53
компании, так как именно в них представлено состояние дел в фирме в любой
момент времени.
Позволяет правильно определить центры финансовой ответственности
(ЦФО)и эффективно с ними работать. Определение ЦФО является элементом
системы бюджетирования (в свою очередь, это важная часть управленческого
учета).
ЦФО бывают:
- Доходные или ЦФО по прибыли. Это может быть коммерческий отдел,
отдел продаж, то есть, те, кто занимается продажами.
- Расходные ЦФО. Отдел закупок, отделы, ответственные за производство
и т. д.
Это общая структура задач. Автоматизация этих процессов
подразумевает то, что все эти задачи решаются, анализируются одновременно,
потому что выполнение любой из указанных выше функций моментально
влияет на эффективность работы предприятия.
В зависимости от сферы бизнеса, вида конкретной деятельности,
масштабов фирмы, компания выбирает, решение каких из указанных задач
необходимо автоматизировать. Потому что в ритейле, в производстве, в
услугах, в транспорте, в строительстве и т. д. перечень задач будет разный.
Каждый предприниматель выстраивает и автоматизирует систему под свой
бизнес.
Информационная технология является частью более широкого понятия –
«компьютерная информационная система предприятия».
Компьютерная информационная система предприятия представляет
собой совокупность информации, экономико-математических методов и
моделей, технических, программных, технологических средств и решений, а
также специалистов, которые осуществляют обработку информации и
принимают управленческие решения в пределах предприятия.
В современных условиях компьютерная информационная система
является такой же необходимой частью инфраструктуры предприятия как
54
технологическое оборудование, персонал и является моделью системы его
управления, реализацией присущих ей функций. Этапы проектирования,
разработки, внедрения и эксплуатации являются общими для всех
компьютерных информационных систем предприятия и характеризует их
жизненный цикл (рис. 4).
Разработка
стратегии
автоматизации
Анализ опыта
эксплуатации
Оценка
реализации
Анализ
требований
Логическое
проектирование
Разработка
технического
задания
Программирование
Физическое
проектирование
Налаживание
и испытания
Сопровождение
Внедрение
Рис. 4. Этапы жизненного цикла компьютерной информационной
системы предприятия
Практическое применение компьютерной информационной системы
конкретного предприятия зависит от условий его функционирования и
информационных запросов пользователей.
На этапе разработки стратегии автоматизации предприятию необходимо
предусмотреть интегрированное программное обеспечение для учета и
внутреннего аудита компании. Такой подход повысит эффективность
внутреннего аудита как элемента системы управления компанией, будет
способствовать его взаимосвязи с управленческим учетом и анализом, что
позволит компании искать и мобилизовать резервы экономии ресурсов, снизить
себестоимость продукции, услуг и обеспечить прибыльность и финансовую
55
стабильность [3].
На этапах анализа требований и разработки технического задания
необходимо обеспечить модификацию типовых форм учета основных средств
для нужд управления. На этом же этапе предполагается возможность
обобщения информации из первичных документов в автоматизированном
режиме, ее анализ и выработка компанией политики по обновлению основных
средств, их приобретение по видам, в том числе для удовлетворения социально-
экономических потребностей компании, а также для проведения текущих и
капитальных ремонтов. В процессе формирования политики по направлениям
обновления и использования основных средств должны принимать участие
службы бухгалтерии, управленческого учета и внутреннего аудита. Такой
интегрированный подход позволит научно обосновать политику компании по
направлениям создания, приобретения и использования основных средств.
Предприятия при выборе бухгалтерского программного обеспечения,
прежде всего, должны руководствоваться такими их признаками как
комплексность выполняемых функций и размер объекта, который
автоматизируется. В условиях автоматизации бухгалтерского учета характер
компьютерных информационных систем предприятия является определяющим
фактором организации бухгалтерского учета, поскольку меняются способы
обработки информации и соответственно скорость ее предоставления [6].
Автоматизация бухгалтерского учета вносит изменения в технологии
работы бухгалтерии, облегчает рутинную работу бухгалтера по составлению
различных ведомостей, журналов, отчетных форм, исключает возможность
допущения арифметических ошибок и ошибок, связанных с неверным
разнесением конкретной цифры. Использование компьютерных систем
позволяет повысить качество учета как информационного обеспечения аудита.
Реформирование бухгалтерского учета предполагает кропотливую работу
по переходу к ведению бухгалтерского учета по Национальным стандартам.
Прежде всего, необходимо разработать бланки первичных документов,
соответствующих изменениям. В бланках документов необходимо
56
предусмотреть колонки для отражения хозяйственных операций в соответствии
с новым планом счетов.
Реформированием бухгалтерского учета предусматривается введение
единой форм бухгалтерского учета всеми предприятиями, но скорее разработка
этой формы является необходимым условием успешного процесса
реформирования. На современном этапе наиболее уместной была бы
автоматизированная форма бухгалтерского учета. На выбор материальных
носителей документов влияет наличие технических средств, вычислительных
машин, методика восприятия первичных данных (ручным, машинным, –
автоматическим способом и т. д.). К этой работе, кроме бухгалтеров,
привлекают работников других служб - финансистов, поставщиков [8, с. 38].
Выбор форм первичных документов облегчает наличие типовых и
унифицированных форм, изготовленных различными центральными органами
– банками, финансовыми органами и т. д.
Если типовых или унифицированных форм первичных документов нет,
их разрабатывают на предприятии, согласовывая с органами Министерства
статистики России.
Основным направлением совершенствования форм первичных
документов является их унификация и стандартизация. Кроме того, этому
способствует замена разовых документов накопительными документами,
применение многострочных документов и документов длительного
использования, регистрация операций непосредственно в реестрах, создание
комплексных документов. Уменьшение количества документов сокращает
учетную процедуру.
В условиях использования компьютеров, функционирования АРМ
первичные данные следует формировать в основном непосредственно на
технических носителях (терминалах, дисплеях), широко внедрять
автоматическую фиксацию первичных данных, изымать постоянные реквизиты
использовать базы данных (БД) и распределенные базы данных (РБД) [7].
Очень важным в работе бухгалтерии является организация рабочего
57
места (создание АРМ, применение средств оргтехники), соблюдение
нормального трудового режима, выработка стиля работы руководителя учетной
службы.
Эргономичное обеспечение системы автоматизированного учета – это
совокупность методов, методик, инструкций, стандартов, нормативных и
справочных документов и средств подготовки, обеспечивающих реализацию
эргономических требований и как следствие этого – оптимизацию создания и
функционирования системы.
Рассмотрим основные эргономические требования к отдельным
составным частям системы человек-машины – окружающей среды с позиций
комплексного подхода. Оптимизация организационной структуры бухгалтерии
и других подразделений управления предприятием – создание АРМ бухгалтера.
Практика показывает, что в новых условиях нужно создавать новые
подразделения бухгалтерии за процессами хозяйственной деятельности –
поставка, производство, реализация, а также можно выделить отдел сводного
учета и отчетности.
Такая форма распределения обязанностей позволит по-другому
организовать учетный процесс, а значит обеспечить работу бухгалтера-
оператора. Эффективность бухгалтерского учета в значительной степени
определяется организацией труда учетного аппарата, который должен
базироваться на научной основе, то есть с применением элементов НОТ,
которая предусматривает:
1. Распределение кооперации труда (специализация функций отдельных
исполнителей, их групп, кооперации выполнения отдельных участков учетных
процессов между отдельными работниками бухгалтерии, подразделениями
бухгалтерии).
2. Нормирование учетной работы (расчет норм времени для выполнения
отдельных учетных работ, норм выработки отдельными работниками).
3. Регламентация задач, функций и обязанностей отдельных работников.
4. Стандартизация бухгалтерского учета (учетного процесса и работников
58
аппарата).
5. Использование передового отечественного и зарубежного опыта.
Оптимизация организации АРМ бухгалтера.
Рабочее место каждого учетного работника должно быть организовано с
учетом специфики выполняемой им учетной работы, физических и
психологических возможностей.
Очень важной предпосылкой оптимизации движений бухгалтера-
оператора является наличие меню – список возможной файловой системы,
подобных отметок учетных номенклатур, специальных программных средств
для управления файлами.
Для эффективной работы бухгалтеру-оператору следует учитывать
параметры по целому ряду элементов, составляющих в целом условия труда:
освещение;
движение воздушной среды;
интеллектуальная зрительная нагрузка;
эстетический уровень в рабочей зоне;
уровень численности людей в коллективе бухгалтерии и ее отдельных
подразделений.
Реализация всех этих эргономических требований обеспечивает
оптимальное создание и функционирование системы автоматизации учета, для
чего существуют общетехнические требования, нормативы, справочные данные
и другие нормативы, которыми нужно обладать главному бухгалтеру и знать об
их существовании и напоминать об этом своему руководству.
Финансовая стабильность формирует имидж организации и предприятия,
является их визитной карточкой в ведении бизнеса. Суть признаков финансовой
стабильности раскрывается содержанием экономических категорий, которыми
они определяются. Перестройка хозяйственной деятельности предприятий
направлена на овладение механизмом рыночных отношений и предъявляет
новые требования к содержанию и методов бухгалтерского учета.
Для принятия правильных управленческих решений даже на уровне
59
предприятия должны использоваться данные, соответствующие определенным
правилам, требованиям и нормам, понятным для пользователей. С этой целью
предприятие должно разработать учетную политику, которая подчиняется
потребностям внутреннего менеджмента. Но как правило, для принятия
эффективных управленческих решений менеджеры не ограничиваются сугубо
внутренней информацией, а сравнивают ее с соответствующими показателями
подобных предприятий конкурентов или партнеров по бизнесу [13].
Поэтому закономерно возникает потребность в унификации требований к
финансовой информации в рамках отрасли, региона, всей экономической
системы страны. Процесс такой унификации называют стандартизацией
бухгалтерского учета.
Итак, по результатам исследования можно посоветовать следующие пути
совершенствования учета на предприятии:
1) выбор оптимальной по составу и количеству учетной информации,
которая обеспечит реализацию тех задач, которые поставлены перед учетом на
предприятии;
2) разработка и внедрение рациональных схем документооборота,
которые позволяли бы своевременно выполнять поставленные задачи при
минимальных затратах трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
3) совершенствование содержания и состава носителей информации по
учету на предприятии. Проведя анализ изменений в законодательной базе,
касающейся учета на малом предприятии, было доказано, что отдельные графы
типовых форм первичных документов потеряли свой смысл и на предприятиях
не используются. Это, например, такие реквизиты, как код нормы
амортизационных отчислений, источник приобретения, дата начала оплаты за
основные средства.
4) полная компьютеризация учета на предприятии. Вызвано это
необходимостью оперативного получения сведений о движении основных
средств, своевременного и правильного расчета сумм амортизации,
определения износа в соответствии с установленными нормами и тому
60
подобное.
Одной из самых распространенных программ является «1С:
Бухгалтерия», внедрение которой обеспечило бы оперативный, точный учет,
который охватывал всю производственную и финансово-хозяйственную
деятельность хозяйства. В современных условиях эта программа отвечает
требованиям бухгалтеров не в полной мере, но она совершенствуется, меняется,
появляются ее новые версии. Однако сначала нужно избавиться противоречий в
законодательстве.
5) Совершенствование методики начисления амортизации. Это
проблемный вопрос можно решить следующими путями:
во-первых, необходимо определить адекватный срок полезного
использования объекта, который не влиял на искажение информации об
основных средствах в финансовой отчетности;
во-вторых, установить необходимость начисления амортизации после
месяца, в котором объект основных средств был введен в эксплуатацию.
С целью совершенствования организации учета денежных средств
предприятию можно использовать систему «Клиент-Банк». Услуги с
использованием системы «Клиент-Банк» банки предоставляют уже в течение
многих лет. По оценкам самих банкиров, за это время на систему перешло
около 80% клиентов, которые активно осуществляют платежи именно через
систему.
Основной функцией «Клиент-Банка» является предоставление
возможности предприятию проводить платежи со своего текущего счета в
банке, не посещая банк, из офиса предприятия.
Кроме того, «Клиент-Банк» позволяет:
прогнозировать денежные средства на текущем счете. То есть
уполномоченное лицо может контролировать движение средств на текущем
счете, выяснять личность плательщика и назначение платежа. Благодаря таким
функциям можно быстро работать с клиентами предприятия по факту расчетов
с ними;
61
получать документы (выписки и др.) с текущего счета;
получать ежедневные официальные курсы иностранных валют,
используемые при бухгалтерском учете операций;
составлять справочник своих клиентов по платежам и справочник
назначения платежа. Эти справочники позволяют быстрее формировать
платежные документы, поскольку они не нуждаются в необходимости вновь
заносить информацию в каждый документ – готовый шаблон переносится в
платежный документ из справочников;
получать от обслуживающего банка сообщения о различных услугах
банка, текущие процентные ставки по кредитам и депозитам, а также другую
информацию. Можно обращаться в обслуживающий банк при необходимости.
Эта функция позволяет предприятию и банку обмениваться нужной
информацией для дальнейших действий.
Основными преимуществами предприятия при переходе на систему
«Клиент-Банк» являются:
можно использовать один из вариантов каналов связи (интернет или
телефонно-модемная версия);
установка этой системы, как на определенного пользователя, так и в
сети Клиента;
создания и редактирования определенных документов в автономном
режиме (без необходимости соединения с банком);
возможность использования одной системы для управления счетами
нескольких организаций;
совершенные и понятные инструкции для использования системы
«Клиент-Банк», простой интерфейс программы [15].
Выгоды, которые дает предприятию использование системы «Клиент-
Банк»:
оперативность в управлении финансовыми потоками;
экономия времени и средств компании на дорогу в банк;
62
легкость и удобство использования программы.
«Клиент-Банк» на предприятиях зависит от того, услугами какого банка
пользуется предприятие. Установить эту систему можно как бесплатно, так и за
определенную плату, все же это зависит от самого банка. Ежемесячное
обслуживание банков стоит от 300 до 1 000 р., при этом в этих тарифах уже
учтены все расходы клиента на расчетное обслуживание.
Итак, для МКДОУ детский сад «Русская березка» очень удобно иметь
систему «Клиент-Банк», ведь она сэкономит расходы предприятия, время
бухгалтера, а также она очень удобна для использования.
Другим направлением совершенствования организации управленческого
учета предлагается введение зарплатного проекта на предприятии.
Зарплатный проект представляет собой согласие между банком и
предприятием о выплате заработной платы, премий и других платежей
сотрудникам фирмы на карточки.
Документальное оформление. Как известно, заработную плату
выплачивать через учреждения банков с обязательной оплатой банковских
услуг за счет работодателей, но нужно личное согласие работника, в виде его
письменного заявления. Издается приказ о внедрении зарплатного проекта,
который подписывает руководитель предприятия. К приказу следует
приложить список работников, которые согласны получать заработную плату
таким образом.
Предприятие для осуществления некоторых видов выплат (заработной
платы, пенсий, социальной помощи и т. д.) имеет право открыть текущие счета
физическим лицам, составив с банком договор об открытии текущих счетов на
пользу физических лиц.
В этом договоре оговариваются условия открытия и обслуживания
карточных счетов. Для этого фирма подает в банк следующие документы:
заявление об открытии текущих счетов в пользу физических лиц;
список физических лиц-работников, для которых открывают счет;
копии документов, физических лиц, на основании которых банк