66
корпоративный портал; корпоративная связь ООО «ИТК»; корпоративные
мероприятия.
Проведенный анализ управления внутренними коммуникациями
организации ООО «ИТК» позволяет выявить ряд проблем в деятельности
исследуемой организации, без решения которых дальнейшее эффективное
развитие организации не является возможным, а так же пути решения данных
проблем.
Во-первых, в текущем режиме для делового общения сотрудники обычно
используют телефонную связь.
Во-вторых, существующие информационные потоки между отделами не
формализованы, возникают стихийно и не отражают многих потребностей
сотрудников.
В-третьих, несмотря на относительно близкий уровень образованности
персонала организации, в рабочем коллективе нередко возникают те или иные
барьеры в общении, которые влияют на успешность коммуникации и
деятельности фирмы в целом.
Межфирменных коммуникаций происходят не системно, без какой - либо
подготовки, в случае случайного или профессионального общения сотрудников
ООО «Ивановская текстильная компания» с представителями других
организаций.
Таким образом, для того, чтобы сбалансировать управление
внутрифирменной и межфирменной коммуникациями организации ООО «ИТК»,
руководству необходимо учесть все выдвинутые проблемы, а так же
использовать весь спектр возможных решений данной проблемы.
Опираясь на полученные результаты, а также учитывая специфику
деятельности и особенности самой компании, необходимо разработать
программу оптимизации системы внутрифирменной и межфирменной
коммуникациями в ООО «Ивановская текстильная компания», что будет
рассмотрено в следующей главе.
67
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
ВНУТРИФИРМЕННОЙ И МЕЖФИРМЕННОЙ
КОММУНИКАЦИЯМИ ООО «ИВАНОВСКАЯ ТЕКСТИЛЬНАЯ
КОМПАНИЯ»
3.1 Предложения по совершенствованию управления коммуникациями во
внутрифирменной среде ООО «ИТК»
Как было выявлено в предыдущей главе в компании ООО «Ивановская
текстильная компания» существуют проблемы в управлении внутрифирменной
и межфирменной коммуникациями. Основные из них:
трудности с получением обратной связи от работников;
инструменты внутренних коммуникаций присутствуют, однако не
эффективны и не выполняют поставленные задачи;
межфирменных коммуникации происходят спонтанно, и соответственно
не эффективны.
В связи с этим предлагаются мероприятия для решения выявленных
проблем. Разделим предложения по двум направлениям: коммуникации во
внутрифирменной среде и межфирменной среде (рис. 14).
68
Рисунок 14 – Пути совершенствование управления
бизнескоммуникациями ООО «ИТК» (авторская разработка)
Для совершенствования коммуникациями во внутрифирменной среде
ООО «ИТК» предлагается внедрение системы DIRECTUM.
Для совершенствования коммуникациями в межфирменной среде
предлагается принять участие в 53 Федеральной оптовой ярмарке товаров и
оборудования текстильной и лёгкой промышленности «Текстильлегпром»,
которая пройдет с 17 - 20 сентября 2019 г., в г. Москва
Рассмотрим каждое направление более подробно.
В целях совершенствования системы информационного обеспечения
управления ООО «ИТК» необходимо внедрение системы DIRECTUM, которая
является системой, электронного документооборота и управления
взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех
сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности (рис.
15).
69
Рисунок 15 – «DIRECTUM» — система электронного
документооборота и управления взаимодействием [directum.ru]
Приступать к работе в DIRECTUM можно без предварительного
обучения. Пользователь поэтапно получит представление о системе и сможет
самостоятельно начать работать в ней.
Система построена по модульному принципу:
1. Управление электронными документами. Создание и хранение различных
неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft
Excel, рисунки Visio, CorelDraw, видео и пр.). Управление электронными
документами обеспечивает создание и хранение неструктурированных
документов, версионность и жизненный цикл, права доступа, историю работы,
полнотекстовый и атрибутивный поиск, а также подписание и шифрование
документов.
2.Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования
и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача
электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между
сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких
маршрутов (workflow). Управление деловыми процессами обеспечивает
согласование, обработку и движение документов (docflow), выдачу заданий и
70
контроль их исполнения, взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-
процессов, свободные и жесткие маршруты (workflow).
3.Управление договорами. Организация процесса согласования и
регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной
работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
4.Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения
совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки);
формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
5.Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с
требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами
нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов;
организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими
организациями.
6. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы
организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с
клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с
регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий;
анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий. Внедрение
системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами
позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, благодаря
следующим факторам:
совершенствование методов контроля исполнения поручений по
документам;
эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает
о приближении сроков исполнения распоряжений;
при помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить
полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом;
деятельность рядового сотрудника в любой момент может быть оценена
как его непосредственным руководителем, так и более высоким начальством.
71
Для этого достаточно будет задать в системе параметры поиска, например
выполнение документов конкретным исполнителем за определенный период.
Благодаря этим факторам, исполнитель, несомненно, станет более
дисциплинированным, будет более качественно и ответственно подходить к
своим обязанностям и непроизвольно увеличит производительность своего труда
как минимум на 5-15%.
Итак, при использовании DIRECTUM ООО «ИТК» получит:
экономию времени - на поиск документов тратятся не часы, а секунды;
ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны
всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;
процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и
происходит в онлайновом режиме;
время на передачу документов между подразделениями не тратится
вообще -карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны
всем имеющим к ним право доступа;
подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним
нажатием кнопки;
отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с
документами - DIRECTUM обеспечивает возможность удаленной работы с
документами.
3.2 Предложения по совершенствованию управления коммуникациями в
межфирменной среде ООО «ИТК»
Как было отмечено ранее одним из основных недостатков
межфирменных коммуникаций ООО «ИТК» является отрицательный эффект от
участия в выставочных мероприятиях.
В связи с этим предлагаем ряд рекомендаций для устранения данного
недостатка.
72
1. Осознание важности выставок. Участие в выставках является одним из
наиболее мощных инструментов в комплексе коммуникаций. Оно включает в
себя возможность представления всего ассортиментного ряда компании в
сочетании с личным контактом с клиентами.
Основные функции любой выставки/ярмарки – свести вместе спрос и
предложение, дать информацию, продемонстрировать тенденции и разработки –
все это в одно время и в одном месте, с возможностью живого общения.
Выставки и ярмарки – уникальное средство достижения конкурентных
целей, поскольку дают возможность охвата всего рынка. Кроме того, выставки и
ярмарки являются индикатором экономических трендов и тенденций развития
рынков, поскольку отражают процессы, происходящие на рынке, его изменения,
а также направление и скорость его развития. Выставки и ярмарки – это больше
чем инструмент маркетинга, это, по сути, место для заключения сделок.
Функция выставок как места для личных контактов и живого общения
имеет фундаментальную важность в наше время возрастающего
распространения средств телекоммуникации, новых СМИ и интернета.
Выставки и ярмарки эффективны для решения основных маркетинговых
задач, поскольку дают возможность:
получить новых клиентов и осуществить качественные контакты с
потенциальными клиентами;
поддержать контакты с имеющимися и лояльными клиентами;
возобновить контакты с бывшими клиентами;
вывести на рынок новые продукты или услуги;
продемонстрировать и продвинуть весь ассортимент продуктов или
услуг;
стимулировать продажи;
выстроить и улучшить имидж бренда;
провести PR кампанию;
вызвать интерес со стороны СМИ.
73
Выставки – наиболее экономичный вариант проникновения в сердце
конкретного сегмента бизнеса, поскольку помимо возможности заключения
сделок они позволяют:
узнать больше об ожиданиях клиентов и потенциальных клиентов;
оперативно узнать мнение клиентов по ассортименту продукции и
имиджу компании;
собрать и расширить базу данных потенциальных клиентов;
изучить рынок и конкурентов, оценить потенциал рынка;
своевременно узнать об инновациях и новых технологиях;
подтвердить свое присутствие на рынке;
найти возможных агентов и дистрибьюторов;
инициировать договоры о сотрудничестве, партнерстве и
совместных предприятиях;
найти новых сотрудников.
Согласно статистике, выставки и ярмарки отвечают потребностям бизнеса
в области сбора информации о рынке и позиционирования компании в «одном
месте». Выставки и ярмарки дают высокий показатель окупаемости инвестиций.
Более того, затраты на стимулирование сбыта оказываются эффективнее, если
они сопровождаются участием в выставках и ярмарках.
2. Определение целей. Перед принятием окончательного
решения об участии в выставке, необходимо поставить четкие цели.
Эти цели должны содержаться в общем плане предприятия, в который
должно быть предусмотрено участие в выставках.
Стратегические:
формирование и поддержание имиджа компании;
повышение конкурентоспособности.
Тактические:
поиск клиентов своей продукции;
маркетинговая разведка и продвижение; Оперативные:
74
внедрение своего оборудования в авиастроение;
поиск новых поставщиков.
3. Выбор выставки/ярмарки
Выбирая выставки для участия, необходимо ответить на несколько
основных вопросов, среди которых:
подходит ли тематика выставки к моему ассортименту
товаров/услуг?
насколько представительной для моего рынка будет выставка?
Насколько она будет важной?
даст ли эта выставка мне возможность охватить существующую или
новую целевую аудиторию?
Мы предлагаем для участия ООО «ИТК» следующие выставки:
ТЕКСТИЛЬЛЕГПРОМ – 2019, г. Москва;
Гранд Текстиль. Осень 2019 г. Москва;
Полный перечень текстильных выставок и ярмарок на 2019 год
представлен в приложении (см. приложение 5).
4. Подготовка к участию в выставке (см. приложение 6).
После регистрации на участие в выставке, необходимо запросить у
организатора информационные материалы по мероприятию, такие как
план павильона и руководство участника.
Следующий шаг – составление четкого графика подготовительных
мероприятий. Обычно в информационных материалах организатора содержатся
соответствующие дедлайны.
Дизайн стенда. Стенд – это ключевой фактор успешного участия в
выставке. Концепция и дизайн стенда определяется целями участия в выставке,
поскольку основной вопрос звучит так: «Какие цели должны быть достигнуты
через стенд?».
Первые важные характеристики стенда это его размер и размещение в
выставочном зале. Характеристики павильона, такие как высота потолков,
75
ворота и проходы, соседствующие стенды и аварийные выходы, также должны
учитываться при разработке дизайна стенда.
В зависимости от целей участия существует 4 концепции стенда:
концепция ориентации на продукт. Рассчитана на демонстрацию
технических характеристик продукции на стенде. Исследования показывают,
что 75% экспонентов используют именно эту концепцию;
концепция ориентации на решение. Рассчитана на демонстрацию
способности экспонента к клиентоориентированной стратегии. 69%
экспонентов пытаются применять эту концепцию при разработке стенда;
концепция ориентации на коммуникации. Рассчитана на
привлечение внимания посетителя через эмоциональное воздействие. 33%
экспонентов учитывают этот момент;
концепция ориентации на конкурента. Цель этой концепции –
показать, что данная компания принадлежит к определенному сегменту
бизнеса и что она отличается от конкурентов.
Дополнительно на стенде могут быть представлены модели, схемы, фото
- и видеоматериалы, презентации. Но они не должны мешать общению с
посетителями.
Важно проследить, чтобы стенд был четко и логично структурирован, а
также, чтобы дизайн отражал своеобразие компании. Чтобы дизайн стенда был
выдержан в едином корпоративном стиле, рекомендуем:
постоянно демонстрировать логотип компании;
использовать фирменные цвета и шрифты;
разработать согласующийся с фирменным стилем
дизайн
информационных материалов на стенде (каталогов, брошюр, флаеров);
поведение и внешний вид персонала стенда должен соответствовать
корпоративной философии.