54
Рисунок 11. Ответ на вопрос №2 «Укажите, пожалуйста, степень
необходимости, важности для Вашей личной работы этих
коммуникаций»
Как видно из диаграммы степень важности коммуникаций между
отделами очень важны для личной работы сотрудников. Особенно стоит
отметить важность коммуникаций с генеральным директором, т.к. все
решения, влияющие на работу, принимает он. Также сотрудники отметили
почти в равных долях отдел мониторинга и научный отдел (см. рис. 12).
Рисунок 12. Ответ на вопрос №3 «Отметьте, насколько Вы лично
удовлетворены коммуникациями с этими отделами»
Как оказалось, сотрудники менее всего удовлетворены коммуникациями
с генеральным директором и бухгалтером, по остальным отделам опрос
показал примерно одинаковое количество баллов. Как видно из приведенных
результатов анкеты большинство сотрудников оценивают важность
коммуникаций внутри организации, как крайне высокую, т.к.
55
передаваемая в ходе общения информация необходима тому или иному отделу
или сотруднику для выполнения поставленных перед ним задач. При этом
удовлетворенность от коммуникаций в полной мере не испытывает ни один
отдел или сотрудник. Опрос показал неэффективность коммуникаций между
отделами, в особенности между генеральным директором и бухгалтерией, что
может привести к непониманию поставленных задач перед отделами и
отдельными сотрудниками, не достижения стратегических целей компании и
упущенной выгоде от недополученных контрактов.
Управление персоналом, являясь частью общей стратегии развития
компании, направлено на эффективное использование имеющихся
человеческих ресурсов.
Характер организационных отношений ИП «МЕДВЕДЕВ С.С» можно
охарактеризовать следующим образом:
- командная работа;
- совмещение сотрудниками нескольких направлений деятельности;
- следование стандартам управления.
Проведем еще одно анкетирование, для выявления потребности в
информации и удовлетворении в ее получении в процессе коммуникации. В
опросе принимали участие 12 сотрудников, исключая генерального директора.
Опрос был проведен с помощью анкеты № 2. (Приложение 2).
На вопрос №1 получили следующие ответы (см. рис. 13):
Рисунок 13. Ответ на вопрос №1 «Укажите основной источник
получения информации»
56
В ходе ответа на вопрос выяснилось, что основными источниками
информации для сотрудников являются специальная научная литература, в
организации есть своя библиотека, а также сотрудники пользуются
открытыми источниками в интернете, и информация, полученная при личном
общении в рабочем процессе (см. рис. 14).
Рисунок 14. Ответ на вопрос №2 «Отметьте, пожалуйста,
насколько вы лично удовлетворены наличием имеющейся у Вас
информации»
Как видно из диаграммы наибольшая удовлетворенность у сотрудников
от получаемой научной и культурной информации, при этом отмечается
недостаточность экономической и управленческой информации (см. рис. 15).
Рисунок 15. Ответ на вопрос №3 «Оцените, пожалуйста,
желательную потребность в информации, которую Вам
необходимо получать постоянно для выполнения текущей
работы»
57
Наибольшую потребность сотрудники указали в экономической,
управленческой и научной информации (см. рис. 15). В результате
проведенного анализа коммуникационного процесса в системе управления ИП
«МЕДВЕДЕВ С.С» установлено ряд недостатков, которые требуют решения:
- на основе анализа основных показателей ИП «МЕДВЕДЕВ С.С»
определена неблагоприятная экономическая ситуация в деятельности, на фоне
снижения стабильности кадров.
- в ходе анализа коммуникационного процесса установлена
неудовлетворенность сотрудников коммуникациями и распределением
поступающей информации.
Таким образом, диагностика существующей системы коммуникаций и
анализ потребностей сотрудников показала необходимость ее
усовершенствования, так как информация для отделов и сотрудников
поступает разрозненно, коммуникативные связи нарушены, необходимо
создание новой коммуникативной сети. Результатом действия системы новой
коммуникативной сети должна быть гарантия обеспечения поступления
правильной информации нужным людям в нужное время, повышение
эффективности деятельности организации, чего можно добиться, в свою
очередь, за счет повышения эффективности и качества организации труда
каждого сотрудника.
При этом нужно руководствоваться необходимостью привлечения и
сохранения на длительный срок высококвалифицированных работников с
опытом работы в области клинических исследований, повышения
производительности труда и повышения качества оказываемых услуг.
Увеличения отдачи от вложений в персонал, повышения заинтересованности
сотрудников не только в личных успехах, но и в успехах всей организации в
целом.
Проведенный анализ позволил сделать следующие выводы:
1. Анализ основных показателей деятельности показал, что ИП
58
«МЕДВЕДЕВ С.С» имеет неблагоприятную экономическую ситуацию в
деятельности, а основные показатели прибыли уменьшаются. При этом
снижается коэффициент постоянства персонала с 53,8% в 2016 г. до уровня
27,3% в 2017 г., что свидетельствуют о снижении стабильности кадров.
Однако фонд оплаты труда вырос на 25,6% в 2018 году по сравнению с 2017
годом, как видно из проведенного анализа у некоторых категорий сотрудников
выросли оклады, что является положительным моментом в работе
организации.
2. При анализе коммуникационного процесса ИП «МЕДВЕДЕВ С.С»
выявление коммуникационной сети - «дом». Информация для отделов и
сотрудников поступает разрозненно, коммуникативные связи нарушены.
Основные каналы коммуникации интерактивные: личное общение занимает
порядка 50% рабочего времени, электронная почта - 30%, телеконференции -
10%, skape сообщения - 5%, сервер - 5%. Среди всех коммуникаций,
используемых сотрудниками, сильны межличностные, они осуществляют
наибольший обмен информацией, как для трудовой деятельности, так и для
личного общения. Как показал опрос, основной процент сотрудников
составили, мобильный - 33% и ригидный - 33% тип коммуникантов, что
необходимо учитывать при построении эффективных коммуникаций.
3. Анкетирование сотрудников выявило важность оценки
коммуникаций внутри организации, при этом удовлетворенность от
коммуникаций в полной мере не испытывает сотрудник. Опрос показал
неэффективность коммуникаций между отделами, что может привести к
непониманию поставленных задач перед отделами и отдельными
сотрудниками, не достижения стратегических целей компании и упущенной
выгоде от недополученных контрактов.
59
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию практики
управления бизнес-коммуникациями в ИП Медведев С.С
3.1. Мероприятия по совершенствованию методов управления бизнес-
коммуникациями в ИП Медведев С.С
Первым мероприятием по совершенствованию системы коммуникаций
предлагается введение нового канала коммуникации - подключение к
корпоративному сервису сотового оператора.
ИП «МЕДВЕДЕВ С.С» предлагается подключение к корпоративному
тарифу «Бизнес SMS» сотового оператора Билайн. Такой корпоративный
пакет позволит:
- увеличить скорость информационных потоков для сотрудников.
- корпоративные SMS-рассылки позволят уведомлять сотрудников
компании об изменениях в графике работы, поступлении для выполнения
срочных заказов и др.
- автоматизировать процессы рассылки, например, уведомления об
изменениях в заработной плате сотрудников.
- производить мониторинг всей сетевой системы, с контролем над
затратами
Затраты на подключение к корпоративному сервису «Бизнес SMS»
представлены в таблице 16.
Таблица 16
Затраты на подключение к корпоративному сервису
Затраты
рублей в
месяц
рублей в
год
1.Общая стоимость
подключения/разовый платеж
130 000
130 000
2.Общая абонентская
плата/ежемесячно
15 600
187 200
Итого:
145 600
317 200
Новый канал коммуникации позволит учесть разные типы
коммуникантов в организации, персонифицировать информацию для каждого
сотрудника, улучшить эффект от коммуникаций. Информационные
60
смс рассылки увеличат скорость передачи информации, помогут распределить
и выделить необходимую для каждого в отдельности сотрудника так и общую
для коллектива. Повысится скорость обратной связи и эффект от
коммуникаций.
Смс рассылка послужит дополнением к интерактивным средствам
коммуникации, принятым в организации, дополнит имеющиеся каналы
коммуникации.
Вторым мероприятием предлагается внедрение программного
обеспечения для совершенствования системы коммуникаций.
Ожидаемый эффект от использования такого программного
обеспечения:
- ускорение информационных потоков.
- рост производительности работы сотрудников.
- сокращение времени документооборота как внутри организации, так
и при контактах со сторонними организациями.
- повышение исполнительской дисциплины и коммуникаций между
сотрудниками.
- удобный инструмент управления, позволяющий упростить
существующие алгоритмы работы.
ИП «МЕДВЕДЕВ С.С» предлагается покупка программного
обеспечения у компании «Неологика», которая обладает широким спектром
программных продуктов. Для нужд ИП «МЕДВЕДЕВ С.С» более всего
подходит программный продукт «ОРД», т.е. организационно -
распорядительный документооборот. Программный продукт «ОРД»
осуществляет следующее:
- обеспечивает электронную обработку документов разных типов по
разным сценариям (бизнес-процессам).
- предоставляет эффективные механизмы контроля, поиска и
построения отчетов.
- обладает современным пользовательским веб-интерфейсом.
61
- предлагает широкий диапазон настроек.
- поддерживает несколько вариантов масштабирования.
- реализован на основе платформы Alfresco, построенной
исключительно на открытых стандартах.
Услуги, входящие в пакет программного продукта «ОРД», см. таблицу
17.
Таблица 17
Услуги, входящие в пакет программного продукта «ОРД»
Стандартный пакет услуг продукта «ОРД»:
1. Система
2.Документация (руководство пользователя, руководство администратора)
3.Базовое обучение пяти ключевых пользователей и администратор реформа
обучения - вебинар, длительность до 5 рабочих дней.
4.Установка и настройка системы до 5 дней.
Итоговая базовая стоимость: 214 800,00 руб.
Дополнительные бесплатные услуги к пакету: обследование бизнес-процессов
заказчика; установка и настройка решения; доработка решения под нужды
заказчика; внедрение; дополнительное обучение; гарантийная поддержка; пост
гарантийная поддержка.
Сотрудничество с «Неологикой» привнесет в деятельность ИП
«МЕДВЕДЕВ С.С» инновационные технологии, сделает ее более
эффективной, а персонализированный подход к заказчику позволит добиться
приемлемой стоимости.
Третье мероприятие заключается в проведении тренинга для
сотрудников по командному взаимодействию.
Цели такого мероприятия как тренинг сотрудников ИП «МЕДВЕДЕВ
С.С»:
- Создать и развить эффективную коммуникацию в организации.
- Выстроить четкую систему взаимодействия сотрудников и исключить
перекладывание ответственности друг на друга.
- Предотвратить систематические конфликты в коллективе и
непонимание сотрудниками друг друга, разговор "на разных языках", тем
самым снизить невыполнение задач из-за непонимания.
62
- Сместить фокус внимания сотрудников с общения друг с другом, на
решение задач и сократить растянутость бизнес - процессов во времени.
- Наладить взаимодействие между сотрудниками и отделами, снизив
конкуренцию и соперничество в коллективе, и ощущение хаоса.
ИП «МЕДВЕДЕВ С.С» предлагается проведение корпоративного
тренинга «Общение в коллективе ИП «МЕДВЕДЕВ С.С». Организатор:
Тренинговая компания «EQuator».
Цель тренинга общение в коллективе ИП «МЕДВЕДЕВ С.С»
установление эффективной коммуникации в организации для решения
деловых задач. Эффективное общение между всеми членами команды
относится к числу наиболее важных аспектов деятельности компании. В
любой организации каждый сотрудник выполняет лишь часть работы от
общего целого, а потому для успешного движения организации к цели
необходимо, чтобы все части были согласованы друг с другом и двигались в
одном направлении, с одной скоростью. Общение внутри команды нужно для
координации совместной деятельности.
Общение - это сложный процесс, включающий в себя три
составляющих, каждая из которых прорабатывается в тренинге "Общение в
коллективе":
- Коммуникация (обмен информацией).
- Интеракция (обмен действиями).
- Социальная перцепция (восприятие и понимание коллег).
3.2. Расчет социально-экономической эффективности предложенных
мероприятий
Формат мероприятий для совершенствования общения в коллективе:
1. Комплексная программа совершенствования внутрикорпоративных
коммуникаций. Коучинг коммуникаций команды.
2. Диагностика внутрикорпоративных коммуникаций, отношений
63
сотрудников друг с другом, общения.
3. Разработка программы совершенствования внутрикорпоративных
коммуникаций.
4. Координация коммуникаций и взаимодействия сотрудников.
1. Тренинги, развивающие навыки общения у членов команды,
формирующие эффективные коммуникативные взаимосвязи в команде.
- Тренинг общения в коллективе.
- Тренинг разрешения конфликтов в команде.
- Тренинг «Война миров».
- Творческие тимбилдинги.
- Деловые игры.
3. "Круглые столы"
- Групповое решение задач.
- Совещание по решению коллективной задачи.
Ожидаемые результаты тренинга внутрифирменных коммуникаций ИП
«МЕДВЕДЕВ С.С»: сформируется четкая структура взаимодействия между
сотрудниками, выработаются механизмы конструктивного разрешения
разногласий. Сотрудники разовьют навыки постановки задачи, обратной
связи, навыки сотрудничества в коллективе, совместного разрешения
вопросов. При прохождении тренинга научатся разделению личного и
профессионального общения в коллективе, формирование эффективной
структуры.
Такой вид тренинга должен отвечать следующим критериям:
- Признание компетентности каждого члена команды. Чтобы налаживать
эффективную коммуникацию внутри коллектива необходимо, чтобы люди
знали друг друга, доверяли компетенции каждого члена команды, признавали
достоинства и учитывали недостатки каждого без осуждения и критики.
- Ответственность каждого члена команды за отдельные части работы.
Коллективная ответственность разделяется на зоны, каждый член команды