54
Глава 3. Пути повышения управлением дебиторской
задолженности
3.1 Меры по улучшению управлением дебиторской задолженностью
Управление дебиторской задолженностью включает весь процесс
получения своевременной оплаты от покупателей. Многие считают, что для
этого нужно всего лишь писать письма-напоминания тем покупателям, которые
не платят в срок и высылать счета на оплату. К сожалению в действительности
дела обстоят совершенно по другому.
В условиях, когда упадок экономики в Российской федерации привёл
многочисленные организации в положение, близкое к банкротству, необходимо
своевременно выявлять недобросовестных партнёров, объективно производить
оценку ситуацию, различая временные трудности с ликвидностью от
абсолютной неплатёжеспособности. Только с помощью комплексного,
системного анализа можно правильно оценить положение дел у имеющегося
или возможного контрагента и принять верное решение о путях последующего
взаимодействия с ним.
С целью наиболее оптимального управления дебиторской
задолженностью возможно предложить соответствующие меры:
1.Формирование дебиторской задолженности векселем. Вексель,
представляя однин из видов безналичных расчётов, по данным
Государственного комитета статистики, в минувшие годы в Ярославской
области приобретает все большую популярность среди организаций при
расчётах за поставленную продукцию или оказанные услуги (за последние три
года оплаченные товары векселем увеличились почти в 7 раз) и благодаря
своим свойствам выступает одним из наиболее привлекательных способов
инкассации дебиторской задолженности. Отличительная черта векселя в
качестве долгового обязательства состоит в том, что он является безусловным,
не зависящим от причин, вызвавшим его выдачу, обязательством. Разумеется,
приобретение векселя никак не сокращает объем дебиторской задолженности в
55
составе оборотных активов организации. Однако обеспечение дебиторской
задолженности векселем даёт векселедержателю больше вариантов для
управления и оптимизации дебиторской задолженности, гарантированной
векселем. Наличие векселя обеспечивает векселедержателю получение
указанной в векселе суммы по истечении установленного времени и даёт
возможность лично расплачиваться данным векселем со своими контрагентами
за полученные товары или услуги.
2. Формирование резерва по сомнительным долгам. Сомнительным
долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не
погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена
соответствующими гарантиями. Резерв по сомнительным долгам формируется
на основании проведённой инвентаризации дебиторской задолженности
организации. Размер резерва определяется отдельно по каждому
сомнительному долгу в зависимости от экономического состояния контрагента
и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.
3. Система скидок и штрафов. Один из более эффективных средств,
позволяющих увеличить поток денежных средств и уменьшить риск
возникновения просроченной дебиторской задолженности, считается система
скидок и штрафов. Концепция начисления пеней и штрафов за несоблюдение
сроков оплаты, определённых графиком погашения задолженности, должна
быть предусмотрена в договоре. Скидки предоставляются в зависимости от
срока оплаты товара. К примеру, при полной предоплате предоставляется
скидка в размере 5% от стоимости товара, при предоплате более 50% от
стоимости отгруженного товара - скидка 3%, при оплате в момент отгрузки -
скидка 1%. При предоставлении рассрочки платежа на 7 дней скидки не
предусмотрены.
4. Депозит вместе с заказом. При оказании услуг или поставках товаров,
изготавливаемых по специальному заказу покупателей, разумно вспомнить о
необходимости внесения задатка. В случае если не имеется весомых причин
считать, что это повредит бизнесу, подобную политику, безусловно, следует
56
проводить. То, что никто из конкурентов не применяет данную политику на
практике, вовсе не служит веским аргументом. Многие организации и
профессиональные объединения выявили поразительную готовность
покупателей вносить задаток, особенно когда им объяснят объем предстоящей
работы.
5. Кредитные лимиты. Многим организациям имеет смысл установить
кредитные лимиты на каждого корпоративного покупателя, определяющие
наибольший объём разрешённого кредита. Если в результате выполнения
последующего заказа этот лимит будет превышен, следует поставить в
известность соответствующего руководителя. Возможно, будет достаточно,
простого телефонного звонка с просьбой оплатить часть накопившейся
задолженности, прежде чем будет выполнена следующая поставка.
6. Уведомление об оплате. На следующий день после истечения срока
платежа необходимо сделать напоминание. Обычное письмо, напечатанное
принтером на некачественной бумаге и направленное в бухгалтерию, в
большинстве случаев не возымеет результата. Наверняка, его примут за
почтовую макулатуру и сразу отправят в корзину для мусора. При приёме
заказа необходимо выяснить фамилию, должность и адрес лица, отвечающего
за оплату. Уведомление об оплате должно быть адресовано соответствующему
лицу. В нем следует осведомиться о наличии какой-либо причины неплатежа и
попросить немедленно сообщить о ней. При этом лучше воспользоваться не
почтой, а факсом.
7. Последующие телефонные звонки. В случае если платёж не поступил
в семидневный срок после уведомления об оплате, необходимо позвонить лицу,
отвечающему за платежи. При неудовлетворительном ответе нужно позвонить
сотруднику, который делал заказ, и попросить произвести оплату в кратчайшие
сроки. Если появляются какие-либо оправдания или отговорки, с ними нужно
разобраться незамедлительно. В некоторых случаях требуется две-три недели,
чтобы развеять какое-то сомнение, что равносильно продлению кредита
покупателю просто из-за некомпетентности сотрудника.
57
8. Одной из основных контрольных операций считается проверка
соблюдения условий договоров и расчётов по претензиям. В связи с этим
необходимо проводить регулярные сверки с покупателями. Для этого всем
покупателям в определённый срок, например: не позднее 5-го числа каждого
месяца, должны направляться Акты сверки, подписанные руководителем
финансового отдела и с печатью организации. Данные сверки должны
проводиться независимо от сверки дебиторской задолженности, анализ которой
проводит бухгалтерия, в целях контроля в связи проведения обязательной
ежегодной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации
проводимой перед составлением годового бухгалтерского отчёта. Ежемесячная
сверка дебиторской задолженности покупателей, которая осуществляется
финансовым отделом, является методом дополнительного оперативного
предсказывающего контроля платёжной дисциплины покупателей.
Акты сверки должны включать сведения по календарному графику
погашения задолженности покупателей за предыдущий период за выполненные
для них услуги, т.е. суммы оплаты по календарным датам, с указанием
оснований для оплаты, номера и даты выписанных актов выполненных работ, а
также, по согласованию с начальником отдела сбыта, данные по просроченной
задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с
договорными условиями (указанные сверки проводятся независимо от хода
претензионной работы по взысканию просроченной задолженности
покупателей). В акте сверки также указывается просьба к покупателю
проанализировать и подтвердить данные, но задолженности и по порядку её
погашения в течение 10-ти дней со дня получения акта сверки, а при наличии
расхождений, указать их причины. Акт сверки составляется в двух
экземплярах. Второй экземпляр храниться в соответствующей картотеке в
целях последующего контроля своевременности и полноты сверки указанной
задолженности; первый экземпляр, подписанный руководителем финансового
отдела с печатью организации, отправляется покупателю, при этом,
58
экономистом по расчётам с покупателями регистрируется дата и точное время
его отправления.
Покупателю необходимо в течение 10-ти дней со дня получения
указанного акта сверки подтвердить имеющуюся у него задолженность и
порядок её погашения, либо представить свои мотивированные возражения.
Покупатель также должен заверить акт сверки своей печатью и подписью
уполномоченного лица.
Подтверждённый акт сверки, также должен регистрироваться
экономистом по расчётам с заказчиками с указанием даты и точного времени
его получения. Могут быть получены ответы, содержащие признание долга
полностью или частично, отказ признать задолженность, а также возможна
ситуация с отсутствием ответа.
9. Применение судебных процедур с целью взыскания задолженности. В
случаях непризнания покупателем своей задолженности (полостью или
частично) или отказа сверить задолженность, необходимо незамедлительно
поставить в известность руководителя финансового отдела ООО «Социальное
питание». Руководитель финансового отдела передаёт информацию по данному
отклонению директору по экономическим и коммерческим вопросам на
ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации.
Директор по коммерческим вопросам по согласованию с руководителем
юридического отдела принимает решение о порядке взыскания данной
задолженности (претензионный или судебный порядок урегулирования
споров). В случае если ответа на обращение с просьбой сверить задолженность
в определённые сроки не получено, выясняются причины не предоставления
ответа на обращение с просьбой сверить задолженность.
Покупателю, у которого имеется дебиторская задолженность,
необходимо: отправить уведомление; сформировать предарбитражное
извещение о необходимости погашения задолженности; собрать информацию о
финансовом положении организации и её действиях; организовать встречу
руководителей кредитора с руководителями организации-должника, юристов
59
кредитора с юристами должника с целью принятия альтернативных решений,
нацеленных на погашение дебиторской задолженности.
В случае отсутствия положительных результатов при выполнении
вышеуказанных действий возможно на взаимовыгодных условиях решить
вопрос о рассрочке или отсрочке платежей и заключить необходимое
соглашение. При составлении данного соглашения необходимо включить в
текст следующее положение: «указанные в настоящем соглашении
договорённости теряют силу в случае нарушения должником срока и размера
оплаты хотя бы одного указанного в настоящем соглашении платежа». Этот
пункт не позволит недобросовестному должнику расценивать заключённое
соглашение как изменение условий договора, позволяющее совершенно
безнаказанно не выполнять свои обязательства ещё какое-то время.
Если всё-таки нет возможности получить задолженность даже на
основании судебного решения организация может отнести сумму
непогашенной задолженности на снижение налогооблагаемой прибыли, что
позволит хотя бы снизить платежи в бюджет.
10.Применение современных систем рефинансирования дебиторской
задолженности. Формирование рыночных взаимоотношений и инфраструктуры
экономического рынка в Российской федерации дают возможность
промышленным организациям ряд новых форм управления дебиторской
задолженностью - её рефинансирование, то есть перевод в другие формы
оборотных активов организации (денежные активы, краткосрочные ценные
бумаги). Основными формами рефинансирования дебиторской задолженности,
используемыми организациями, являются факторинг, учёт векселей,
форфейтинг.
Итак, перечислены ключевые и наиболее результативные методы
управления дебиторской задолженностью, которые могут применяться в ООО
«Социальное питание» с целью уменьшения уровня предпринимательского
риска.
60
Экономический эффект в результате ускорения оборачиваемости
дебиторской задолженности выражается в относительном высвобождении
средств из оборота, а также в увеличении суммы выручки и суммы прибыли.
Сумма высвобожденных средств из оборота в связи с ускорением (-Э)
или дополнительно привлечённых средств в оборот (+Э) при замедлении
оборачиваемости капитала определяется умножением однодневного оборота по
реализации на изменение продолжительности оборота:
Э = (Выручка фактическая/Дни в периоде) * ΔПоб (17)
ΔПоб = Поб1- Поб0 (18)
Поб = (Ост * Д) / Выручка от реализации продукции (19)
где Д - количество календарных дней в анализируемом периоде;
Ост - среднегодовая величина оборотного капитала;
Поб1 - продолжительность одного оборота в отчётном периоде;
Поб0 - продолжительность одного оборота в предыдущем периоде.
Рассчитаем экономический эффект от ускорения оборачиваемости
дебиторской задолженности:
Э2015=(290381/360)*20,68=16680,78 тыс. руб.
Э2016=(282482/360)*1,07=839,60 тыс. руб.
Э2016 за день=(282482/360)*1день=806,61 тыс. руб.
Как показывают расчёты, в связи с ускорением оборачиваемости
дебиторской задолженности ООО «Социальное питание» в результате
предложенных мероприятий хотя бы на один день, происходит относительное
высвобождение средств из оборота на сумму 806,61 тыс. руб.
По прогнозам финансового отдела ООО «Социальное питание», выручка
по итогам 2017 г. будет соответствовать выручке 2016 г. Из этого следует, что
экономический эффект от ускорения оборачиваемости дебиторской
задолженности за один день также будет равен 806,61 тыс. руб.
Таким образом, проблему сокращения объёма дебиторской
задолженности и неплатежей, можно решить, если организовать в составе
структуры организации подразделение по управлению дебиторской
61
задолженностью, которая состоит из специалистов департамента финансового
анализа, бухгалтерского учёта. В этом случае повысится уровень
согласованности действий между сотрудниками подразделения и, как
следствие, скорость в принятии решений по управлению дебиторской
задолженностью. Также имеет смысл изменить отношение сотрудников
указанных выше отделов к работе с дебиторами, как вариант, применив,
систему стимулирования.
3.2 Рекомндации по увеличению суммы эффекта полученного
от инвестирования средств в дебиторскую задолженность
В ходе финансово-хозяйственной деятельности у ООО «Социальное
питание» регулярно возникает потребность в проведении расчётов со своими
контрагентами, бюджетом, налоговыми органами. Оказывая услуги или
отгружая произведённую продукцию, организация, как принято, не получает
деньги в оплату немедленно, то есть по логике вещей она кредитует своих
покупателей. Из этого следует, что организации необходимо разработать более
эффективную систему управления дебиторской задолженностью, которая
должна быть направлена на улучшение суммы долгов, принадлежащих
организации от физических и юридических лиц, которым были оказаны услуги
организации на кредитных условиях платежа.
Потребность в улучшении системы управления дебиторской
задолженностью в ООО «Социальное питание» обусловлена тем, что долги не
принимают участия в финансово-хозяйственном обороте организации, и для
возмещения недостатка оборотных средств организация вынуждена брать
кредиты. Вследствие чего главной целью в области управления дебиторской
задолженностью должно стать проведение политики по отношению к
покупателям по своевременному погашению кредитных обязательств, что в
дальнейшем будет способствовать оптимизации финансового состояния
организации.
Влияние дебиторской задолженности на финансовые результаты
62
организации такое, что при разработке политики платежей организация
исходит из сравнения прибыли, дополнительно получаемой при ослаблении
условий платежей и, таким образом, росте объёмов продаж, и потерь в связи с
ростом дебиторской задолженности организации.
Проанализируем, какое влияние могут оказать принятые меры на
финансовое состояние ООО «Социальное питание». Одним из способов
управления дебиторской задолженностью организации является уменьшение
размеров дебиторской задолженности. Из аналитической части работы видно,
что дебиторская задолженность на начало отчётного периода 2016 г.
составляет 53969 тыс. руб. удельный вес равен 37,4 % и за отчётный период
сумма задолженности уменьшается на 7940 тыс. руб.
Для ускорения выплат покупателями задолженности организации
можно предложить назначить скидку на готовую продукцию постоянным
покупателям при условии оплаты товара в строго установленный срок. Цель
представления такой скидки сократить запасы готовой продукции на складе и
вернуть денежные средства в оборот. Если, предположим, данным
предложением воспользуется 50 % покупателей, средней срок оборота
дебиторской задолженности в2016 году составил 64,28 дня, выручка от продаж
282484 тыс. руб. Уровень рентабельности продаж в 2016 году составил 37 %,
скидка предоставляется при условии оплаты в течении 30 дней со дня продажи.
Как упоминалось выше, по прогнозам финансового отдела ООО «Социальное
питание» выручка и оборачиваемость дебиторской задолженности будут
аналогичными отчётному периоду 2016 г. Исходя из этого, рассчитаем
полученный эффект на 2017 г.:
Средний остаток дебиторской задолженности до внедрения скидок:
(0,5*282484) / (360/64,28) = 25221 тыс. руб.
Средний остаток дебиторской задолженности после внедрения скидок:
(0,5*282484) / (360/30) =11770 тыс. руб.
Снижение дебиторской задолженности:
25221-11770=13451 тыс. руб.
63
Дополнительная прибыль:
13451* 0,37 = 4976 тыс. руб.
Так как в данной ситуации вопрос ускорения оборачиваемости
оборотных средств, стоит на первом месте, то нужно рассчитать при каком
уровне скидки организация сможет добиться интереса покупателей и не
получит убытка от предоставления данных скидок.
Размер скидки:
(х*0,5*282484) = 4976 тыс. руб.
х =4976/ (0,5*282484) = 3,5 %.
Чтобы убедиться в том, что данное предложение будет выгодно для
покупателей, произведём расчёт цены отказа от скидки (Цо) по формуле:
Цо = Ск%/(100-Ск%)*100*360дн/Доб-Пск, (20)
где Ск% - процент скидки,
Доб – длительность оборачиваемости дебиторской задолженности,
Пск - период в течении которого предоставляются скидки.
3,5/(100-3,5)*100*360/(64,28-30) = 38%.
Из расчётов видно, что предложенная скидка является выгодной для
покупателей.
Для расчёта эффекта от предложенного мероприятия необходимо
рассчитать основные показатели, характеризующие уровень управления
дебиторской задолженностью. Данные для анализа представлены в таблице 10
Таблица 10
Показатели оборачиваемости дебиторской задолженности
Показатели
2016 год,
тыс. руб.
После внедрения
мероприятий, тыс. руб.
Отклонения
(+; -)
Выручка от реализации
282484
287460
+4976
Дебиторская
задолженность
46029
32578
-13451
Оборачиваемость
дебиторской
задолженности, оборотов
6,14
8,82
2,62
Средний срок оборота
дебиторской
задолженности, дней
(360: гр.1)
58,63
40,82
-17,82