76
5. Персонал – фактор успешного участия. Для работы на выставки
персонал должен выбираться исходя из профессиональных и личных качеств
(опыт работы на выставке, знание иностранных языков, общительность).
До начала выставки очень важно провести проработать с персоналом все
аспекты участия (объяснить организацию стендового пространства, область
ответственности каждого сотрудника, цели участия и т.д.). Этот момент зачастую
недооценивается или вообще упускается.
Мы предлагаем следующий состав сотрудников для участия в выставке:
1 специалист из отдела продаж;
1 специалист технического отдела.
На наш взгляд, данный состав представителей позволит наиболее полно
представить компанию ООО «ИТК», а так же специалисты смогут ответить на
все интересующие посетителей вопросы.
В качестве предложения мы рекомендуем ООО «ИТК» принять участие
53-я Федеральная оптовая ярмарка товаров и оборудования текстильной и лёгкой
промышленности «Текстильлегпром», которая пройдет с 17 - 20 сентября 2019
г., в «Всероссийский выставочный центр», г. Москва (рис. 16).
Рисунок 16 – Выставка – ярмарка Текстильлегпром Осень 2019
Экспозиция выставки охватила практически все отрасли легкой
промышленности и представила следующие направления (см. приложение 7):
международный салон одежды и головных уборов;
международный салон фурнитуры, текстиля и комплектующих
материалов для одежды;
77
международный салон меха;
международный салон трикотажа;
международный салон белья;
международный детский салон;
международный салон машин и оборудования;
международный салон готовой продукции.
Более 2100 экспонентов из 25 стран представят полный обзор товаров
текстильной и легкой промышленности, смежных отраслей на ярмарке
«Текстильлегпром» и Международной оптовой ярмарке «Кожа – Обувь – Меха –
Технология».
Крупнейшие в России и странах СНГ специализированные выставки
состоятся 17.09.2019 - 20.09.2019 в Москве на ВВЦ.
«Текстильлегпром», которая за двадцать лет своего существования стала
одним из крупнейших выставочных мероприятий России и ведущим
профессиональным форумом с высокой деловой репутацией. «Текстильлегпром»
проводится под патронатом Торгово-промышленной палаты РФ, Правительства
г. Москвы, при поддержке Министерства промышленности и торговли РФ,
Министерства экономического развития РФ, Российского союза
промышленников и предпринимателей (РСПП), Российского союза
товаропроизводителей (РСТ). Федеральная ярмарка наиболее полно отражает
современное состояние отрасли, демонстрирует новинки, тенденции и
технологии рынка модной индустрии и смежных отраслей, пропагандирует
успешный опыт российских предприятий, оказывает товаропроизводителям
действенную поддержку в реализации продукции на потребительском рынке.
Выставочный проект «Текстильлегпром» является важным
экономическим событием отрасли. Его проведение дважды в год обеспечивает
необходимые условия для непрерывной коммерческой деятельности российских
компаний. Именно на ярмарках формируется основной ассортимент товаров на
предстоящее полугодие и определяются каналы сбыта.
78
Общая выставочная площадь отраслевого смотра составит 60000 кв.
метров. Его обширная экспозиция представлена в формате целого ряда
тематических салонов. Торговым агентам предлагается большой выбор
продукции, значительное количество поставщиков в каждой ассортиментной
группе, различные ценовые сегменты товаров.
В числе постоянных экспонентов ярмарок успешные российские и
зарубежные предприятия, более 1000 участников.
3.3 Оценка эффективности мероприятий по совершенствованию
управления бизнес-коммуникациями ООО «ИТК»
В данном пункте рассчитаем предполагаемый экономический эффект от
предложенных мероприятий.
Расчет разделим на два направления:
оценка эффективности внедрения системы Directum в компанию ООО
«ИТК»;
оценка эффективности от участия ООО «ИТК» в выставке «53
Федеральной оптовой ярмарки «Текстильлегпром».
1. Оценка предполагаемой эффективности внедрения системы Directum в
компанию ООО «ИТК».
Внедрение системы Directum на ООО «ИТК» будет происходить в
соответствии с прогнозами внедрения (табл. 14).
Таблица 14
План работ по внедрению системы DIRECTUM на ООО «ИТК»
[www.directum.ru]
№
Наименование деятельности
Сроки работ
1
Организация проекта
2 недели
2
Обучение рабочей группы
4 недели
3
Проектирование системы
9 недель
4
Настройка и адаптация системы
5 недель
5
Развертывание системы
2 недели
79
6
Опытно-промышленная эксплуатация
5 недель
7
Промышленная эксплуатация и постоянные
улучшения
Итого
18 недель
Внедрение системы DIRECTUM на ООО «ИТК» займет приблизительно
18 недель (рис. 17).
Рисунок 17 - Образец плана внедрения DIRECTUM
[www.directum.ru]
Рассчитаем стоимость проекта внедрения системы DIRECTUM на ООО
«ИТК» (табл. 15)
Таблица 15
Расчет стоимости проекта внедрения системы DIRECTUM
[www.directum.ru]
№ пп
Программы, услуги, работы
Кол-во
Цена
1
Базовая серверная лицензия DIRECTUM
1
20700
2
Базовая клиентская лицензия DIRECTUM
1
8400
3
Пакет 20 базовых клиентских лицензий DIRECTUM
1
159600
4
Реинжиниринг бизнес-процессов
1
68400
80
5
Интеграция с существующими данными (1С, Excel и
пр.)
1
10200
6
Тестирование и отладка, настройка системы
1
16000
7
Обучение и поддержка DIRECTUM
1
30000
8
Мобильное приложение для руководителей Solo
DIRECTUM
1
33600
ИТОГО
346900
Таким образом, стоимость внедрения системы DIRECTUM на ООО
«ИТК» составит 346900 руб. На основе опыта внедрения системы DIRECTUM
можно говорить о следующих показателях при использовании современной
Системы Электронного Документооборота СЭД:
производительность труда персонала увеличивается на 5-15%;
стоимость архивного хранения электронных документов на 60%
ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.
Экономия времени на различные операции:
20 % – поиск и ожидание поступления документов;
20 % – согласование и утверждение документов;
10% – передача документов между подразделениями;
10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.
Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное системой
DIRECTUM – более 60% (табл. 16).
Принято также считать, что при внедрении DIRECTUM приобретаются
тактические и стратегические выгоды.
Таблица 16
Сравнение деятельности организации до внедрения системы и
после [www.directum.ru]
Операция
Время для
бумажного
документа
Время для
электронного
документа
Доставка входящего документа
сотруднику
5 часов
3 минуты
81
Доставка входящего документа
конечному исполнителю
15 часов
4 часа
Доставка служебной записки от
исполнителя до конечного
исполнителя
16 часов
5 часов
Ознакомление с документами
20 часов
1,5 часа
Выпуск
организационнораспорядительных
документов
27 часов
6 часов
Согласование исходящего документа
17 часов
8 часов
Тактические выгоды для ООО «ИТК»:
сокращение расходов при внедрении DIRECTUM связаны с
освобождением физического места для хранения документов, с уменьшением
затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде, со
снижением расходов на персонал и оборудование и др.
Стратегические выгоды для ООО «ИТК»:
коллективная работа над документами;
значительное ускорение поиска и выборки документов (по
различным атрибутам); повышение безопасности информации;
повышение сохранности документов и удобства их хранения;
улучшение контроля за исполнением документов;
сокращение процесса согласования от нескольких недель до одного-
двух дней; повышение скорости выполнения работ, увеличение объема
выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами,
имеющими юридические обязательства).
Для расчета повышения производительности труда на ООО «ИТК» после
внедрения системы DIRECTUM, воспользуемся моделью «Рабочее время», где
(табл. 17):
N - число сотрудниковв организации;
T - доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с
документами;
82
Z - средняя зарплата в месяц
Итого, потери = N*T*Z
Таблица 17
Расчет повышения производительности труда на ООО «ИТК» после
внедрения системы Directum (авторская разработка)
№ пп
Показатель
Руб.
1
Число сотрудников в организации
60
2
Средняя заработная плата
17300
3
Доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с
документами
10%
ИТОГО ЗА МЕСЯЦ
103800
ИТОГО ЗА ГОД
1245600
Исходя из имеющихся данных, можно рассчитать экономический эффект
от предлагаемого мероприятия и срок его окупаемости (табл. 18) и (рис. 16)
Таблица 18
Расчёт экономического эффекта от предлагаемого мероприятия и
срок его окупаемости (авторская разработка)
% пп
Наименование
Руб.
1
Затраты на покупку и внедрение Directum
346900
2
Экономии времени
1245600
3
Дополнительный доход за счет экономии времени
898700
4
Срок окупаемости проекта
0,4
При штате в 60 сотрудников, 10% времени, средняя заработная плата
17300 руб.
Потери рабочего времени составят 103800 рублей в месяц, а в год
составляют 1245600 руб.
Соответственно внедрение системы DIRECTUM предположительно
окупится менее, чем за 5 месяцев (рис. 18).
83
Рисунок 18 - Экономический эффект от предлагаемого
мероприятия (авторская разработка)
Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо
увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой
задачей позволяет справиться DIRECTUM. Согласно оценкам консалтинговых
компаний, доля рутинных операций, большую часть из которых можно
переложить на автоматизированные системы, может составлять 20-30 %
рабочего времени
Прогнозируемые эффекты от внедрения системы DIRECTUM для ООО
«ИТК»:
уменьшаются затраты;
повышается качество обслуживания заказчиков, а значит и
повышается их лояльность;
увеличивается скорость реагирования на запрос;
повышается удовлетворенность клиентов;
возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в
режиме реального времени;
346900
1245600
898700
0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
Затраты
на
покупку
и
внедрение
Directum
Экономии
времени
Дополнительный
доход
за
счет
экономии
времени
84
обеспечивается лучшая управляемость - можно планировать и
контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения
внешней среды;
увеличивается скорость распространения информации по компании.
В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже
небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность
их потока очень существенны;
изменение корпоративной культуры - внедрение DIRECTUM
приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между
структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений;
улучшение морального климата и степени удовлетворенности
сотрудников своим трудом;
более быстрое и качественное принятие решений;
обеспечение соответствия существующим правилам и законам;
повышение привлекательности для инвестиций;
облегчение внедрения системы управления качеством.
Экономический эффект от внедрения DIRECTUM очевиден и подводя
итог вышеизложенному, можно предположить, что реализация предложенных
мероприятий позволит ООО «ИТК», повысить эффективность своей
деятельности.
2. Оценка эффективности от участия ООО «ИТК» в выставке «53
Федеральной оптовой ярмарки «Текстильлегпром».
Рассмотрим предполагаемый эффект от участия ООО «ИТК» в выставке
«Текстильлегпром». Как было отмечено ранее, участие в выставках имеет
экономический и неэкономический эффект. Иногда экономический эффект
выставки может быть корректно оценен через несколько месяцев после выставки,
либо вообще не может быть явно привязан к участию в выставке.
85
Рассчитаем стоимость участия ООО «ИТК» в выставке «53 Федеральной
оптовой ярмарки «Текстильлегпром».
Стоимость будет состоять из двух составляющих:
стоимость участия в выставке (табл. 19);
стоимость затрат на транспорт и проживание сотрудников (табл. 20).
Таблица 19
Стоимость участия в выставке
Наименование
Цена, руб.
Стандартный набор оборудования (шт.):
Метраж стенда 6 кв.м.
Ковровое покрытие
+
Знаки на фризовой панели
15
Стол
1
Стул
2
Архивный шкаф
1
Спот-бра 100Вт
2
Розетка 220V (мощность до 2кВт)
1
Вешалка
1
Корзина для мусора
1
Стоимость стенда угловой/сквозной (открыты две
стороны), с учетом НДС (рубли)
87120
Регистрационный взнос за 2 человек
26000
Итого
113120
Стоимость участия ООО «ИТК» в выставке «53 Федеральной оптовой
ярмарки «Текстильлегпром» составит 113120 руб.
Стоимость затрат на транспорт и проживание сотрудников рассчитаем
исходя из условий, что выставка продлится 4 дня и участвовать в ней будут 2
сотрудника ООО «Ивановская текстильная компания» (табл. 16).
Добиратся до выставки будут на поезде, время поездки 4 часа. Проживать
будут в гостинице «Турист», расположенной на ул. Сельскохозяйственная, дом
17 стр.1, в двухместном номере, категории «Эконом+».
Таблица 20