43
допускается отличие выходной формы документа от утвержденной формы
документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы
документа содержат обязательные реквизиты и показатели регистров
бухгалтерского учета (п. 19 Приказа № 157н).
Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несут
ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных
учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (п.9 Приказа
№ 157н).
Первичный учетный документ составляется в момент совершения факта
хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным –
непосредственно по окончании операции (ч. 3 ст. 9 Федерального закона №
402-ФЗ, п. 9 Приказа № 157н).
Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к
учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на
счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности,
осуществляется учреждением в регистрах бухгалтерского учета, составляемых
по формам, установленным органом, осуществляющим согласно
законодательству Российской Федерации регулирование бухгалтерского учета.
Регистры бухгалтерского учета, формы которых не унифицированы,
устанавливаются субъектом учета в рамках формирования своей учетной
политики и должны содержать следующие обязательные реквизиты (п.11
Приказа № 157н):
наименование регистра;
наименование субъекта учета, составившего регистр;
дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который
составлен регистр;
хронологическая и (или) систематическая группировка объектов
бухгалтерского учета;
величина денежного и (или) натурального измерения объектов
бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
44
наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их
фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации
этих лиц.
Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных
документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам
совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам
бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в следующих
регистрах бухгалтерского учета: (п. 11 Приказа № 157н):
1) журнал операций с безналичными денежными средствами;
2) журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
3) журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
4) журнал операций расчетов по оплате труда;
5) журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых
активов;
6) журнал по прочим операциям;
7) журнал по санкционированию;
8) главная книга.
Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения
операций, но не позднее следующего дня после получения первичного
(сводного) учетного документа, как на основании отдельных документов, так и
на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в
журнале операций записывается в зависимости от характера операций по
дебету одного счета и кредиту другого счета.
При обнаружении в регистрах бухгалтерского учета ошибок, бухгалтерия
осуществляет анализ ошибочных данных, вносит исправления в
соответствующие базы данных.
Журналы операций подписываются бухгалтером, составившим журнал
операций. По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов
операций записываются в Главную книгу.
45
При завершении текущего финансового года обороты по счетам,
отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств не переносятся.
Расходы бюджета по исполнению бюджетных обязательств отражать в
отчетной форме «Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя,
распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора,
администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного
администратора, администратора доходов бюджета» (ф. 0503127) поквартально
нарастающим итогом.
Необходимо осуществлять корреспонденцию счетов по отражению
публичных обязательств следующим образом:
дебет 150313200 кредит 150211200 – приняты бюджетные
обязательства по выплате пособий в рамках переданных полномочий;
дебет 140120200 кредит 1302хх730 – начислены денежные
обязательства перед физическим лицом по выплате пособий;
дебет 150211200 кредит 150212200 – начислены денежные
обязательства;
дебет 1302хх830 кредит 130405200 – исполнено публичное
обязательство.
МКДОУ детский сад «Русская березка» предоставляет отчетность о
выполнении государственного (муниципального) задания в соответствии с
доведенными сроками от учредителя.
По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года)
первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном
носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть
подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном
количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев
в одну папку (дело). На обложке указывать: наименование учреждения;
название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который
сформирован регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), с указанием
года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (журнала
46
операций) с указанием при наличии его номера; количество листов в папке
(деле) (п. 11 Приказа № 157н).
По первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и
относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (Журналу
операций), формируется реестр электронных документов, подшиваемый в
отдельную папку (дело).
Ведение бухгалтерского учета осуществляется автоматизированным
способом с использованием программного продукта 1:С Предприятие 7.7
Бухгалтерия государственного учреждения (сетевая файловый вариант), 1С:
Предприятие 7.7 Зарплата и управление персоналом, также применяются
офисные программы общего назначения, входящие в состав программного
пакета «MS Office», Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007,
«Контур-Экстерн Лайн v 1.9.0» для передачи данных в налоговые органы и
внебюджетные фонды, RTC.APM заказчика.
Доверенности на получение товарно-материальных ценностей
оформляются в соответствии с Инструкцией о порядке выдачи доверенностей
на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности,
которая предусматривает две формы бланка доверенности:
– форма М-2, которая применяется, если выдача доверенностей не носит
массовый характер;
– форма М-2а, применяемая, если учреждение оформляет много
доверенностей.
Выдача доверенностей регистрируется в журнале учета выданных
доверенностей, форма которого приведена в п. 6 Инструкции по выдаче
доверенности.
Перечень лиц, имеющих право на получение материальных ценностей по
доверенности, утверждается приказом по учреждению.
Выдача доверенности на получение товарно-материальных ценностей
производится утвержденным приказом руководителя учреждения лицам на
основании предъявленных ими накладных поставщиков, счетов и т.д.
47
Выдача доверенности на представление интересов учреждения в
налоговых органах и во внебюджетных фондах осуществляется согласно
утвержденному руководителем приказу.
Если срок доверенности не указан, то доверенность будет действовать в
течение года с момента ее выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
При ведении бухгалтерского учета хозяйственные операции отражаются
на счетах Плана счетов бюджетного учреждения, содержащих в 24 – 26
разрядах номера счета аналитический код вида поступлений, выбытий объекта
учета, соответствующий коду Классификации операций сектора
государственного управления, в зависимости от экономического содержания
хозяйственной операции, отражаемой в бухгалтерском МКДОУ детский сад
«Русская березка».
В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете
информации об осуществляемых операциях, учреждение вправе предусмотреть
дополнительную детализацию операций по статьям 130 «Доходы от оказания
платных услуг», 180 «Прочие доходы», 290 «Прочие расходы», 310
«Увеличение стоимости основных средств», 320 «Увеличение стоимости
нематериальных активов» и 340 «Увеличение стоимости материальных
запасов» (в рамках третьего разряда кода).
При завершении текущего финансового года обороты по счетам,
отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в рамках
регистров бухгалтерского учета очередного финансового года не переносятся.
Учреждение вправе вводить в рабочий план счетов дополнительные
аналитические коды счетов, обеспечивающие формирование в бухгалтерском
учете информации, необходимой внутренним, внешним пользователям
бухгалтерской отчетности учреждения.
Инвентаризация запасов в МКДОУ детский сад «Русская березка»
осуществляется инвентаризационной комиссией, назначенной приказом
руководителя предприятия, по местам хранения материальных ценностей в
присутствии материально ответственных лиц [19, c. 29-31].
48
В бухгалтерии фактические остатки материальных ценностей,
зафиксированы в описаниях, сверяют с данными бухгалтерского учета.
Материальные ценности, по которым выявлены расхождения (остатки,
нехватка), записывают в сравнительную ведомость, а материально
ответственное лицо должно предоставить инвентаризационной комиссии
письменное объяснение о причинах их возникновения.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение
законодательства при выполнении хозяйственных операций несет директор
организации. Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией организации,
возглавляемой главным бухгалтером МКДОУ детский сад «Русская березка».
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению
хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерскую службу
документов и сведений обязательны для всех работников организации.
49
Глава 3. Совершенствование управленческого учета МКДОУ
детский сад «Русская березка»
3.1. Автоматизация учета в МКДОУ детский сад «Русская березка»
Автоматизация управленческого учета предприятия должна
соответствовать определенным требованиям:
- Полнота и объективность отображения всех фактов хозяйственной
деятельности.
- Своевременность фиксации и предоставления данных.
- Релевантность показателей.
- Целостность системы управленческого учета.
- Понятность для всех пользователей.
- Регулярность.
Учет затрат является одной из наиболее важных задач управленческого
учета предприятием. Объективность и оперативность получаемой информации
руководителями всех уровней, особенно в части издержек, влияет на
эффективность принимаемых ими решений. Поэтому процесс своевременной
фиксации показателей использования ресурсов является весьма актуальным в
текущей деятельности предприятий в Москве и других регионах РФ. Его
эффективная реализация возможна посредством использования программы для
управленческого учета. Совокупность объектов управленческого учета, можно
объединить в группы:
- Производственные ресурсы;
- Хозяйственные процессы;
- Доходы и затраты;
- Структурные единицы (с локализацией доходов и затрат по местам
возникновения (ЦФО)).
Процесс бюджетирования позволяет систематизировать управление
предприятием, определить цели и пути их достижения, благодаря
50
планированию и конкретизации показателей по всем направлениям
деятельности и структурным подразделениям. Организация бюджетирования
осуществляется по центрам финансовой ответственности, путем распределения
функций, полномочий и обязанностей, определения зоны ответственности,
формирования отдельных видов планов с максимальной детализацией. Такой
подход позволяет:
- достигать запланированные цели;
- оптимизировать затраты;
- рационально использовать ресурсы;
- оптимально распределять денежные средства;
- улучшать результативность хозяйственной деятельности в целом.
Управленческий учет подразумевает управление всеми процессами в
фирме:
- Управление продажами.
- Закупками и запасами, движением на складе и внутрифирменным
перемещением товаров и продуктов.
- Управление производством и себестоимостью.
- Управление финансами предприятия – бухгалтерия, налоги, движение
денег, бюджетирование.
- Управление взаимоотношениями с деловыми партнерами,
покупателями, заказчиками и клиентами.
- Управление персоналом фирмы, анализ эффективности работы
менеджеров.
У многих предпринимателей, бизнес которых относится к малому или
микро, система управленческого учета реализуется в Excel. Этот всем
известный табличный процессор действительно позволяет достаточно
комфортно обрабатывать небольшой массив информации, строить таблицы,
графики, взаимосвязи между данными и т. д., то есть решать задачу как вести
управленческий учет на предприятии.
Однако, чем крупнее организация, тем массив этой информации будет
51
значительно больше, обрабатывать ее будет труднее. Во-первых,
предпринимателю необходимо будет обладать углубленными знаниями в
работе с Excel либо нанять для этого специального сотрудника. Во-вторых,
работа в Excel предполагает, что пользователь сам для себя и под свои нужды
строит автоматизированную схему, программирует ее.
Поэтому, не обладая специальным образованием и навыками
программирования, вполне вероятно где-то сделать ошибку. Например,
посчитать неправильно тот или иной показатель (рентабельность сделки,
калькуляция себестоимости, финансовый план и т. д.), на основе которого будет
выработано и реализовано неверное решение.
С точки зрения бизнеса это недопустимо. Поэтому наиболее
оптимальным является использование специальных программных продуктов.
Автоматизация процессов управленческого учета решает следующие
важные задачи.
1. Автоматизация управленческого учета позволяет выстроить систему
бюджетов компании. Бюджет, если говорить просто – это план деятельности,
выраженных в деньгах, финансовый план. В фирме обычно выделяют
следующие виды бюджетов
- Бюджет продаж. Это план продаж общий по фирме, который также
может (и будет) детализироваться по структурным подразделениям фирмы,
которые занимаются реализацией, вплоть до каждого менеджера.
- Бюджет закупок. Плановый документ для тех менеджеров, которые
занимаются закупкой товаров, материалов, комплектующих и т. д.
- Бюджет расходов. Он может разделять на два вида: бюджет прямых и
косвенных затрат. Также бывает общий и детализированный по
подразделениям и отделам.
- Бюджет движения денежных средств – по фирме и по подразделениям.
2. Выстроить полностью управляемую схему контроля над финансовыми
потоками. Руководитель фирмы может в любое время увидеть движение
финансов в любом направлении в любом разрезе.
52
3. Автоматизация управленческого учета выстраивает схему финансовых
показателей, которые необходимы именно этой фирме, которые будут
рассчитываться автоматически. При этом очень удобно и важно то, что в
автоматизированной системе руководитель может увидеть, как то или иное
решение скажется на финансовом состоянии его компании еще до того, как это
решение принято.
То есть, в программу вводятся некие данные (закупки, продажи, кредиты,
инвестиции и другие), она сразу рассчитывает, как это закупки, продажи,
инвестиции и т. д. повлияют на финансовое состояние компании. Видя эти
расчеты, руководитель понимает, стоит принимать то или иное решение или не
стоит.
К этим финансовым показателям относятся разные виды рентабельности
– продаж, инвестиций и т. д. К ним относятся показатели оборачиваемости –
запасов, кредиторской и дебиторской задолженности и другие. К этим
показателям относится формирование прогнозного и отчетного баланса активов
и пассивов предприятия на любую дату. Состав нужных показателей
предприниматель формирует для себя сам, исходя из целесообразности.
Финансовый анализ является важнейшим элементом менеджмента в
любой фирме.
4. Организация управленческого учета выстраивает систему оперативного
анализа «План-Факт». Она позволяет в любой момент времени отследить, как
выполняются поставленные задачи и, в случае необходимости, внести
корректировки.
5. Позволяет максимизировать эффективность управления всеми
ресурсами и запасами, минимизировать любые риски.
6. Позволяет минимизировать затраты на ввод и обработку информации.
7. Позволяет составлять, анализировать, корректировать три важных
документа – бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных
средств (БДДС), баланс активов и пассивов.
Эти три документа всегда должны быть доступны руководителю