Направления
контроля
Возможные
нарушения
Действия сотрудников
Уделяют внимание накладным, счетам-
фактурам, выписанным до даты
заключения договора. Подготавливают
доказательства, что фактические
отношения с контрагентом начались
до подписания договора.
Товар, единица
измерения,
цена, сумма,
Несоответствие
Количество и стоимость товаров должны
быть такими же, как в счете-фактуре
и транспортной накладной.
Подписи,
расшифровки
Доверенность
уполномоченного
лица может быть
оформлена позже,
чем он подписал
документы
Накладная без подписей или
с подписями неуполномоченных лиц
не подтверждает факта финансово-
хозяйственной операции. В числе
обязательных реквизитов первичного
документа упоминается подпись с
указанием фамилии и инициалов либо
иных реквизитов, необходимых для
идентификации лица, подписавшего
документ. Когда договор подписывает
не руководитель, а уполномоченное
лицо, доверенность или ее копию
запрашивают у контрагента
В ряде случаев, если документ не соответствует установленным
требованиям его возвращают поставщику для того что бы его привели в
соответствие с установленными законодательством нормативами.
Немаловажным фактором является правильность оформления чеков при
расчетах с поставщиками за наличный расчет.
Подведем итог оценки внутреннего контроля расчетов с поставщиками и
подрядчиками в организации. Система внутреннего контроля ООО «Группа
ТОРРО» соответствует характеру и масштабам его деятельности и может
считаться эффективной. В ООО «Группа ТОРРО» проводится: анализ
состояния расчетов, встречные взаимопроверки бухгалтерских записей, сверки
расчетов, инвентаризация обязательств. В числе положительных сторон
системы учета и контроля расчетов с расчетов с поставщиками и подрядчиками
можно выделить:
1) бухгалтерский учет ведется автоматизированным способом с
применением программы «1С», что позволяет формировать формы регистров
аналитического и синтетического учета автоматически;
2) наличие регистров аналитического учета;
3) использование сервиса СКБ Контур для электронного
документооборота с некоторыми контрагентами, что позволяет ускорить
процесс поступления и предъявления первичных документов, а также при
сверке расчетов с контрагентами, сдаче отчетности через интернет;
4) использование ресурса Сбербанк Бизнес Онлайн, предоставляющая
возможность подготавливать и отправлять платежные документы, получать
информацию о движении денежных средств по счетам;
В числе недостатков системы учета расчетов с поставщиками и
подрядчиками ООО «Группа ТОРРО» можно выделить:
1) не регулярно проводится сверка расчетов с контрагентами.
2) в учете и отчетности отражена кредиторская задолженность с
истекшим сроком исковой давности.
3) первичные документы (накладные и кассовые чеки имеют
недостатки оформления).
4) не проводится предварительный контроль за отбором контрагентов
и не составляется ранговый список поставщиков.
В следующей части работы рассмотрим направления методов учета и
контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Группа ТОРРО».
3.3 Совершенствование методов учета и контроля расчетов с
поставщиками и подрядчиками в организации
Для устранения выявленных недостатков по результатам исследования
организации учета расчетов с расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО
«Группа ТОРРО» предложим ряд мероприятий.
В ООО «Группа ТОРРО» не регулярно проводится сверка расчетов с
поставщиками и подрядчиками. Инвентаризацию задолженности необходимо
проводить перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Однако
следует иметь в виду, что в связи с большим количеством поставщиков и
подрядчиков провести сверку расчетов со всеми контрагентами в конце года
невозможно. Поэтому ее необходимо проводить в течение всего года.
Рекомендуем проводить сверку расчетов не реже 1 раза в год.
Согласно п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации имущества
и финансовых обязательств инвентаризационная комиссия путем
документальной проверки должна установить:
1) правильность расчетов с другими организациями;
2) правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской
задолженности, включая суммы задолженности, по которым истекли сроки
исковой давности.
Следует отметить, что в нормативных документах не говорится о
составлении акта сверки взаимной задолженности при проведении
инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, а упоминается лишь
об их документальной проверке.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной
в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских
записей и признаваемых ею правильными, и, следовательно, документальная
инвентаризация предполагает проверку имеющихся в ООО «Группа ТОРРО»
документов, подтверждающих факт возникновения и оплаты задолженности
без требования составления акта сверки.
Тем ни менее, рекомендуем в ООО «Группа ТОРРО» проводить
инвентаризацию расчетов с поставщиками и подрядчиками перед составлением
годовой бухгалтерской отчетности в полном объеме. Предложено ООО
«Группа ТОРРО» придерживаться рекомендуемого порядка проведения
инвентаризаций расчетов с поставщиками и подрядчиками (таблица 20).
Таблица 20
Разработанный график промежуточных инвентаризаций расчетов с
поставщиками и подрядчиками в ООО «Группа ТОРРО»
Категория
задолженности
Периодичность
проведения
Ответственные
лица
инвентаризации
Расчеты с поставщиками и
подрядчиками
Один раз в год
Бухгалтерия
Зам. директора по
снабжению
Расчеты с поставщиками и
подрядчиками по
расторгнутым договорам и
договорам с истекшим
сроком действия
Первая неделя после
окончания срока действия
договора или расторжения в
одностороннем порядке
Бухгалтерия
Зам. директора по
снабжению
Дебиторская
задолженность по авансам
выданным свыше 500
тыс.руб.
Первая неделя после
окончания отчетного периода
(ежеквартально) при условии
отсутствия ранее
подписанного акта сверки
расчетов
Бухгалтерия
Зам. директора по
снабжению
Дебиторская
задолженность по авансам
выданным от 200 тыс.руб.
до 500 тыс.руб.
Апрель, июль отчетного года
Бухгалтерия
Дебиторская
задолженность по авансам
выданным от 0 тыс.руб. до
200 тыс.руб.
Четвертый квартал отчетного
года
Бухгалтерия
Обязательными мероприятиями является 100% сверка расчетов,
оформление и подписание актов сверки и другие мероприятия. При
оформлении результатов инвентаризации расчетов с поставщиками и
подрядчиками отражать в описях дебиторскую и кредиторскую задолженность
с разбивкой на подтвержденную и не подтвержденную контрагентами.
С целью достоверного формирования информации о расчетах с
поставщиками и подрядчиками в ООО «Группа ТОРРО» необходимо четко
контролировать и своевременно списывать кредиторскую задолженность с
истекшим сроком исковой давности и по контрагентам, прекратившим свою
деятельность. Ежегодно ООО «Группа ТОРРО» перед сдачей годовой
отчетности проводит инвентаризацию кредиторской задолженности. Приказом
назначается рабочая инвентаризационная комиссия, сроки их проведения. При
инвентаризации проверяют правильность и обоснованность числящихся на
счетах сумм кредиторской задолженности. В ходе инвентаризации
составляются акты сверки, в которых указываются данные о состоянии
расчетов. Отраженные в акте суммы сверяют с данными бухгалтерского учета.
В учете ООО «Группа ТОРРО» отражает списание кредиторской
задолженности по истечении установленного законом срока исковой давности в
3 года (ст. 195, 196 ГК РФ). Однако отражать списание кредиторской
задолженности в учете нужно и в других случаях, когда она становится
нереальной для взыскания. Одним из них, согласно гражданскому
законодательству РФ, является ликвидация контрагента (ст. 419 ГК РФ). При
этом моментом прекращения существования компании считается дата
исключения организации из ЕГРЮЛ (п. 9 ст. 63 ГК РФ). С этого
же момента прекращаются все обязательства организации (ст. 419 ГК РФ).
В результате проведенной работы выявлена кредиторская
задолженность ООО «Группа ТОРРО» в сумме 105 тыс. руб. по контрагентам,
прекратившим свою деятельность по данным Федеральной налоговой службы
(таблица 21).
Таблица 21
Реестр кредиторской задолженности по контрагентам ООО «Группа
ТОРРО», прекратившим деятельность по состоянию на 01.10.2019
г., тыс. руб.
Контрагент
Сведения о прекращении согласно
Выписки из ЕГРЮЛ
Кредиторская
задолженность
ООО
«Автотрей-
динг-П»
Прекращение деятельности юридического лица
путем реорганизации в форме слияния
13
ООО
«Авекс-
траст»
Прекращение деятельности юридического лица
в связи с исключением из ЕГРЮЛ на основании
п.2 ст. 21.1 ФЗ № 129-ФЗ от 08.08.2001г.
21
ООО
«Компания
инженерные
сети»
Прекращение деятельности юридического лица
путем реорганизации в форме присоединения
71
Итого:
105
В соответствии с пунктами 7 и 10.4 приказа Минфина России от
06.05.1999 г. N32н (ред. от 06.04.2015) «Об утверждении положения по
бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99» сумму
кредиторской задолженности, в связи с ликвидацией контрагентов (таблица 21)
нужно включить в состав прочих доходов в сумме, в которой
эта задолженность была отражена в бухгалтерском учете ООО «Группа
ТОРРО».
В учете списание кредиторской задолженности по контрагентам,
прекратившим деятельность необходимо отразить бухгалтерскими записями,
приведенными в таблице 22.
Таблица 22
Бухгалтерские записи по доходам от списания кредиторской
задолженности ООО «Группа ТОРРО», тыс. руб.
Документ
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма
Инвентаризацион-
ная ведомость
Списана сумма кредиторской
задолженности по контрагентам,
прекратившим деятельность
60
91.1
105
Справка
Прибыль по прочим операциям
91.9
99
105
Суммы кредиторской задолженности должны быть признаны ООО
«Группа ТОРРО» в последний день периода, соответствующего дате внесения
записи в ЕГРЮЛ о ликвидации кредитора. Списывать задолженность нужно
отдельно по каждому обязательству. Письменным
обоснованием списания конкретного обязательства служит акт инвентаризации.
На следующем этапе нужно оформить бухгалтерскую справку, объясняющую
причины возникновения и списания такой кредиторской задолженности с
приложением полученных (распечатанных) документов о контрагенте.
На основании этих документов руководитель ООО «Группа ТОРРО» должен
издать приказ об отражении кредиторской задолженности в составе доходов.
В соответствии с пунктом 1 Федерального закона от 06.12.11
№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни
организации подлежит оформлению первичным учетным документом.
Нарушение реквизитов, норм или расчетов в первичном учетном документе
вызывает сомнение в документальном закреплении факта финансово-
хозяйственной операции. Документ должен быть оформлен своевременно,
то есть сразу после совершения финансово-хозяйственной операции.
Например. Товарная накладная №2006 от 25.11.2019 года на общую
сумму поставки 150000 рублей. Перечень выявленных нарушений приведен в
таблице 23.
Таблица 23
Перечень выявленных нарушений при оформлении первичного
документа в ООО «Группа ТОРРО»
Реквизит
Описание и
обоснование
выявленных
нарушений
Рекомендации
Дата
принятия
товара
Не заполнена
Не допускать.
Дата в накладной не должна быть
раньше, чем в товарно-транспортной или
транспортной накладной. Иначе
налоговые органы посчитают сделку
нереальной.
А если в накладной нет даты принятия
товара, то налоговые органы могут снять
расходы
Товар,
единица
измерения,
цена, сумма,
Цена и стоимость
указана
в рублях с
округлением копеек.
Не допускать.
Количество и стоимость товаров должны
быть такими же, как в счете-фактуре
и транспортной накладной. Иначе
налоговые органы решат, что сделка
нереальная, и снимут расходы
Подписи,
расшифровки
Если документ
подписывает
сотрудник по доверен
ности, (начальник
отдела продаж) то он
ставит свою
должность, подпись
и Ф.И.О.
Не допускать.
Накладная без подписей или
с подписями неуполномоченных лиц
не подтверждает факта финансово-
хозяйственной операции. В числе
обязательных реквизитов первичного
документа упоминается подпись с
указанием фамилии и инициалов либо
иных реквизитов, необходимых для
идентификации лица, подписавшего
документ (под. 7 п. 2 ст. 9 № 402-ФЗ )
В целом выявленные нарушения свидетельствуют о том, что первичный
документ должен быть переоформлен.
Принимать к учету можно только чеки, в которых есть все обязательные
реквизиты. В частности, в чеке должен быть QR-код (квадратная метка внизу
чека, в которой зашифрованы данные об оплате).
В таблице 24 обобщим ошибки в кассовых чеках.
Таблица 24
Ошибки в кассовых чеках по расчетам с розничными поставщиками
за наличный расчет на покупку материалов в ООО «Группа ТОРРО»
и рекомендации по их устранению, руб.
Наименование
ценностей
Сумма
Характер ошибки
Рекомендации по
устранению
Канцтовары
500
Сведения о
поставщике не
достоверные.
ИНН не
достоверный
Заменить чек или
внести изменения в
учет
Инструмент
102800
Сведения о
поставщике не
достоверные.
ИНН не
достоверный
Заменить чек или
внести изменения в
учет
Расходные материалы
для МФУ
10000
Чек не содержит
QR-кода
Заменить чек или
внести изменения в
учет
Строительные
материалы
25600
Нельзя, чтобы
продавец обобщал
названия и писал
«Строительные
материалы»
Заменить чек или
внести изменения в
учет
Расходные материалы
для кондиционеров
5000
В чек на полную
оплату товара
по ошибке не попал
признак «Аванс»
или «Предоплата».
Заменить чек или
внести изменения в
учет
Итого:
143900
Таким образом, возможные риски при подтверждении факта расчетов с
поставщиками:
1) при условии списания ценностей расходы по обычным видам
деятельности в бухгалтерском учете завышены на 293900 руб. (таблица 23 и
24);
2) риск не признания материальных расходов при исчислении
налоговой базы по налогу на прибыль в сумме 293900 руб.
Проблема в том, что сотрудник ООО «Группа ТОРРО» не может знать,
действительно ли ИП вправе не выбивать онлайн чеки. В открытых источниках
нет информации об актуальной численности его сотрудников. Поэтому
рекомендуем сотрудникам заранее уточнять у продавца, будет ли он пробивать
чек.
На сегодняшний день есть огромный список компаний, связь с
которыми может привести к серьезным последствиям, которые выражаются в
неисполнения обязательств по договорам. Такие поставщики не являются
надежными партнерами и могут негативно повлиять на платежеспособность
ООО «Группа ТОРРО».
В ООО «Группа ТОРРО» уже сложилась практика запрашивать у
поставщиков стандартные документы: устав, свидетельства о государственной
регистрации и о постановке на учет в налоговом органе, приказ о назначении
директора и другие. Эти сведения действительно нужно собрать, но их
недостаточно.
В ООО «Группа ТОРРО» необходимо разработать и внедрить в
практику деятельности регламент оценки добросовестных поставщиков и
подрядчиков. Данное направление актуально при значительных суммах
предоплаты в договорах . Рекомендуемый порядок оценки благонадежности
потенциальных покупателей и поставщиков проходит в несколько этапов,
показанных на рисунке 9.
Для соблюдения должной осмотрительности в ООО «Группа ТОРРО»
необходимо утвердить правила проверки контрагентов. В соответствии с ними
до совершения сделки необходимо проверять организации, являющимися
поставщиками на добросовестность, платежеспособность, наличие опыта и
признаки фирмы-однодневки. Проводить проверку контрагентов нужно, чтобы
исключить вопросы налоговых органов о реальности сделок с поставщиками и
обоснованности вычетов по НДС.
Рис.9. Порядок оценки благонадежности потенциальных
2 этап «Оценка деловой репутации по данным ФНС России, Федеральной
антимонопольной службы РФ, ЦБ РФ, Федеральной службы судебных приставов
РФ, ВАС РФ и других»
3 этап «Контроль платежеспособности поставщиков и подрядчиков»
4 этап «Результат проверки и оценки поставщиков и подрядчиков»
1 этап «Сбор необходимой информации о поставщиках и подрядчиках
(проявление должной осмотрительности)»
поставщиков и подрядчиков в ООО «Группа ТОРРО»
Перед заключением договора в ООО «Группа ТОРРО» необходимо
собрать данные о потенциальном партнере. Рекомендуем проверять четыре
показателя:
1) Регистрационные данные поставщика и подрядчика. Дата
регистрации, адрес, название, ОКВЭД, наличие лицензий.
2) Данные о руководителе и учредителях. В каких компаниях они
работают или работали раньше, каким образом ликвидировали компании,
подавали ли на них судебные иски.
3) Финансовое состояние поставщика и подрядчика по бухгалтерской
отчетности.
4) Состояние банка, в котором открыт расчетный счет.
Образец запроса документов для проявления должной осмотрительности
в ООО «Группа ТОРРО» приведен в Приложении 8.
Обезопасить ООО «Группа ТОРРО» от неблагонадежных контрагентов
позволит «Анкета для проверки добросовестности поставщиков и
подрядчиков» (таблица 25). Анкета контрагентов призвана решить две задачи.
С помощью этой анкеты в ООО «Группа ТОРРО» появится возможность
упорядочить работу с поставщиками и отсеять сомнительные компании.
Таблица 25
Анкета для проверки добросовестности поставщиков и
подрядчиков
Сведения о контрагенте
Источник информации
Бесплатно получить выписку из ЕГРЮЛ можно
с помощью сервиса «Риски бизнеса: проверь себя
и контрагента». Требуется ввести ИНН, ОГРН или
название организации.
egrul.nalog.ru
Сервис определяет, есть ли руководитель компании
в реестре дисквалифицированных лиц.
service.nalog.ru/disqualified.do
Сервис помогает выяснить, участвует ли контрагент
в судебных разбирательствах. В правом верхнем
углу введите название, ИНН или ОГРН компании.
После сайт сформирует список дел, в котором
можно увидеть истца и ответчика. Если есть дела,
в которых контрагент не платил вовремя,
то в договор включите условие о предоплате
kad.arbitr.ru
На сайте можно проверить паспорт директора. Для
сервисы МВД.РФ