68
документооборота, включая технологию личной работы исполнителей,
создание информационно-поисковых систем по документам организации,
контроль их исполнения.
Выделяют ряд основных этапов документооборота:
- Составление документа (при совершении хозяйственной операции)
- Передача в бухгалтерию
- Проверка принятых документов бухгалтером
- Таксировка, группировка и контировка документа в бухгалтерии
- Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла
документа в рамках документооборота)
37
.
Практика организации документооборота в нашей стране включает
в себя следующие процедуры:
осуществление картотечно-журнального учета готовых документов в
службах и подразделениях предприятия, ответственных за ведение
делопроизводства;
осуществление операций по размножению и перемещению
бумажных документов и сформированных на их основе отчетов и поручений
по подразделениям;
Реализация контроля за прохождением и исполнением документов на
основе отслеживания сведений, имеющихся в составляемых журналах и
картотках в подразделениях
38
.
В основе большинства существующих проблем делопроизводства
находится изначальное противоречие между установленными в
централизованном порядке требованиями к организации документооборота и
используемой децентрализованной технологией их учета в структурных
подразделениях предприятий
39
. Ведение картотек и журналов осуществляется
непосредственно в каждом из структурных подразделений предприятия, в
37
Автоматизация процессного управления и документооборота // http://www.piter-soft.ru
38
Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Методы предпроектного обследования при рационализации
делопроизводства // documentoved.narod.ru
39
Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Методы предпроектного обследования при рационализации
делопроизводства // documentoved.narod.ru
69
связи с чем процедура выяснения непосредственного состояния конкретного
документа заключается в проведении сбора данных в соответствующих
структурных подразделениях предприятия. Это значительно увеличивает
накладные расходы предприятия: возникает потребность строго
регламентированных и трудоемких процедурах сбора и фиксации информации,
детально проработанных нормативно-методических документах, а также в
подготовленном персонале. Для большинства предприятий в современных
условиях данный путь является практически недоступным.
Альтернативный вариант заключается в упрощении используемых
регламентированных процедур реализации документооборота за счет
делегирования прав работы с отдельными документами их непосредственным
исполнителям. Это ведет к значительному упрощению процесса
делопроизводства, однако носит вынужденный характер. В результате он не
только не соответствует имеющимся отечественным нормам делопроизводства,
но выходит в противоречие с мировыми тенденциями, так как имеет как
результат снижение качества организованного документооборота на фоне
роста масштабов и уровня взаимосвязи решаемых задач управления.
Развитие современных сетевых технологий позволяет сформировать
на предприятии единую систему электронного документооборота и
включить в него все имеющиеся структуры предприятия. В то же самое
время можно утверждать, что использование полностью централизованного
управления крупной корпоративной структурой является неэффективным. Это
ведет к необходимости создания новой концепции документооборота
корпорации, пропорционально включающей в себя сквозной контроль за
документационной деятельностью на необходимом уровне с реализацией
принципа автономности управленческих процессов в самостоятельных
подразделениях.
Применение современной и грамотной организации документооборота
на предприятии заключается в следующем влиянии на производственные
процессы в целом :
70
обеспечивается повышение скорости принятия и исполнения
решений за счет работы с электронными документами в компьютерной сети;
повышение уровня обоснованности принимаемых решений, в
связи с тем, что при подготовке решений руководители имеют в своем
распоряжении полную, достоверную и оперативную управленческую
информацию;
у руководителей появляется возможность реального управления
работой с документами различного уровня и назначения в компьютерной сети
предприятия;
обеспечивается экономия значительных материальных и
временных ресурсов на изготовление документов, их размножение и
перемещение;
происходит снижение зависимости качества формирования
документов и уровня допускаемых ошибок от уровня квалификации и
подготовки персонала в связи автоматизацией процессов их оформления,
переноса информации из одного документа в другой
40
.
Сроки хранения документов бухгалтерского учета определены ст. 17
Федерального закона «О бухгалтерском учете». На организации возлагается
обязанность хранения первичных учетных документов, регистров
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков,
устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного
архивного дела, но не менее пяти лет.
Исходя из этих позиций в приложении 2 предлагается график
документооборота в части учета расчетов с персоналом по оплате труда
для ООО «ВД-Мебель».
Также направлением совершенствования организации учета оплаты
труда является обновление программного обеспечения в данной области.
Автором работы предлагается установить программный комплекс
«1С:Зарплата и управление персоналом 8».
40
Автоматизация процессного управления и документооборота // http://www.piter-soft.ru
71
Прикладное решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
автоматизирует решение следующих задач:
- расчет заработной платы;
- управление финансовой мотивацией персонала;
- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов
с фонда оплаты труда;
- отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
- управление денежными расчетами с персоналом, включая
депонирование;
- учет кадров и анализа кадрового состава;
- автоматизация кадрового делопроизводства;
- планирование потребностей в персонале;
- обеспечение бизнеса кадрами;
- управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;
- эффективное планирование занятости персонала.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» реализована
возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной
базе. Организации могут использовать общие списки физических лиц,
классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждая
организация может вести учет по общей или упрощенной системе
налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.
Внедрение 1С Зарплата позволит вести не только регламентированный
учет начислений, но и управленческий учет заработной платы со всем
многообразием стимулирующих надбавок и бонусов, характерных для
современных торговых и производственных предприятий. А также
возможность описывать дополнительные начисления со всеми реализованными
в конфигурации алгоритмами расчета, в частности, можно описать любое
количество дополнительных отпусков с различным отражением в учете.
72
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» содержит
усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с
поддержкой:
- индивидуальных графиков работы, включая «скользящие», а также
сводных индивидуальных графиков;
- ввода подробных и/или сводных табелей учета рабочего времени как
первичных документов, данные которых используются далее при начислении
зарплаты;
- оплаты почасовых невыходов, например, внутрисменных простоев
специализированными документами.
При формировании табеля учета отработанного времени по форме Т-13
в условиях отсутствия данных о расчетах заработной платы используются
данные об отсутствии работников, зарегистрированные в кадровом учете.
Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инструментарий
управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая
планирование отпусков, набор кадров, включая менеджер контактов, и другие
возможности.
Реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности,
включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению
работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с
формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные
формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.
Современный эргономичный интерфейс прикладного решения
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» делает доступными сервисные
возможности «1С:Предприятия 8»:
- универсальные средства работы с печатными формами документов с
возможностью отправки документа по электронной почте;
- универсальная групповая обработка справочников и документов;
- подключение внешних обработок и ограничение доступа к их
использованию;
73
- подключение дополнительных печатных форм в документах;
- подключение дополнительных обработчиков заполнения табличных
частей документов;
- установка даты запрета изменения данных;
- средства администрирования пользователей в режиме «1С:
Предприятие»;
- средства разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям)
пользователей.
Стоимость программы составляет 24500 руб.
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий
В связи с тем, что приобретение и установка компьютерной
программы в ООО «ВЛ-Мебель» требует определенных затрат (24500 руб.
единовременно), данное мероприятие должно приносить определенный
экономический эффект для самого предприятия.
При этом необходимо отметить, что данный эффект может иметь
как прямой, так и косвенный характер для самого предприятия.
Говорить об эффективности внедрения новой автоматизированной
учетной программы можно только в том случае, если применение
вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и
обработке данных для самого предприятия будет целесообразно.
Экономический эффект от использования компьютерных бухгалтерских
программ подразделяют на прямой и косвенный.
В основе прямой эффективности находится возможность получения
экономии материальных, трудовых и денежных затрат, полученную в
результате высвобождения и сокращения численности учетного и
управленческого персонала, связанной с этим экономии средств на оплату
74
труда, расхода основных и материальных затрат на осуществление учетной
и управленческой деятельности. При этом для оценки прямой
эффективности могут быть использованы как натуральные, так и стоимостные
показатели.
Расчет данного вида экономии может быть произведен не только в
целом, но и по отдельным учетным операциям или участкам соответствующих
работ.
В связи с тем, что автоматизация учета не оказывает, как правило,
прямого влияния на экономические показатели его деятельности (размер
выручки от реализации продукции, себестоимость продукции, работ , услуг,
размер получаемой прибыли), то говорят о наличии косвенного эффекта,
который не всегда может быть выражен в стоимостных или натуральных
показателях.
В то же самое время прямой и косвенный эффект установлении
программного обеспечения являются взаимоувязанными, несмотря на то, что
основной целью совершенствования учета за счет применения автоматизации
является именно косвенный эффект.
Как правило, основным эффектом при проведении автоматизации
учетных работ является экономия времени на оформление документов и
обработку учетных операций.
При этом с ростом количества участков и структурных подразделений
предприятия, которые затрагивает данная автоматизация, происходит
прогрессирующий рост получаемого косвенного эффекта, повышение
эффективности используемого программного обеспечения.
В связи с тем, что ООО «ВД-Мебель» является малым предприятием и
имеет небольшую численность работников, эффект от реализации данных
мероприятий заключается в экономии рабочего времени сотрудников
предприятия, что представлено в таблице 21.
75
Таблица 21
Определение экономии рабочего времени сотрудников ООО
«ВД-Мебель» в результате реализации мероприятий
Затраты времени на
обработку документа, мин
До
мероприятий
После
мероприятий
Отклонение
Штатное расписание
Рассмотрение документа
директором и главным
бухгалтером
120
120
-
Утверждение документа
5
5
-
Внесение изменений в ранее
действовавший документ и
издание нового документа
30
15
-15
Внесение изменений в личные
карточки работников
60
0
-60
Итого
215
140
-75
Приказ о приеме на работу
Разработка документа
менеджером
20
10
-10
Подписание документа
директором
5
5
-
Итого
25
15
-10
Личная карточка
Заполнение личной карточки
на основании заявления и
анкетных данных
60
30
-30
Внесение изменений в личную
карточку в результате приказов
о переводе, увольнении,
отпуске
25
0
-25
Закрытие личной карточки
20
5
-15
Итого
105
35
-70
Расчетная ведомость
Внесение данных об окладах
20
0
-20
Внесение данных о фактически
отработанном времени
20
0
-20
Расчет премии
15
0
-15
Расчет отпускных и пособий по
нетрудоспособности
60
10
-50
Расчет стандартных налоговых
вычетов
15
0
-15
Подсчет суммы к выплате
40
0
-40
Формирование платежных
поручений для перечисления
заработной платы
95
5
-90
Итого
265
15
-250
Всего
585
205
-380
Для определения эффекта экономики времени в результате реализации
мероприятий взято только четыре документа. Но и в данном случае видно,
76
что предложенные мероприятия позволяют существенно снизить время на
обработку документов.
Если в настоящее время для оформления и обработки указанных
документов сотрудникам ООО «ВД-Мебель» требуется 585 минут (почти 10
часов), то после автоматизации - всего 205 минут.
Следовательно, экономия времени составит 380 минут или
380/60 = 6,33 часа.
Основной причиной этого является автоматический перенос данных с
одной формы в другую, осуществляемый программой 1С, отсутствие
необходимости ручного проведения расчетов.
При этом данная экономия времени затрагивает не только главного
бухгалтера и бухгалтера и ООО «ВД-Мебель», но и менеджера, который
занимается оформлением и обработкой всех кадровых документов.
При средней заработной плате данных категорий работников в 18 000
руб в месяц с нормативном количестве рабочих часов в 176 часа это приводит к
получению относительной экономии средств на оплат у труда в размере
18000 / 176 *6,33 = 647,39 рублей в месяц
Следовательно, затраты на приобретение и установку компьютерной
программы в размере 24700 рублей окупятся в течение
24700 / 647,39 = 38,15 месяцев.
Однако реальная экономия будет значительно больше, а сроку
окупаемости значительно меньше, так как реальный документооборот на
предприятии значительно шире, чем рассмотренные четыре документа.
Кроме того, что автоматизация операций по учету труда и заработной
платы будет иметь также определенный управленческий и социальный эффект.
Управленческий эффект основан на том, что руководство предприятия
получит возможность получать информацию о наличии сотрудников предприятия
на рабочих местах в режиме реального времени. В результате этого у
руководства появляется возможность оперативного управления расстановкой
77
персонала по рабочим места с учетом стоящей на данный момент времени
производственной задачей.
В результате этого будет возможность обеспечения более высокой
ритмичности производства, снижения рисков несвоевременного выполнения
заказов по производству продукции. В итоге сократятся такие негативные
факторы в работе предприятия, как:
- риск уплаты пени за несвоевременное выполнение заказа в соответствии
с заключенными договорами;
- необходимость привлечения работников на сверхурочные работы, что,
соответственно, увеличивает размер начисляемой заработной платы в связи с
повышенной оплатой сверхурочных работ и работ в выходные и праздничные
дни.
Определенный социальный эффект будет иметь установка программы и
для самих учетных работников, так как в этом случае снижается уровень
нагрузки на них, связанной с переносом информации их одного документа в
другой, необходимостью правильности проверки не только отражения
информации в первичном документе, но и ее переноса, правильность
проведения арифметических расчетов, а также в связи с исправлением
выявленных ошибок и внесения исправлений в последующие документы.
Таким образом, вопросы улучшения организации учета расчетов с
персоналом по оплате труда в ООО «ВД-Мебель» связаны с разработкой
графика документооборота и автоматизацией учетных процессов.