34
Коммуникация вверх принимает много форм. Содержание этих
сообщений имеет широкий диапазон: личное раздражение, предложения по
усовершенствованию организации; сообщения могут иметь положительные и
отрицательные последствия для подчиненного: от продвижения или
поощрения до увольнения.
Сотрудники не любят направлять вверх информацию, т.к. она может
быть вредной для них или равных с ними по положению. Количество и род
информации, поступающей вверх, во многом определяется иерархией. Другая
сторона восходящей коммуникации: чем детальнее и конкретнее нисходящая
коммуникация, тем более сжатой и обобщенной будет идущая вверх по
иерархии. Функция сотрудников, находящихся в середине иерархии, состоит
в распределении и редакции информации. Только важная часть информации
достигает верхушки. Здесь, как и в нисходящей коммуникации, работает
ограниченность восприятия и возможность искажения информации. В
процессе коммуникации существует несколько специфических нарушений
иерархии.
Иерархическое деление тормозит коммуникацию: стремление людей
одного и того же статуса взаимодействовать больше друг с другом, чем с теми,
кто на другом уровне. Это увеличивает поток коммуникаций, основанных на
личностных взаимоотношениях, и направленный вверх, но оставляет без
притока такого типа коммуникаций самый нижний уровень иерархии. Такая
ситуация осложняется тем, что с вышестоящих позиций также направляется
вверх подобный поток коммуникаций, в ущерб отзывчивости по отношению к
своим подчиненным, таким образом для всех сторон уровень
удовлетворенности снижается.
Второе нарушение - это ситуации, когда одобрения ищут скорее
наверху, чем в окружении равных по статусу коллег. В коммуникационную
систему входят нерабочие критерии. Уважение со стороны равных по статусу
коллег, заслуженное по работе, становится вторичным по отношению к
другим способам завоевания расположения, которые не связаны с
35
выполнением задания.
Третье нарушение связано с функцией ошибки при социальном
взаимодействии, такое общение среди равных по статусу коллег выявляет
ошибки или выносится на обсуждение. В восходящей коммуникации это
происходит в меньшей степени, т.к. критика вышестоящего руководства - не
популярная форма коммуникации в организации.
Проблемы восходящей коммуникации в организации влияют на
индивидуальное восприятие, например, управляющий, рабочий, студент,
генерал и т.д., несет в себе определенную ценность, которая связана с рангом.
Различение статуса необходимо и имеет свою положительную сторону; но
многие стереотипы несут в себе отрицательный смысл, есть вероятность
искажения организационной коммуникации вследствие реальных или
предполагаемых различий в статусе.
Одним из достоинств иерархии является координация. Иерархия
становится более ясной, если разработать более детальную общую модель
распространения коммуникаций по мере их продвижения вниз по иерархии.
Наверху решают, кто, когда и какого рода информацию получает. Следующий
начальник становится центром ее распределения и фильтрования. При всем
большом количестве информации, которая потенциально может поступать в
организацию в целом, это имеет решающее значение.
Коммуникации в организациях направляются не только вверх и вниз.
Горизонтальная или боковая коммуникация (когда коммуникации происходят
между отделами или лицами, находящимися на одном иерархическом уровне)
является постоянной и важной для организации. Такая коммуникация
необходима для координации усилий по достижению организационных целей.
Горизонтальные коммуникации становится все более важными по мере
разрастания и усложнения организации, также как и при сокращении штата и
упрощении структуры организации. Сотрудники одного уровня ближе друг к
36
другу по своим характеристикам, что облегчает горизонтальную
коммуникацию.
Коммуникация внутри организационного подразделения совсем другая,
чем коммуникация между подразделениями. Коммуникация внутри единицы,
по утверждению Р.Х. Холла, является «крайней необходимой для
эффективного функционирования системы»
26
.
Поведение людей в организациях определяют организационные,
межличностные и индивидуальные факторы. Если устройство организации
делает почти невозможными горизонтальные коммуникации, то вероятность
любой коммуникации мала. При этом слишком много ответственности за
координацию и коммуникации ложится на тех, кто в силу отсутствия
воспитания или способностей не умеет в каких-то вопросах прийти к
разумному совместному решению. Тогда коллективное восприятие
оказывается коллективным искажением.
Взаимодействие среди равных по статусу коллег - это только одна форма
горизонтальной коммуникации. Другая форма - взаимодействие между
членами разных подразделений организации, в большинстве случаев такие
коммуникации не приветствуются. Как правило, коммуникации идут через
иерархию до «надлежащего» офиса, или точки, где положено встречаться
иерархиям двух единиц. Но в таком случае связь медленнее или вовсе
отсутствует.
Вовлеченные в коммуникацию сотрудники обычно общаются
непосредственно друг с другом. Это экономит время и зачастую приводит к
решениям, выработанным на нижнем уровне в тесном сотрудничестве. Однако
вышестоящие коллеги не знают, что происходит, а в долгосрочной
перспективе возможны проблемы. Информация отправляется наверх частично
уже отфильтрованной.
Также как и другие типы организационных коммуникаций,
горизонтальные коммуникации имеют множество поведенческих следствий.
26
Холл Р.Х. Организации: структуры, процессы, результаты/Р.Х. Холл. - СПб: Питер. 2015. - 285 с.
37
Коммуникации с лицами, равными по статусу, обеспечивают необходимую
отдельному сотруднику социальную поддержку.
Сотрудникам одного уровня, как правило, легче обращаться за
поддержкой друг к другу, а не к вышестоящим коллегам. Для организации это
имеет положительные и отрицательные последствия. Если поддержка
способствует объединению усилий для достижения общих целей и задач
организации - это положительное воздействие. Если же в группе сотрудников,
стоящих на одном уровне, не возникает необходимости объединить свои
усилия, такие коммуникации несут отрицательные последствия.
Горизонтальные коммуникации между сотрудниками одного уровня
могут осуществляться в ущерб вертикальным коммуникациям.
Сотрудники, которые успешно общаются между собой на одном уровне
и оказывают друг другу социальную поддержку, могут потерпеть неудачу при
осуществлении нисходящих и восходящих коммуникаций. На вертикальные и
горизонтальные коммуникации имеют большое воздействие новейшие
технологии, связанные с использованием компьютеров, интернета, телефонов
и телевидения. Сотрудники организации, находящиеся рядом, могут общаться
с помощью компьютерной сети, это удобнее, чем сбор всех участников в
одном месте, такая телекоммуникационная компьютерная технология, как
конференция значительно эффективнее телефонных переговоров, т.к.
участники общаются друг с другом как бы лицом к лицу.
В современных организациях традиционным формам коммуникации
приходят интерактивные, которые обеспечивают возможность
двухстороннего взаимодействия. Интерактивность - это понятие, которое
раскрывает характер и степень взаимодействия между объектами
27
.
Интерактивные коммуникации выделяют четыре наиболее важные цели
данного вида коммуникаций, предложенных Ф. Лютенсом (см. рис. 7).
27
Гузенко С. Ю. Журнал Известия Оренбургского государственного аграрного университета Выпуск № 31-1
/ том 3 / 2015. Статья Интерактивные коммуникации и их применение в деятельности сельскохозяйственных
организаций.
38
Рисунок 7. Цели интерактивных коммуникаций
Руководители отделов собираются ежемесячно на обсуждение, какой
вклад может внести каждый из отделов в достижение общих целей системы,
так достигается координация заданий. Когда сотрудники отдела собираются
на обсуждение дальнейшей работы и зачастую используют метод «мозгового
штурма», они вырабатывают решение при возникшей проблеме. Сотрудники
разных отделов встречаются и обмениваются новыми данными, таким образом
происходит обмен информацией. Если целью интерактивных коммуникаций
стоит разрешение конфликта, сотрудники отдела собираются для обсуждения
внутреннего конфликта или конфликта между отделами
28
.
Все вышеуказанные виды коммуникационных взаимодействий
представляют собой разновидности формальной коммуникации, которая
достаточно формализована и обезличена. В управлении часто используется
неформальная коммуникация, т.к. классические структуры не удовлетворяют
потребности в межличностных коммуникациях. Основное средство
осуществления такого типа коммуникаций является неформальное общение
между членами организации, находящимися на одном уровне. Такая
неформальная система общения может поспособствовать распространению
ложных слухов и вредной для компании информации или, наоборот,
28
Лютенс, Ф. Организационное поведение: Пер. с англ. 7-го изд./Ф.Лютенс. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 490 с.
39
эффективно дополнять существующие формальные каналы коммуникации. По
ней быстрее распространяется нужная информация, способствующая
достижению целей формальной системы. Неформальная коммуникационная
система, имеет личностную ориентацию, а личные цели могут совпадать или
не совпадать с задачами организации, именно от этого совпадения зависит,
будет каскадное распространение информации вредным или полезным для
достижения организацией ее целей. То с какой скоростью будет передаваться,
информация зависит контроль над распространением ложных слухов или
данных.
Важная и значимая информация, на которую необходимо оперативно
реагировать на самом низком уровне компании, может быть предоставлена с
большей эффективностью неформальной системой коммуникации, чем
формальной, такая система является главным способом осуществления
горизонтальных коммуникаций. Формальные горизонтальные и вертикальные
восходящие коммуникации в большинстве случаев оказываются
неэффективными. Неформальная система, координирует работы
подразделений, находящихся в организации на одном уровне.
40
Глава 2. Управление бизнес-коммуникациями
в ИП Медведев С.С
2.1. Организационно-экономическая характеристика ИП Медведев С.С
Проведем анализ деятельности организации ИП «МЕДВЕДЕВ С.С».
Проанализируем динамику оборота организации за 2 года (табл. 2).
Таблица 2
Динамика оборота организации ИП «МЕДВЕДЕВ С.С»
Показатели
Ед изм.
2017 год
2018 год
Опоюнгние
руб.
1
2
3
4
5
Объем
выручки от
продаж
тыс. руб.
116100
123017
6917
Далее выявим структуру реализованных услуг (см таблицу 3).
Таблица 3
Анализ структуры объема реализации услуг ИП «МЕДВЕДЕВ С.С»
Услуги
2017 год
2018 год
Изменение
структуры, %
тыс.
руб.
%
тыс. руб.
%
Организация исследования
«под ключ»
50100
43,15
49500
40,24
-2,91
Организация исследования
биоэквивалентности
1500
1,29
2000
1,62
0,33
Услуги медицинских
писателей
30000
25,83
25000
20,32
-5,51
Услуги био. статистической
обработки
3000
2,58
3000
2,44
-0,14
Консалтинговые услуги
31500
27,13
40500
32,92
5,79
Услуги аудиторов
0
0
1000
0,81
0,81
Образовательные услуги
0
0
2017
1,64
1,64
Итого
116100
100,0
123017
100,0
0,0
Таким образом, структура за 2018 год изменилась по ряду услуг,
возросли услуги по организации исследований по биоэквивалентности,
41
консалтинговые услуги, услуги аудиторов и образовательные, в то время как
по остальным видам услуг идет снижение.
Таблица 4
Структура себестоимости затрат за 2017-2018 г
Наименован
ие
Сумма, тыс. руб.
Структура затрат, %
2017
год
2018
год
Прирост
2017
год
2018
год
прирос
т
+,-
%
Материальн
ые затраты
1109,
02
1225,2
6
116,24
110,5
9,8
9,9
0,1
Затраты на
оплату
труда
5545,
13
6126,3
0
581,17
110,5
49,01
49,80
0,79
Страховые
взносы
3327,
07
3675,7
8
348,71
110,5
29,41
29,88
0,47
Реклама
148,9
7
32,03
-116,94
21,5
1,32
0,26
-1,06
Коммунальн
ые услуги
(аренда)
1109,
02
1225,2
6
116,24
110,5
9,8
9,9
0,1
Прочие
затраты
74,48
16,01
-58,47
21,5
0,66
0,13
-0,53
Итого по
элемента м
затрат
11313
,71
12300,
65
987,65
108,7
100
100
0
Структура себестоимости по элементам затрат ИП «МЕДВЕДЕВ С.С»
(см. таблицу 4).
Наибольший удельный вес в структуре себестоимости приходится на
оплату труда 49,01% в 2017 году и 49,80% в 2018 году. Доля страховых взносов
-29,41% и 29,88% соответственно. Доля материальных затрат составляет 9,8%
и 9,9% соответственно.
Из таблицы видно, что постоянные затраты ИП «МЕДВЕДЕВ С.С» в
2018 году составили 12 252 тыс. руб.:
- коммунальные услуги - 1225,26 тыс. руб.;
- выплаты заработной платы - 6126,30 тыс. руб.;
- страховые отчисления - 3675,78 тыс. руб.;
- материальные затраты - 1225,26 тыс. руб.
42
Переменные затраты в 2018 году составили 48043 тыс. руб. Таким
образом, себестоимость реализованных услуг ИП «МЕДВЕДЕВ С.С» в 2018
году возросла на 8,7%. По таким элементам затрат как реклама и прочие
затраты наблюдается снижение.
Проведем анализ динамики прибыли и рентабельности ИП
«МЕДВЕДЕВ С.С» (см. таблицу 5).
Таблица 5
Финансовые показатели за 2017-2018гг.
Показатель
Ед. изм.
2017
год
2018 год
Отклонения, +-
Тыс. руб.
%
1.Выручка от
продажи услуг
тыс. руб.
11610
12302
692
6
2.Полная
себестоимость
оказываемых услуг
тыс. руб.
11090
12253
1163
10,5
3 .Прибыль от
продаж
тыс. руб.
520
49
- 471
-90,6
4. Рентабельность
оказываемых услуг
тыс. руб.
4,7
0,4
-
-4.3
5. Рентабельность
продаж
%
4.5
0,4
-
-4,1
Организация, применяет упрощенную систему налогообложения,
согласно главе 26.2 Упрощенная система налогообложения НК РФ.
Бухгалтерский учет ведется по упрощенной схеме, согласно закону от 6
декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Из данных табл. 2.4 следует, что в 2018г. в ИП «МЕДВЕДЕВ С.С»
наблюдается резкое снижение прибыли от продаж услуг.
В 2018г. выручка от продаж повысилась на 6% или 692 тыс. руб.,
себестоимость услуг возросла на 10,5% или 1163 тыс. руб., повышение
себестоимости сказалось отрицательно на величине прибыли (убытка), убыток
возрос и составил 471 тыс. руб.
На снижение прибыли от продаж существенное влияние оказало
увеличение коммерческих расходов на 1162,36 тыс. руб.
Рентабельность оказываемых услуг в 2018г. составила 0,4%, что на 4,3
43
п. п. меньше по сравнению с 2017г. Анализ данных позволяет сделать вывод о
том, что ИП «МЕДВЕДЕВ С.С» имеет неблагоприятную экономическую
ситуацию в деятельности, а основные показатели прибыли уменьшаются,
также показатели рентабельности уменьшаются, что отражает тенденцию к
ухудшению экономической ситуации в организации, связанной
дополнительно с кризисной ситуацией в данном сегменте рынка.
2.2. Анализ управления персоналом в ИП Медведев С.С
В работе с персоналом ИП «МЕДВЕДЕВ С.С» руководствуется
следующими принципами:
- подбор сотрудников по профессиональным и морально
психологическим качествам;
- оплата труда соответственно вкладу каждого сотрудника - человек
должен быть заинтересован в результате своего труда;
целенаправленная подготовка специалистов в соответствии с
требованиями GCP в области проведения клинических исследований;
- обеспечение персональной ответственности сотрудников за качество
разрабатываемых документов в рамках своих должностных обязанностей;
- создание и поддержание условий для максимального раскрытия
служебного (профессионального) потенциала сотрудников.
Работа с персоналом ИП «МЕДВЕДЕВ С.С» структурирована
следующим образом:
1. Прогнозирование и планирование, организация работы по
формированию трудового коллектива, его развитию.
2. Подбор, отбор и расстановка кадров.
3. Обеспечение адаптации вновь прибывающих специалистов.
4. Система целенаправленных мероприятий по обеспечению
повышения квалификации и профессионального мастерства.
5. Мероприятия по формированию научной организации труда кадров.