных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обрат-
но, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В
этом случае аванс на эти цели выдавать не нужно.
За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются
суточные, размер которых законодательством не установлен. Организация
самостоятельно устанавливает размер суточных в локально-нормативном ак-
те. Только в целях налогообложения (п.3 ст.217 НК РФ) установлены пре-
дельные размеры суточных, которые не облагаются налогом на доходы с фи-
зических лиц
12
:
700 рублей в день при командировках по России;
2500 рублей в день при командировках за границу.
Работнику не нужно отчитываться, как он потратил суточные. Главное-
правильно рассчитать размер суточных, исходя из фактического срока ко-
мандировки.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется
по проездным документам, которые работник предоставляет после возвра-
щения из командировки вместе с авансовым отчетом.
В случае проезда работника к месту командировки и обратно на слу-
жебном транспорте, на личном автомобиле, фактический срок пребывания в
месте командировки указывается в служебной записке, которая представля-
12
Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая: Федеральный закон от 05.08.2000 г. №
117-ФЗ (ред. от 27.12.2019)
16
ется работником работодателю по возвращении его из командировки с при-
ложением документов, подтверждающих использование указанного транс-
портного средства к месту командировки и обратно ( путевой лист, кассовые
чеки на ГСМ и иные документы).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребы-
вания в командировке работник подтверждает документами на проживание в
месте командировки.
В случае отсутствия документов, которые подтверждают срок коман-
дировки, работником представляется служебная записка или иной документ,
содержащий подтверждение принимающей работника стороны.
При расчете командировочных расходов за границей есть свои особен-
ности расчета суточных – суточные за время нахождения на территории ино-
странного государства нормируются в валюте иностранного государства и
определяются также в локальном акте организации. Но в связи с тем, что при
командировке за границу работник пересекает границу РФ, то есть часто на-
ходится в день въезда и выезда и на территории РФ, и на территории загра-
ничного государства, установлено, что суточные в день выезда рассчитыва-
ются как за время нахождения за рубежом, а в день въезда – как за время на-
хождения в РФ. Время пересечения границы определяется по штампам в за-
граничном паспорте. При оформлении заявления на аванс на командировку
за границу надо это учитывать.
Так как командировка – это поездка в производственных целях, то и
расходы на командировку списываются проводкой на любой из счетов учета
производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91) или же на счета фор-
мирования первоначальной стоимости приобретенного имущества (08, 10,
15) в зависимости от цели командировки.
Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть
при исчислении налога на прибыль.
Если ранее для направления работника в командировку и оплаты ко-
мандировочных расходов необходимы были командировочное удостовере-
17
ние, служебное задание, отчет о выполненной работе, то изменения, внесен-
ные в Положение, отменили эти документы. Теперь согласно ч.1ст.166 ТК
РФ и абз.2п.3 Положения обязательным является только письменное распо-
ряжение руководителя о направлении в командировку. В отношении распо-
ряжения не установлена определённая форма. Это может быть приказ, к при-
меру по унифицированной форме Т-9. Но рекомендуется указывать место,
цель, срок командировки. В случае использования служебного транспорта
рекомендуется это указать. Кроме того, в локальном акте могут быть уста-
новлены документы, которые необходимо оформлять. И в таком случае для
работника будет обязательным именно такой порядок.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных эта-
па:
• предварительный расчет и выдача денег под отчет командиро-
ванному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных сум-
мах.
Как выше уже говорили, перечень командировочных расходов откры-
тый, и работодатель может установить в локальном акте расходы, размер, по-
рядок отчетности в отношении типичных для организации расходов. Напри-
мер, в отношении представительских расходов могут быть установлены ли-
миты, перечень и формы документов, необходимых для подтверждения ко-
мандировочных и представительских расходов. Тем более что для признания
в составе расходов в целях налогообложения прибыли к представительским
расходам всегда было повышенное внимание, и в отношении переговоров в
командировках порядок признания и требования к документам аналогичны.
Поэтому к заявлению на командировочные расходы может быть предусмот-
рено приложение, к примеру, сметы и программы представительского меро-
приятия. И также впоследствии к авансовому отчету должен быть приложен
отчет о мероприятии с указанием участников, места проведения, вопросов,
которые обсуждались на встрече, и достигнутых результатов.
18
Суммы расходов на проезд к месту командировки и обратно включа-
ются в расходы предприятия на основании проездных документов без налога
на добавленную стоимость. Проездной билет, оформленный по установлен-
ному образцу, в котором сумма НДС выделена отдельной строчкой, дает
возможность принять к вычету сумму НДС без наличия счета-фактуры. Это
относится и к электронным проездным билетам. Следует обратить внимание,
что вычет возможен, только если налог выделен из общей стоимости билета
и представлен в цифрах.
Еще один вид расчетов с подотчетными лицами - это расчеты по пред-
ставительским расходам. Представительские расходы - это расходы на офи-
циальный прием и обслуживание представителей других компаний, которые
участвуют в переговорах, а также участников заседания совета директоров,
правления или других руководящих органов.
К ним относятся следующие траты:
1. Оплата организации официального мероприятия по приему гос-
тей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
- завтрак;
- обед;
- выездное заседание.
Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.
2. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по
приему.
3. Трансфер участников до места приема и обратно.
4. Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был
приглашен присутствовать на мероприятии.
Причем место и время проведения значения не имеет: прием можно
устроить как на территории организации, так и в ресторане в рабочее или ве-
чернее время. Исключение - развлекательные учреждения.
Чтобы не возникло споров с налоговиками рекомендуется при опреде-
лении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом ко-
19
дексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе
Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):
1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью
установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в
ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен офици-
альным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность меро-
приятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих об-
суждению в его ходе.
3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономи-
ческой точки зрения.
4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтвер-
ждение.
Документы для подтверждения представительских расходов.
Несмотря на законодательное требование документального подтвер-
ждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или
перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обяза-
тельно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной поли-
тикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:
- приказ директора о проведении мероприятия по представитель-
ству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема,
перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена
ответственных и контролирующих лиц;
- программа будущего мероприятия – не будет действительной без
приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к
конкретным датам и времени;
- смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям
(транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно,
обязательно утвердить у руководства;
20
- отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным
лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в
приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно
если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные догово-
ры, подписаны документы);
- акт на списание данного вида расходов – несет информацию о
точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно
заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
- платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки,
счета-фактуры, акты выполненных работ и другие документы.
Для целей налогообложения нельзя учитывать следующие затраты:
- организация развлечения и отдыха, то есть экскурсии, сауны, те-
атральные представления, выезд на природу и прочее;
- приобретение сувениров и подарков участникам приема.
При приобретении товаров (услуг) на представительские цели подот-
четным лицом подтверждающими документами будут являться первичные
документы, выданные этому лицу соответствующими организациями.
Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказа-
ния услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных
сумм.
Представительские расходы принимаются к вычету только у налого-
плательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16
НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу пла-
тельщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне
отсутствуют. Организации, применяющие льготные системы налогообложе-
ния, могут использовать на представительские расходы только средства из
чистой прибыли.
Следует отметить, что представительские расходы включаются в про-
чие расходы в размере, не более четырех процентов от расходов компании на
21
оплату труда за отчетный период. Сверхнормативные представительские
расходы при расчете налога на прибыль не учитываются.
1.2. Нормативно-правовая база расчетов с подотчетными лицами
Учет расчетов с подотчетными лицами строго регламентирован зако-
нодательством РФ. Бухгалтерский учет ведется в соответствии с актами раз-
ных уровней, согласно статье 21 Федерального закона №402 «О бухгалтер-
ском учете» к документам в области регулирования бухгалтерского учета от-
носятся
13
:
1) федеральные стандарты;
2) отраслевые стандарты;
3) нормативные акты Центрального банка Российской Федерации;
4) рекомендации в области бухгалтерского учета;
5) стандарты экономического субъекта.
В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами охватывает налого-
вый и бухгалтерский учет, их перечень будет крайне велик, поэтому рас-
смотрим наиболее важные нормативные документы, регулирующие данные
расчеты.
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском
учете» дает определения основных терминов, применяемых в бухгалтерском
учете, определяет основные принципы ведения и отражения учётного про-
цесса и составления бухгалтерской отчётности в Российской Федерации. При
расчетах с подотчетными лицами Закон отмечает основное регулирование
дебиторской задолженности в бухгалтерском учете и финансовой отчетно-
сти
14
.
13
Федеральный закон «О бухгалтерском учете»: №402-ФЗ от 06.11.2011 ( ред. от 26.07.2019)
14
Федеральный закон «О бухгалтерском учете»: №402-ФЗ от 06.11.2011(ред. от 26.07.2019)
22
Налоговый Кодекс РФ (часть 2; главы 21, 23, 25) характеризует нало-
говую систему РФ, виды налогов, их ставки, базу налогообложения, льготы,
а также порядок взимания налогов
15
.
Расчёты с подотчётными лицами непосредственно взаимосвязаны с
налоговой системой РФ. Данные расчёты взаимодействуют с налогом на до-
бавленную стоимость, налогом на прибыль и налогом с доходов физических
лиц. Таким образом, в налогом кодексе тонкости налогового процесса, свя-
занные с расчётами с подотчётными лицами отражаются в главах 21, 23 и 25.
Так, например, в главе 21 «Налог на добавленную стоимость» указаны пра-
вила отражения НДС при приобретении материалов, запчастей и т. п. и спи-
сания НДС при осуществлении расходов сумм, выданных подотчёт. Далее, в
главе 23 «НДФЛ», отражается порядок обложения НДФЛ подотчётных сумм.
В главе 25 «Налог на прибыль» отражены правила учета расходов подотчёт-
ных сумм при расчете налогооблагаемой прибыли.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса
Российской Федерации к прочим расходам, связанным с производством и (или)
реализацией, относятся расходы на командировки, в составе которых
учитываются суточные или полевое довольствие в пределах норм,
утвержденных Правительством Российской Федерации. Пункт 1 статьи 252
Налогового кодекса определяет, что расходами признаются обоснованные и
документально подтвержденные затраты, осуществленные
налогоплательщиком. Нормы суточных для целей бухгалтерского учета
устанавливаются локальными нормативными документами: коллективным
договором, приказом по организации. Для целей налогообложения налогом
на доходы физических лиц выдаваемых подотчетных сумм применяются
нормы главы 23 Налогового кодекса РФ, в которой согласно последним
изменениям сказано, что не облагается при командировках по РФ сумма, не
превышающая 700 рублей, а за рубежом – 2500 рублей в сутки. В
15
Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая: Федеральный закон от 05.08.2000 г. №
117-ФЗ (ред. от 27.12.2019)
23
соответствии с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Федеральным
законом от 22.07.2013 г. № 158-ФЗ, с 1 января 2014 года сумма
устанавливаемых в организации суточных не нормируется
16
.
Трудовой Кодекс РФ дает определение терминов, определяет сущность
трудовых отношений, взаимоотношений с подотчётными лицами. В законо-
дательном акте отражаются права и обязанности подотчётных лиц; а также
работников, которые не могут получать денежные средства под отчёт по за-
кону (то есть, не входящие в список подотчётных лиц) или же по собствен-
ному желанию (беременные женщины, инвалиды и т. п.). В соответствии со
статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебная
командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя для
выполнения поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки
работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет
разъездной характер, служебными командировками не признаются
17
.
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение
к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, Трудовой
кодекс РФ:
- распространяет на руководителя общий порядок оформления подот-
четных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, вы-
дающей деньги под отчет, – ст. 16 – 19 ТК РФ;
- определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных
отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претен-
зии, – ст. 137 ТК РФ;
-устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника –
ст. 138 ТК РФ;
- обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при
использовании его личного имущества, в том числе денег (ст. 188 ТК РФ),
компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст.
16
Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая: Федеральный закон от 05.08.2000 г. №
117-ФЗ (ред. от 27.12.2019)
17
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)